PDF-Rechnungen gehören seit Jahren zum digitalen Büroalltag. Sie sind leicht zu erstellen, bequem zu verschicken und nahezu überall lesbar. Doch ihre Zeit läuft ab: Spätestens mit dem Inkrafttreten der E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich wird die klassische PDF-Rechnung nicht mehr den gesetzlichen Anforderungen genügen.
Was bedeutet das für Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler? Welche Unterschiede gibt es zwischen PDF-Rechnung, E-Rechnung und Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD? Und warum erfüllt eine PDF-Rechnung nicht die Anforderungen an eine elektronische Rechnung im Sinne der EU-Norm EN 16931?
PDF-Rechnung: Was ist das überhaupt?
Eine PDF-Rechnung ist eine digitale Rechnung im Portable Document Format. Sie lässt sich mit nahezu jeder Software oder Rechnungsvorlage erzeugen – ob Word, Excel, Buchhaltungsprogramm oder Rechnungsprogramm und wird meist per E-Mail versendet. In vielen kleinen und mittleren Unternehmen ist dieses Format seit Jahren Standard.
Vorteile von PDF-Rechnungen
- Einfach zu erstellen und zu versenden
- Universell lesbar auf nahezu jedem Gerät und Betriebssystem
- Beweissicher durch eingeschränkte Veränderbarkeit
- Geringe Einstiegshürde, keine Spezialsoftware erforderlich
Warum PDF-Rechnungen zwar digital, aber keine E-Rechnungen sind
PDF-Rechnungen gelten rechtlich nicht als elektronische Rechnungen, wie sie ab dem 1. Januar 2025 für viele Unternehmen verpflichtend werden.
Grund dafür ist die fehlende strukturierte Datenbasis. Eine echte E-Rechnung im Sinne der EU-Norm EN 16931 besteht nicht nur aus einem digitalen Belegbild, sondern aus maschinenlesbaren, standardisierten XML-Daten. Nur so lassen sich Rechnungen automatisiert verarbeiten ohne manuelle Eingriffe.
Wichtig: Eine E-Mail mit PDF-Anhang ist keine E-Rechnung – auch wenn sie digital übermittelt wird.
Was ist eine E-Rechnung?
Der Begriff „E-Rechnung“ bezieht sich auf ein strukturiertes elektronisches Rechnungsformat, das den Vorgaben der EU-Norm EN 16931 entspricht. Dazu zählen unter anderem:
- XRechnung: das Pflichtformat für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland
- ZUGFeRD: ein hybrides Format, das PDF und XML kombiniert
Beide Formate ermöglichen die automatisierte Verarbeitung von Rechnungsdaten – ein zentrales Ziel der Digitalisierung in der Buchhaltung.
E-Rechnungspflicht: Was sich ab 2025 ändert
Ab dem 1. Januar 2025 beginnt die stufenweise Einführung der E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich in Deutschland. Sie gilt für alle inländischen Unternehmen mit Sitz in Deutschland, die Rechnungen an andere Unternehmen stellen.
Übergangsfristen im Überblick
- 2025: E-Rechnungen dürfen bereits verpflichtend empfangen werden.
- 2026–2027: Übergangsregelungen für bestimmte Unternehmen.
- Ab 2028: PDF-Rechnungen sind nicht mehr zulässig im B2B-Bereich. Nur strukturierte E-Rechnungen gelten dann als gesetzeskonform.
Unterschiede im Überblick: PDF-Rechnung vs. E-Rechnung
| Merkmal | PDF-Rechnung | E-Rechnung (XRechnung, ZUGFeRD) |
|---|---|---|
| Format | Unstrukturiertes PDF | Strukturiertes XML oder Hybridformat |
| Maschinenlesbarkeit | Eingeschränkt (Texterkennung) | Vollständig automatisiert |
| Rechtlich zulässig (B2B) | Nur noch bis 2027 | Ja, ab 2025 verpflichtend |
| GoBD-Konformität | Möglich, aber aufwendig | Ja, bei korrekter Anwendung |
| Erstellung & Versand | Einfach, per E-Mail | Spezialsoftware oder Rechnungstools |
| Automatisierungspotenzial | Gering | Hoch |
Was bedeutet das für dein Unternehmen?
Wenn du bisher PDF-Rechnungen verschickst, solltest du dich rechtzeitig umstellen. Ab 2025 erwartet dich nicht nur ein technologischer Wandel, sondern auch neue gesetzliche Pflichten. Wer weiter PDF-Rechnungen im B2B-Umfeld nutzt, verstößt ab 2028 gegen geltendes Recht – mit potenziellen Folgen für Vorsteuerabzug, Buchführung und Betriebsprüfungen.
Fazit: PDF-Rechnungen haben ausgedient
Die Vorteile der PDF-Rechnung liegen auf der Hand – doch sie reichen künftig nicht mehr aus. Wer gesetzeskonform und zukunftssicher arbeiten will, muss auf strukturierte E-Rechnungen umsteigen.
PDF ist nicht gleich E-Rechnung. Die Zukunft gehört Formaten wie XRechnung und ZUGFeRD, die den digitalen Rechnungsaustausch automatisiert, effizient und rechtssicher ermöglichen. Nutze jetzt die Zeit für die Umstellung.
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