Wie du dir als Unternehmer die Vorsteuer auf betriebliche Ausgaben zurückholst und was du beim Vorsteuerabzug beachten musst.
Viele Unternehmer wissen, dass sie auf ihren Rechnungen Umsatzsteuer ausweisen müssen. Doch mindestens genauso wichtig ist die andere Seite: Wenn du selbst etwas kaufst, kannst du dir die gezahlte Umsatzsteuer – die sogenannte Vorsteuer – vom Finanzamt zurückholen. Das bringt dir bares Geld und verbessert deine Liquidität.
Was ist die Vorsteuer?
Immer wenn du als Unternehmer etwas einkaufst – etwa Büromaterial, eine Dienstleistung oder Software – bekommst du eine Rechnung mit Umsatzsteuer. Diese Steuer zahlst du mit, sie gehört aber nicht wirklich zu deinen Kosten. Denn du kannst sie beim Finanzamt als Vorsteuer geltend machen.
Die Vorsteuer ist also die Umsatzsteuer, die du selbst beim Einkauf zahlst. Sie steht auf der Eingangsrechnung und wird dir später wieder erstattet. Du leitest diese Steuer gewissermaßen nur durch, ansonsten würde sich ein Produkt mit mehreren Zwischenhändlern ständig verteuern und wäre irgendwann nicht mehr bezahlbar.
Gleichzeitig musst du auf deinen eigenen Ausgangsrechnungen selbst Umsatzsteuer ausweisen. Diese sammelst du für das Finanzamt ein. Am Ende eines Monats oder Quartals wird beides miteinander verrechnet.
So funktioniert der Vorsteuerabzug in der Praxis – ein Beispiel
Du bist Fotograf und fotografierst auf Hochzeiten.
1. Du brauchst für deine Aufträge ein neues Objektiv. Du bestellst es bei einem Fachhändler.
- Preis des Objektivs: 1.000 Euro netto
- Zuzüglich 19 % Umsatzsteuer: 190 Euro
- Du bezahlst insgesamt: 1.190 Euro
Diese 190 Euro Umsatzsteuer hast du gezahlt – aber nicht an das Finanzamt, sondern an den Händler. Für dich ist das die Vorsteuer. Die bekommst du vom Finanzamt zurück, weil es ein geschäftlicher Kauf ist.
2. Ein Kunde bucht dich für eine Hochzeitsreportage. Du stellst deine Rechnung:
- Preis für deine Leistung: 2.000 Euro netto
- Zuzüglich 19 % Umsatzsteuer: 380 Euro
- Der Kunde überweist dir: 2.380 Euro
Diese 380 Euro Umsatzsteuer sind nicht dein Geld. Du hast sie für das Finanzamt „eingesammelt“. Du musst sie später abführen. Sie zählen zur sogenannten vereinnahmten Umsatzsteuer.
3. In deiner monatlichen Meldung an das Finanzamt rechnest du:
- +380 Euro eingenommene Umsatzsteuer (vom Kunden)
- –190 Euro gezahlte Vorsteuer (für das Objektiv)
Ergebnis: 190 Euro musst du an das Finanzamt zahlen.
So funktioniert das System: Umsatzsteuer, die du zahlst, bekommst du zurück. Umsatzsteuer, die du einnimmst, leitest du weiter.
Das Ziel: Nur der Endverbraucher zahlt die Steuer wirklich. Du als Unternehmer bist Teil der Lieferkette und wirst dabei steuerlich entlastet.
Wer darf Vorsteuer abziehen?
Grundsätzlich darf jeder Unternehmer, der umsatzsteuerpflichtige Leistungen anbietet, auch die gezahlte Vorsteuer zurückfordern. Entscheidend ist, dass du:
- ein Unternehmen betreibst
- die Eingangsrechnungen für betriebliche Zwecke nutzt
- nicht unter die sogenannte Kleinunternehmerregelung fällst
Wichtig: Wenn du dich als Kleinunternehmer nach § 19 UStG hast einstufen lassen, darfst du keine Umsatzsteuer in deinen Rechnungen ausweisen – und im Gegenzug auch keine Vorsteuer geltend machen.
