Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland eine neue Pflicht: Alle inländischen Unternehmer – auch Kleinunternehmer – müssen elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) empfangen und verarbeiten können. Diese Maßnahme ist Teil der Digitalisierungsstrategie der Bundesregierung und setzt EU-Vorgaben um. Was das konkret bedeutet und wie Sie sich rechtzeitig darauf einstellen, erfahren Sie hier.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist mehr als nur eine Rechnung im PDF-Format. Sie wird in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt und übermittelt, das eine automatisierte Verarbeitung ermöglicht ohne manuelles Abtippen oder Einscannen.
Zulässige Formate müssen der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. In Deutschland kommen vor allem XRechnung und ZUGFeRD 2.2 zum Einsatz. Diese Formate stellen sicher, dass alle erforderlichen Rechnungsdaten standardisiert und maschinenlesbar übermittelt werden.
Warum wird die E-Rechnung Pflicht?
Die E-Rechnung soll Bürokratie abbauen, Prozesse beschleunigen und Steuerbetrug erschweren. Deshalb verpflichtet der Gesetzgeber nach § 14 UStG ab 2025 sämtliche Unternehmer dazu, elektronische Rechnungen empfangen zu können, unabhängig von Unternehmensgröße oder Branchenzugehörigkeit.
Für Kleinunternehmer bedeutet das: Auch wenn Sie von der Umsatzsteuer befreit sind, sind Sie technisch verpflichtet, E-Rechnungen zu akzeptieren und revisionssicher zu archivieren. Es gibt allerdings eine Übergangsfrist für die Ausstellung elektronischer Rechnungen.
Wer ist ab wann betroffen?
Die Einführung erfolgt stufenweise. Es gelten folgende Übergangsregelungen:
Empfangspflicht ab 2025
Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmer – einschließlich Kleinunternehmer – E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Um E-Rechnungen zu empfangen, brauchst du ein Rechnungsprogramm wie easybill oder ein Dokumentenmanagementsystem, das strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD verarbeiten kann. Die E-Rechnung wird dir meist per E-Mail mit XML-Anhang oder über ein Portal (z. B. PEPPOL) zugestellt. Wichtig: Du musst die Datei elektronisch, lesbar und unveränderbar für 10 Jahre archivieren
Ausstellungspflicht ab 2027 bzw. 2028
- Ab 1. Januar 2027: Unternehmer mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro müssen E-Rechnungen ausstellen.
- Ab 1. Januar 2028: Die Pflicht zur Ausstellung gilt dann für alle, also auch für Kleinunternehmer mit geringerem Umsatz.
Ausnahmen
Keine E-Rechnungspflicht besteht bei:
- Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro
- Rechnungen an Privatkunden (B2C)
Was Kleinunternehmer jetzt tun sollten
Auch wenn die Ausstellungspflicht für viele Kleinunternehmer erst 2028 greift, ist die Empfangspflicht ab 2025 bindend. Sie sollten deshalb prüfen, ob Ihre Systeme dafür gerüstet sind.
Technische Voraussetzungen
Sie benötigen:
- Ein Rechnungsprogramm, das strukturierte E-Rechnungen empfangen und archivieren kann
- Eine revisionssichere Archivierungslösung
- Kenntnisse über das jeweilige Rechnungsformat Ihrer Geschäftspartner
Falls Sie an öffentliche Auftraggeber liefern, müssen Sie außerdem die sogenannte Leitweg-ID des Empfängers abfragen und korrekt in Ihre Rechnung integrieren.
Was ist eine Leitweg-ID?
Die Leitweg-ID ist eine eindeutige Kennung, die öffentliche Auftraggeber in Deutschland verwenden, um E-Rechnungen automatisiert dem richtigen Empfänger zuzuordnen.
Wenn Sie eine E-Rechnung an eine Behörde oder öffentliche Einrichtung senden (B2G), fragen Sie vorab die Leitweg-ID an. Sie muss in der E-Rechnung korrekt hinterlegt sein – sonst kann die Rechnung abgewiesen werden. Für Rechnungen an private Unternehmen ist keine Leitweg-ID erforderlich.
