Seit dem 1. Januar 2025 ist die E-Rechnung im B2B-Bereich verpflichtend – zumindest für den Rechnungsempfang. Unternehmen müssen in der Lage sein, strukturierte elektronische Rechnungen gemäß EN 16931 entgegenzunehmen und zu verarbeiten. Für die verpflichtende Ausstellung gilt noch eine Übergangsfrist, doch eines ist schon jetzt klar: Die digitale Rechnungsstellung wird zur neuen Normalität.
Doch was bedeutet das für kleine Unternehmen, Freelancer oder Onlinehändler? Welche Anforderungen gelten konkret? Und wie können Unternehmen die neuen Vorgaben sinnvoll in ihre Prozesse integrieren?
Diese und weitere Fragen beantwortet uns Steuerberater Thomas Matisheck aus Oldenburg. Seine Kanzlei ist spezialisiert auf die Beratung digitaler Geschäftsmodelle – von Onlinehandel über Dropshipping bis zu Dienstleistungsplattformen. Mit seinem Praxiswissen zeigt er, wie die Umstellung auf E-Rechnungen gelingt und warum sich Unternehmen aktiv damit beschäftigen sollten, statt die Übergangszeit auszureizen.
Interview mit Steuerberater Thomas Matisheck zur Umstellung aufs E-Rechnung Format
Hallo Thomas, erst einmal herzlichen Dank, dass du die Zeit für dieses Interview gefunden hast und uns als Experte mit deinem Rat zur Seite stehst. Nun zu den Fragen zur kommenden E-Rechnungspflicht:
Was bedeutet – in deinen Augen – die Einführung der verpflichtenden E-Rechnung für Unternehmen in Deutschland? Mit welchem Gefühl gehst du persönlich an die Einführung heran?
Thomas Matisheck: Vielleicht sollte man vorweg nehmen, dass die E-Rechnung grundsätzlich verpflichtend ab dem 01.01.2025 eingeführt wurde. Aber hierzu gibt es eine Übergangsfrist bis zum 31.12.2026. Grundsätzlich bedeutet es: Bis zum 31.12.2026 sind Papierrechnungen und Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen im Bereich B2B weiterhin zulässig. Auch für 2027 gibt es unter Umständen die Möglichkeit, weiterhin alte Formate zu nutzen, sofern der Umsatz des Jahres 2026 die 800.000 Euro-Grenze nicht überschritten hat.
Welche technischen Anforderungen müssen Unternehmen erfüllen, um die E-Rechnung korrekt zu implementieren?
Thomas Matisheck: Im Grunde wird ein Rechnungsprogramm wie easybill benötigt, welches die Formatanforderungen erfüllt. Dieses wären die Standards XRechnung und Rechnungen im ZUGFeRD-Format. Auch das bereits eingeführte EDI-Verfahren ist weiterhin möglich, sofern die Rechnungsdaten hier vollständig und richtig enthalten sind und ausgelesen werden können.
Das EDI-Verfahren (kurz für Electronic Data Interchange) ist ein standardisiertes Verfahren zum elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten zwischen Unternehmen – und zwar direkt von System zu System, ohne manuelle Zwischenschritte.
Kannst du den Unterschied zwischen den Formaten XRechnung und ZUGFeRD erläutern? Welches Format ist für welche Art von Unternehmen besser geeignet?
Thomas Matisheck: Es kommt darauf an. Die XRechnung wird im Augenblick überwiegend im öffentlichen Auftragswesen angewendet und die ZUGFeRD-Rechnungen eher im B2B-Bereich. Die XRechnung besteht ausschließlich aus einem strukturierten Datensatz. Hingegen die ZUGFeRD-Rechnung aus einer Kombination eines PDF und einem strukturierten Datensatz besteht. Sie kommt der jetzigen Rechnung noch am nächsten, hat aber alle relevanten Daten digital beigefügt und kann genauso ausgelesen bzw. ausgewertet werden.
Ist es Unternehmen freigestellt, welches Format sie verwenden oder gibt es spezifische Vorgaben je nach Branche oder Empfänger?
Thomas Matisheck: Stand jetzt ist es jedem freigestellt. Es werden sich bestimmt auch weitere Formate bilden. Das wurde im BMF-Schreiben so dargestellt: Wichtig ist, dass die gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden.
Was sind die wichtigsten gesetzlichen Vorgaben, die Unternehmen bei der Umstellung auf die E-Rechnung beachten müssen?
Thomas Matisheck: Ganz klar: Die Fristen. Wenn diese nicht eingehalten werden, werden die jeweiligen Unternehmen große Schwierigkeiten bekommen. Wenn dieser Verpflichtung nicht nachgekommen wird, dann könnten Hinzuschätzungen von Umsätzen die Folge im Rahmen von Betriebsprüfungen sein. Grundsätzlich bleibt aber festzuhalten: Die E-Rechnung ist eine große Chance und kein Risiko.
