E-Rechnungspflicht 2025

E-Rechnung

Tipps und Tricks für einen reibungslosen Übergang

Eine Frau arbeitet konzentriert an einem Laptop, trägt Kopfhörer und eine gelbe Jacke.
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Lesezeit: ca. 6 Minuten
Veröffentlicht: 28.03.24

tips_and_updatesE-Rechnung: Wichtige Fakten

  • Was ist eine E-Rechnung? Eine Rechnung, die in einem strukturierten, elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird.
  • Papierlos: Kein Drucken oder Verschicken per Post nötig.
  • Standards: Erfüllt spezifische technische und formale Anforderungen für Sicherheit und Nachvollziehbarkeit.
  • Authentizität und Integrität: Stellt sicher, dass die Herkunft eindeutig ist und der Inhalt nach dem Versenden unverändert bleibt.
  • Vorteile: Höhere Effizienz durch automatisierte Prozesse, z. B. in der Rechnungsprüfung. Umweltfreundlich durch Vermeidung von Papier.
    Zeit- und Kostenersparnis bei Erstellung und Versand.
    Einfachere Archivierung und schnellerer Zugriff.
  • Sicherheit: Höher als bei Papier- oder einfachen PDF-Rechnungen dank Verschlüsselung und digitalen Signaturen.

Was ist eine E-Rechnung?

Definition und Vorteile

Die E-Rechnung ist eine elektronische Version der herkömmlichen Papierrechnung. Dies bedeutet, dass von der Erstellung bis zur Verarbeitung alles elektronisch abläuft. Im Unterschied zu gewöhnlichen digitalen Rechnungen, die vielleicht nur als PDF erstellt und per E-Mail versendet werden, umfasst die E-Rechnung den gesamten Prozess elektronisch.

Sie nutzt spezielle Formate für den Austausch von Informationen zwischen Firmen. Dies bringt viele Vorteile mit sich: Zahlungen erfolgen schneller, die Bearbeitung wird effizienter, Kosten sinken und die Übersicht verbessert sich. Dank festgelegter Datenformate lassen sich Rechnungen leichter automatisieren, was Fehler reduziert und Ressourcen schont.

Abhängig von Ort und Sektor gibt es unterschiedliche Standards für E-Rechnungen. In Deutschland entsprechen z. B. ZUGFeRD oder die XRechnung dem vorgegebenen Standard. Dies hilft Firmen, den Wechsel zu digitalen Rechnungen als Chance zu sehen, nicht nur als Pflicht.


E-Rechnungspflicht 2025: Alles zum Wachstumschancen Gesetz

Verpflichtung zur E-Rechnung: Wer ist betroffen und wann?

Ab dem 1. Januar 2025 wird die Einführung der E-Rechnung einen wesentlichen Wendepunkt für B2B-Transaktionen markieren. Diese Änderung, ein zentraler Bestandteil des Wachstumschancengesetzes, zielt darauf ab, den elektronischen Rechnungsaustausch zu vereinheitlichen und zu vereinfachen. Der Geschäftsverkehr wird so flüssiger und transparenter.

Umsetzungsphasen der E-Rechnung gemäß dem Wachstumschancen Gesetz

Die Einführung der E-Rechnung wird schrittweise vollzogen, entsprechend den Richtlinien des Wachstumschancen Gesetzes:

Phase 1: Bis 2025 – Gewährleistung der Empfangsbereitschaft

  • Zielsetzung: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können.
  • Integration: Schaffung einer Basis für die nahtlose Eingliederung in bestehende Systeme.
  • Aktuelle Nutzung: Viele Firmen verwenden bereits elektronische Formate wie ZUGFeRD oder XRechnung für ihre Rechnungsprozesse.

Bereits bestehende Anforderungen:

  • Für öffentliche Einrichtungen: Schon jetzt dürfen Rechnungen an Behörden und öffentliche Institutionen nur als XRechnung erfolgen. Somit müssen diese bereits seit längerem in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.
  • Nächste Schritte: Ausweitung dieser Anforderung auf den gesamten B2B-Bereich.

Phase 2: Ab 2026 – Gesetzliche Erstellungspflicht nach dem Wachstumschancen Gesetz

  • Erwartung: Ab diesem Jahr wird die Erstellung von E-Rechnungen in mehreren Stufen bis 2028 für alle Unternehmen verpflichtend.

