Ein Inkassobüro darfst du beauftragen, sobald deine Forderung fällig, unbestritten und dein Kunde in Verzug ist. Die Gebühren trägt im Regelfall der Schuldner, ihre Höhe ist seit 2021 gesetzlich gedeckelt. Wirtschaftlich sinnvoll wird die Übergabe ab rund 200 Euro Forderungshöhe und dann, wenn zwei eigene Mahnungen ohne Reaktion geblieben sind.
Dieser Beitrag zeigt dir die drei Voraussetzungen für Inkasso, die Kostenlogik nach der Inkassoreform 2021, den Ablauf der Übergabe und wann Mahnbescheid, Anwalt oder Factoring der bessere Weg sind.
Voraussetzungen, um Inkasso einzuschalten
Bevor du Inkasso beauftragen kannst, müssen drei Bedingungen zusammenkommen: Die Forderung ist fällig, sie ist unbestritten, und dein Kunde ist in Verzug.
Fällig wird eine Rechnung, sobald das vereinbarte Zahlungsziel abgelaufen ist. Steht kein Zahlungsziel darauf, tritt die Fälligkeit mit Zugang der Rechnung ein.
Beim Verzug klemmt es in der Praxis am häufigsten. Nach § 286 Abs. 3 BGB gerät dein Kunde spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung automatisch in Zahlungsverzug. Gegenüber Verbrauchern greift diese Automatik nur, wenn du in der Rechnung ausdrücklich auf diese Folge hingewiesen hast. Fehlt der Hinweis, brauchst du eine Mahnung. Eine gesetzliche Pflicht zu drei Mahnungen gibt es nicht, das ist ein hartnäckiger Irrtum.
Ohne eingetretenen Verzug bleibst du auf den Inkassokosten sitzen. Diese Kosten zählen als Verzugsschaden. Wer zu früh übergibt, kann sie nicht auf den Schuldner umlegen.
Unbestritten bedeutet: Dein Kunde hat der Forderung nicht widersprochen, keine Mängel gerügt und nicht aufgerechnet. Sobald er sachlich begründet bestreitet, verliert das Inkassoverfahren seinen Vorteil. Dann geht es um eine Rechtsfrage und nicht mehr um Zahlungsunwilligkeit.
Prüfe vor der Übergabe außerdem, ob deine Rechnung alle Pflichtangaben nach § 14 UStG enthält. Eine formal fehlerhafte Rechnung liefert dem Schuldner ein Argument und verzögert den Vorgang.
Ab wann sich Inkasso lohnt
Drei Größen beantworten die Frage nach dem richtigen Zeitpunkt: Forderungshöhe, Alter der Forderung und Reaktion des Schuldners.
Als praktische Untergrenze gelten etwa 200 Euro. Das ist keine Rechtsnorm, sondern eine Orientierung. Nach unten wird die Lage eindeutig: Bei einem Gegenstandswert bis 50 Euro deckelt § 13 Abs. 2 RVG die Gebühr auf 30 Euro. Der Aufwand für Fallanlage, Adressermittlung und Nachfassen bleibt gleich, der Ertrag sinkt. Bei Kleinstbeträgen ist die Abschreibung oft die ehrlichere Entscheidung.
Beim Alter zählt eine harte Frist. Die regelmäßige Verjährung beträgt drei Jahre (§ 195 BGB) und beginnt nach § 199 BGB erst mit dem Schluss des Jahres, in dem die Forderung entstanden ist. Eine Rechnung aus März 2024 verjährt damit am 31. Dezember 2027. Daraus entsteht ein realer Stichtag im vierten Quartal für alle Altforderungen. Ein Mahnbescheid hemmt die Verjährung, eine weitere eigene Mahnung nicht.
Wer auf zwei Mahnungen nicht reagiert, reagiert meist auch auf die dritte nicht. Spätestens dann ist der Punkt erreicht, an dem du ein Inkassoverfahren einleiten lässt. Teilzahlungen, Rückfragen oder ein Wunsch, in Raten zu zahlen, sprechen aber dafür, den Fall noch selbst zu halten.