Wer also regelmäßig investiert und Ausgaben hat, für den lohnt sich meist der normale Umsatzsteuerstatus. Dann kannst du die Steuer auf deine Anschaffungen zurückbekommen.
Wann bekommst du Vorsteuer zurück?
Du bekommst die Vorsteuer nicht automatisch erstattet. Du musst sie aktiv in deiner Umsatzsteuervoranmeldung angeben. Diese wird entweder monatlich oder vierteljährlich vom Steuerberater an das Finanzamt übermittelt.
Dort trägst du ein:
- wie viel Umsatzsteuer du eingenommen hast
- wie viel Vorsteuer du gezahlt hast
Die Differenz wird entweder an das Finanzamt überwiesen oder dir gutgeschrieben, je nachdem, was überwiegt.
Wichtig: Damit das funktioniert, musst du jede Rechnung richtig verbuchen. Und die Rechnung selbst muss bestimmte Angaben enthalten. Sonst erkennt das Finanzamt den Vorsteuerabzug nicht an.
easybill unterstützt dich dabei, korrekte Rechnungen und E-Rechnungen zu erstellen mit allen Pflichtangaben.
Was muss auf einer Rechnung stehen, damit du Vorsteuer abziehen darfst?
Das Umsatzsteuergesetz (§ 14 UStG) schreibt genau vor, welche Angaben auf einer Rechnung enthalten sein müssen. Fehlt etwas, ist der Vorsteuerabzug in Gefahr.
Folgende Angaben sind Pflicht:
- Dein Name mit Anschrift
- Deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID
- Name und Anschrift des Kunden
- Rechnungsdatum
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
- Beschreibung der Leistung oder Ware
- Netto Betrag
- Umsatzsteuerbetrag und Steuersatz
- Brutto-Betrag
Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro haben vereinfachte Regeln. Aber auch hier müssen zumindest Bruttobetrag, Steuersatz und leistender Unternehmer erkennbar sein.
Elektronische Rechnungen sind ebenfalls gültig, solange sie inhaltlich korrekt und revisionssicher gespeichert sind.
Häufige Fehler beim Vorsteuerabzug
In der Praxis gibt es einige Stolperfallen. Achte besonders auf diese Punkte:
- Unvollständige Rechnungen: Wenn wichtige Pflichtangaben fehlen, kannst du keine Vorsteuer geltend machen.
- Falscher Rechnungsempfänger: Die Rechnung muss auf dich bzw. dein Unternehmen ausgestellt sein.
- Private Nutzung: Du darfst nur die Vorsteuer für geschäftliche Ausgaben angeben.
- Zahlung noch nicht erfolgt: Bei der Istversteuerung zählt der Zahlungseingang bzw. -ausgang, nicht das Rechnungsdatum.
- Doppelte Erfassung: Achte darauf, dieselbe Rechnung nicht versehentlich mehrfach als Vorsteuer zu buchen.
Gibt es Ausnahmen vom Vorsteuerabzug?
Ja, es gibt bestimmte Ausgaben, bei denen du die gezahlte Umsatzsteuer nicht zurückbekommst – auch wenn die Rechnung korrekt ist.
Typische Beispiele:
- Bewirtungskosten für Geschäftsessen: nur eingeschränkt abziehbar
- Geschenke an Kunden oder Geschäftspartner über 35 Euro: keine Vorsteuer möglich
- Steuerfreie Umsätze, etwa bei der Vermietung von Wohnraum oder bei Heilberufen: Du darfst keine Vorsteuer ziehen, wenn du selbst keine Umsatzsteuer erhebst
Auch bei gemischt genutzten Anschaffungen, etwa einem Laptop, den du teils privat nutzt, musst du die Vorsteuer anteilig aufteilen.