Diese stufenweise Einführung ermöglicht es Unternehmen, sich schrittweise mit den Anforderungen und Vorteilen der E-Rechnung vertraut zu machen. Die Umstellung auf E-Rechnungen ist nicht nur eine gesetzliche Anforderung, sondern bietet auch die Chance, Geschäftsprozesse effizienter, kostengünstiger und umweltfreundlicher zu gestalten.

Vorteile des Wachstumschancen Gesetzes durch die E-Rechnungspflicht

Das Wachstumschancen Gesetz ab 2025 bringt die E-Rechnungspflicht mit sich, die Unternehmen eine effiziente und kostensparende Alternative bietet. Durch den Wechsel zu elektronischen Rechnungen erfüllen Unternehmen nicht nur rechtliche Anforderungen, sondern leisten auch einen Beitrag zum Umweltschutz.

Entdecken Sie in unserem Blog wertvolle Tipps, wie Ihr Unternehmen von der E-Rechnungspflicht profitieren kann.

Firmen, die aktiv diesen Wandel anpacken, positionieren sich besser im Wettbewerb, indem sie schon jetzt die Grundlagen für eine digitale Zukunft legen.

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Was muss auf eine E-Rechnung?

Die E-Rechnung folgt in ihrem Aufbau den gleichen gesetzlichen Pflichtangaben wie eine herkömmliche Rechnung, angelehnt an § 14 UStG Absatz 4. Für den reibungslosen Vorsteuerabzug sind bestimmte Pflichtbestandteile unerlässlich. Hier die essenziellen Angaben:

  • 1

    Der vollständige Name sowie die Anschrift des Unternehmens (Rechnungsadresse)

  • 2

    Steuernummer oder die Umsatzsteueridentifikationsnummer (USt-IdNr.)

  • 3

    Vollständiger Name und Anschrift des Kunden

  • 4

    Ausstellungsdatum / Rechnungsdatum

  • 5

    Fortlaufende Rechnungsnummer

  • 6

    Zeitpunkt der Lieferung / Leistung

  • 7

    Menge und die Art der Lieferung bzw. der Umfang und die Art der Leistung

  • 8

    Entgelt für die Lieferung / Leistung in Netto

  • 9

    Der auf das Nettoentgelt entfallende Umsatzsteuersatz

  • 10

    Der auf das Nettoentgelt entfallende Umsatzsteuerbetrag

E-Rechnungskonformität durch strukturierte Datenformate

Um den gesetzlichen Vorgaben gerecht zu werden und eine effiziente, digitale Weiterverarbeitung Ihrer E-Rechnungen zu gewährleisten, ist es entscheidend, diese in einem strukturierten Datenformat wie XML, UBL oder EDIFACT zu erstellen. Wie erstellt man eine XRechnung/ZUGFeRD Rechnung?

Datensicherheit

Wie sicher sind E-Rechnungen?

E-Rechnungen bieten zahlreiche Vorteile wie Effizienzsteigerung und Kostenersparnis. Doch wie steht es um ihre Sicherheit? Diese Frage ist von entscheidender Bedeutung für Unternehmen, die sich für die Umstellung auf elektronische Rechnungsstellung entscheiden.

Glücklicherweise sind E-Rechnungen mit robusten Sicherheitsmechanismen ausgestattet, um die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der übermittelten Daten zu gewährleisten. Zu den wichtigsten Sicherheitsmaßnahmen gehören:

  • Verschlüsselung: Alle übertragenen Daten werden mit starken Verschlüsselungsalgorithmen geschützt, um unbefugten Zugriff zu verhindern.
  • Mehrschichtige Sicherheit: Moderne E-Rechnungssysteme verfügen über Firewalls, Intrusion Detection- und Prevention-Systeme sowie Zugriffskontrollen, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Benutzer auf die Rechnungsdaten zugreifen können.
  • Starke Authentifizierung: Durch die Verwendung von starken Authentifizierungsmethoden wie Passwörtern, Sicherheitstoken oder biometrischen Identifikationsverfahren wird sichergestellt, dass nur autorisierte Benutzer auf die Rechnungssysteme zugreifen können.
  • Regelmäßige Sicherheitsupdates und Wartung: Durch regelmäßige Aktualisierungen und Wartung bleiben die Systeme gegen bekannte Bedrohungen geschützt.
  • Alles über die E-Rechnung 2025