Einen Punkt bilden Kostentabellen nicht ab: die Kundenbeziehung. Bei einem B2B-Stammkunden mit laufendem Rahmenvertrag ist ein Anruf der günstigere erste Schritt. Beim Einmalkäufer, der seit acht Wochen schweigt, spricht wenig für Geduld.
Was kostet es, ein Inkassobüro zu beauftragen?
Solange der Schuldner zahlt, entstehen dir bei den meisten Anbietern keine Kosten. Die Inkassogebühr gehört zum Verzugsschaden und trägt damit der Schuldner. Seit der Inkassoreform 2021 ist ihre Höhe begrenzt.
Maßgeblich ist die Geschäftsgebühr nach Nr. 2300 VV RVG, berechnet auf den Gegenstandswert deiner Forderung.
| Fall | Höchster Gebührensatz |
| Schuldner zahlt nach dem ersten Schreiben | 0,5 |
| unbestrittene Forderung, Regelfall | 0,9 |
| besonders umfangreicher oder schwieriger Fall | 1,3 |
| Gegenstandswert bis 50 Euro | Gebühr auf 30 Euro gedeckelt |
Dazu kommen Verzugszinsen. Gegenüber Verbrauchern sind es fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz (§ 288 Abs. 1 BGB), bei Entgeltforderungen ohne Verbraucherbeteiligung neun Prozentpunkte (§ 288 Abs. 2 BGB). Der Basiszinssatz liegt seit dem 1. Juli 2026 bei 1,52 %. Daraus ergeben sich 6,52 % im Verbrauchergeschäft und 10,52 % im B2B. Die Deutsche Bundesbank setzt den Wert zum 1. Januar und zum 1. Juli neu fest, prüfe ihn also vor jeder Zinsberechnung.
Ist dein Schuldner kein Verbraucher, kannst du nach § 288 Abs. 5 BGB eine Pauschale von 40 Euro verlangen. Diese Pauschale wird auf den Schadensersatz angerechnet, soweit er in den Kosten der Rechtsverfolgung besteht. Die 40 Euro kommen also nicht oben drauf.
Verzugszinsen und Pauschale gehören mit in die Forderungsaufstellung, die du übergibst. Was dort fehlt, kann nicht mehr eingefordert werden.
Das Restrisiko bleibt bei dir: Ist der Schuldner zahlungsunfähig, nützt dir der Erstattungsanspruch nichts. Was du in diesem Fall selbst zahlst, steht in deinem Vertrag mit dem Inkassodienstleister.
Forderung an einen Inkassodienstleister übergeben: so geht das
Willst du ein Inkassobüro beauftragen, ähnelt sich der Ablauf bei allen registrierten Dienstleistern. Außergerichtlich dauert er meist zwei bis acht Wochen.
- Unterlagen zusammenstellen und den Forderungsstand final abgleichen.
- Auftrag erteilen, online über das Portal des Anbieters oder per Formular.
- Prüfung und Fallanlage beim Dienstleister, inklusive Adress- und Bonitätsabgleich.
- Außergerichtliche Beitreibung: Zahlungsaufforderung, Nachfassen, bei Bedarf Ratenvereinbarung.
- Abschluss durch Zahlung oder Übergang ins gerichtliche Mahnverfahren.
In die Übergabe gehören die Rechnung mit allen Pflichtangaben, ein Nachweis über die erbrachte Leistung wie Auftrag, Vertrag oder Lieferschein, ein Nachweis über den Versand der Rechnung, die vollständige Mahnhistorie mit Datum, die Kontaktdaten und die Rechtsform des Schuldners sowie alle Zahlungseingänge einschließlich Teilzahlungen. Berechnete Verzugszinsen führst du getrennt vom Hauptbetrag auf.
Die Vollständigkeit dieses Datensatzes beeinflusst das Ergebnis stärker als die Wahl des Anbieters. Fehlt der Zustellnachweis, muss nachgearbeitet werden. Stimmt der Zahlungsstand nicht, mahnt der Dienstleister einen Betrag an, den es so nicht mehr gibt.
