Ab 2025 wird die E-Rechnung für viele Pflicht, doch was bedeutet das für Vermieter? Während private Wohnraumvermietung meist ausgenommen bleibt, müssen gewerbliche Vermieter bei Umsatzsteuer-Option handeln. Dieser Ratgeber bietet dir eine rechtssichere Orientierung zu Fristen, Formaten und den notwendigen Schritten für deine Immobilienverwaltung.
Was die E-Rechnungspflicht bei Vermietung bedeutet
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Typische Formate sind beispielsweise XRechnung oder ZUGFeRD (mit strukturiertem Datenteil). Ein bloßes PDF-Dokument gilt ab 2025 nicht mehr als E-Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinne.
Auch Vermieter gelten nach § 2 UStG als Unternehmer, wenn sie nachhaltig über Mieten Einnahmen erzielen, also gilt grundsätzlich die E-Rechnungspflicht auch für Vermieter.
Entscheidend ist jedoch nicht die Unternehmereigenschaft allein, sondern ob eine Pflicht zur Rechnungsstellung nach § 14 UStG besteht. Nur dann kommt überhaupt eine E-Rechnungspflicht in Betracht.
Private Vermietung
In den meisten Fällen: nein, denn die Vermietung von Wohnraum ist nach § 4 Nummer 12a UStG steuerfrei. Gleichzeitig besteht bei Leistungen an Privatpersonen in der Regel keine Pflicht zur Rechnungsstellung(§ 14 Absatz 2 UStG).
Das bedeutet für Vermietung an private Mieter besteht keine Rechnungspflicht und damit auch keine E-Rechnungspflicht. Die monatliche Miete basiert auf dem Mietvertrag, nicht auf einer Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinne.
Gewerbliche Vermietung
Bei der gewerblichen Vermietung kommt es auf die Konstellation an, ob die E-Rechnungspflicht besteht oder nicht. Auch die Vermietung von Gewerbeimmobilien ist grundsätzlich nach § 4 Nummer 12 UStG steuerfrei.
Wenn du nicht zur Umsatzsteuer optierst, gilt:
- keine Umsatzsteuer
- grundsätzlich keine Pflicht zur Rechnungsstellung.
- Eine Ausnahme gilt jedoch, wenn der Leistungsempfänger ausdrücklich eine Rechnung verlangt (§ 14 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 UStG).
Nur wenn in diesem Fall eine Rechnung ausgestellt werden muss, kommt überhaupt eine E-Rechnungspflicht in Betracht.
Viele Vermieter optieren nach § 9 UStG zur Umsatzsteuer, um Vorsteuer abzuziehen. In diesem Fall gilt:
- du erbringst eine steuerpflichtige Leistung
- dein Mieter ist Unternehmer
- es besteht eine Rechnungspflicht nach § 14 Absatz 2 UStG
In diesem Fall besteht eine E-Rechnungspflicht bei inländischen B2B-Umsätzen aus Mieten.
Muss ich gewerblichen Mietern eine E-Rechnung stellen
Ja, wenn alle folgenden Punkte erfüllt sind:
- dein Mieter ist Unternehmer
- die Vermietung erfolgt im Inland
- du hast zur Umsatzsteuer optiert (§ 9 UStG)
- keine Übergangsregel greift mehr
Dann musst du ab Ablauf der Übergangsfristen Rechnungen als E-Rechnung ausstellen.
Welche Übergangsfristen gelten für Vermieter?
Die Übergangsregelungen nach dem Wachstumschancengesetz gelten für alle Unternehmer gleichermaßen, also auch für Vermieter.
Welche Übergangsfristen gibt es?
- Bis 31.12.2026: Papierrechnungen und PDFs sind mit Zustimmung des Empfängers erlaubt.
- Bis 31.12.2027: Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz unter 800.000 Euro bleibt die alte Regelung bestehen.
- Ab 01.01.2028: Die E-Rechnungspflicht gilt ausnahmslos für alle inländischen B2B-Umsätze.
Unabhängig davon musst du bereits seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Auch für Vermieter hat die E-Rechnung viele Vorteile, da Prozesse in der Buchhaltung automatisiert werden können und effizienter werden.
Muss ich als Vermieter E-Rechnungen empfangen können?
Müssen Vermieter E-Rechnungen empfangen können? Ja, ab dem 1. Januar 2025 ist jeder Vermieter mit Unternehmereigenschaft verpflichtet, E-Rechnungen von Dienstleistern (z. B. Handwerker oder Hausmeister) entgegenzunehmen. Ein einfaches E-Mail-Postfach genügt für den Empfang, doch für die rechtssichere Archivierung und Lesbarkeit ist eine spezialisierte Software wie easybill ratsam.
Für den reinen Empfang genügt grundsätzlich ein elektronischer Übermittlungsweg, beispielsweise ein E-Mail-Postfach. Die E-Rechnung selbst muss jedoch den gesetzlichen Anforderungen des § 14 UStG entsprechen und in einem strukturierten elektronischen Format (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD mit strukturiertem Datenteil) vorliegen. Ein reines PDF erfüllt diese Anforderungen ab 2025 nicht mehr.
