Anzahlungsrechnung: Pflichtangaben und steuerliche Besonderheiten

Wenn du von deinen Kunden eine Vorauszahlung verlangst, gibt es rechtlich einiges zu beachten. Im Gegensatz zur herkömmlichen Rechnung, die meist nach der Leistungserbringung gestellt wird, dient die Anzahlungsrechnung dazu, eine Zahlung für zukünftige Leistungen zu erhalten. Hier erfährst du, was alles auf der Anzahlungsrechnung stehen muss.

Besonders bei großen Projekten, teurem Materialeinkauf oder Neukunden ist dieser Weg sinnvoll: Du schützt dich vor Zahlungsausfällen und steigerst deine Planungssicherheit. Wichtig zu verstehen: Du erhältst hier kein „Darlehen“, sondern eine Vorleistung auf ein konkretes Geschäft. Sobald du das Projekt abschließt, wird die geleistete Anzahlung einfach von der Schlussrechnung abgezogen.

Diese Angaben müssen zwingend auf deine Anzahlungsrechnung

Damit dein Kunde den Vorsteuerabzug geltend machen kann, muss die Rechnung formal korrekt sein. Da die Leistung noch nicht erbracht wurde, gelten spezifische Anforderungen:

• Titel des Dokuments: Bezeichne das Dokument klar als „Anzahlungsrechnung“ oder „Vorauszahlungsrechnung“.
• Steuernummer oder USt-IdNr.: Deine eigene Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
• Vollständige Anschriften: Name und Adresse von dir und deinem Kunden.
• Datum & Rechnungsnummer: Ein aktuelles Ausstellungsdatum und eine fortlaufende, einmalige Nummer.
• Leistungsbeschreibung: Beschreibe so genau wie möglich, wofür die Anzahlung geleistet wird (z. B. „Anzahlung für Webdesign-Projekt XY“).
• Zeitpunkt der Vereinnahmung: Da die Leistung noch in der Zukunft liegt, musst du angeben, wann die Lieferung oder Leistung voraussichtlich erfolgt. Steht der Termin noch nicht fest, nutzt du Formulierungen wie „Liefertermin noch nicht vereinbart“.
• Entgelt und Steuer: Der Nettobetrag, der geltende Steuersatz (z. B. 19 %) sowie der darauf entfallende Steuerbetrag und der Bruttobetrag.

Diese Pflichtangaben einer Rechnung gelten für Anzahlungsrechnungen sinngemäß genauso.

Vorsteuerabzug: erst Rechnung, dann Zahlung

Für deinen Kunden ist wichtig:
Der Vorsteuerabzug aus einer Anzahlung ist nur möglich, wenn

1. eine ordnungsgemäße Anzahlungsrechnung vorliegt und
2. die Anzahlung tatsächlich geleistet wurde.

Allein der Erhalt der Rechnung reicht nicht aus. Erst mit der Zahlung entsteht beim Kunden das Recht auf Vorsteuerabzug in Höhe der auf die Anzahlung entfallenden Umsatzsteuer.

Die Besonderheit bei Anzahlungen: Zeitpunkt der Steuerentstehung

Bei Anzahlungen entsteht die Umsatzsteuer nicht bereits mit Ausstellung der Rechnung, sondern erst mit Vereinnahmung des Entgelts.

Das gilt unabhängig davon, ob du deine Umsatzsteuer nach vereinbarten Entgelten (Soll-Versteuerung) oder nach vereinnahmten Entgelten (Ist-Versteuerung) berechnest. Entscheidend ist allein der tatsächliche Zahlungseingang.

Zahlt dein Kunde nur einen Teil der geforderten Anzahlung, entsteht die Umsatzsteuer auch nur anteilig in dieser Höhe. Das wirkt sich positiv auf deine Liquidität aus, da du Umsatzsteuer nur für Beträge abführen musst, die du tatsächlich erhalten hast.

Wichtig: Die spätere Schlussrechnung

Nach Abschluss der Leistung musst du eine Schlussrechnung erstellen. Darin wird die gesamte Leistung vollständig abgerechnet und die bereits vereinnahmte Anzahlung korrekt verrechnet.

Dabei gilt:

• Die erhaltene Anzahlung wird netto von der Gesamtsumme abgezogen.
• Der auf die Anzahlung entfallende Steuerbetrag wird gesondert ausgewiesen und abgesetzt.
• Die Umsatzsteuer wird nur noch auf den verbleibenden Restbetrag berechnet.

So stellst du sicher, dass die Umsatzsteuer auf die Anzahlung nicht doppelt ausgewiesen oder abgeführt wird.

Steuersatzänderungen zwischen Anzahlung und Leistung

Für Anzahlungen ist der Steuersatz maßgeblich, der zum Zeitpunkt der Vereinnahmung gilt.
Für den noch offenen Restbetrag gilt dagegen der Steuersatz zum Zeitpunkt der endgültigen Leistungserbringung.

Ändert sich der Steuersatz zwischen Anzahlung und Fertigstellung, wird die Differenz in der Schlussrechnung rechnerisch ausgeglichen. Die Schlussrechnung stellt sicher, dass insgesamt der zutreffende Steuerbetrag angesetzt wird.

Kleinbetragsrechnungen und Anzahlungen

Anzahlungen sind grundsätzlich auch bei kleineren Beträgen möglich. Allerdings sind vereinfachte Kleinbetragsrechnungen (bis 250 € brutto) für Anzahlungen in der Praxis nur eingeschränkt geeignet, da sie weniger Angaben enthalten müssen. Gerade bei noch nicht erbrachten Leistungen empfiehlt sich daher eine vollständige Rechnung, um Leistungsbezug und Steuerentstehung eindeutig zu dokumentieren.

Rechtssichere Rechnungen mit easybill

Pflichtangaben, korrekte Steuerberechnung und die spätere Verrechnung in der Schlussrechnung erfordern Sorgfalt. Gerade bei mehreren Anzahlungen kann das manuell schnell unübersichtlich werden. Mit easybill lässt sich dieser Prozess automatisieren:

• Pflichtangaben werden systematisch abgefragt
• Anzahlungen bleiben jederzeit nachvollziehbar
• Schlussrechnungen berücksichtigen geleistete Anzahlungen korrekt und nachvollziehbar

Häufige Fragen zur Anzahlungsrechnung

Muss ich eine Anzahlungsrechnung stellen oder reicht eine Zahlungsaufforderung?

Für den Vorsteuerabzug deines Kunden ist eine ordnungsgemäße Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer erforderlich. Eine reine Zahlungsaufforderung reicht hierfür nicht aus.

Was passiert, wenn der Auftrag storniert wird?

Wird ein Auftrag storniert, nachdem eine Anzahlung geleistet wurde, muss die ursprüngliche Anzahlungsrechnung storniert oder korrigiert werden. Der Anzahlungsbetrag wird zurückgezahlt, und bereits abgeführte Umsatzsteuer wird in der nächsten Umsatzsteuervoranmeldung berichtigt.

Gibt es einen Unterschied zwischen Anzahlung und Vorauszahlung?

Im allgemeinen Sprachgebrauch werden beide Begriffe gleich verwendet. Inhaltlich bezeichnet eine Anzahlung meist nur einen Teil des Gesamtentgelts, während eine Vorauszahlung auch den vollständigen Betrag umfassen kann. Für die umsatzsteuerliche Behandlung und die Rechnungsanforderungen macht das keinen Unterschied. Schlussrechnung korrigiert und ausgeglichen werden.

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