Die Vorsteuer ist ein echter Vorteil – wenn du sie richtig nutzt
Wer unternehmerisch arbeitet, sollte die Vorsteuer kennen und aktiv nutzen. Denn sie sorgt dafür, dass du die Steuer auf deine Ausgaben nicht selbst tragen musst. Das verbessert deine Liquidität und sorgt für klare Verhältnisse bei der Buchführung.
Mit einem guten System und der richtigen Software wie Easybill gelingt das auch ohne tiefes Steuerwissen. So kannst du dich auf dein eigentliches Geschäft konzentrieren – und das Finanzielle sicher und effizient im Blick behalten.
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Häufige Fragen zum Vorsteuerabzug (FAQ)
Wer darf überhaupt Vorsteuer abziehen?
Nur Unternehmer, die umsatzsteuerpflichtige Leistungen anbieten, dürfen die Vorsteuer geltend machen. Wer die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzt, ist davon ausgeschlossen. Du darfst dann keine Umsatzsteuer berechnen und auch keine Vorsteuer zurückfordern.
Muss ich die Vorsteuer direkt nach dem Kauf geltend machen?
Du musst sie nicht sofort geltend machen, aber sie sollte im passenden Voranmeldezeitraum berücksichtigt werden. Falls du das versäumst, kannst du sie auch rückwirkend nachholen – solange die Rechnung korrekt ist und du sie noch nicht berücksichtigt hast. Die Frist liegt in der Regel bei vier Jahren.
Was passiert, wenn auf einer Rechnung etwas fehlt?
Fehlen Pflichtangaben wie Rechnungsnummer, Leistungszeitraum oder Steuersatz, darfst du daraus keine Vorsteuer ziehen. In diesem Fall solltest du dir vom Lieferanten eine korrigierte Rechnung ausstellen lassen. Danach kannst du den Vorsteuerabzug nachholen.
Kann ich auch bei Ausgaben im Ausland Vorsteuer abziehen?
Bei Leistungen aus dem EU-Ausland greift oft das Reverse-Charge-Verfahren. Dabei berechnest du die Umsatzsteuer selbst und kannst sie gleichzeitig als Vorsteuer geltend machen. Bei Warenimporten aus Drittländern wie den USA fällt keine Umsatzsteuer auf der Rechnung an, dafür aber möglicherweise Einfuhrumsatzsteuer. Diese kannst du ebenfalls als Vorsteuer abziehen, wenn sie richtig dokumentiert ist.
Darf ich auch auf private Ausgaben Vorsteuer abziehen?
Nein. Nur Ausgaben, die betrieblich veranlasst sind, berechtigen zum Vorsteuerabzug. Bei gemischt genutzten Anschaffungen – zum Beispiel einem Laptop für Büro und Privat – darfst du nur den geschäftlichen Anteil ansetzen. Dieser muss realistisch geschätzt und dokumentiert sein.
Wie erkenne ich, ob ich beim Einkauf Umsatzsteuer gezahlt habe?
Du erkennst es daran, dass auf der Rechnung die Umsatzsteuer separat ausgewiesen ist. Meistens mit einem Hinweis wie „zzgl. 19 % MwSt.“ oder „inkl. 7 % Umsatzsteuer“. Nur wenn die Steuer klar erkennbar ausgewiesen ist, kannst du sie auch als Vorsteuer abziehen.
Muss ich Belege im Original aufbewahren?
Nein, du brauchst keine Papierbelege mehr, solange du deine Rechnungen digital, vollständig und unveränderbar archivierst. Die Aufbewahrung muss GoBD-konform sein. Easybill hilft dir dabei mit einer sicheren und strukturierten Belegverwaltung.
Wie hilft mir Easybill beim Vorsteuerabzug?
Easybill unterstützt dich dabei, deine Eingangs- und Ausgangsrechnungen korrekt zu verwalten. Du erkennst auf einen Blick, welche Umsatzsteuer du eingenommen und welche Vorsteuer du gezahlt hast. Die Daten kannst du direkt exportieren, zum Beispiel für DATEV oder deine Steuerberatung. So wird deine Umsatzsteuervoranmeldung einfacher, schneller und fehlerfrei.
