Abschlagsrechnung: Das sollten Sie beachten

Eine Abschlagsrechnung schreibt man, wenn man einen bestimmten Teil einer Gesamtrechnung abrechnen möchte. Vor allem bei umfangreichen Warenlieferungen und großen Projekten kann das eine gute Idee sein – allerdings nur dann, wenn die Abschlagsrechnung korrekt ist. Was es zu beachten gibt, erfahren Sie hier…

Definition: Was ist eine Abschlagsrechnung?

Bei einer Abschlagsrechnung, auch Abschlagszahlung oder Akontorechnung genannt, einigen sich Kunde und Lieferant darauf, die Leistung oder Ware in Teilen vor der Fertigstellung oder der kompletten Lieferung zu zahlen. Das kann für beide Seiten von Vorteil sein.

Eine Abschlagsrechnung findet man daher besonders häufig bei sogenannten Zug-um-Zug-Geschäften, die – der Name deutet es schon an – etwas mehr Zeit benötigen, bis sie fertiggestellt sind.

Abschlagsrechnungen stehen dabei gewissermaßen unter Vorbehalt. Denn Unternehmer schreiben eine Abschlagsrechnung, wenn ein bestimmter Teil der Leistung erbracht wurde, das gesamte Projekt aber noch nicht abgeschlossen oder die Ware noch nicht vollständig geliefert ist. Der Kunde hat die Ware oder Leistung also noch nicht abgenommen.

Abschlagsrechnung Vorlage

Die Vorteile einer Abschlagsrechnung

Gerade für Freelancer kann es sinnvoll sein, eine Abschlagsrechnung zu vereinbaren. Denn wenn sie große Projekte annehmen, die viel Arbeitszeit blockieren und damit eine relativ lange Laufzeit haben, möchten sie sicherlich nicht am Ende ohne Bezahlung ausgehen.

Aber auch bei Warenlieferungen ist eine Abschlagsrechnung durchaus üblich. Stellen Sie sich vor Sie arbeiten als Bauunternehmer. In diesem Fall möchten Sie sicherlich nicht erst bezahlt werden, wenn das Haus steht. Denn Sie selbst müssen in der Zwischenzeit schließlich auch Ihre laufenden Kosten begleichen.

Auftraggeber längerfristiger Projekte haben auch etwas davon, wenn sie Abschlagsrechnungen vereinbaren. Denn so haben sie Planungssicherheit und wissen beispielsweise schon zu Beginn eines Monats, welchen Betrag sie am Ende an den Dienstleister oder Lieferanten zahlen müssen.

Für diese und andere Fälle sind Abschlagsrechnungen da. Eine rechtliche Regelung für diese besondere Rechnungsform gibt es nicht. Das bedeutet, dass sich beide Vertragsparteien eigenständig auf einen Ablauf einigen müssen.

Das gehört in eine Abschlagsrechnung hinein

Obwohl es keine rechtlichen Vorgaben für den Ablauf gibt, müssen Sie sich trotzdem an bestimmte Pflichtangaben halten, wenn Sie eine Abschlagsrechnung schreiben.

Die gute Nachricht: In Bezug auf die Pflichtangaben gilt für eine Abschlagsrechnung das Gleiche wie für andere Rechnungen auch. Somit können Sie sich daran orientieren, wenn Sie eine Abschlagsrechnung schreiben möchten.

Angaben auf einer Abschlagsrechnung:

  • Bezeichnung der Rechnung: Der Begriff „Abschlagsrechnung“ muss auf der Rechnung genannt werden
  • Rechnungsnummer: Auf fortlaufende Nummerierung achten. Außerdem angeben, die wievielte Abschlagsrechnung der Kunde vor sich hat
  • Ihre Angaben: Name, Firma und Anschrift
  • Angaben des Rechnungsempfängers: Name, Firma und Anschrift (Rechnungsadresse)
  • Datum der Abschlagsrechnung
  • Lieferzeitraum: Der Zeitraum oder Zeitpunkt, zu dem die Leistung erbracht wurde, die Sie nun abrechnen, muss ebenfalls auf der Rechnung genannt werden. Sollten Sie die Leistung erst in der Zukunft erbringen, gehört der voraussichtliche Lieferzeitpunkt auf die Rechnung
  • Bezeichnung der Ware oder Dienstleitung: Beschreiben Sie die Leistung, die Sie abrechnen, möglichst genau, damit später keine Unstimmigkeiten auftreten
  • Aktuell geltender Steuersatz
  • Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (sofern Sie Umsatzsteuer berechnen)
  • Grund für Befreiung von der Umsatzsteuer
  • Netto- und Bruttobetrag

