Rechnungen schreiben ohne ein angemeldetes Gewerbe? Diese Frage beschäftigt viele, die erste Aufträge annehmen oder gelegentlich Dienstleistungen erbringen. Auch im Support von easybill taucht sie regelmäßig auf, etwa wenn Privatpersonen, Freelancer oder nebenberuflich Selbstständige klären möchten, ob sie überhaupt Rechnungen ausstellen dürfen und welche Anforderungen gelten.
Ob du zur Abrechnung deiner Leistung ein Gewerbe brauchst, hängt von der Art deiner Tätigkeit ab. In diesem Beitrag erfährst du, wer ohne Gewerbeschein Rechnungen stellen darf, welche gesetzlichen Vorgaben dabei gelten und wann Vorsicht geboten ist.
Wer darf Rechnungen ohne Gewerbe schreiben?
Grundsätzlich gilt: Nicht jede Rechnung setzt ein angemeldetes Gewerbe voraus. Es gibt bestimmte Gruppen, die Rechnungen schreiben dürfen, ohne gewerblich tätig zu sein. Dazu zählen vor allem Freiberufler und Privatpersonen mit Gelegenheitsleistungen
Beide Gruppen müssen jedoch bestimmte Voraussetzungen erfüllen und steuerliche Regeln beachten.
Freiberufler: Selbstständig, aber ohne Gewerbeschein
Freiberufler sind Personen, die eine sogenannte Katalogberuf-Tätigkeit nach § 18 EStG ausüben. Dazu zählen beispielsweise
- Ärztinnen und Ärzte
- Rechtsanwältinnen und Anwälte
- Ingenieure
- Journalisten
- Künstler
- Coaches und Berater
Diese Tätigkeiten gelten als freiberuflich und sind nicht gewerbesteuerpflichtig. Daher ist auch keine Gewerbeanmeldung erforderlich. Dennoch gelten Freiberufler steuerlich als Unternehmer, mit allen Pflichten, die das mit sich bringt.
Was Freiberufler bei der Rechnungsstellung beachten müssen
Auch ohne Gewerbe musst du als Freiberufler folgende Punkte beachten:
- Steuerliche Registrierung: Melde deine Tätigkeit beim zuständigen Finanzamt an. Du erhältst eine Steuernummer, die auf deinen Rechnungen aufgeführt werden muss.
- Pflichtangaben auf der Rechnung:
- Vollständiger Name und Anschrift (du und der Empfänger)
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Ausstellungsdatum
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Beschreibung der Leistung
- Zeitpunkt der Leistungserbringung
- Rechnungsbetrag (ggf. mit oder ohne Umsatzsteuer)
Privatperson: Rechnungen nur bei echten Einzelfällen
Auch als Privatperson ohne Anmeldung beim Finanzamt darfst du in bestimmten Ausnahmefällen Rechnungen ausstellen. Das ist jedoch nur dann erlaubt, wenn es sich um echte Gelegenheitsleistungen ohne Wiederholungsabsicht handelt, also keine unternehmerische Tätigkeit vorliegt.
Erlaubt sind zum Beispiel der Verkauf gebrauchter Gegenstände (z. B. Möbel über Kleinanzeigen) oder einmalige Nachhilfe, Babysitting oder Hilfe bei Veranstaltungen, sofern nicht regelmäßig und nicht mit Gewinnerzielungsabsicht
Achtung: Sobald du wiederholt Leistungen erbringst, regelmäßiges Einkommen erzielst oder Werbung für deine Tätigkeit machst, giltst du aus Sicht des Finanzamts als unternehmerisch tätig, auch ohne Gewerbeschein. Dann musst du deine Tätigkeit anmelden und erhältst eine Steuernummer.
Was auf eine Rechnung als Privatperson gehört
Wenn du als Privatperson eine Rechnung ausstellst, gelten keine gesetzlichen Vorgaben wie für Unternehmen. Dennoch solltest du folgende Angaben aufnehmen, um Missverständnisse zu vermeiden:
- Name und Anschrift (von dir und dem Rechnungsempfänger)
- Beschreibung der Leistung
- Datum der Leistung und Rechnungsdatum
- Betrag (Bruttobetrag, da kein Umsatzsteuer-Ausweis erlaubt ist)
Eine Rechnungsnummer oder Steuernummer ist in diesem Fall nicht erforderlich, aber auch nur dann, wenn du tatsächlich keine unternehmerische Tätigkeit betreibst.
Kleinunternehmerregelung: Rechnung ohne Umsatzsteuer
Sowohl Freiberufler als auch gewerbliche Unternehmer können sich bei geringem Jahresumsatz für die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG entscheiden. Diese gilt, wenn
- der Umsatz im Vorjahr unter 25.000 Euro lag und
- im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht übersteigt
Wichtig: Wenn du als Freiberufler die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzt, musst du keine Umsatzsteuer ausweisen, aber einen entsprechenden Hinweis auf der Rechnung vermerken:
„Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
Elektronische Rechnungspflicht ab 2025: Was ändert sich?
Ab dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnungspflicht in Deutschland eingeführt, zunächst für B2B-Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen. Privatpersonen sind von dieser Regelung nicht betroffen, ebenso wenig der Verkauf an Endverbraucher (B2C).
Für Freiberufler, Einzelunternehmer oder Kleinunternehmer, die Rechnungen an Geschäftskunden stellen, gilt:
- Ab 2025: Pflicht zum Empfang elektronischer Rechnungen (z. B. XRechnung, ZUGFeRD)
- Ab 2026/2027: Pflicht zur Ausstellung solcher Rechnungen für bestimmte Fälle
Wenn du regelmäßig Rechnungen an Geschäftskunden stellst, solltest du dich frühzeitig mit der E-Rechnung vertraut machen. Tools wie easybill helfen dir dabei, E-Rechnungen rechtssicher zu erstellen und gesetzeskonform zu archivieren.
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