Welche Schritte sollten Unternehmen jetzt schon gehen, um ihre bestehenden Systeme auf die E-Rechnung umzustellen?
Thomas Matisheck: Man sollte jetzt schon auf eine Software für E-Rechnung zurückgreifen, die diese Formate (oder zumindest eines davon) abbilden kann. Die großen Softwareanbieter sind dabei jeweils eine Software zu programmieren, die dann diese strukturierten Rechnungsdaten auswerten und in der Buchhaltung automatisiert verarbeiten kann.
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Welche Herausforderungen können bei der Implementierung auftreten und wie können Unternehmen diese überwinden?
Thomas Matisheck: Das hängt im Grunde am Support der Toolanbieter und wie intuitiv die jeweilige Software sein wird. Die Technik wird es können, nur wird der jeweilige Anbieter seinen Kunden erklären müssen, was an Veränderungen kommen wird.
Wie verbessert die E-Rechnung die Genauigkeit und Effizienz im Vergleich zu traditionellen Rechnungsprozessen?
Thomas Matisheck: Wie oben geschrieben, kommen alle Daten strukturiert und damit einheitlich (zumindest weitestgehend) aus den Rechnungstools. Das ermöglicht dann die langersehnte Automatisierung. Natürlich wird es am Anfang etwas rucken und es wird Schwierigkeiten geben, wie immer, aber dann wird sich die Rolle der jetzigen Buchhaltung stark verändern. In der Buchhaltung wird vielmehr die Kontrolle im Vordergrund stehen als die Verbuchung. Damit einher geht eine deutliche Effizienzsteigerung und eine langfristige Kostenersparnis.
Welche Sicherheitsvorkehrungen sollten Unternehmen treffen, um sicherzustellen, dass ihre E-Rechnungen sicher und datenschutzkonform sind?
Thomas Matisheck: Wichtig ist hierbei, wie bisher bei den Rechnungen auch, dass diese unveränderbar sind. Hier besteht natürlich eine gewisse Gefahr, da elektronisch erstellte Rechnungen immer auch elektronisch bearbeitet werden können.
Wie kann die Integrität und Authentizität von E-Rechnungen gewährleistet werden?
Thomas Matisheck: Es wird künftig schwieriger sein, die Software zu wechseln, mit der man die Rechnungen schreibt. Zumindest stelle ich mir dieses vor: Im Rahmen der Rechnungssoftware können und müssen Zugriffe und Veränderungen der Rechnungen dokumentiert werden. Daher wird es unerlässlich sein, hier eine Kontinuität zu haben. Auch jetzt schon müssen Zugriffsmöglichkeiten der Finanzverwaltung auf etwaige Rechnungssysteme bestehen. Jedoch wurde das Fehlen dieser Möglichkeiten bisher nicht sanktioniert. Das wird sich verändern.
Wie siehst du die Zukunft der E-Rechnung in Deutschland und Europa?
Thomas Matisheck: Die E-Rechnung wird zu einer kleinen Revolution führen. Es werden sich schlagartig viele Möglichkeiten zur Automatisierung ergeben. Das alles wird auch seinen Preis haben, aber das leidige Thema Buchhaltung wird damit deutlich vereinfacht. Insbesondere für uns Steuerberater, aber auch für Buchhalter und Buchhaltungsabteilungen, wird sich der Markt durch die E-Rechnung und die Möglichkeiten durch KI sehr verändern.
Welche Trends siehst du in diesem Bereich, die Unternehmen im Auge behalten sollten?
Thomas Matisheck: Genau die beiden genannten Themen: KI in Verbindung mit E-Rechnungen. Auf einer Veranstaltung, die ich vor kurzem besucht habe, wurde die These aufgestellt: In fünf Jahren ist ein Großteil der Buchhaltung automatisiert.
Welche praktischen Tipps kannst du Unternehmen geben, die gerade erst mit der Umstellung auf die E-Rechnung beginnen?
Thomas Matisheck: Wer jetzt erst mit der Umstellung beginnt, der sollte seine gesamten Prozesse und die verwendete Software ganzheitlich betrachten. Ist man hier gut und zukunftssicher aufgestellt? Was plant man in den nächsten Jahren? Man muss für sich eine Vision des künftigen Unternehmens haben. Es macht einen großen Unterschied, ob ich für zwei Jahre oder fünf Jahre plane. Fakt ist: Der Bereich der Buchhaltung und der Verwaltung ist im Wandel. So stark wie vielleicht nie zuvor. Das gilt es im Blick zu behalten, um effiziente Lösungen zu nutzen.
Gibt es spezifische Ressourcen oder Unterstützungsmöglichkeiten, die Unternehmen in Anspruch nehmen können? Gibst du deinen Mandanten hier besondere Tipps mit an die Hand?
Thomas Matisheck: Wir bieten unseren Mandanten eine Prozessdokumentation an. Dabei stellt sich dann auch immer die Frage nach der künftigen Ausrichtung.
