Die E-Rechnung
Die E-Rechnungspflicht ab 2025
Alles was Sie jetzt schon rund um die E-Rechnung wissen sollten
Was genau hat es mit der
E-Rechnung auf sich?Die Bundesregierung plant derzeit eine Digitalisierung im B2B-Bereich und damit einhergehend die Einführung der
E-Rechnung. Bislang gab es die Pflicht zur Erstellung nur in Geschäftsbeziehungen mit Behörden oder anderen Institutionen.Ab 2025 wird die E-Rechnung nun auf den B2B-Bereich ausgeweitet. Bereiten Sie sich und Ihr Unternehmen rechtzeitig vor. Prüfen Sie welche Voraussetzungen gegeben sein müssen und informieren Sie sich hier was genau eine E-Rechnung eigentlich ist.
Definition: Was ist eine E-Rechnung?
Viele reden bereits regelmäßig von der E-Rechnung, doch einigen Unternehmern ist bislang vielleicht gar nicht eindeutig klar, was genau eine E-Rechnung eigentlich ist.
Die E-Rechnung ist mehr als nur eine digitale Rechnung, die am Computer oder per Software erstellt und anschließend mittels E-Mail versendet wird.
Die E-Rechnung, auch als elektronische Rechnung bezeichnet, ist eine digitale Form einer Rechnung, die elektronisch erstellt, übermittelt, empfangen und verarbeitet wird. Im Gegensatz zu traditionellen Papierrechnungen erfolgt der gesamte Prozess der E-Rechnung elektronisch, ohne physische Dokumente. Die E-Rechnung nutzt elektronische Datenformate, um Informationen zwischen Geschäftspartnern auszutauschen.
Die E-Rechnung bietet verschiedene Vorteile, darunter eine schnellere Abwicklung von Zahlungen, eine effizientere Verarbeitung, Kostenersparnisse und eine verbesserte Nachverfolgbarkeit. Durch die Standardisierung von Datenformaten wird die Automatisierung von Rechnungsprozessen erleichtert, was zu einer Reduzierung von Fehlern und einem effektiveren Ressourceneinsatz führen kann.
Es gibt verschiedene Standards und Formate für E-Rechnungen, je nach Land und Branche. Zu den bekannten Standards gehören beispielsweise ZUGFeRD (für Deutschland) und PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine) auf europäischer Ebene.
Stufenweise Einführung der E-Rechnung
Die E-Rechnung wird auch in 2025 nicht von heute auf morgen eingeführt und zu einem Pflichtbestandteil im Unternehmen.
Ein aktueller Plan sieht vor, dass Unternehmen ab 2025 die Grundlage geschaffen haben müssen, um E-Rechnungen empfangen zu können. Viele Unternehmer arbeitet aktuell bereits mit einem elektronischen Format wie beispielsweise ZUGFeRD oder XRechnung. Behörden und andere Institutionen sind bereits verpflichtet E-Rechnungen zu empfangen.
Eine Pflicht zur Erstellung der E-Rechnung wird es voraussichtlich ab 2026 geben.
Gibt es Pflichtangaben für die E-Rechnung?
Im Grunde unterscheidet sich der Aufbau der E-Rechnung nicht von einer gewöhnlichen Rechnung im PDF Format nach § 14 des UStG Absatz 4. Damit Sie problemlos jedoch Ihren Vorsteuerabzug geltend machen können, weisen wir auf die Pflichtbestandteile der E-Rechnung noch einmal hin:
- Vollständiger Name und Anschrift von Leistungserbringer und -empfänger
- Steuernummer oder Umsatzsteuer ID des Leistungserbringers
- fortlaufende Rechnungsnummer, die vom Ersteller einmalig vergeben wird
- Rechnungsdatum
- Menge und Bezeichnung der einzelnen Waren oder im Falle einer Dienstleistung auch das Datum der erbrachten Leistung
- Einzelpreis, Steuersatz sowie den Steuerbetrag und Gesamtpreis der Lieferung oder Leistung
- im Fall einer Steuerbefreiung ein Hinweis auf eben diese
- im Fall einer Ausstellung der Rechnung durch den Leistungsempfänger muss die Angabe „Gutschrift“ aufgebracht werden
- ggf. notwendiger Hinweis auf Steuerschuld des Leistungsempfängers
Fragen rund um die E-Rechnung
Erfragen Sie beim öffentlichen Auftraggeber immer die notwendige Leitweg-ID zur Angabe in Ihrer elektronischen Rechnung. Auch sollten Sie nach dem Zusendungsweg fragen, ob der Erhalt der E-Rechnung per E-Mail oder über ein Onlineportal mit Upload-Funktion vorgesehen ist.
Bei den meisten Anbietern findet sich eine Größenvorgabe von max. 15 MB. In wenigen Ausnahmen können es auch 10MB sein. Hinterfragen Sie dies bevor Sie die E-Rechnung anlegen. Anhänge werden meist mit bis zu 200 Seiten unterstützt.
Ja und sie muss als elektronische Rechnung auch originär elektronisch aufbewahrt werden. Hier gilt die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von mindestens 10 Jahren. Die Rechnungen müssen über den genannten Zeitraum lesbar bleiben und revisionssicher aufbewahrt werden.
easybill unterstützt derzeit die Erstellung von Rechnungen im ZUGFeRD-Format und als XRechnung. Als Grundlage für die E-Rechnung kann derzeit die XRechnung 2.3 verwendet werden.