Inkassoverfahren einleiten oder gerichtliches Mahnverfahren: Vor- und Nachteile
Wer ein Inkassoverfahren einleiten will, steht selten vor einem Entweder-oder. Beides sind zwei Stufen desselben Wegs. Die meisten Inkassodienstleister betreiben das gerichtliche Mahnverfahren auf Wunsch mit.
| Kriterium | Außergerichtliches Inkasso | Gerichtliches Mahnverfahren |
| Dauer | zwei bis acht Wochen | acht bis zwölf Wochen |
| Kosten vorab | in der Regel keine | Gerichtsgebühr, Mindestbetrag 38,00 Euro |
| Ergebnis | Zahlung oder Ratenplan | Vollstreckungstitel |
| Wirkung auf Verjährung | keine Hemmung | Hemmung ab Zustellung |
| Risiko | Schuldner reagiert nicht | Widerspruch führt ins streitige Verfahren |
Das gerichtliche Mahnverfahren startest du über das zentrale Mahngericht, auch online. Das Gericht erhebt eine 0,5-Gebühr nach KV 1100 GKG, mindestens jedoch 38,00 Euro (Stand 2026). Nach Zustellung des Mahnbescheids hat der Schuldner zwei Wochen Zeit für einen Widerspruch. Bleibt der aus, beantragst du den Vollstreckungsbescheid. Damit hast du einen Titel, aus dem du 30 Jahre lang vollstrecken kannst.
Widerspricht der Schuldner, geht die Sache ins streitige Verfahren vor Gericht. Genau deshalb ist die Vorprüfung wichtig: Ein gerichtliches Mahnverfahren spielt seine Stärke bei unbestrittenen Forderungen aus, nicht bei strittigen.
Anwalt für Forderungsmanagement statt Inkassobüro
Ein Anwalt für Forderungsmanagement rechnet nach demselben Gesetz ab wie ein Inkassodienstleister, dem RVG. Der Gebührensatz unterscheidet sich im Standardfall kaum. Der Unterschied liegt im Fall-Typ.
Ein Inkassodienstleister ist stark bei Masse: viele gleichartige, unbestrittene Forderungen, standardisierter Ablauf, Portal mit Fallstatus, Langzeitüberwachung uneinbringlicher Fälle.
Zum Anwalt gehört ein Fall, sobald Recht im Spiel ist. Das gilt, wenn der Schuldner substantiiert bestreitet, Mängel rügt oder mit einer Gegenforderung aufrechnet. Ebenso bei komplexen Vertragslagen, bei drohender Insolvenz des Schuldners oder bei Fragen zur Sicherungsübereignung. Wer sofort klagen will, spart sich über einen Anwalt für Forderungsmanagement den Umweg über ein gerichtliches Mahnverfahren.
Ein praktischer Zwischenweg: Viele Inkassodienstleister arbeiten mit angeschlossenen Kanzleien und geben den Fall bei Widerspruch weiter. Kläre vor Vertragsschluss, was diese Weitergabe kostet und wer sie entscheidet.
Factoring als Alternative zum Inkasso
Factoring und Inkasso wirken zu unterschiedlichen Zeitpunkten. Factoring greift vor Fälligkeit, Inkasso nach Verzug.
| Kriterium | Factoring | Inkasso |
| Zeitpunkt | direkt nach Rechnungsstellung | nach eingetretenem Verzug |
| Zweck | Liquidität sofort verfügbar | Einzug einer offenen Forderung |
| Kosten | laufende Gebühr in Prozent des Umsatzes plus Zins | Gebühr im Einzelfall, meist vom Schuldner |
| Ausfallrisiko | beim echten Factoring beim Factor | bleibt bei dir |
| Passt zu | wiederkehrendem Rechnungsvolumen, langen Zahlungszielen | einzelner überfälliger Forderung |
Beim echten Factoring übernimmt der Factor das Ausfallrisiko (Delkredere), beim unechten bleibt es bei dir. Die Gebühr fällt in beiden Fällen dauerhaft an, auch für alle Kunden, die pünktlich zahlen. Für eine einzelne alte Forderung ist Factoring deshalb der falsche Hebel. Für ein Unternehmen mit planbarem Rechnungsvolumen und Zahlungszielen von 60 oder 90 Tagen kann es das Mahnwesen dagegen spürbar entlasten.
