Pflichtangaben auf der Rechnung – die Steuernummer

Eine korrekte Rechnung zu erstellen, bereitet oft Kopfzerbrechen. Spätestens wenn der Steuerprüfer vor der Tür steht, kann es zu unangenehmen Überraschungen kommen, wenn Pflichtangaben auf der Rechnung fehlen, und dies vielleicht schon seit geraumer Zeit. Das kann teuer werden und zu hohem administrativem Aufwand führen, denn bei der Umsatzsteuer kennt das Finanzamt kein Pardon. Hinzu kommen die besonderen Regelungen bei innergemeinschaftlichen Lieferungen, bei denen die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ein wichtiger Bestandteil der Rechnung ist.

Was aber genau muss auf der Rechnung erscheinen, damit diese rechtlich korrekt ist?

Die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer?

Muss eine Steuernummer auf die Rechnung? Und wenn ja, welche? Was genau beuteten diese Nummern und wo ist der Unterschied? Prinzipiell dienen sowohl Steuernummer als auch Umsatzsteuer-ID zur <b>steuerlichen Identifikation</b> eines Unternehmens. Eine Rechnung ohne steuerliche Identifikationsnummer ist daher unzulässig.

Die Steuernummer oder Steuer-ID

Stellen Sie Rechnungen an Personen oder Unternehmen aus, die ihren Wohn- bzw. Unternehmenssitz in Deutschland haben, genügt die Angabe der Steuernummer (Steuer-ID) auf der Rechnung. Die Steuernummer besteht aus 11 Ziffern: Die ersten 2 bzw. 3 Ziffern sind mit den letzten Ziffern der Bundesfinanzamtsnummer identisch und identifizieren das zuständige Finanzamt. Die folgenden 3 Ziffern (4 in Nordrhein Westfalen) weisen auf den zuständigen Bereich innerhalb des Finanzamtes hin. Die nächste Ziffernfolge (normalerweise 4, 3 in Nordrhein Westfalen) ist die persönliche Unterscheidungsnummer des Steuerpflichtigen. Die letzte Zahl ist eine einstellige Prüfziffer, die aus den vorangegangenen Ziffern berechnet wird. Alternativ können Sie statt der Steuernummer auch Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (Umsatzsteuer-ID) angeben. Viele Unternehmer bevorzugen die Angabe Ihrer Umsatzsteuer-ID, da es datenschutztechnisch sicherer ist.

Pflicht zur Überprüfung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Das liefernde Unternehmen ist gemäß § 6a Abs. 4 UStG verpflichtet, die Angaben des Abnehmers mit der "Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns" zu prüfen. Kommt der liefernde Unternehmer seiner Sorgfaltspflicht bezüglich der <b>Überprüfung der Richtigkeit der USt-IdNr</b>. nicht nach und stellt sich später heraus, dass die von dem liefernden Unternehmen angegebene USt-IdNr. des Empfängers der Lieferung nicht korrekt war, muss das liefernde Unternehmen mit <b>Steuernachzahlungen</b> rechnen. Um dieses Risiko zu vermeiden und der "Sorgfaltspflicht eines ordentlichen Kaufmanns" nachzukommen, empfahl es sich grundsätzlich, eine <b>Überprüfung der USt-IdNr. des Empfängers</b< der Lieferung vorzunehmen. Seit dem 01.01.2020 gelten hier sogar verschärfte Bedingungen: Heute muss ein Unternehmen in der Lage sein, die <b>USt-ID-Prüfung</b> für einzelne Belege nachzuweisen. Wird diese Nachweispflicht verletzt, kann dies steuerliche Auswirkungen nach sich ziehen. Sie müssen die USt-ID Ihres Kunden prüfen und diese Prüfung <b>dokumentieren</b>. Unter Umständen drohen Ihnen ansonsten <b>Umsatzsteuer-Nachforderungen</b>.

