B2B E-Rechnung

Die Zukunft des Geschäftsbetriebs


Die E-Rechnung bietet zahlreiche Vorteile für Geschäftskunden und erfüllt die ab 1. Januar 2025 geltenden gesetzlichen Anforderungen. Jetzt ist der ideale Zeitpunkt, um den reibungslosen Übergang zu elektronischen Rechnungen einzuleiten

Geschäftstreffen mit Fokus auf E-Rechnung im B2B: Frau im orangefarbenen Hemd hält eine Präsentation, während eine Kollegin in blauem Hemd aufmerksam zuhört.
Startseite » Ratgeber » E-Rechnung B2B

Lesezeit: ca. 8 Minuten
Veröffentlicht: 17.06.24

B2B E-Rechnung kurz erklärt

Die B2B E-Rechnung ist eine digitale Rechnung, die gezielt für den Austausch von Unternehmen entwickelt wurde. Sie ersetzt herkömmliche Papierrechnungen und ermöglicht eine automatisierte Verarbeitung im digitalen Format. Dadurch wird die Abwicklung von Rechnungen erleichtert, die Effizienz gesteigert und Fehler reduziert.



Was ist eine B2B E-Rechnung?

Definition und Ursprung

Die B2B E-Rechnung ist eine digitale Rechnung, die einen strukturierten, elektronischen Datensatz enthält und die speziell für den Austausch zwischen Unternehmen entwickelt wurde. Sie ersetzt herkömmliche Papierrechnungen und pdf-Dateien und ermöglicht eine automatisierte Verarbeitung im digitalen Format. Dadurch wird die Abwicklung von Rechnungen erleichtert, die Effizienz gesteigert und Fehler reduziert.

Die E-Rechnung hat ihren Ursprung in einer EU-Richtlinie aus dem Jahr 2014 und zielt auf die umfassende Digitalisierung von Geschäftsdokumenten. Mit dem Aufkommen von ERP-Systemen und der wachsenden Vernetzung von Unternehmen wurde deutlich, dass der Rechnungsprozess automatisiert und vereinfacht werden musste.

Infografik über B2B E-Rechnung mit Definition und Vorteilen. Die Definition beschreibt die B2B E-Rechnung als eine digitale Rechnung für den Austausch zwischen Unternehmen, die Papierrechnungen ersetzt und automatisierte Verarbeitung ermöglicht. Vorteile umfassen Kosteneinsparungen, Fehlerreduktion, optimierte Dokumentenverwaltung und vereinfachte Kommunikation.


Vorteile der E-Rechnung für B2B

1. Kosteneinsparungen

E-Rechnungen reduzieren den manuellen Aufwand erheblich. Keine Papierrechnungen mehr drucken, kuvertieren und versenden. Die Zeit- und Kosteneinsparungen sind enorm. Unternehmen berichten von Reduzierungen der Abwicklungskosten um bis zu 80%.

2. Reduzierung von Fehlern

Automatisierte Prozesse minimieren menschliche Fehler bei der Dateneingabe und -verarbeitung, was zu einer höheren Genauigkeit führt.

3. Optimierte Dokumentenverwaltung

Die digitale Speicherung und Verwaltung von Rechnungen erleichtert die Suche und Nachverfolgung. Verlorene oder falsch abgelegte Rechnungen gehören der Vergangenheit an.

4. Echtzeit-Überwachung und Reporting

Mit E-Rechnungen können Sie den Status Ihrer Rechnungen in Echtzeit überwachen. Dies verbessert die Transparenz und ermöglicht fundierte Entscheidungen auf Basis aktueller Daten.

5. Vereinfachte Kommunikation

Ein klarer und standardisierter Rechnungsprozess erleichtert die Kommunikation zwischen Partnern und innerhalb Ihres Unternehmens. Missverständnisse und Verzögerungen werden minimiert.

6. Umweltfreundlichkeit

Der Verzicht auf Papier reduziert den ökologischen Fußabdruck eines Unternehmens und unterstützt nachhaltige Geschäftspraktiken.

E-Rechnung? Bleiben Sie auf der sicheren Seite! Sorgenfreie Umstellung auf E-Invoicing

Gesetzliche Anforderungen und Fristen

Gesetzeslage in Deutschland und der EU

Ab dem 1. Januar 2025 tritt die neue Vorschrift zur Ausstellung von Rechnungen gemäß § 14 UStG in Kraft, welche die verpflichtende Nutzung von E-Rechnungen für alle B2B-Transaktionen im Inland vorsieht. In Deutschland und der EU existieren klare Richtlinien zur Verwendung von E-Rechnungen.

  • Anforderungen an die Technik

    E-Rechnungen müssen in bestimmten Standardformaten vorliegen. Die gesetzlichen Vorgaben werden derzeit von den Formaten XRechnung und ZUGFeRD erfüllt. Diese Standardisierung gewährleistet Kompatibilität und erleichtert den Datenaustausch.

    Sicherheitsanforderungen

    Die Sicherheit ist ein weiterer kritischer Aspekt. E-Rechnung werden über elektronische Netzwerke übermittelt. Hierbei muss sichergestellt werden, dass ein unbefugter Zugriff verhindert wird und es auch nicht zum Verlust von Daten kommen kann

    In Deutschland wird die verpflichtende E-Rechnung im B2B-Bereich schrittweise eingeführt:

    1. Ab 1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen.

    2. Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 EUR müssen E-Rechnungen ausstellen.

    3. Ab 1. Januar 2028: Alle Unternehmen in Deutschland müssen elektronische Rechnungen ausstellen, unabhängig von ihrem Umsatz


    Was ist ZUGFeRD 2.2 im B2B?

