In der digitalen Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber gewinnt ein Begriff zunehmend an Bedeutung: Peppol. Doch was verbirgt sich dahinter und wie profitieren Unternehmen und Selbstständige davon?
Was ist Peppol?
Peppol steht für Pan-European Public Procurement OnLine und bezeichnet eine europäische Infrastruktur, mit der elektronische Dokumente wie E-Rechnungen sicher und standardisiert ausgetauscht werden können. Entwickelt wurde Peppol von der Non-Profit-Organisation OpenPeppol, mit dem Ziel, die elektronische Kommunikation im öffentlichen Beschaffungswesen europaweit interoperabel zu gestalten.
Das Herzstück von Peppol ist das sogenannte 4-Corner-Modell: Sender und Empfänger sind jeweils mit einem sogenannten Access Point verbunden, über den der Dokumentenaustausch erfolgt, ähnlich wie bei einem E-Mail-System, nur sicherer, strukturierter und standardisiert.
Warum Peppol für die E-Rechnung an die öffentliche Hand?
Seit Inkrafttreten der E-Rechnungsverordnung ist die elektronische Rechnung in der öffentlichen Beschaffung Pflicht. In Deutschland nutzen insbesondere Bundesbehörden die beiden Rechnungseingangsplattformen ZRE (für die unmittelbare Bundesverwaltung) und OZG-RE (für mittelbare Verwaltung und kooperierende Bundesländer).
Peppol ist der einzige Übertragungskanal, der den automatisierten und medienbruchfreien Versand von E-Rechnungen direkt aus dem ERP-System ermöglicht. Damit eignet sich das Netzwerk insbesondere für Unternehmen mit hohem Rechnungsvolumen oder der Notwendigkeit zur Prozessautomatisierung.
Wichtig: Ab Sommer 2025 wird nur noch die OZG-RE als zentrale Eingangsplattform des Bundes betrieben. Die ZRE wird bis Ende 2025 abgeschaltet.
Vorteile von Peppol im Überblick
Effizienz durch Automatisierung
Peppol erlaubt die direkte Anbindung an ERP- oder Buchhaltungssysteme. Einmal eingerichtet, können E-Rechnungen ohne manuelle Eingriffe übertragen werden – auch im Massenversand.
Standardisierung und Interoperabilität
Durch einheitliche technische Spezifikationen (sogenannte Business Interoperability Specifications, kurz BIS) ist ein reibungsloser Austausch über Landesgrenzen und Systemgrenzen hinweg möglich.
Höchste Sicherheit
Der Versand über Peppol erfüllt alle Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit. Fehlerrisiken werden durch die standardisierte Übertragung minimiert.
Transparenz im Prozess
Sender und Empfänger sind über sogenannte Peppol-IDs eindeutig identifizierbar. Der Versandweg ist nachvollziehbar dokumentiert.
Drei Wege, Peppol als Rechnungssteller zu nutzen
1. Kostenloser Webservice des Bundes
Wenn du E-Rechnungen ausschließlich an Einrichtungen der Bundesverwaltung oder kooperierender Länder senden willst, kannst du den kostenfreien Webservice des Bundes nutzen.
- Vorteile: Kostenlos, direkt aus dem eigenen System nutzbar
- Nachteile: Nur für ZRE- und OZG-RE-Empfänger geeignet, keine anderen Formate als XRechnung
📧 Kontakt zur Anmeldung: peppol.support@nortal.com
2. Peppol-Service-Provider beauftragen
Diese Dienstleister stellen dir einen Access Point zur Verfügung und übernehmen die technische Anbindung.
- Vorteile:
- Auch andere Dokumententypen übertragbar
- Internationale Reichweite
- Kein eigener Access Point nötig
- Nachteile:
- Kostenpflichtig
- Abhängigkeit vom Dienstleister
🔗 Eine Liste zertifizierter Anbieter findest du auf peppol.org.
3. Eigenen Access Point betreiben
Geeignet für große Unternehmen oder IT-Dienstleister mit hohem Rechnungsvolumen.
Vorteile: Maximale Kontrolle, volle Integration, mögliche zusätzliche Einnahmequelle
Nachteile: Hohe Einrichtungskosten, Mitgliedschaft bei OpenPeppol erforderlich
Tipp: Du musst nicht selbst einen Access Point aufbauen oder dich durch technische Schnittstellen kämpfen. Mit easybill erstellst du deine E-Rechnungen an Behörden im vorgeschriebenen Format XRechnung und versendest sie direkt über das Peppol-Netzwerk – automatisch, sicher und ohne zusätzlichen Aufwand.
Wie funktioniert der Versand einer E-Rechnung via Peppol?
- Erstellung der E-Rechnung: Zum Beispiel im Format XRechnung oder ZUGFeRD (Profil XRechnung-konform).
- Adressierung: Über die sogenannte Peppol Receiver-ID (z. B.
0204:Leitweg-ID). - Übermittlung: Über deinen Access Point (direkt, via Dienstleister oder über den Bundes-Webservice).
- Empfang: Die Rechnung wird über das Peppol-Netzwerk an die passende Eingangsplattform des Empfängers übermittelt.
Die Rolle der Peppol-IDs
Im Peppol-Netzwerk wird jeder Teilnehmer eindeutig identifiziert – ähnlich wie bei einer IBAN im Zahlungsverkehr.
- Rechnungsempfänger (Receiver-ID):
0204:Leitweg-ID(z. B. für Behörden) - Rechnungssteller (Sender-ID):
9930:Umsatzsteuer-ID0088:Global Location Number
Wichtig: In der Rechnung selbst wird die Leitweg-ID angegeben, im Übertragungsprotokoll die vollständige Peppol-Receiver-ID. Beide Angaben müssen korrekt sein, sonst wird die Rechnung abgewiesen.
Technische Anforderungen
- Standard: XRechnung in aktueller Version
- Prüfung: Vorabprüfung der Datei mit dem offiziellen KoSIT-Validator
- Größenbegrenzung: Max. 100 MB pro Datei
Häufige Fragen
Was kostet Peppol?
Die Nutzung des Bundes-Webservice ist kostenlos. Bei Beauftragung eines Dienstleisters oder dem Aufbau eines eigenen Access Points fallen jedoch Kosten an – je nach Umfang und Anbieter.
Können auch ausländische Unternehmen Peppol nutzen?
Ja, auch Rechnungssteller aus dem Ausland können Rechnungen an deutsche Behörden via Peppol senden – vorausgesetzt, sie verwenden ein anerkanntes ID-Schema.
Welche Einrichtungen sind an Peppol angebunden?
Alle Einrichtungen, die an die ZRE oder OZG-RE angeschlossen sind. Welche Plattform zuständig ist, zeigt die Leitweg-ID. Im Zweifel hilft die Anfrage beim Auftraggeber.
Lohnt sich Peppol?
Ja – insbesondere für Unternehmen, die regelmäßig E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber versenden. Peppol bietet einen rechtssicheren, automatisierten und zukunftsfähigen Übertragungskanal. Durch die bevorstehende Vereinheitlichung der Rechnungseingangsplattformen des Bundes wird Peppol noch relevanter.
Weiterführende Links
Ähnliche Beiträge:
Ähnliche Beiträge:
Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung? 
XRechnung: Definition, Erstellung und Software 
ZUGFeRD: Format für die europäische E-Rechnung 
E-Rechnung vs. Papierrechnung: Effizient, Nachhaltig und Digital 
E-Rechnungen empfangen und verarbeiten – Pflicht ab 2025 
E-Rechnung für Kleinunternehmer: Schritt-für-Schritt-Anleitung