Digitale Belege: Jetzt ganz einfach umstellen

Digitale Belege sind aus der modernen Buchhaltung nicht mehr wegzudenken. Sie ersetzen Papierdokumente, vereinfachen Arbeitsprozesse und sorgen für mehr Transparenz und Sicherheit, ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs. Besonders für Selbstständige und kleine Unternehmen bieten sie eine zeitsparende und rechtssichere Lösung zur Belegverwaltung.

Was versteht man unter digitalen Belegen?

Ein digitaler Beleg ist mehr als nur ein eingescanntes Dokument. Es handelt sich um einen strukturierten, elektronisch gespeicherten Nachweis einer geschäftlichen Transaktion, etwa in Form einer PDF-Rechnung oder XML-Datei. Digitale Belege entstehen entweder direkt in digitaler Form, etwa durch den Versand einer E-Rechnung, oder sie werden aus Papierbelegen mithilfe von Scannern oder Smartphone-Apps digitalisiert.

Unabhängig vom Format dienen sie als Grundlage für die Buchhaltung und müssen gesetzliche Anforderungen erfüllen, etwa im Hinblick auf Aufbewahrungsfristen oder Unveränderbarkeit.

Warum digitale Belege den Alltag vereinfachen

Digitale Belege bieten viele Vorteile gegenüber der klassischen Papierablage: Sie sind platzsparend, schnell auffindbar und lassen sich einfacher verarbeiten. Statt Aktenordner zu wälzen, genügt ein Klick, um die passende Rechnung zu finden. Besonders in Kombination mit modernen Buchhaltungsprogrammen – wie easybill – wird die Verwaltung nahezu automatisiert.

Durch den Einsatz sogenannter OCR-Technologie (Optical Character Recognition) können relevante Daten aus eingescannten Belegen direkt ausgelesen und in die Buchhaltung übernommen werden. Das spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch Fehlerquellen bei der manuellen Eingabe.

Digital ist nicht gleich digital: Die wichtigsten Formate im Überblick

Digitale Belege gibt es in unterschiedlichen Ausprägungen. Häufig begegnen dir:

• PDF-Belege, etwa in Form von Rechnungen, Quittungen oder Lieferscheinen. Sie lassen sich leicht erstellen, weiterleiten und speichern.
• Digitale Quittungen, die du etwa beim Online-Shopping per E-Mail erhältst.
• Elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) im strukturierten Format, die sich direkt in dein Buchhaltungssystem integrieren lassen.

Während PDF-Belege bereits eine solide Grundlage für die digitale Belegerfassung bieten, gehen E-Rechnungen einen Schritt weiter: Sie enthalten maschinenlesbare Informationen, was die automatisierte Verarbeitung erheblich vereinfacht, ein Aspekt, der mit Blick auf die kommende E-Rechnungspflicht ab 2025 zunehmend an Bedeutung gewinnt.

Wichtig: im B2B-Bereich sind spätestens ab 2028 nur noch E-Rechnungen zulässig.

So funktioniert die digitale Belegerfassung

Die Umwandlung von Papierdokumenten in digitale Belege erfolgt heute meist per Scanner oder Smartphone-App. Noch einfacher ist es, wenn Rechnungen oder Quittungen bereits digital eingehen – etwa als E-Mail-Anhang. Buchhaltungsprogramme wie easybill erfassen solche Dokumente automatisch und ordnen sie der passenden Buchung zu.

Ein zentraler Baustein dieses Prozesses ist die Texterkennung via OCR. Diese Technologie erkennt Inhalte auf eingescannten Belegen, extrahiert relevante Daten wie Rechnungsnummer, Betrag oder Datum, und überträgt sie direkt ins System. Manuelle Erfassungsschritte entfallen – das spart Zeit und minimiert Eingabefehler.

GoBD-konforme Belege: Was du beachten musst

Wer digital arbeitet, muss bestimmte Spielregeln einhalten. In Deutschland regeln die GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff), wie digitale Belege aufbewahrt werden müssen.

Wichtig ist vor allem:

• Unveränderbarkeit: Nachträgliche Änderungen an einem gespeicherten Beleg sind unzulässig.
• Nachvollziehbarkeit: Jeder Beleg muss sich einer konkreten Buchung eindeutig zuordnen lassen.
• Verfügbarkeit: Alle relevanten Unterlagen müssen im Fall einer Betriebsprüfung sofort abrufbar sein.

Eine revisionssichere Archivierung sorgt dafür, dass diese Anforderungen erfüllt werden. Hierbei kommen digitale Signaturen, Zugriffskontrollen und dokumentierte Abläufe zum Einsatz, je nach System automatisiert und gesetzeskonform umgesetzt.

Aufbewahrungsfristen digitaler Belege: Deutschland, Österreich, Schweiz

In Deutschland gilt: Buchungsbelege, Bilanzen und ähnliche steuerlich relevante Unterlagen müssen acht Jahre lang aufbewahrt werden. Für Geschäftsbriefe und andere Unterlagen gelten sechs Jahre. Entscheidend ist dabei nicht nur die Dauer, sondern auch die Form: Die Belege müssen jederzeit lesbar, vollständig und unverändert verfügbar sein.

Auch in Österreich und der Schweiz gelten ähnliche Vorgaben:

• Österreich: Grundsätzlich sieben Jahre, bei Grundstücksgeschäften bis zu 22 Jahre
• Schweiz: Zehn Jahre für Buchungsbelege und Geschäftsunterlagen

Moderne Archivierungssysteme bieten hier die notwendige technische Grundlage, um gesetzliche Anforderungen auch über Jahre hinweg zuverlässig zu erfüllen.

