Zahlungserinnerung: Vorlage und Tipps

Offene Rechnungen sind kein Ausnahmefall, sondern ein alltägliches Thema für Selbstständige, Freiberufler und kleine Unternehmen. Viele Zahlungsverzögerungen entstehen nicht aus böser Absicht, sondern durch Vergessen, interne Abläufe oder Kommunikationspannen. Dennoch können sie die eigene Liquidität gefährden.

Mit einer gut formulierten Zahlungserinnerung bringst du dein Forderungsmanagement auf Kurs, ohne die Kundenbeziehung zu belasten. Dieser Beitrag zeigt dir, worauf du achten solltest, wann der richtige Zeitpunkt für eine Erinnerung ist und wie du dabei rechtssicher und kundenorientiert bleibst.

Was ist eine Zahlungserinnerung

Eine Zahlungserinnerung ist eine formlose, höfliche Nachricht an deine Kundin oder deinen Kunden, dass eine Rechnung zur Zahlung fällig war und bisher kein Zahlungseingang erfolgt ist. Sie ist rechtlich nicht vorgeschrieben, aber in der Praxis ein bewährter Zwischenschritt vor einer Mahnung. Mit einer Zahlungserinnerung sorgst du dafür, dass deine Rechnungen nicht vergessen, sondern schnellstmöglich beglichen werden und du liquide bleibst. Um deine Kunden nicht zu verprellen, sollte die Zahlungserinnerung freundlich formuliert sein.

Demgegenüber ist eine Mahnung eine deutlichere Zahlungsaufforderung, die in der Regel ein konkretes neues Zahlungsziel nennt. Sie signalisiert dem Kunden, dass die Forderung ernst genommen wird und ggf. weitere Schritte folgen können.

Wichtig zu wissen: Weder eine Zahlungserinnerung noch eine Mahnung sind rechtlich erforderlich, um in Zahlungsverzug zu geraten. Der Schuldner kommt automatisch in Verzug, wenn er Rechnungen nicht innerhalb des Zahlungsziels begleicht. Zahlungserinnerungen und Mahnungen sind daher kommunikative Werkzeuge, um Eskalation zu vermeiden, Zahlungen anzustoßen und ein geordnetes Forderungsmanagement sicherzustellen.

Der richtige Zeitpunkt für eine Zahlungserinnerung

Der Versandzeitpunkt einer Zahlungserinnerung hängt davon ab, mit wem du zusammenarbeitest, wie wichtig dir die Beziehung zum Kunden ist und wie gut seine Zahlungsmoral.

Grundsätzlich haben sich folgende Zeiträume bewährt:

  • Bei Geschäftskunden kannst du bereits 1 bis 3 Tage nach Ablauf des Zahlungsziels erinnern
  • Bei Privatkunden sind 5 bis 7 Tage nach Fälligkeit angemessen

Bevor du die Erinnerung versendest, prüfe bitte, ob die Zahlung eventuell doch eingegangen ist oder ob du dem Kunden alle nötigen Zahlungsinformationen bereitgestellt hast. Missverständnisse lassen sich so oft im Vorfeld klären.

Tipp: Notiere dir regelmäßig Zahlungsziele in einem Dokument oder deinem Kalender, um rechtzeitig nachzuhaken, falls eine Rechnung noch offen ist. So vermeidest du weitere Verzögerungen, weil dein Kunde die Rechnung vergessen oder verlegt hat.

Was gehört in eine Zahlungserinnerung bzw. Mahnung

Auch wenn eine Zahlungserinnerung nicht gesetzlich geregelt ist, solltest du einige Elemente unbedingt einbauen. So stellst du sicher, dass dein Anliegen nachvollziehbar und professionell vermittelt wird.

Mahnung schreiben Vorlage

Diese Angaben sollten enthalten sein:

  • Eine freundliche Einladung zur Rückmeldung bei Rückfragen
  • Ein klarer Betreff, zum Beispiel „Zahlungserinnerung zu Ihrer Rechnung vom …“
  • Ein konkreter Bezug zur Rechnung: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Rechnungsbetrag
  • Der Hinweis auf das ursprüngliche Zahlungsziel
  • Der noch offene Betrag, idealerweise als Netto- und Bruttobetrag
  • Die Bitte um Zahlung innerhalb einer bestimmten Frist
  • Deine vollständigen Kontodaten

Mit easybill kannst du automatisiert Zahlungserinnerungen und Mahnungen schreiben und sparst dir Zeit für dein Kerngeschäft.