    ZUGFeRD 2.2 ist ein Rechnungsformat, das XML-Daten mit einer PDF-Darstellung kombiniert. Dies erleichtert die Integration in elektronische Systeme und unterstützt die Digitalisierung von Rechnungsprozessen im B2B-Sektor.

    Vorteile von ZUGFeRD 2.2 im B2B

    Kompatibilität und Interoperabilität:

    ZUGFeRD 2.2 entspricht dem europäischen Standard EN 16931, bietet eine einfache Integration in bereits verwendete ERP-Systeme und unterstützt die Automatisierung von Rechnungsprozessen. Dadurch wird die Nutzung und Akzeptanz innerhalb der EU über Ländergrenzen hinweg gefördert.

    Flexibilität:

    Unternehmen können sowohl die XML-Daten für automatisierte Prozesse als auch das PDF-Dokument für manuelle Bearbeitung nutzen. Dadurch ist eine flexible Integration in verschiedene Abläufe und Technologien möglich und der Übergang zur kompletten Automatisierung wird vereinfacht.

    Einsparungen und Effizienz:

    Durch Standardisierung und Automatisierung von Rechnungsprozessen sparen Unternehmen Zeit und Kosten. Die Reduzierung der Fehlerquote führt zu höherer Genauigkeit und schnellerer Abwicklung

    Rechtliche Konformität:

    ZUGFeRD 2.2 erfüllt die gesetzlichen Vorgaben in Deutschland und anderen EU-Ländern, insbesondere bezüglich der obligatorischen Verwendung von E-Rechnungen ab 2025. Es entspricht außerdem den Vorschriften der EU-Richtlinie 2014/55/EU für elektronische Rechnungen.

    Anwendungsbereiche im B2B-Sektor:

    Unternehmen aus Branchen wie Handel, Logistik, Produktion, Dienstleistungen, Gesundheitswesen, Energie, Finanzen, Bau und Bildung profitieren vom ZUGFeRD 2.2-Format. Es ermöglicht effizientere Verwaltungsprozesse und Kosteneinsparungen.

    Beispiel für die Nutzung des ZUGFeRD 2.2-Formats im B2B Sektor

    Ein mittelständisches Handelsunternehmen nutzt das ZUGFeRD 2.2-Format für die Rechnungsstellung an Geschäftskunden. Die Buchhaltungsabteilung erstellt die E-Rechnung im ERP-System, die sowohl eine maschinenlesbare XML-Datenschicht als auch ein visuell lesbares PDF enthält. Die XML-Daten werden automatisch in das DMS importiert und die relevanten Informationen in der Buchhaltungssoftware aktualisiert. Der automatisierte Prozess reduziert manuelle Dateneingabe und minimiert Fehler. Parallel dazu wird das PDF per E-Mail an den Kunden gesendet, falls dieser noch eine manuelle Bearbeitung benötigt.

    Zu beachten ist hier jedoch, dass der ausschlaggebende Teil der Rechnung der XML-Datensatz ist, falls dieser vom PDF abweichen sollte.


    Zusammenfassung und Ausblick

    Insgesamt bieten B2B E-Rechnungen eine Vielzahl an Vorteilen, von der Effizienzsteigerung bis hin zu Kosteneinsparungen. Die gesetzlichen Anforderungen machen den Einsatz einer E-Rechnungssoftware unverzichtbar. Wenn Ihr Unternehmen noch nicht auf E-Rechnungen umgestellt hat, ist jetzt der perfekte Zeitpunkt, um diese zukunftssichere Technologie zu implementieren. Sie werden nicht nur wettbewerbsfähiger, sondern auch agiler und besser in der Lage sein, auf die sich ständig ändernden Anforderungen des Marktes zu reagieren.

    E-Rechnung? Bleiben Sie auf der sicheren Seite!

    Die E-Rechnung tritt ab 01.01.2025 in Kraft!

    Nutzen Sie die Zeit, um sich bestens vorzubereiten!

    Je früher Sie auf E‑Rechnungen umstellen, desto mehr Zeit haben Sie, um die Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung zu entdecken und Ihr Unternehmen optimal anzupassen.

    Kleinunternehmer am Laptop freut sich

    7-Tage Testphase endet automatisch. Keine Zahlungsdaten nötig.

    Häufig gestellte Fragen rund um E-Rechnung im B2B


    Was ist der Unterschied zwischen einer E-Rechnung und einer herkömmlichen Rechnung?

    Eine E-Rechnung wird elektronisch im strukturierten Format ausgestellt und übermittelt, während eine herkömmliche Rechnung meist in Papierform oder als unstrukturiertes PDF vorliegt.

    Sind E-Rechnungen gesetzlich vorgeschrieben?

    Ja, für öffentliche Auftraggeber und zunehmend auch für private Unternehmen in der EU sind E-Rechnungen gesetzlich vorgeschrieben.

    Welche Software benötige ich für E-Rechnungen?

    Es gibt verschiedene E-Rechnung Softwarelösungen, die E-Rechnungen erstellen und empfangen können, darunter spezialisierte E-Rechnungssoftware sowie ERP-Systeme mit E-Rechnungsmodulen.

    Unterstützt easybill die Erstellung einer E-Rechnung?

    easybill unterstützt derzeit die Erstellung von Rechnungen im ZUGFeRD-Format und als XRechnung. Als Grundlage für die E-Rechnung kann derzeit für Rechnungen an Behörden die XRechnung 2.3 verwendet werden und im B2B-Sektor das ZUGFeRD 2.2-Format.

    easybill.|Rechnungen.| online schreiben.|

    Genug gehört?
    Testen Sie uns eine Woche lang kostenlos und unverbindlich.

    Jetzt kostenlos testen