Es ist bereits in aller Munde: Die E-Rechnung kommt und wird stufenweise ab 2025 eingeführt. In unserem Blog zeigen wir außerdem die Unterschiede auf zwischen den E-Rechnungsformaten ZUGFeRD und XRechnung.
Im Zuge der Digitalisierung setzen sich die elektronischen Rechnungen (E-Rechnungen) nun zunehmend als Standard durch. Das bringt viele Vorteile für Unternehmen mit sich, die sich künftig mit weniger Papierkram herumschlagen müssen. Natürlich alles unter der Berücksichtigung von ausreichenden Übergangszeiten, damit auch wirklich jeder Unternehmer die Umstellung auf die E-Rechnung vornehmen kann.
Doch was genau hat es mit Begriffen wie ZUGFeRD und XRechnung auf sich?
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die elektronisch erstellt, versendet, empfangen und verarbeitet wird, im Gegensatz zu herkömmlichen Papierrechnungen. Sie besteht aus strukturierten Daten, die maschinenlesbar sind und es ermöglichen, den Rechnungsprozess automatisch zu verarbeiten. Dadurch werden Fehler reduziert, die Bearbeitungszeit verkürzt und die Effizienz gesteigert. Sie sind nicht nur effizienter, sondern auch umweltfreundlicher und kostengünstiger als herkömmliche Papierrechnungen.
Warum sind E-Rechnungen im B2B wichtig?
E-Rechnungen bieten zahlreiche Vorteile für Unternehmen und Organisationen. Sie sparen nicht nur Zeit und Kosten, sondern tragen auch zur Nachhaltigkeit bei, indem sie den Papierverbrauch reduzieren. Darüber hinaus verbessern sie die Transparenz und Nachverfolgbarkeit von Transaktionen und erleichtern die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen im Bereich der Rechnungsstellung.
Auch für die steuerliche Verarbeitung beim zuständigen Finanzamt werden die E-Rechnungen zukünftig die korrekte Erfassung von Steuern erleichtern. Steuerbetrug oder Steuer-Versäumnisse werden hierdurch weiter eingegrenzt und sind auch für das Finanzamt viel leichter aufzudecken. Bereits die Registrierkassen am Point of Sales haben damals gezeigt, dass der Schritt in Richtung digitaler Daten einen erheblichen Vorteil mit sich bringen.
ZUGFeRD: Der Standard für elektronische Rechnungen in Deutschland
ZUGFeRD steht für “Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland” und ist ein Standard für den elektronischen Rechnungsaustausch in Deutschland. Es kombiniert eine PDF-Datei mit eingebetteten strukturierten Daten im XML-Format, was es ermöglicht, die Rechnung sowohl visuell als auch maschinell auszulesen. ZUGFeRD bietet somit eine flexible Lösung, die sowohl für große Unternehmen als auch für kleine und mittlere Unternehmen geeignet ist.
easybill unterstützt derzeit das ZUGFeRD Format in zwei verschiedenen Versionen. Sie haben hier die Wahl sich mit Ihrem Auftraggebern abzustimmen, welches Format gewünscht und benötigt wird.
XRechnung: Der europäische Standard für elektronische Rechnungen
XRechnung ist der deutsche Standard für elektronische Rechnungen im Rahmen der europäischen Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen. Es handelt sich um ein semantisches Datenmodell, das auf der europäischen Norm EN 16931 basiert und die einheitliche elektronische Rechnungsstellung innerhalb der Europäischen Union fördert.
XRechnung stellt sicher, dass elektronische Rechnungen interoperabel sind und von allen öffentlichen Auftraggebern in Deutschland akzeptiert werden. Für das reine B2B Geschäft wird die XRechnung als Standard vermutlich nicht in Frage kommen, da die XRechnung auch einige Pflichtangaben voraussetzt, die im unternehmerischen Alltag nicht per se vorliegen.
Ihr Auftraggeber ist eine Behörde oder Institution? Dann hat easybill auch für Sie die perfekte Lösung bereits zur Hand. Wählen Sie bei der Erstellung Ihrer Rechnung eines unserer XRechnungsformate aus, geben Sie die Daten des Auftraggebers mit ein und senden Sie die E-Rechnung komfortabel direkt an den Leistungsempfänger.
Fazit: Die Zukunft der Rechnungsstellung ist digital
Künftig werden E-Rechnungen unverzichtbar sein. Sie bieten zahlreiche Vorteile für Unternehmen, Organisationen und Behörden, darunter Effizienzsteigerung, Kosteneinsparungen und Umweltschutz. Durch Standards wie ZUGFeRD und XRechnung wird die elektronische Rechnungsstellung weiter vereinfacht und standardisiert, was zu einer verbesserten Interoperabilität und Effizienz im Rechnungswesen führt. Es ist daher an der Zeit, auf E-Rechnungen umzustellen und ihre Vorteile zu nutzen, um in eine digitale und nachhaltige Zukunft zu investieren.
Nutzen Sie die Zeit der Übergangsfristen für eine komfortable und stressfreie Umstellung Ihrer Systeme, sofern Sie nicht bereits easybill-Nutzer sind. Bei Fragen ist das easybill-Supportteam stets für Sie da.
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