Der Ton der Nachricht ist entscheidend. Bleibe höflich und sachlich, auch wenn du im Recht bist. Das Ziel ist es, eine zügige Zahlung zu erreichen, nicht den Kunden zu verärgern. Es kann viele gute Gründe haben, warum eine Zahlung nicht innerhalb des Zahlungsziels erfolgt ist.

Textvorlagen für eine Zahlungserinnerung

Du kannst Zahlungserinnerungen individuell formulieren oder auf bewährte Muster zurückgreifen. Hier findest du drei praxisnahe Vorlagen für unterschiedliche Eskalationsstufen.

Vorlage 1 – Freundliche erste Erinnerung

Betreff: Zahlungserinnerung zu Ihrer Rechnung Nr. 2025-0815 vom 10.09.2025

Sehr geehrte Frau Muster,

unsere Rechnung Nr. 2025-0815 über 1.250,00 Euro brutto war zum 24.09.2025 zur Zahlung fällig. Bisher konnten wir leider keinen Zahlungseingang feststellen.

Vermutlich ist die Rechnung im Alltag untergegangen. Wir möchten Sie daher freundlich bitten, den offenen Betrag in den kommenden Tagen zu überweisen. Sollten Sie die Zahlung bereits vorgenommen haben, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos.

Für Rückfragen stehen wir Ihnen selbstverständlich gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen
[Dein Name]
[Dein Unternehmen]

Durch den freundlichen Ton gibst du deinem Kunden die Chance, die vergessene Rechnung zeitnah zu begleichen, das sollte in den meisten Fällen bereits genügen. Sollte er auf diese 1. Zahlungserinnerung nicht reagieren kannst du es mit einer freundlichen Nachfrage per Telefon versuchen oder eine Mahnung mit einer konkreten Frist schreiben, um auf die Dringlichkeit hinzuweisen.

Vorlage 2 – Erste Mahnung (mit Fristsetzung)

Betreff: Mahnung Rechnung Nr. 2025-0815

Sehr geehrte Frau Muster,

leider haben wir auf unsere Zahlungserinnerung vom 27.09.2025 keine Rückmeldung erhalten. Die Rechnung Nr. 2025-0815 über 1.250,00 Euro brutto ist weiterhin offen.

Wir bitten Sie, den ausstehenden Betrag bis spätestens 10.10.2025 zu begleichen. Sollte es Unklarheiten zur Rechnung geben oder eine Teilzahlung notwendig sein, melden Sie sich bitte direkt bei uns. Gemeinsam finden wir eine Lösung.

Vielen Dank im Voraus für Ihre Rückmeldung.

Mit freundlichen Grüßen
[Dein Name]
[Dein Unternehmen]

Durch die Frist gibst du einen klaren Rahmen vor und der Kunde sollte nun bezahlen oder sich bei dir melden. Bleibt beides aus, kannst du eine letzte Mahnung schreiben oder das gerichtliche Mahnverfahren einleiten. Einen rechtlichen Anspruch auf eine Zahlungserinnerung oder Mahnung gibt es nicht, sofern deine Rechnung auf einem nachweisbaren Anspruch (Auftrag, Vertrag, etc.) beruht, muss der Kunde bezahlen.

Vorlage 3 – Letzte Mahnung

Betreff: Letzte Mahnung – Rechnung Nr. 2025-0815 weiterhin offen

Sehr geehrte Frau Muster,

trotz zweier Erinnerungen ist die Zahlung unserer Rechnung Nr. 2025-0815 vom 10.09.2025 über 1.250,00 Euro brutto bisher nicht erfolgt. Wir setzen Ihnen daher eine letzte Frist zur Begleichung der Forderung bis zum 14.10.2025.

Sollte bis dahin kein Zahlungseingang erfolgen, sehen wir uns gezwungen, das Mahnverfahren einzuleiten. Wir möchten dies vermeiden und bitten um eine zügige Überweisung.

Für Rückfragen stehen wir weiterhin zur Verfügung.

Mit besten Grüßen
[Dein Name]
[Dein Unternehmen]

Versand und Nachverfolgung

Zahlungserinnerungen kannst du per E-Mail, Post oder über ein Rechnungsprogramm versenden. Wichtig ist, dass du jeden Schritt dokumentierst – gerade wenn es später zu einer Mahnung oder rechtlichen Auseinandersetzung kommt.