Papier oder digital? Die Unterschiede im Überblick

Während Papierbelege mühsam abgeheftet, aufbewahrt und im Zweifel gesucht werden müssen, bieten digitale Belege eine einfache und effiziente Lösung. Sie lassen sich automatisch erfassen, durchsuchen, analysieren und sicher archivieren. Zudem sind sie deutlich weniger anfällig für Verlust, Beschädigung oder Manipulation, besonders, wenn sie mit digitalen Signaturen versehen sind.

Auch bei der Zusammenarbeit mit Steuerberatern oder Prüfern zahlen sich digitale Prozesse aus: Belege können schnell geteilt und zentral verfügbar gemacht werden, ohne dass physische Dokumente verschickt werden müssen.

In drei Schritten zur digitalen Belegerfassung

Der Einstieg ist einfacher als gedacht:

1. Wähle eine geeignete Software: Ein Rechnungsprogramm wie easybill unterstützen dich bei der digitalen Erfassung, Verwaltung und Archivierung.
2. Erfasse deine Belege digital: Ob per Scan, Foto oder automatischer Import – der erste Schritt zur Digitalisierung beginnt mit der Belegerfassung.
3. Strukturiere deine Ablage: Sorge für eine klare Organisation, damit du jederzeit auf deine Unterlagen zugreifen kannst – unabhängig von Ort oder Gerät.

Warum sich der Umstieg lohnt

Digitale Belege machen deine Buchhaltung nicht nur effizienter, sondern auch rechtssicher und zukunftsfähig. Besonders mit Blick auf die verpflichtende Einführung der E-Rechnung im B2B-Bereich bis spätestens 2028 ist es sinnvoll, frühzeitig umzusteigen.

Du sparst Zeit, reduzierst Kosten und minimierst Risiken bei Steuerprüfungen. Zudem gewinnst du mehr Flexibilität und Transparenz in deinen Geschäftsprozessen – ein klarer Vorteil im zunehmend digitalen Arbeitsalltag.

easybill – die smarte Lösung für digitale Belege
Mit easybill verwaltest du Rechnungen, Angebote, Lieferscheine und Eingangsbelege einfach und GoBD-konform. Die Software ist E-Rechnung-ready und bietet dir alle Werkzeuge, um deinen Buchhaltungsprozess fit für die Zukunft zu machen.

Häufige Fragen zu digitalen Belegen

Muss ich Original-Papierbelege nach dem Einscannen aufbewahren?
Nein, in Deutschland musst du Belege nicht doppelt aufbewahren. Wenn du sie digitalisierst und die Anforderungen an die GoBD-konforme Archivierung erfüllst (z. B. durch den Upload in easybill), kannst du das Original entsorgen. Wichtig ist: Der Scan muss lesbar und vollständig sei, inklusive aller Rückseiten oder handschriftlicher Vermerke. Er muss genauso aussagekräftig sein, wie der Originalbeleg.

Sind private Ausgaben auf digitalen Belegen ein Problem?
Ja, wenn private und geschäftliche Ausgaben auf einem Beleg stehen, solltest du den geschäftlichen Anteil klar abgrenzen. In vielen Tools kannst du digitale Belege mit Kommentaren versehen oder nur bestimmte Posten übernehmen. Noch besser ist es, private und geschäftliche Ausgaben grundsätzlich zu trennen.

Kann ich Belege auch direkt per E-Mail archivieren?
Ja, viele Buchhaltungsprogramme – darunter auch easybill – bieten Schnittstellen zu E-Mail-Postfächern. Eingehende Rechnungen werden automatisch importiert, erkannt und korrekt zugeordnet. Achte dabei auf die GoBD-konforme Verarbeitung, also z. B. eine lückenlose Protokollierung und Archivierung ohne nachträgliche Bearbeitung.

Wie erkenne ich, ob ein Archivierungssystem wirklich revisionssicher ist?
Ein sicheres Archivsystem erfüllt folgende Kriterien: Es verhindert nachträgliche Änderungen, protokolliert jeden Zugriff, speichert redundant und sorgt für eine langfristige Lesbarkeit. Zertifizierungen (z. B. IDW PS 880, ISO 27001) können zusätzlich ein Hinweis auf die Qualität sein. Anbieter wie easybill setzen solche Standards bereits um.

Was passiert, wenn ein digitaler Beleg beschädigt oder gelöscht wird?
Ein professionelles Archivierungssystem sollte automatische Backups und Schutzmechanismen gegen Datenverlust bieten. Für dich bedeutet das: Du solltest niemals nur auf lokale Speicherung setzen, sondern Cloud- oder Serverlösungen mit Sicherheitskonzept nutzen. Bei Ausfällen oder versehentlichen Löschungen kann so eine Wiederherstellung erfolgen.

Sind handschriftlich erstellte Belege auch digital nutzbar?
Grundsätzlich ja – solange sie eingescannt und digital archiviert werden. Wichtig ist, dass sie leserlich sind und alle Pflichtangaben enthalten. Allerdings sind handschriftliche Belege schwerer automatisiert auszulesen und lassen sich schwerer nachweisen – digitale oder maschinell erstellte Belege sind daher vorzuziehen.

Wie gehe ich mit Belegen in Fremdwährung um?
Auch digitale Belege in Fremdwährung müssen nachvollziehbar umgerechnet werden. Der Umrechnungskurs (z. B. Tageskurs der EZB) sollte dokumentiert sein. Viele Buchhaltungsprogramme erkennen Fremdwährungen automatisch und ermöglichen die korrekte Verbuchung in Euro.

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