Vorteile der E-Rechnung für Kleinunternehmer
Neben der gesetzlichen Pflicht bringt die E-Rechnung auch klare Vorteile:
- Schnellere Zahlungsabwicklung
- Weniger manuelle Fehler
- Zeitersparnis durch automatisierte Prozesse
- Verbesserte Nachvollziehbarkeit und Buchhaltung
- Zukunftssichere Digitalisierung Ihrer Geschäftsabläufe
So gelingt die Umstellung – mit easybill
Die E-Rechnung mag zunächst nach Aufwand klingen, doch mit der richtigen Unterstützung ist der Umstieg einfach. easybill bietet eine benutzerfreundliche Lösung speziell für Kleinunternehmer, mit der Sie Ihre Rechnungen wie gewohnt erstellen und auf Knopfdruck als XRechnung oder ZUGFeRD exportieren können. Das erleichtert nicht nur die Umstellung, sondern stellt auch sicher, dass Ihre Rechnungen finanzamtkonform und rechtssicher sind.
Tipp: Testen Sie easybill kostenlos – ohne Zahlungsdaten, ohne Risiko. So können Sie sich frühzeitig auf die E-Rechnungspflicht vorbereiten und gewinnen Sicherheit für Ihren Geschäftsalltag.
FAQ: Häufige Fragen zur E-Rechnungspflicht
Muss ich als Kleinunternehmer eine E-Rechnung schreiben, wenn ich keine Umsatzsteuer ausweise?
Ja. Die E-Rechnungspflicht gilt unabhängig vom Ausweis der Umsatzsteuer. Auch Rechnungen nach § 19 UStG (Kleinunternehmerregelung) müssen ab 2028 in strukturierter Form ausgestellt werden sofern sie an Unternehmen (B2B) oder öffentliche Auftraggeber gerichtet sind.
Kann ich weiterhin Rechnungen als PDF per E-Mail versenden?
Nur noch bis Ende 2026 und nur, wenn der Empfänger ausdrücklich zustimmt. Ab 2027 (für größere Unternehmen) bzw. ab 2028 (für alle Unternehmer) müssen Rechnungen verpflichtend in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt werden.
Wie unterscheidet sich eine E-Rechnung von einem PDF?
Eine PDF-Rechnung ist lediglich ein digitales Abbild aber nicht maschinenlesbar. Eine E-Rechnung enthält strukturierte Daten im XML-Format, die automatisch verarbeitet werden können. Das spart Zeit, reduziert Fehler und erleichtert die digitale Buchhaltung.
Was passiert, wenn ich ab 2025 keine E-Rechnungen empfangen kann?
Dann verstoßen Sie gegen § 14 UStG, was im Fall einer Betriebsprüfung zu formellen Beanstandungen führen kann. Außerdem riskieren Ihre Geschäftspartner, dass sie den Vorsteuerabzug verlieren, was Ihre Zusammenarbeit gefährden kann.
Bin ich auch betroffen, wenn ich nur Rechnungen an Privatpersonen schreibe?
Nein. Die E-Rechnungspflicht gilt nur im B2B- und B2G-Bereich. Wenn Sie ausschließlich an Privatkunden (B2C) fakturieren, sind Sie nicht verpflichtet, E-Rechnungen zu verwenden. Empfangen müssen Sie E-Rechnungen dennoch, sofern Sie selbst Rechnungen von anderen Unternehmen erhalten.
Wie finde ich heraus, ob ein Geschäftspartner E-Rechnungen akzeptiert oder verlangt?
Am besten sprechen Sie Ihre Kunden direkt an. Öffentliche Auftraggeber sind zur Annahme von E-Rechnungen verpflichtet und müssen Ihnen eine sogenannte Leitweg-ID mitteilen, die in der Rechnung angegeben werden muss.
Wie kann ich sicherstellen, dass meine E-Rechnungen korrekt archiviert sind?
E-Rechnungen müssen elektronisch, unveränderbar und lesbar für 10 Jahre archiviert werden, in einem System, das die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD) erfüllt. Einfache Ablage im E-Mail-Postfach reicht nicht aus.
Welche Angaben muss eine E-Rechnung enthalten, wenn ich Kleinunternehmer bin?
Alle Pflichtangaben einer normalen Rechnung – inklusive Hinweis auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung – bleiben bestehen. Zusätzlich muss die E-Rechnung in einem gültigen Datenformat vorliegen (z. B. XRechnung, ZUGFeRD 2.2).
Kann ich mit easybill E-Rechnungen als Kleinunternehmer erstellen?
Ja. Mit easybill erstellen Sie Ihre Rechnungen wie gewohnt und ergänzen bei Bedarf die erforderlichen Felder für den Export als strukturierte E-Rechnung. Unterstützt werden unter anderem XRechnung 2.3 und ZUGFeRD 2.2, ideal für die Pflichten ab 2025 bzw. 2028.
