Proformarechnung: Was ist das?
Definition: Was ist eine
Proforma-Rechnung?Abschlagsrechnung, Schlussrechnung, Retourengutschrift – kennen wir alles. Aber eine Proformarechnung kommt deutlich seltener vor. Was jedoch nicht immer so bleiben muss. Denn viele Unternehmen haben immer mehr Kunden im Nicht-EU-Ausland. Und für die wird die Proformarechnung benötigt – jedenfalls manchmal.
Obwohl die Proformarechnung (englisch, pro forma Invoice) den Bestandteil „Rechnung“ im Wort trägt, ist sie tatsächlich keine Rechnung. Denn zu einer herkömmlicher Rechnung gibt es einen gewaltigen Unterschied: Sie fordern Ihren Kunden nicht dazu auf, eine Ware oder Dienstleistung zu zahlen. Die Proformarechnung ist lediglich ein Beleg für Waren, die an den Kunden oder Interessenten geliefert wurden. Daher darf sie nicht mit einer Handelsrechnung oder Exportrechnung verwechselt werden. Denn diese wird nur bei Waren mit Handelswert ausgestellt.
Wofür wird eine Proformarechnung verwendet?
Eine Proformarechnung schreiben Sie also dann, wenn Sie Waren ohne Handelswert versenden möchten. Dazu gehören zum Beispiel:
- Musterlieferungen
- Geschenksendungen
- Ersatzlieferungen oder Garantiefälle
- Spenden
- Waren, die nicht wiederverkauft werden sollen
- Lieferungen gegen Vorkasse
Sie dient dabei in erster Linie als Nachweis für den Zoll, um den Wert der Ware zu belegen.
Angaben auf einer Proformarechnung
Was jedoch nicht bedeutet, dass es keine formalen Anforderungen für die Proformarechnung gibt. Im Gegenteil: sie muss die gleichen Inhalte haben wie eine Handelsrechnung:
- Bezeichnung des Dokuments mit Proformarechnung oder (pro forma invoice)
- Ihren Namen und Adresse plus weitere Kontaktinformationen
- Kontaktdaten des Empfängers, konkreten Ansprechpartner mit Telefon- und Faxnummer
- Lieferanschrift; kann entfallen, wenn diese identisch mit der Rechnungsanschrift ist
- Rechnungsnummer, Ausstellungsort und Vermerk; je nach Verwendungszweck kommen dabei unterschiedliche Vermerke in Frage. Bei einer Musterlieferung zum Beispiel „Musterlieferung – Wert nur für Zollzwecke“
- Liefer- und Leistungsdatum
- Bezeichnung der Ware und Menge
- Einzel- und Gesamtpreis
- Ihre Umsatzsteueridentifikationsnummer
- Handelsregisternummer und EORI-Nummer
- Verpackungs-, Versicherungs- und Transportkosten
- Lieferbedingungen
Vorsicht vor Falschangaben
Bei dieser Fülle von Pflichtangaben kann man schnell auf die Idee kommen, dass die Proformarechnung mit ein paar schnellen Klicks in eine herkömmliche Rechnung umgewandelt werden kann.
Doch auch das ist leider nicht möglich. Denn aus einer Proformarechnung darf niemals eine echte Rechnung werden. Das müssen Sie unbedingt beachten, wenn Sie diese Art von Dokument ausstellen.
Sollten Sie gegen diese Vorschrift verstoßen, kann Sie das teuer zu stehen kommen. Es droht nämlich nicht nur ein Bußgeld, sondern auch strafrechtliche Konsequenzen. Wenn es ganz schlimm kommt, müssen Sie sogar Schulden beim Zoll begleichen.
Better safe than sorry:
Proformarechnung mit easybill erstellen
Bei der Proformarechnung gibt es eindeutig viel zu viele Dinge zu beachten? Gleichzeitig ist die Gefahr zu groß, dass Sie bei einem Fehler nicht nur die Ware nicht abrechnen können, sondern auch Probleme mit dem Zoll und der Steuer bekommen.
Dann gehen Sie das Risiko doch erst gar nicht ein!
Fragen im Zusammenhang mit der Proforma-Rechnung
Unternehmen, Freiberufler, Selbständige, Kleinunternehmer, Startups – sie alle müssen Rechnungen schreiben. Doch hin und wieder ergeben sich auch Situationen, die eine Proforma-Rechnung erforderlich machen können.
Gerade Unternehmer, die viel im Auslandsgeschäft tätig sind und sowohl Waren, als auch Dienstleistungen in andere Länder verbringen, sind oftmals auf einen Proforma-Nachweis angewiesen.
Eine Proforma-Rechnung wird erstellt, wenn der Warenwert Ihrer Sendung für steuerliche Zwecke einmal aufgeschlüsselt und dargestellt werden muss. Im Zuge von Auslandsgeschäften können somit Warenlieferungen zollfrei versandt werden.
Im Grunde unterscheidet sich die Proforma-Rechnung von der Erstellung her nicht von einer regulären Rechnung. Es wird jedoch deutlich auf den Titel „Proforma“ hingewiesen und dass nicht zwingend eine Zahlung erwartet wird.
Nein, eine Proforma-Rechnung keine richtige Rechnung, im Sinne von einer zu regulären Rechnung, die in der Buchhaltung verbucht wird. Sie ist natürlich eine steuerlich korrekte Grundlage zur Berechnung des Warenwertes für den Zoll oder das Empfängerunternehmen, aber sie löst keine zwingende Zahllast aus.
Die Proforma-Rechnung kann selbstverständlich auch als Vorkasse-Rechnung verwendet werden und würde in diesem Zuge eine Zahlung erwarten. Wie eine Anzahlungsrechnung würde sie somit in der Buchhaltung verbucht werden. Die tatsächliche Handelsrechnung würde jedoch zusätzlich erstellt werden und sich inhaltlich auf die bereits in Zahlung gestellte Proforma-Rechnung/Vorkasse-Rechnung beziehen.
