Seit dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen in Deutschland verpflichtet, bei inländischen B2B-Umsätzen strukturierte elektronische Rechnungen auszustellen und zu empfangen. Grundlage ist das Wachstumschancengesetz. Diese Regelung betrifft alle steuerbaren und steuerpflichtigen Umsätze im unternehmerischen Bereich. Die E-Rechnung ersetzt schrittweise die Papierrechnung und erfordert neue technische und organisatorische Prozesse für die digitale Buchhaltung.
Rechtliche Anforderungen und zulässige Formate
Elektronische Rechnungen im Sinne des § 14 UStG müssen in einem strukturierten Format erstellt werden, das eine automatische elektronische Verarbeitung ermöglicht. Zulässige Formate sind XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1. PDF-Dateien gelten nicht mehr als elektronische Rechnung.
Übergangsregelungen im Überblick
- Bis Ende 2026: Verwendung von Papierrechnungen oder PDF nur mit Zustimmung des Empfängers
- Ab 2027: Verpflichtung zur strukturierten E-Rechnung für Unternehmen mit Vorjahresumsatz über 800.000 Euro
- Ab 2028: Pflicht zur strukturierten E-Rechnung für alle Unternehmen
Die Vorteile der E-Rechnung für die Buchhaltung
1. Effizienzsteigerung
E-Rechnungen reduzieren manuelle Tätigkeiten. Sie lassen sich direkt aus ERP- oder Buchhaltungssoftware erzeugen, versenden und verarbeiten. Eingehende Rechnungen werden automatisiert geprüft, kontiert und verbucht. Das spart Zeit und Personalressourcen.
2. Kosteneinsparungen
Durch den Wegfall von Papier, Druck, Porto und manueller Ablage sinken die Kosten erheblich. Studien des VeR zeigen Einsparpotenziale von bis zu 80 % gegenüber Papierrechnungen. Auch durch kürzere Bearbeitungszeiten werden interne Ressourcen besser genutzt.
3. Schnellere Zahlungsabwicklung
Die automatisierte Verarbeitung beschleunigt Freigabeprozesse. Unternehmen erhalten Zahlungen schneller oder können selbst Fristen besser einhalten. Das sorgt für eine stabilere Liquidität.
4. Nutzung von Skonti und Frühzahlerrabatten
Schnelle Verarbeitung erleichtert die Inanspruchnahme von Skonti. Das wirkt sich direkt auf die Kostenstruktur und den Cashflow aus.
5. Verbesserte Transparenz
Statusverfolgung in Echtzeit: Systeme zeigen, wann eine Rechnung erstellt, versendet, empfangen oder bezahlt wurde. Das sorgt für mehr Kontrolle im gesamten Rechnungsprozess.
6. Geringere Fehlerquote
Die automatisierte Datenerfassung reduziert typische Eingabefehler. Das minimiert Rückfragen, Korrekturen und Verzögerungen.
7. Bessere Compliance und Auditierbarkeit
E-Rechnungen lassen sich revisionssicher speichern. Sie erfüllen gesetzliche Archivierungspflichten gemäß GoBD und § 147 AO. Änderungen werden nachvollziehbar protokolliert – ein Vorteil bei Betriebsprüfungen.
8. Schutz vor Verlust und Beschädigung
Digitale Rechnungen sind besser gegen Verlust oder physischen Schaden geschützt als Papierbelege.
9. Nachhaltigkeit
Weniger Papier, weniger Transport: Die Umstellung senkt den CO₂-Ausstoß und verbessert die Umweltbilanz. Unternehmen erfüllen damit auch Anforderungen an nachhaltiges Wirtschaften.
E-Rechnungen für die digitale Buchhaltung
easybill ist ein cloudbasiertes Rechnungsprogramm, mit dem du professionell,
rechtssicher und zeitsparend deine Rechnungen verwaltest.
