Stornorechnung – Definition und wann sie zum Tragen kommt
Eine Rechnungskorrektur kann auf die unterschiedlichsten Wege vonstatten gehen. Doch wann genau erstellt man eine Gutschrift und wann erfolgt die Stornorechnung? Kennen Sie den genauen Anwendungsfall?
Definition: Was ist eine Stornorechnung?
Eine Stornorechnung ist ein Dokument, das erstellt wird, um eine bereits ausgestellte Rechnung zu korrigieren oder zu stornieren. Sie dient dazu, Fehler in Rechnungen zu berichtigen, Rücksendungen oder Stornierungen von Aufträgen abzubilden und die Buchführung auf dem neuesten Stand zu halten.
Stornorechnungen sind notwendig, um die finanziellen Transaktionen zwischen Verkäufer und Käufer zu korrigieren. Sie ermöglichen eine genaue Abbildung von Änderungen in Bestellungen, Zahlungen oder anderen Transaktionen, die nach der Ausstellung einer Rechnung auftreten.
Pflichtangaben einer Stornorechnung
Zu den Pflichtangaben, die unbedingt auf Ihrem Dokument enthalten sein sollten, gehören:
1
Kennzeichnung als Stornorechnung
2
Name und Anschrift der beiden Vertragsparteien, also Leistungserbringer und Leistungsempfänger müssen aufgeführt sein.
3
Steuernummer und/oder USt-Identifikationsnummer gehören ebenfalls auf das Dokument.
4
Stornorechnungsnummer, um Bezug auf die zu korrigierende Rechnung zu nehmen.
5
Das Ausstellungsdatum des Stornos sollten Sie ebenfalls mit aufführen.
6
Die ursprüngliche Beschreibung/Bezeichnung der Ware oder Dienstleistung, die zuvor in Rechnung gestellt wurde.
7
Führen Sie außerdem den Grund auf, warum es zu einer Stornierung kommt.
8
Verweisen Sie auf den angepassten Betrag, aufgeschlüsselt nach den verschiedenen Steuersätzen, die zur Anwendung gekommen sind, den Sie durch die Stornorechnung nun korrigieren.
Die Pflichtangaben müssen zwingend aufgeführt sein. Fehlen sie, darf der Empfänger der Gutschrift nicht den Vorsteuerabzug nutzen. Achten Sie daher unbedingt darauf, dass diese Angaben nicht fehlen.
Rechtliche Aspekte, die Sie im Zusammenhang mit der Stornorechnung beachten sollten
Dokumentationspflichten: Rechtliche Anforderungen verlangen, dass Stornorechnungen bestimmte Informationen enthalten, wie beispielsweise eine eindeutige Stornorechnungsnummer, den Grund für die Stornierung sowie die ursprünglichen und angepassten Transaktionsdetails.
Fristen für Stornierungen: Beachten Sie gesetzliche Vorgaben bezüglich der Fristen für die Ausstellung von Stornorechnungen, insbesondere wenn es um Rückerstattungen oder die Berücksichtigung von Stornierungen geht.
Transparenz gegenüber Kunden: Führen Sie gegenüber Ihren Kunden eine transparente Kommunikation, um diesen eine klare Vorstellung darüber zu geben, warum eine Stornorechnung ausgestellt wurde und wie die Rückerstattung oder Korrektur erfolgt.
Aufbewahrungspflichten: Prüfen Sie rechtliche Vorschriften bezüglich der Aufbewahrung von Stornorechnungen, die eine bestimmte Aufbewahrungsfrist für Buchführungsunterlagen festlegen.
Steuerliche Auswirkungen: Halten Sie ggf. Rücksprache mit Ihrem Steuerberater. Holen Sie sich Empfehlungen ein zu den steuerlichen Auswirkungen von Stornorechnungen, insbesondere im Hinblick auf Mehrwertsteuern oder andere steuerliche Belange.