Tipp: Viele digitale Buchhaltungslösungen wie easybill bieten integrierte Funktionen zur Zahlungserinnerung. So kannst du offene Beträge automatisch verfolgen und Erinnerungen mit wenigen Klicks verschicken. Das spart Zeit und senkt das Risiko, eine offene Forderung aus den Augen zu verlieren.

Wenn keine Zahlung erfolgt – was dann

Wenn deine Zahlungserinnerungen und Mahnungen erfolglos bleiben, solltest du weitere Schritte einleiten, um deine Forderung durchzusetzen. Dabei kommt das gerichtliche Mahnverfahren ins Spiel, ein kostengünstiges und effizientes Mittel, um Außenstände rechtlich geltend zu machen.

Beim gerichtlichen Mahnverfahren beantragst du beim zuständigen Mahngericht einen sogenannten Mahnbescheid. Diesen erhält der Schuldner offiziell per Post. Der Mahnbescheid ist keine Klage, sondern ein vereinfachtes Verfahren zur Durchsetzung unbestrittener Geldforderungen.

Ablauf des gerichtlichen Mahnverfahrens:

  1. Mahnbescheid beantragen: Online über das Portal der Justiz oder schriftlich beim Amtsgericht.
  2. Zustellung durch das Gericht: Der Schuldner hat 14 Tage Zeit, Widerspruch einzulegen.
  3. Kein Widerspruch: Du kannst den Vollstreckungsbescheid beantragen, das ist die Grundlage für eine Zwangsvollstreckung (z. B. Pfändung).
  4. Widerspruch: Dann musst du in ein reguläres Klageverfahren übergehen, wenn du deine Forderung weiterverfolgen willst.

Das gerichtliche Mahnverfahren ist vor allem dann sinnvoll,

  • wenn du eine unbestrittene Forderung hast,
  • wenn der Schuldner nicht reagiert, aber auch nicht ausdrücklich widerspricht,
  • wenn du rechtssicher dokumentieren willst, dass du deine Ansprüche verfolgst.

Es ist deutlich günstiger und schneller als eine Zivilklage. Die Gerichtskosten richten sich nach der Höhe deiner Forderung und können bei erfolgreicher Vollstreckung dem Schuldner auferlegt werden.

Tipp: Dokumentiere alle Schritte – Zahlungserinnerung, Mahnung, Fristen – sorgfältig. Nur so kannst du nachweisen, dass du dem Schuldner ausreichend Gelegenheit zur Zahlung gegeben hast. Auch ein Hinweis auf das mögliche gerichtliche Mahnverfahren in der letzten Mahnung kann sinnvoll sein, um die Ernsthaftigkeit deines Anliegens zu unterstreichen.

Zahlungserinnerungen sind freundliche Reminder

Zahlungserinnerungen sind mehr als ein reines Verwaltungsthema. Sie helfen dir, dein Unternehmen liquide zu halten, Kundenbeziehungen zu pflegen und Konflikte möglichst früh zu vermeiden. Wer sie klar, freundlich und professionell formuliert, schafft Vertrauen und zeigt gleichzeitig, dass offene Rechnungen ernst genommen werden.

Für Selbstständige lohnt sich der Einsatz digitaler Lösungen, um Zahlungserinnerungen automatisiert und fristgerecht zu versenden. So bleibt mehr Zeit für das Kerngeschäft.

Häufige Fragen zur Zahlungserinnerung

Ist eine Zahlungserinnerung gesetzlich vorgeschrieben?
Nein. Du kannst direkt mahnen, aber eine freundliche Erinnerung ist meist der bessere erste Schritt.

Wie oft darf ich erinnern, bevor ich mahne?
Das liegt bei dir. Üblich ist eine Erinnerung, dann eine erste Mahnung mit Frist, ggf. eine zweite Mahnung. Danach folgen rechtliche Schritte.

Was passiert, wenn ich keine Erinnerung schreibe?
Du kannst trotzdem mahnen. Die Zahlungserinnerung dient lediglich dazu, Missverständnisse zu vermeiden und professionell zu kommunizieren.

Was bringt eine Zahlungserinnerung überhaupt?
Sie zeigt, dass du dein Forderungsmanagement ernst nimmst und ermöglicht es dem Kunden, schnell zu reagieren – oft reicht ein freundlicher Hinweis.

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