In diesem Fall brauchst du eine E-Rechnungs-Software, um die Eingangsrechnungen einzulesen und rechtskonform zu archivieren. Das heißt, dass alle Rechnungsbelege für acht Jahre unveränderbar und sicher gespeichert werden. Das übernehmen moderne E-Rechnungsprogramme wie easybill vollständig.
Wie ist es mit Nebenkostenabrechnungen?
Gilt die E-Rechnungspflicht für die Nebenkostenabrechnung? Bei privater Wohnraumvermietung nein, da die Abrechnung ein Teil des Mietverhältnisses und keine Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes ist. Bei gewerblicher Vermietung mit USt-Option bleibt die Abrechnung auf Basis des Mietvertrags ebenfalls meist befreit, sofern keine separaten Sonderleistungen abgerechnet werden.
Werden Nebenkosten oder Zusatzleistungen als Teil der einheitlichen Vermietungsleistung abgerechnet, etwa im Rahmen einer jährlichen Betriebskostenabrechnung auf Basis des Mietvertrags, liegt weiterhin keine eigenständige Rechnung vor. Auch hier besteht keine E-Rechnungspflicht.
Stellst du hingegen separat abrechenbare Leistungen in Rechnung, die über die reine Überlassung der Immobilie hinausgehen, kann eine Rechnung nach § 14 UStG vorliegen.
Typische Beispiele sind:
- gesondert beauftragte Reinigungsleistungen
- Wartungs- oder Serviceleistungen außerhalb der üblichen Nebenkosten
- individuell vereinbarte Zusatzleistungen
In diesen Fällen handelt es sich um eigenständige sonstige Leistungen, für die bei Vorliegen eines inländischen B2B-Umsatzes eine Rechnungspflicht nach § 14 Absatz 2 UStG besteht.
Diese Leistungen müssen nach Ablauf der Übergangsfristen als E-Rechnung abgerechnet werden.
Praxisbeispiel: Zusatzleistungen bei gewerblicher Vermietung
Du vermietest Büroräume an ein Unternehmen. Die Nebenkosten werden regulär über die Betriebskosten abgerechnet. Dafür ist keine E-Rechnung erforderlich.
Beauftragt dich der Mieter zusätzlich mit der Reinigung seiner Büroflächen, liegt eine eigenständige Leistung vor, die nicht direkt mit dem Mietvertrag in Zusammenhang steht.
Für diese Leistung musst du eine Rechnung nach § 14 UStG ausstellen und nach Ablauf der Übergangsfristen als E-Rechnung.
Was gilt bei gemischt genutzten Immobilien
Wenn du sowohl an Privatpersonen als auch an Unternehmen vermietest, musst du unterscheiden:
- Vermietung an Privatpersonen: keine E-Rechnung
- Vermietung an Unternehmen mit Umsatzsteuer: E-Rechnung möglich bzw. verpflichtend
In der Praxis bedeutet das oft: unterschiedliche Abrechnungsformen für verschiedene Mieter.
Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Vermieter als Kleinunternehmer?
Ja, grundsätzlich gilt die Verpflichtung auch für Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG. Entgegen weit verbreiteter Meinung befreit der Status als Kleinunternehmer nicht von der Pflicht, E-Rechnungen im B2B-Bereich auszustellen. Da Kleinunternehmer jedoch häufig nur an Privatpersonen vermieten oder keine Umsatzsteuer optieren, greift die Pflicht in der Praxis seltener, wenn du jedoch eine Rechnung an einen gewerblichen Mieter stellst, muss diese langfristig im E-Format erfolgen. Die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen gilt auch für Kleinunternehmer bereits ab dem 1. Januar 2025 uneingeschränkt.
Kann ich als Vermieter komplett auf E-Rechnung umstellen?
Nein, eine vollständige Umstellung ist in der Praxis nicht möglich. Die Pflicht zur E-Rechnung nach § 14 UStG gilt nur im Verhältnis zwischen Unternehmern. Privatmieter sind keine Unternehmer und daher auch nicht verpflichtet, E-Rechnungen empfangen oder verarbeiten zu können.
Bei der Vermietung von Wohnraum fehlt es zudem regelmäßig bereits an einer gesetzlichen Pflicht zur Rechnungsstellung nach § 14 Absatz 2 UStG. In diesen Fällen gibt es also gar keine Grundlage für eine E-Rechnung.
Anders ist es bei gewerblichen Mietern. Vermietest du an Unternehmen und optierst zur Umsatzsteuer nach § 9 UStG, musst du bei bestehender Rechnungspflicht künftig E-Rechnungen ausstellen. Es ist also trotzdem wichtig, sich rechtzeitig auf die E-Rechnungspflicht vorzubereiten, um E-Rechnungen empfangen und verarbeiten und künftig auch ausstellen zu können. Daran kommen auch Vermieter nicht vorbei.
Muss ich meine Mietverträge anpassen?
Müssen bestehende Mietverträge geändert werden? Nein, die Verträge bleiben gültig. Da ein Mietvertrag jedoch als Dauerrechnung fungiert, müssen gewerbliche Vermieter ihren Mietern einmalig eine „initiale E-Rechnung“ zusenden. Diese verknüpft den Vertrag mit dem neuen digitalen Standard und sichert so den Vorsteuerabzug des Mieters.
