Abschlagsrechnung

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Lesezeit: ca. 6 Minuten
08. Juli, 2021

Gewerbetreibende, Agenturen und viele andere Branchen verwenden Abschlagsrechnungen.

Was Sie dabei beachten müssen, erfahren Sie hier.


  • Definition: Was ist eine Abschlagsrechnung?

    Bei einer Abschlagsrechnung, auch Abschlagszahlung oder Akontorechnung genannt, einigen sich Kunde und Lieferant darauf, die Leistung oder Ware in Teilen vor der Fertigstellung oder der kompletten Lieferung zu zahlen. Das kann für beide Seiten von Vorteil sein. Eine Abschlagsrechnung findet man daher besonders häufig bei sogenannten Zug-um-Zug-Geschäften, die etwas mehr Zeit benötigen, bis sie fertiggestellt sind.

  • Abschlagsrechnungen stehen dabei gewissermaßen unter Vorbehalt. Denn Unternehmer schreiben eine Abschlagsrechnung, wenn ein bestimmter Teil der Leistung erbracht wurde. Das gesamte Projekt ist aber noch nicht abgeschlossen oder die Ware noch nicht vollständig geliefert. Der Kunde hat die Ware oder Leistung also noch nicht abgenommen.

Das gehört in eine Abschlagsrechnung hinein


Obwohl es keine rechtlichen Vorgaben für den Ablauf gibt, müssen Sie sich trotzdem an bestimmte Pflichtangaben halten, wenn Sie eine Abschlagsrechnung schreiben.

Die gute Nachricht: In Bezug auf die Pflichtangaben gilt für eine Abschlagsrechnung das Gleiche wie für andere Rechnungen auch. Somit können Sie sich daran orientieren, wenn Sie eine Abschlagsrechnung schreiben möchten.

Angaben auf einer Abschlagsrechnung:

  • Bezeichnung der Rechnung: Der Begriff „Teilrechnung“ muss auf der Rechnung angegeben werden
  • Rechnungsnummer: Achten Sie auf eine fortlaufende Nummerierung. Geben Sie auch an, die wievielte Abschlagsrechnungen der Kunde vor sich liegen hat.
  • Ihre Angaben: Name, Firma und Anschrift
  • Angaben zum Rechnungsempfänger: Name, Firma und Anschrift (Rechnungsadresse)
  • Datum der Abschlagsrechnung
  • Zeitraum der Lieferung: Der Zeitraum oder Zeitpunkt, zu dem die Leistung erbracht wurde, die Sie jetzt in Rechnung stellen, muss ebenfalls auf der Rechnung angegeben werden. Sollten Sie die Leistung erst in der Zukunft erbringen, gehört das voraussichtliche Lieferdatum auf die Rechnung
  • Beschreibung der Ware oder Dienstleistung: Beschreiben Sie die Dienstleistung, die Sie in Rechnung stellen, so genau wie möglich, damit es später keine Unstimmigkeiten gibt.
  • Aktueller Steuersatz
  • Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (sofern Sie Umsatzsteuer ausweisen)
  • Grund für die Befreiung von der Umsatzsteuer
  • Netto- und Bruttobetrag

Unser Tipp: Damit sowohl Sie als, auch Ihr Kunde einen Überblick haben, welche Leistungen bereits abgerechnet wurden, empfiehlt sich folgendes Vorgehen: Schreiben Sie neben der Abschlagsrechnung ein weiteres Dokument. In diesem Dokument listen Sie die Leistungen auf, die Sie bereits erbracht haben und die der Kunde bereits bezahlt hat. Sie können dort auch geplante Leistungen vermerken und dem Kunden den voraussichtlichen Rechnungsbetrag mitteilen.

Abschlagsrechnung Vorlage mit easybill-Design
Vorlage für Abschlagsrechnung

Die Vorteile einer Abschlagsrechnung


Gerade für Freelancer kann es sinnvoll sein eine Abschlagsrechnung zu vereinbaren. Denn wenn sie große Projekte annehmen, die viel Arbeitszeit beanspruchen und damit eine relativ lange Laufzeit haben, möchten sie sicherlich nicht am Ende ohne Bezahlung ausgehen.

Aber auch bei Warenlieferungen ist eine Abschlagsrechnung durchaus üblich. Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten als Bauunternehmer. In diesem Fall möchten Sie sicherlich nicht erst bezahlt werden wenn das fertige Haus steht. Denn Sie selbst müssen in der Zwischenzeit schließlich auch Ihre laufenden Kosten begleichen.

Auftraggeber längerfristiger Projekte haben auch einen Vorteil davon, wenn sie Abschlagsrechnungen vereinbaren. Denn so haben sie Planungssicherheit und wissen beispielsweise schon zu Beginn eines Monats, welchen Betrag sie am Ende an den Dienstleister oder Lieferanten zahlen müssen.