E-Rechnungen erstellen leicht gemacht:
Rechtssicher, schnell und ohne technische Hürden.Nahtlose Integration in deinen Onlineshop:
Automatisch Bestellungen abrechnen und Zeit sparen.Papierlos mit dem Steuerberater zusammenarbeiten:
Alle Unterlagen digital, immer griffbereit.
Digitale Buchhaltung: Papierlose Zusammenarbeit mit Steuerberatern
Digitale Buchhaltung bedeutet, dass alle buchhalterisch relevanten Prozesse elektronisch und möglichst automatisiert ablaufen. Belege werden digital erstellt, verarbeitet, archiviert und mit der Finanzbuchhaltung sowie dem Steuerberater nahtlos verknüpft. Die E-Rechnung ist dabei ein zentrales Element – insbesondere im Zusammenspiel mit einer Rechnungssoftware wie easybill.
1. Digitale Belegerstellung direkt in easybill
Mit easybill lassen sich Ausgangsrechnungen als strukturierte E-Rechnungen (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD) erstellen. Diese enthalten alle nötigen Buchungsinformationen bereits im richtigen Format und können direkt an Kunden sowie an die Buchhaltung weitergegeben werden. Eingangsrechnungen lassen sich ebenfalls digital erfassen und in die Buchhaltungsprozesse integrieren.
2. Automatisierte Übergabe an die Buchhaltung
easybill bietet Schnittstellen zur digitalen Buchhaltung und zum Steuerberater – etwa über DATEVconnect online. Rechnungsdaten, Belege und relevante Metadaten werden automatisch exportiert, sodass kein manuelles Ablegen oder Nachreichen von Unterlagen mehr nötig ist.
3. Automatisierter Buchungsprozess
Die strukturierten Daten aus easybill ermöglichen automatisierte Buchungsvorschläge in der Finanzbuchhaltung. Wiederkehrende Geschäftsvorfälle können vorkontiert und durch den Steuerberater oder das Buchhaltungsteam mit wenigen Klicks verbucht werden.
4. Bankintegration und Zahlungsabgleich
In der digitalen Buchhaltung werden Zahlungseingänge automatisiert den passenden Rechnungen zugeordnet. easybill unterstützt die automatische Überwachung offener Posten, sodass Zahlungserinnerungen oder Mahnungen schnell und gezielt ausgelöst werden können.
5. Revisionssichere Archivierung
Alle in easybill erstellten oder importierten Rechnungen lassen sich GoBD-konform archivieren. Das erleichtert nicht nur die interne Organisation, sondern ist auch ein wichtiger Baustein für rechtssichere Betriebsprüfungen.
6. Verbesserte Zusammenarbeit mit dem Steuerberater
Durch den digitalen Datenaustausch über easybill erhält dein Steuerberater jederzeit Zugriff auf aktuelle Rechnungsdaten. Das vereinfacht Abstimmungen, beschleunigt die Erstellung von Umsatzsteuervoranmeldungen und sichert eine zeitnahe betriebswirtschaftliche Auswertung.
Die Zukunft der Buchhaltung ist digital
Die Umstellung auf E-Rechnungen bietet zahlreiche Vorteile für die Buchhaltung, von Effizienzsteigerungen und Kosteneinsparungen über verbesserte Nachverfolgbarkeit und Transparenz bis hin zu positiven ökologischen Auswirkungen und einer verbesserten Liquidität. Angesichts dieser Vorteile ist es kaum verwunderlich, dass immer mehr Unternehmen auf E-Rechnungen umsteigen. Die Zukunft der Buchhaltung ist digital, und E-Rechnungen spielen dabei eine zentrale Rolle.
Unternehmen, die sich frühzeitig für die Einführung von E-Rechnungen entscheiden, können nicht nur ihre internen Prozesse optimieren, sondern auch einen Wettbewerbsvorteil erlangen. Durch die Nutzung moderner Technologien und die Anpassung an digitale Geschäftsprozesse stellen sie sicher, dass sie auch in einer zunehmend digitalisierten Welt wettbewerbsfähig bleiben. Es ist daher an der Zeit, die Potenziale der E-Rechnung zu erkennen und aktiv zu nutzen.