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Finanzamt-Kriterien bei E-Rechnungen:

Um die Gleichwertigkeit Ihrer E-Rechnungen mit herkömmlichen Papierrechnungen in den Augen des Finanzamts sicherzustellen, ist die Erfüllung einiger Kernkriterien unerlässlich. Beachten Sie folgende Praxisrichtlinien, um Ihre E-Rechnungen finanzamtkonform zu gestalten:

  • 1

    Zustimmung des Empfängers: Ab dem 01.01.2025 ist das Einverständnis des Empfängers zur elektronischen Rechnungsstellung nicht mehr erforderlich.

  • 2

    Lesbarkeit: E-Rechnungen müssen so formatiert sein, dass sie auch für den Menschen ohne technische Hilfsmittel verständlich sind.

  • 3

    Echtheitsgarantie: Es müssen Verfahren etabliert werden, die die Authentizität der Herkunft jeder E-Rechnung zweifelsfrei belegen.

  • 4

    Integritätssicherung: Die Unversehrtheit des Inhalts der E-Rechnung ist durch geeignete Maßnahmen zu gewährleisten.


Unterschiede: ZUGFeRD, XRechnung, E-Rechnung

E-Rechnungen sind ein allgemeiner Begriff für elektronische Rechnungen und umfassen alle Arten digitaler Rechnungsstellung. ZUGFeRD und XRechnung sind Formate für E-Rechnungen, die der vorgegebenen CEN Norm EN 16931 entsprechen. ZUGFeRD kombiniert PDF und strukturierten Datensatz in einem Format. Die XRechnung enthält nur den XML-Datensatz und kommt ohne Belegbild aus. Beide dienen dem digitalen Rechnungsaustausch und sind in Deutschland standardisiert.

ZUGFeRD:

  • Hybridformat, das PDF für Menschen und XML für Maschinen kombiniert.
  • Geeignet für den Austausch zwischen verschiedenen Unternehmen.
  • Unterstützt eine breite Palette von Geschäftsprozessen.
  • In Deutschland entwickelt und standardisiert.

X-Rechnung:

  • Reines Datenformat (XML) ohne visuelle PDF-Komponente.
  • Fokussiert auf den öffentlichen Sektor und Behörden in Deutschland.
  • Erfüllt die EU-Normen für elektronische Rechnungsstellung.
  • Ermöglicht maschinelle Verarbeitung und automatisierten Datenaustausch.

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  • 1

    Erstellen Sie wie gewohnt eine Rechnung in easybill

  • 2

    Tragen Sie die für eine XRechnung erforderlichen Felder ein

  • 3

    Laden Sie das Dokument im XRechnungsformat herunter oder versenden Sie es per E-Mail

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Fragen rund um die E-Rechnung


Was muss ich als Rechnungssteller einer E-Rechnung beachten?

Erfragen Sie beim öffentlichen Auftraggeber immer die notwendige Leitweg-ID zur Angabe in Ihrer elektronischen Rechnung. Auch sollten Sie nach dem Zusendungsweg fragen, ob der Erhalt der E-Rechnung per E-Mail oder über ein Onlineportal mit Upload-Funktion vorgesehen ist.

Was muss ich beachten bezüglich Größe der Datei und Umfang (Anhänge)?

Bei den meisten Anbietern findet sich eine Größenvorgabe von max. 15 MB. In wenigen Ausnahmen können es auch 10MB sein. Hinterfragen Sie dies bevor Sie die E-Rechnung anlegen. Anhänge werden meist mit bis zu 200 Seiten unterstützt.

Gilt auch für die E-Rechnung die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren?

Ja und sie muss als elektronische Rechnung auch originär elektronisch aufbewahrt werden. Hier gilt die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von mindestens 10 Jahren. Die Rechnungen müssen über den genannten Zeitraum lesbar bleiben und revisionssicher aufbewahrt werden.

Unterstützt easybill die Erstellung einer E-Rechnung?

easybill unterstützt derzeit die Erstellung von Rechnungen im ZUGFeRD-Format und als XRechnung. Als Grundlage für die E-Rechnung kann derzeit die XRechnung 2.3 verwendet werden.

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