Gutschrift oder Stornorechnung: Was muss ich wissen?

Gutschrift oder Stornorechnung – beide Begriffe werden häufig synonym verwendet, sind es aber gar nicht. Vor allem Unternehmer sollten den Unterschied kennen und beide Dokumente korrekt verwenden. Was man unter einer Gutschrift versteht, welche Vorteile sie hat und welche Unterschiede es zur Rechnungskorrektur gibt, erfahren Sie hier.

Was ist eine Gutschrift?

Vereinfacht gesagt kann man eine Gutschrift als umgekehrte Rechnung verstehen. Umgekehrt deshalb, weil nicht derjenige, der die Leistung oder Ware liefert, eine Rechnung stellt, sondern eine Gutschrift, auch Abrechnungsbeleg oder Abrechnungsgutschrift genannt, von seinem Kunden erhält.

Die rechtlichen Regelungen für eine Gutschrift finden sich im Umsatzsteuergesetz (UStG) Paragraf § 14 Abs. 2 Satz 3. Darin ist festgehalten, dass der Empfänger einer Leistung eine Gutschrift ausstellen darf, wenn das vorab zwischen beiden Parteien vereinbart wurde.

Der Unterschied zwischen einer Rechnung und einer Gutschrift liegt also einzig und allein darin, wer den jeweiligen Beleg ausstellt. Das Finanzamt erkennt beide Dokumente gleichwertig an – vorausgesetzt sie erfüllen die geforderten Pflichtangaben.

Die Pflichtangaben einer Gutschrift

Zu den Pflichtangaben, die eine Gutschrift unbedingt enthalten muss, gehören:

  • Das Dokument muss eindeutig als Gutschrift gekennzeichnet sein. Herkömmlicherweise durch die Überschrift „Gutschrift“.
  • Name und Anschrift der beiden Vertragsparteien, also Leistungserbringer und Leistungsempfänger müssen aufgeführt sein.
  • Steuernummer oder USt-Identifikationsnummer gehören ebenfalls auf die Gutschrift. Auch beide Angaben dürfen auf der Gutschrift stehen.
  • Fortlaufende Nummer der Gutschrift, so dass das Dokument eindeutig zugeordnet werden kann.
  • Das Ausstellungsdatum der Gutschrift gehört ebenfalls auf das Dokument.
  • Eine genaue Beschreibung/Bezeichnung der Ware oder Dienstleistung darf nicht fehlen.
  • Der Zeitpunkt der Leistung und/oder Lieferung muss genannt werden.
  • Entgelt für die Lieferung oder Leistung. Aufgeschlüsselt nach den verschiedenen Steuersätzen, die zur Anwendung gekommen sind.
  • Steuersatz und Steuerbetrag, der jeweils erhoben wurde.

Die Pflichtangaben müssen zwingend auf der Gutschrift aufgeführt sein. Fehlen sie, darf der Empfänger der Gutschrift nicht den Vorsteuerabzug nutzen. Achten Sie daher unbedingt darauf, falls Sie eine Gutschrift erhalten, dass diese Angaben nicht fehlen.

Die Vorteile einer Gutschrift statt Rechnung

Wenn sich beide Vertragsparteien auf ein Gutschriftverfahren geeinigt haben, kann das sogar für beide Seiten von Vorteil sein. Denn mit diesem Verfahren wird in der Regel ein längerfristiges Geschäftsverhältnis begründet – das gibt beiden Seiten eine gewisse Planungssicherheit.

Beide Seiten sparen sich durch das Verfahren Zeit: Der Empfänger der Leistung muss die Rechnung nicht kontrollieren, sondern kann selbst eine Gutschrift anfertigten. Während der Erbringer der Leistung keine Rechnung schreiben und schlimmstenfalls sogar lange auf sein Geld warten muss. Auch aufwändige Mahnverfahren entfallen mit einem Gutschriftverfahren.

Rechnungskorrektur: Die Unterschiede zur Gutschrift

Wie bereits angedeutet, werden Gutschrift und Rechnungskorrektur, auch als Stornorechnung bezeichnet, in der Alltagssprache gerne verwechselt oder zumindest gleichwertig behandelt. Tatsächlich gibt es aber einige Unterschiede zwischen beiden Dokumenten:

  • Mit einer Rechnungskorrektur werden Teile der ursprünglichen Rechnung neutralisiert.
  • Eine Stornorechnung muss sich immer auf eine bestehende Rechnung beziehen. Dabei muss die Rechnungsnummer sowie das Ausstellungsdatum auf der Rechnungskorrektur angegeben werden. Zusätzlich dazu muss auch die Rechnungskorrektur eine fortlaufende, eigene Rechnungsnummer.
  • Die Rechnungskorrektur muss außerdem den Betrag aufführen, um den die ursprüngliche Rechnung korrigiert wird.

Eine Rechnungskorrektur kommt dann zum Einsatz, wenn der Kunde eine Ware retourniert oder reklamiert und Sie als Verkäufer einen Preisnachlass gewähren möchten.

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