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Umsatzsteuer-ID

Benötigt jedes Unternehmen eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer? Nein. Verpflichtend ist die Nutzung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (Umsatzsteuer-ID), sobald Produkte und Dienstleistungen an Geschäftskunden in der EU verkauft oder von diesen bezogen werden sollen. Diese Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen der EU werden auch als innergemeinschaftliche Lieferung bezeichnet. Die gesetzliche Grundlage hierzu regelt im Detail das Umsatzsteuergesetz (§4 und §6 UStG). Die Umsatzsteuer-ID (USt-IdNr.) ist also dann erforderlich, wenn Sie als umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer eine Rechnung an einen Unternehmer im EU-Ausland schreiben (B2B-Geschäfte).

Wie erhält man die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer?

Sie können jederzeit einen Antrag beim Bundeszentralamt für Steuern stellen, entweder online oder über einen schriftlichen Antrag.

Vorlage Rechnung mit Steuernummer

Vorteile der Umsatzsteuer-ID:

Wenn beide Seiten eine USt-IdNr. angeben, muss der Lieferant oder Dienstleister keine Umsatzsteuer in Rechnung stellen. Wegen der steuerfreien Rechnungen muss auch keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abgeführt werden. Dadurch entfallen die umständlichen Umsatzsteuer-Erstattungen bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und Leistungen.

Bitte beachten Sie: Als Kleinunternehmer im Sinne des § 19 UStG haben Sie aber grundsätzlich keinen Anspruch auf umsatzsteuerfreie Rechnungen von anderen Unternehmern in der EU. Ein Kleinunternehmer wird ausschließlich anhand seines Umsatzes definiert und muss folgenden Kriterien genügen: Der Umsatz im Vorjahr darf nicht größer als 22.000 Euro (bis 2019: 17.500 Euro) gewesen sein und der geplante Umsatz im aktuellen Geschäftsjahr darf die Grenze von 50.000 Euro nicht überschreiten. Bei den genannten Umsatzgrenzen der Kleinunternehmerregelung ist zu beachten, dass sich diese auf den tatsächlich vereinnahmten Umsatz beziehen. Sie müssen also keine fiktive Umsatzsteuer hinzurechnen. Umsätze, die grundsätzlich von der Mehrwertsteuer befreit sind, werden im Hinblick auf die Kleinunternehmerregelung von Ihrem Gesamtumsatz abgezogen. Kleinunternehmer müssen außerdem den Grund für das Fehlen des Umsatzsteuerbetrags angeben, wie beispielweise „Gemäß §19 UStG enthält der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer“.

Sonstige Pflichtangaben auf der Rechnung

Für eine korrekte Rechnung müssen weiterhin folgende Details angegeben werden:

  • Die Bezeichnung „Rechnung“
  • Das Entgelt für die Lieferung oder Leistung in Netto
  • Name und Anschrift des Leistungsempfängers
  • Zeitpunkt bzw. Zeitraum der Lieferung oder Leistung
  • Menge und Bezeichnung der gelieferten Produkte bzw. Art und Umfang der Dienstleistung
  • Das Entgelt für die Lieferung oder Leistung in Netto
  • Der auf das Nettoentgelt entfallende Umsatzsteuersatz und Umsatzsteuerbetrag
    • Bei unterschiedlichen Steuersätzen müssen die jeweiligen Nettobeträge getrennt angegeben werden
  • Preisminderungen wie Rabatte und Skonti
  • Das Ausstellungsdatum (= Rechnungsdatum)
  • Eine einmalig vergebene, fortlaufende Rechnungsnummer, ohne Lücken im Nummernkreis
  • Wie oben beschrieben, die Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID des Rechnungsstellers

Erstellen Sie Ihre korrekten Rechnungen mit easybill und stellen Sie sicher, dass diese Pflichtangaben immer auf Ihren Rechnungen erscheinen: Die Angaben werden automatisch über die Rechnungsvorlagen übernommen und können so nicht mehr in Vergessenheit geraten. Ein weiterer Vorteil: Mit easybill wird die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer automatisch geprüft, sobald eine Rechnung geschrieben wird. Auf diese Weise sparen Sie sich den zusätzlichen administrativen Aufwand und können unangenehme Umsatzsteuer-Nachforderungen vermeiden.