Inkasso für B2B-Forderungen im Ausland
Bei B2B-Forderungen im Ausland entscheidet zuerst dein Vertrag, nicht der Dienstleister. Kläre vorab drei Punkte: Welcher Gerichtsstand ist vereinbart, welches Recht gilt, und wie lang ist die Verjährungsfrist im Land des Schuldners. Danach stehen dir drei Wege offen.
Der erste ist ein Inkassodienstleister mit eigenem Netzwerk im Zielland. Das lohnt sich, wenn Sprache, Zahlungsgewohnheiten und lokale Vollstreckungspraxis eine Rolle spielen.
Der zweite ist der Europäische Zahlungsbefehl nach der Verordnung (EG) Nr. 1896/2006. Du beantragst ihn mit Formblatt A, er gilt in allen EU-Staaten außer Dänemark, und der Schuldner hat 30 Tage Zeit für einen Einspruch. Bei unbestrittenen Forderungen ist dieser Weg oft schneller als ein Auslandsinkasso und führt direkt zu einem in der gesamten EU vollstreckbaren Titel.
Der dritte ist das Europäische Verfahren für geringfügige Forderungen nach der Verordnung (EG) Nr. 861/2007, anwendbar bis 5.000 Euro. Es läuft schriftlich und ohne Anwaltszwang.
Für Forderungen außerhalb der EU bleibt nur der Weg über einen Partner vor Ort oder ein Gericht im Land des Schuldners.
Seriösen Inkasso-Partner online beauftragen
Ob ein Anbieter seriös arbeitet, kannst du in wenigen Minuten selbst prüfen.
Die Zulassung ist Pflicht. Nach § 10 RDG darf Inkasso nur betreiben, wer im Rechtsdienstleistungsregister eingetragen ist. Das Register ist öffentlich und kostenlos einsehbar. Eine Mitgliedschaft im BDIU oder BFIF ist ein zusätzliches Signal, ersetzt die Registerprüfung aber nicht.
Diese Punkte sollten vor der Beauftragung geklärt sein:
- Schriftliche Kostenaufstellung inklusive des Falls, dass der Schuldner zahlungsunfähig ist
- Klare Regelung, ob die Forderung nur eingezogen oder angekauft wird
- Einsehbarer Fallstatus, idealerweise über ein Portal
- Schnittstelle zu deiner Rechnungssoftware, damit Forderungsdaten nicht doppelt erfasst werden
- Nachvollziehbares Vorgehen gegenüber dem Schuldner, ohne Drohsprache
Vorsicht ist angebracht bei Vorkasse für die reine Fallanlage, bei Erfolgsversprechen in Prozentzahlen ohne Datengrundlage und bei fehlendem Registereintrag.
Inkasso-Anbieter vergleichen: worauf du achten solltest
Der übliche Vergleich von Inkasso-Anbietern über die Gebühren führt in die Irre. Die Gebühr gegenüber dem Schuldner ist gesetzlich gedeckelt und damit bei allen registrierten Anbietern ähnlich. Verglichen gehört, was passiert, wenn nichts hereinkommt.
| Prüffrage | Warum sie zählt |
| Was zahlst du, wenn die Forderung uneinbringlich ist? | Hier entstehen deine echten Kosten |
| Wie hoch ist die Provision auf den Realisierungserlös? | Üblich ist eine Beteiligung, die Spanne ist groß |
| Wer streckt die Gerichtskosten vor? | Vorschusspflicht bindet Liquidität |
| Was kostet die Titulierung? | Der Übergang ins Mahnverfahren ist selten kostenfrei |
| Wie lange läuft der Rahmenvertrag? | Mindestlaufzeiten und Kündigungsfristen prüfen |
| Was kostet die Langzeitüberwachung? | Titel wirken 30 Jahre, die Überwachung wird oft separat berechnet |
Seriöse Inkasso-Anbieter beantworten diese Fragen von sich aus. Wer Inkasso beauftragen will, lässt sich die Antworten schriftlich geben und rechne sie an einem realistischen Fall durch, etwa an einer Forderung von 1.500 Euro, die zur Hälfte einbringlich ist.