Für diese und andere Fälle sind Abschlagsrechnungen da. Eine rechtliche Regelung für diese besondere Rechnungsform gibt es nicht. Das bedeutet, dass sich beide Vertragsparteien eigenständig auf einen Ablauf einigen müssen.

Ganz einfach: Abschlagsrechnung mit easybill erstellen

Das klingt nach einer ganzen Menge Arbeit? Dann sparen Sie sich die doch einfach und lassen easybill Ihre Abschlagsrechnung, Teilrechnung und Abschlussrechnung erstellen.

Denn mit unserem Rechnungsprogramm vergessen Sie garantiert keine wichtigen Angaben auf Ihren Rechnungen  – ein echter Pluspunkt. Das ist aber noch nicht alles: Auch die zuweilen mühsame Schlussrechnung können Sie ganz einfach von easybill erledigen lassen. Garantiert ohne Fehler und noch dazu vollständig. Also, worauf warten Sie noch?

was versteht man unter dienstleistung?

Anzahlungsrechnung und Schlussrechnung


Wenn das Projekt abgeschlossen ist oder alle Waren geliefert wurden, schreiben Sie eine Schluss- oder Endrechnung. Achten Sie darauf, dass Sie auch diese Rechnung eindeutig als solche kennzeichnen.

Bei der Schlussrechnung führen Sie den Gesamtbetrag auf und stellen noch einmal alle Leistungen zusammen, die Ihr Kunde bereits beglichen hat. So haben Sie und er noch einmal einen Überblick darüber, welche Kosten konkret aufgelaufen sind.

Übrigens: Sollten Sie Umsatzsteuer auf Ihrer Abschlagsrechnung ausweisen, müssen Sie diese nach jeder Rechnungsstellung ans Finanzamt abführen (sogenannte Sollversteuerung). Sie können mit der Umsatzsteuerzahlung leider nicht warten, bis Sie die Schlussrechnung stellen.

Anders ist das bei einer Anzahlungsrechnung. Einige Unternehmer und vor allem Freelancer vereinbaren mit ihren Kunden eine Anzahlung bei Projektannahme. Sollten Sie sich dazu entscheiden, denken Sie daran, diese Rechnung unbedingt als Anzahlungsrechnung auszuweisen.

Das verschafft Ihnen nämlich einen Vorteil: Die Umsatzsteuer bei einer Anzahlungsrechnung wird erst fällig, wenn der Betrag auf Ihrem Konto eingegangen ist. Bei hohen Rechnungsbeträgen kann es sich durchaus auszahlen, wenn Sie die Umsatzsteuer nicht schon zahlen müssen, bevor sie bei Ihnen eingegangen ist.

Schlussrechnung Vorlage
Schlussrechnung Vorlage

Abschlagsrechnung oder Teilrechnung: Was ist der Unterschied?


Hin und wieder werden Abschlagsrechnung und Teilrechnung synonym verwendet, sind es streng genommen aber gar nicht.

  • 1

    Abschlagsrechnung

    Eine Teilrechnung wird ausgestellt, wenn eine Leistung bereits vollständig erbracht und vom Kunden abgenommen worden ist. Eine Teilrechnung kann für einzelne Positionen oder für mehrere Positionen, einen prozentualen Wert oder einen festen Betrag ausgestellt werden.


    Bei Abschlagsrechnungen müssen Sie auch die Gewährleistungspflicht berücksichtigen. In Bezug auf ihre Auswirkungen auf die Finanzbuchhaltung verhält sie sich in Deutschland wie eine Schlussrechnung.

  • 2

    Teilrechnung

    Die Teilrechnung wird für einen Teilbetrag eines Auftrags ausgestellt, dessen Leistung noch nicht erbracht wurde. Diese Art von Rechnung kann als Anzahlung angesehen werden, wenn beispielsweise langfristige Leistungen im Voraus in Rechnung gestellt werden.
    Die Teilrechnung wird in der Regel als prozentualer Wert ausgestellt.

Abschlagsrechnung: Das sollten Sie beachten


Wie schreibt man fehlerfreie Rechnungen als Freelancer?

Fassen wir noch einmal zusammen: Es gibt bestimmte Angaben, die unbedingt auf die Abschlagsrechnung gehören, wenn Sie Unstimmigkeiten mit Ihren Kunden und dem Finanzamt vermeiden wollen.

Dazu gehören:

  • Die korrekten Pflichtangaben: Achten Sie darauf, dass Sie keine wichtigen Rechnungsbestandteile auf Ihrer Abschlussrechnung vergessen
  • Die korrekte Bezeichnung: Entscheiden Sie sich zwischen Teil- und Abschlagsrechnung und benennen Sie das Dokument entsprechend
  • Die korrekte Abschlussrechnung: Am Ende des Projekts müssen Sie die bereits eingegangenen Zahlungen mit den noch offenen Beträgen verrechnen. Seien Sie dabei sorgfältig und überprüfen Sie im Zweifel die Rechnungen lieber doppelt.

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