Es ist ratsam, sich auf die spezifischen Gesetze und Vorschriften des jeweiligen Landes oder der Region zu beziehen, um volle Compliance sicherzustellen.
Stornos erstellen: Ganz einfach mit easybill
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Die Begriffe „Stornorechnung“ und „Gutschrift“ werden manchmal synonym verwendet, aber es gibt Unterschiede in ihrer Verwendung und Bedeutung:
Stornorechnung:
Eine Stornorechnung wird erstellt, um eine bereits ausgestellte Rechnung zu korrigieren oder zu stornieren.
Sie wird in der Regel genutzt, um Fehler in Rechnungen zu berichtigen, z.B. falsche Mengenangaben oder Preise.
Die Stornorechnung hebt die ursprüngliche Rechnung auf und ersetzt sie durch die korrigierte Version.
Gutschrift:
Eine Gutschrift ist eine positive Anpassung in finanziellen Transaktionen, bei der Geld auf das Konto des Kunden zurücküberwiesen oder als Guthaben verrechnet wird.
Gutschriften werden oft als Rückerstattung für zurückgegebene Produkte, Überzahlungen oder aus Kulanzgründen gewährt.
Im Gegensatz zur Stornorechnung wird bei einer Gutschrift nicht die ursprüngliche Rechnung korrigiert, sondern es erfolgt eine separate Transaktion zur Rückgabe des Geldbetrags.
Zusammenfassend: Während eine Stornorechnung dazu dient, Fehler in bereits ausgestellten Rechnungen zu korrigieren, ist eine Gutschrift eine eigenständige Transaktion, die eine Rückzahlung oder Gutschrift für den Kunden darstellt.
Häufig gestellte Fragen zu easybill und Stornorechnungen
Was ist eine Stornorechnung?
Per Definition ist eine Stornorechnung eine Rechnungskorrektur, wenn diese Rechnung fehlerhaft ausgestellt wurde. Oftmals wird die Stornorechnung auch als Korrekturrechnung bezeichnet.
Was gilt es zu beachten bei der Erstellung der Stornorechnung?
Die Stornorechnung hebt die zuvor erstellte Rechnung zu 100% auf und muss daher auch dieselben Inhalte aufweisen. Sie muss sich exakt auf die Rechnungsnummer beziehen und den Wert der Rechnung mit negativem Vorzeichen wieder „ausbuchen“.
Wann kann keine Stornorechnung mehr erstellt werden, dafür jedoch eine Gutschrift?
Wenn die Originalrechnung bereits in die Buchhaltung des Empfängers eingespielt wurde und auch eine Warenlieferung sowie ein Geldtransfer stattgefunden haben, sollte keine Stornorechnung mehr erstellt werden. In diesem Fall wird eine Gutschrift erstellt, um dem Empfänger den Geldbetrag zu erstatten.
Was mache ich mit der erstellten Stornorechnung?
Für die Stornorechnung gilt genau wie für die Originalrechnung eine Aufbewahrungsfrist. Sofern die Originalrechnung fehlerhaft ausgestellt wurde und korrigiert werden muss, erstellt man eine Stornorechnung (als Kopie der Originalrechnung) und eine vollständig neue Rechnung für den Empfänger. Der gesamte Vorgang wird in die Buchhaltung übermittelt.
Kann man eine Stornorechnung erneut stornieren?
In easybill ist dieser Vorgang rein technisch möglich. Sofern die Stornorechnung als Dokument wieder gelöscht wird, ist die Originalrechnung wieder aktiv. Über die Aktivitäten des Accounts wird dieses Vorgehen jedoch festgehalten.
Unterstützt easybill die Erstellung von Stornorechnungen?
Ja, in jedem easybill-Paket ist auch die Funktion des Stornos enthalten. Sie können eine fertiggestellte Rechnung einfach per Klick in ein Storno-Dokument wandeln. Die Bezeichnung auf dem Dokument können Sie über die Layout- und Dokumentenvorlagen jederzeit anpassen.