Sauberes Mahnwesen als Vorstufe: was du in easybill vorbereitest
Je vollständiger deine Daten zum Übergabezeitpunkt sind, desto schneller läuft die Fallanlage. Genau dort setzt easybill an.
In easybill erstellst du Rechnungen, Zahlungserinnerungen und Mahnungen als eigene Dokumententypen. Der Zahlungsabgleich holt sich die Kontobewegungen und hält den Forderungsstand aktuell, sodass Teilzahlungen dokumentiert sind. Das automatisierte Mahnwesen steht im Tarif Premium zur Verfügung, manuell mahnen kannst du in jedem Tarif.
Für die Übergabe gibt es die Inkasso-Schnittstelle zu Debtist. Damit liegen Rechnung, Mahnhistorie und Zahlungsstand direkt als zusammenhängender Datensatz vor, wenn du eine Forderung abgibst.
Häufige Fragen & Antworten zum Inkasso beauftragen
Nicht zwingend. Entscheidend ist der Verzug, nicht die Zahl der Mahnungen. Im Geschäftsverkehr tritt Verzug nach § 286 Abs. 3 BGB automatisch 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung ein. Gegenüber Verbrauchern gilt das nur mit entsprechendem Hinweis auf der Rechnung, sonst brauchst du eine Mahnung. Eine gesetzliche Pflicht zu drei Mahnungen existiert nicht. Praktisch sinnvoll sind ein bis zwei eigene Erinnerungen, weil viele Rechnungen schlicht untergehen.
Rechtlich schuldet der Schuldner die Kosten als Verzugsschaden. Wirtschaftlich trägst du sie, wenn er zahlungsunfähig ist. Wie viel dich dieser Fall kostet, hängt allein vom Vertrag mit deinem Dienstleister ab. Manche Anbieter arbeiten rein erfolgsabhängig, andere berechnen eine Grundgebühr bei Uneinbringlichkeit. Kläre diesen Punkt vor der Beauftragung schriftlich.
Ja, die Voraussetzungen sind dieselben. Zwei Unterschiede solltest du kennen. Erstens tritt Verzug ohne Mahnung nur ein, wenn du auf der Rechnung ausdrücklich auf die 30-Tage-Folge hingewiesen hast. Zweitens gilt die Pauschale von 40 Euro nach § 288 Abs. 5 BGB nicht gegenüber Verbrauchern, und der Verzugszins liegt bei fünf statt neun Prozentpunkten über dem Basiszinssatz.
Außergerichtlich meist zwei bis acht Wochen. Reagiert der Schuldner nicht, kommt das gerichtliche Mahnverfahren dazu, das nochmals rund acht bis zwölf Wochen braucht. Widerspricht er dem Mahnbescheid, folgt das streitige Verfahren und die Sache zieht sich über ein Jahr. Die Zeitspanne verkürzt sich deutlich, wenn die Unterlagen bei der Übergabe vollständig sind.
Dann endet der Vorteil des Inkassos. Ein Inkassodienstleister kann eine bestrittene Forderung nicht durchsetzen, das kann nur ein Gericht. Der Fall geht an einen Anwalt und von dort in das streitige Verfahren. Prüfe an diesem Punkt nüchtern, ob der Widerspruch berechtigte Argumente enthält, und rechne Prozesskosten und Erfolgsaussicht gegen die Forderungshöhe.
Übergeben schon, durchsetzen kaum. Nach Ablauf der Verjährung kann der Schuldner die Zahlung verweigern, indem er sich auf die Verjährung beruft. Tut er das, ist der Fall beendet. Die regelmäßige Frist beträgt drei Jahre und läuft zum Jahresende ab. Wer Altforderungen hat, prüft sie deshalb im vierten Quartal und leitet rechtzeitig ein gerichtliches Mahnverfahren ein, weil der Mahnbescheid die Verjährung hemmt.
Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Bei Fragen zu deinem konkreten Fall wende dich an einen Anwalt oder deinen Steuerberater.
