Anzahlungsrechnung: Was muss alles rein?

Bei umfangreichen und/oder längerfristigen Projekten kommt sie häufig zum Einsatz: Die Anzahlungsrechnung. Sollten Sie mit dem Gedanken spielen, eine derartige Vorauszahlung von Ihrem Kunden zu fordern, gibt es bestimmte Dinge zu beachten. Denn in mancher Hinsicht gleicht die Anzahlungsrechnung einer herkömmlichen Rechnung, in anderer unterscheidet sie sich von ihr…

Anzahlungsrechnung: Das versteht man darunter

Ohne Leistung keine Rechnung – das gilt nicht für die Anzahlungsrechnung. Denn bei dieser Rechnungsart geht es ja gerade darum, eine Vorauszahlung für zukünftige Leistungen zu erhalten.

Besonders bei großen Lieferungen oder Neukunden kann die Anzahlungsrechnung ein veritabler Weg sein. Schließlich schützt man sich als Unternehmer so wenigstens zum Teil vor Zahlungsausfällen und bekommt ein wenig Planungssicherheit.

Genau betrachtet handelt es sich sogar gar nicht um eine Anzahlung, sondern um ein Darlehen oder einen Kredit. Denn Sie stellen die Anzahlungsrechnung schon dann an Ihren Kunden, bevor Sie die Ware geliefert oder die Leistung erbracht haben.

Begleicht Ihr Kunde die Anzahlungsrechnung, wird diese nach Abschluss des Projekts oder der kompletten Lieferung der Ware von der Schlussrechnung abgezogen.

Anzahlungsrechnung Vorlage

Angaben auf einer Anzahlungsrechnung

Da die Anzahlungsrechnung nicht nur als normale Rechnung zu betrachten ist, sondern Ihr Kunde durch seine Vorauszahlung gewissermaßen zu Ihrem Gläubiger wird, muss sie bestimmten formalen Anforderungen genügen.

Zu den Pflichtangaben, die eine Anzahlungsrechnung enthalten soll, gehören:

  • Titel des Dokuments: Die Rechnung sollte als Vorauszahlungs- oder Anzahlungsrechnung bezeichnet werden
  • Lieferzeitpunkt: Voraussichtlicher oder geplanter Termin der Lieferung. Sollte noch kein Termin feststehen, steht hier „noch nicht vereinbart“ oder eine vergleichbare Formulierung
  • Name und vollständige Anschrift des Kunden
  • Ihr Name und vollständige Anschrift
  • Ihre Steuernummer
  • Ausstellungsdatum und Rechnungsnummer: Achten Sie auf fortlaufende Nummerierung der Rechnungen
  • Beschreibung der Leistung: Wenn es sich um die Anzahlung einer Ware handelt, sollte diese so genau wie möglich beschrieben werden. Auch bei einer Dienstleistung gilt es, den genauen Umfang in der Anzahlungsrechnung zu nennen
  • Nettobetrag
  • Bruttobetrag inklusive geltendem Steuersatz und Steuerbetrag

Achten Sie darauf, dass alle Pflichtangaben auf der Rechnung vermerkt sind, denn nur so gilt die Anzahlungsrechnung als ordentliche Rechnung und Ihr Kunde kann den Vorsteuerabzug geltend machen.

Das ist umso wichtiger, wenn Sie die Anzahlung mit einem Neukunden vereinbaren – Sie möchten doch sicherlich nicht mit einem Fauxpas in die neue Geschäftsbeziehung starten.

Ist-Versteuerung bei Anzahlungsrechnung

Meist unterliegen Unternehmen der sogenannten Soll-Versteuerung. Das bedeutet, dass für den jeweiligen Abrechnungszeitraum die Umsatzsteuer an das Finanzamt gemeldet und gezahlt werden muss. Unabhängig davon, ob der Kunde die Rechnung und damit die Umsatzsteuer bereits beglichen hat.

Für Unternehmen heißt das, dass sie für einige Tage die Umsatzsteuer ihrer Kunden vorstrecken, wenn sie die Steuer schon an das Finanzamt überweisen, bevor der Rechnungsbetrag des Kunden auf dem Konto eingeht.

Das entfällt allerdings bei einer Anzahlungsrechnung, denn die unterliegt der sogenannten Ist-Versteuerung. Bedeutet: Die Umsatzsteuer wird erst dann an das Finanzamt gezahlt, wenn der Kunde die Rechnung überwiesen hat und das Geld auf dem Geschäftskonto eingegangen ist.

Zahlbetrag geringer als Rechnungsbetrag

Die Ist-Versteuerung hat noch einen weiteren Vorteil. Und zwar für den Fall, dass Ihr Kunde nicht die komplette Anzahlungsrechnung begleicht, sondern nur einen Teil überweist.

Dank Ist-Versteuerung gilt auch in diesem Fall, dass Sie nicht die komplette Umsatzsteuer, die Sie auf der Rechnung ausgewiesen haben, dem Finanzamt schulden. Sie müssen lediglich die Umsatzsteuer abführen, die Sie auch erhalten haben.

Rechtssichere Anzahlungsrechnung mit easybill

Pflichtangaben, Umsatzsteuer, Ist-Versteuerung – bei einer Anzahlungsrechnung gibt es viel zu beachten. Hinzu kommt, dass Sie sich mit der ersten Rechnung sicherlich nicht bei Ihrem neuen Kunden blamieren wollen.

Müssen Sie auch nicht, wenn Sie dem Angebot von easybill vertrauen. Unser Rechnungsprogramm sorgt dafür, dass Sie garantiert keine Angaben vergessen und die Anzahlungsrechnung so ist, wie sie sein soll.

Mit easybill behalten Sie den Überblick über den aktuellen Stand des Projekts, denn auch alle weiteren Rechnungen lassen sich mit unserer Software schnell anfertigen und an den Kunden senden.

Einfacher geht es wirklich nicht – eben typisch easybill.

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