Gutschrift oder Stornorechnung: Was muss ich wissen?
Gutschrift oder Stornorechnung – beide Begriffe verwendet man häufig synonym, dabei sind sie es aber gar nicht.
Vor allem Unternehmer sollten den Unterschied kennen und beide Dokumente korrekt verwenden.
Was man unter einer Gutschrift versteht, welche Vorteile sie hat und welche Unterschiede es zur
Rechnungskorrektur gibt, erfahren Sie hier.
Definition: Was ist eine Gutschrift?
Vereinfacht gesagt ist eine Gutschrift eine umgekehrte Rechnung. Umgekehrt deshalb, weil eben nicht derjenige, der die Leistung oder Ware liefert, eine Rechnung stellt. Sondern in diesem speziellen Fall erhält er im Gegenzug von seinem Kunden ein entsprechendes Dokument, oftmals auch Abrechnungsbeleg oder Abrechnungsgutschrift genannt.
Die rechtlichen Regelungen für eine Gutschrift findet man im Umsatzsteuergesetz (UStG) Paragraf § 14 Abs. 2 Satz 3. Darin ist festgehalten, dass der Empfänger einer Leistung ein solches Dokument ausstellen darf, wenn dieses Vorgehen vorab zwischen beiden Parteien vereinbart wurde.Der Unterschied zwischen einer Rechnung und einer Gutschrift liegt also einzig und allein darin, wer den jeweiligen Beleg ausstellt. Das Finanzamt erkennt beide Dokumente gleichwertig an. Vorausgesetzt sie erfüllen die geforderten Pflichtangaben.
Die Pflichtangaben einer Gutschrift
Zu den Pflichtangaben, die unbedingt enthalten sein müssen, gehören:
Das Dokument muss eindeutig als Gutschrift gekennzeichnet sein, herkömmlicherweise durch die Überschrift.
Name und Anschrift der beiden Vertragsparteien, also Leistungserbringer und Leistungsempfänger müssen aufgeführt sein.
Steuernummer und/oder USt-Identifikationsnummer gehören ebenfalls auf das Dokument.
Fortlaufende Nummer der Gutschrift, so dass das Dokument eindeutig zugeordnet werden kann.
Das Ausstellungsdatum der Gutschrift gehört ebenfalls auf das Dokument.
Eine genaue Beschreibung/Bezeichnung der Ware oder Dienstleistung darf nicht fehlen.
Der Zeitpunkt der Leistung und/oder Lieferung muss genannt werden.
Entgelt für die Lieferung oder Leistung. Aufgeschlüsselt nach den verschiedenen Steuersätzen, die zur Anwendung gekommen sind.
Steuersatz und Steuerbetrag, der jeweils erhoben wurde.
Die Pflichtangaben müssen zwingend aufgeführt sein. Fehlen sie, darf der Empfänger der Gutschrift nicht den Vorsteuerabzug nutzen. Achten Sie daher unbedingt darauf, dass diese Angaben nicht fehlen.
Die Vorteile einer Abrechnung per Gutschrift
Wenn sich beide Vertragsparteien auf ein Gutschriftverfahren geeinigt haben, kann das sogar für beide Seiten von Vorteil sein. Denn mit diesem Verfahren begründet man in der Regel ein längerfristiges Geschäftsverhältnis – das gibt beiden Seiten eine gewisse Planungssicherheit.
Beide Seiten sparen sich durch das Verfahren Zeit: Der Empfänger der Leistung muss die Rechnung nicht kontrollieren, sondern kann selbst eine Gutschrift anfertigen. Während der Erbringer der Leistung keine Rechnung schreiben und schlimmstenfalls sogar lange auf sein Geld warten muss. Auch aufwändige Mahnverfahren entfallen mit einem Gutschriftverfahren.
Gutschriften erstellen: Ganz einfach mit easybill
Neugierig geworden? Dann schauen Sie sich die entsprechende Funktion doch einfach in unserer Rechnungssoftware an. Mit unseren praktischen Vorlagen müssen Sie nicht lange nachdenken, welche Angaben auf eine Gutschrift gehören. Sondern Sie erstellen das Dokument ganz einfach mit wenigen Klicks. So profitieren Sie von den Vorteilen einer Gutschrift, ohne sich in einen neuen Vorgang reindenken zu müssen – das haben wir bereits für Sie erledigt.
Die Stornorechnung
Wichtige Fragen rund um das Storno-Dokument
Per Definition ist eine Stornorechnung eine Rechnungskorrektur, wenn diese Rechnung fehlerhaft ausgestellt wurde. Oftmals wird die Stornorechnung auch als Korrekturrechnung bezeichnet.
Die Stornorechnung hebt die zuvor erstellte Rechnung zu 100% auf und muss daher auch dieselben Inhalte aufweisen. Sie muss sich exakt auf die Rechnungsnummer beziehen und den Wert der Rechnung mit negativem Vorzeichen wieder „ausbuchen“.
Für die Stornorechnung gilt genau wie für die Originalrechnung eine Aufbewahrungsfrist. Sofern die Originalrechnung fehlerhaft ausgestellt wurde und korrigiert werden muss, erstellt man eine Stornorechnung (als Kopie der Originalrechnung) und eine vollständig neue Rechnung für den Empfänger. Der gesamte Vorgang wird in die Buchhaltung übermittelt.
In easybill ist dieser Vorgang rein technisch möglich. Sofern die Stornorechnung als Dokument wieder gelöscht wird, ist die Originalrechnung wieder aktiv. Über die Aktivitäten des Accounts wird dieses Vorgehen jedoch festgehalten.
Wenn die Originalrechnung bereits in die Buchhaltung des Empfängers eingespielt wurde und auch eine Warenlieferung sowie ein Geldtransfer stattgefunden haben, sollte keine Stornorechnung mehr erstellt werden. In diesem Fall wird eine Gutschrift erstellt, um dem Empfänger den Geldbetrag zu erstatten.
Rechnungskorrektur: Die Unterschiede zur Gutschrift
Wie bereits angedeutet, werden Gutschrift und Rechnungskorrektur, auch als Stornorechnung bezeichnet, in der Alltagssprache gerne verwechselt oder zumindest gleichwertig behandelt. Tatsächlich gibt es aber einige Unterschiede zwischen beiden Dokumenten:
- Eine Rechnungskorrektur neutralisiert Teile der ursprünglichen Rechnung.
- Eine Stornorechnung muss sich immer auf eine bestehende Rechnung beziehen. Dabei muss die Rechnungsnummer sowie das Ausstellungsdatum auf der Rechnungskorrektur angegeben werden. Zusätzlich dazu muss auch die Rechnungskorrektur eine fortlaufende, eigene Rechnungsnummer.
- Die Rechnungskorrektur muss außerdem den Betrag aufführen, um den die ursprüngliche Rechnung korrigiert wird.
Eine Rechnungskorrektur kommt dann zum Einsatz, wenn der Kunde eine Ware retourniert oder reklamiert und Sie als Verkäufer einen Preisnachlass gewähren möchten.