Unser Tipp: Damit sowohl Sie als auch Ihr Kunde einen Überblick darüber behält, welche Leistungen bereits abgerechnet wurden, bietet sich folgendes Vorgehen an: Schreiben Sie zusätzlich zur Abschlagsrechnung ein weiteres Dokument. Dort führen Sie auf, welche Leistungen Sie bereits erbracht haben und welche Leistungen der Kunde bereits bezahlt hat. Auch geplante Leistungen können Sie dort vermerken und dem Kunden den voraussichtlichen Rechnungsbetrag nennen.

Anzahlungsrechnung und Schlussrechnung

Wenn das Projekt abgeschlossen ist oder alle Waren geliefert wurden, schreiben Sie eine Schluss- oder Endrechnung. Achten Sie darauf, dass Sie auch diese Rechnung eindeutig als solche kennzeichnen.

Bei der Schlussrechnung führen Sie den Gesamtbetrag auf und stellen noch einmal alle Leistungen zusammen, die Ihr Kunde bereits beglichen hat. So haben Sie und er noch einmal einen Überblick darüber, welche Kosten konkret aufgelaufen sind.

Übrigens: Sollten Sie Umsatzsteuer auf Ihrer Abschlagsrechnung ausweisen, müssen Sie diese nach jeder Rechnungsstellung ans Finanzamt abführen (sogenannte Sollversteuerung). Sie können mit der Umsatzsteuerzahlung leider nicht warten, bis Sie die Schlussrechnung stellen.

Anders ist das bei einer Anzahlungsrechnung. Einige Unternehmer und vor allem Freelancer vereinbaren mit ihren Kunden eine Anzahlung bei Projektannahme. Sollten Sie sich dazu entscheiden, denken Sie daran, diese Rechnung unbedingt als Anzahlungsrechnung auszuweisen.

Das verschafft Ihnen nämlich einen Vorteil: Die Umsatzsteuer bei einer Anzahlungsrechnung wird erst fällig, wenn der Betrag auf Ihrem Konto eingegangen ist. Bei hohen Rechnungsbeträgen kann es sich durchaus auszahlen, wenn Sie die Umsatzsteuer nicht schon zahlen müssen, bevor sie bei Ihnen eingegangen ist.

Schlussrechnung Vorlage

Abschlagsrechnung oder Teilrechnung: Wo ist das Unterschied?

Hin und wieder werden Abschlagsrechnung und Teilrechnung synonym verwendet, sind es streng genommen aber gar nicht. Denn eine Teilrechnung, auch Teilschlussrechnung genannt, ist etwas genauer definiert.

Sie wird dann erstellt, wenn bestimmte Teile eines Projekts fertiggestellt sind. Nehmen wir noch einmal das Beispiel des Bauunternehmers. Eine Teilrechnung könnte dieser dann schreiben, wenn er einen bestimmten Teil des Hauses, zum Beispiel den Rohbau, erledigt hat.

Im Gegensatz zu einer Abschlussrechnung ist in diesem Fall eine Leistung erbracht und vom Kunden abgenommen worden.

Abschlagsrechnung: Das sollten Sie beachten

Fassen wir noch einmal zusammen: Es gibt bestimmte Angaben, die unbedingt auf die Abschlagsrechnung gehören, wenn Sie Unstimmigkeiten mit Ihren Kunden und dem Finanzamt vermeiden wollen.

Dazu gehören:

  • Die korrekten Pflichtangaben: Achten Sie darauf, dass Sie keine wichtigen Rechnungsbestandteile auf Ihrer Abschlussrechnung vergessen
  • Die korrekte Bezeichnung: Entscheiden Sie sich zwischen Teil- und Abschlagsrechnung und nennen Sie das Dokument auch entsprechend
  • Die korrekte Abschlussrechnung: Am Ende des Projekts müssen Sie die bereits eingegangenen Zahlungen mit den noch offenen verrechnen. Seien Sie dabei sorgfältig und überprüfen Sie im Zweifel die Rechnungen lieber doppelt.

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