E-Commerce Buchhaltung mit easybill und TAXDOO: Von der Rechnung bis zum Steuer­berater

Mit easybill Connect bindest du die gängigen Marktplätze und Shopsysteme an, darunter Amazon, eBay, Shopify, Kaufland, OTTO Market, WooCommerce und Shopware. Insgesamt stehen mehr als 70 Marktplätze und Shopsysteme zur Verfügung. Ob dein Shop dabei ist, siehst du auf den Übersichtsseiten zu Marktplätzen und Onlineshops.

Empfangen und verarbeiten musst du E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025. Ab dem 1. Januar 2027 musst du selbst ausstellen, wenn dein Vorjahresumsatz 2026 über 800.000 Euro lag. Ab dem 1. Januar 2028 gilt das für alle B2B-Inlandsrechnungen, andere Formate sind dann unzulässig. easybill erzeugt XRechnung und ZUGFeRD nach EN 16931 und archiviert im Originalformat.

Die drei Rollen greifen nacheinander. easybill erstellt aus deinen Bestellungen die Rechnungen und hält die Daten in einer Struktur, die eine Buchhaltung direkt übernehmen kann. TAXDOO verbucht diese Daten laufend und bereitet daraus die Umsatzsteuer-Meldungen und deine BWA auf. Die Partnerkanzlei setzt auf einem fertig gebuchten Bestand auf, statt Belege zu sortieren, und übernimmt Jahresabschluss und Beratung. So sind die Aufgaben verteilt:

Das hängt davon ab, wie viele Kanäle und Länder du bedienst. Ein Händler mit einem Shop ist schneller angebunden als ein Verkäufer mit Lagern in drei Ländern. Den Einrichtungs-Service bekommst du in allen Tarifen ohne Zusatzkosten, den Einrichtungs-Termin buchst du dir direkt bei unserem Team.

Nein. Dein bestehender Berater kann bleiben und bekommt eine laufend geführte Buchhaltung als Grundlage statt eines Belegstapels im Januar. Hast du keinen, oder will deine Kanzlei den Onlinehandel nicht abbilden, vermittelt TAXDOO eine Partnerkanzlei, die auf E-Commerce spezialisiert ist.

Der Unterschied zum stationären Handel liegt nicht in der Buchführung selbst, sondern in der Datenlage. Jeder Kanal liefert Bestell-, Gebühren- und Auszahlungsdaten in eigenem Format und eigenem Rhythmus. Amazon rechnet in Abrechnungszeiträumen ab und zahlt eine Summe aus, in der Verkäufe, Gebühren und Erstattungen zusammenfallen. eBay und Shopify laufen über die jeweiligen Zahlungsdienstleister mit eigenen Berichten. Wer das von Hand zusammenträgt, verbringt den Monatsanfang mit Abgleichen statt mit Verkaufen.

Sauber läuft es in drei Schritten. Erstens entsteht aus jeder Bestellung eine Rechnung mit dem Steuersatz des Lieferlands, nicht pauschal mit 19 Prozent. Zweitens werden Gebühren, Erstattungen und Retouren getrennt vom Umsatz erfasst, statt im Netto-Auszahlungsbetrag zu verschwinden. Drittens wird die Auszahlung des Marktplatzes gegen die Einzelposten abgeglichen und nicht selbst als Umsatz gebucht. Genau an diesem dritten Punkt entstehen die meisten Fehler, weil die Auszahlung auf dem Kontoauszug so verlockend nach Umsatz aussieht.

Bei easybill und TAXDOO übernimmt easybill die ersten beiden Schritte über die Anbindungen an Marktplätze und Onlineshops, TAXDOO den dritten und alles, was danach kommt.

Sobald Amazon deine Ware in ein Lager im EU-Ausland bringt, entstehen Verbringungen, die gemeldet werden müssen. easybill erzeugt die Belege und Umsatzdaten je Land, TAXDOO bucht sie und bereitet die Meldungen vor. Ob dein Fall über das OSS-Verfahren läuft oder eine lokale Registrierung im Lagerland braucht, entscheidet die Partnerkanzlei, nicht die Software.

easybill exportiert Buchungen und Belege über die DATEV-Schnittstelle, deren Felder sich auf die Anforderungen deiner Kanzlei anpassen lassen. Genau daran scheitern Exporte sonst: Marktplatzgebühren, Erstattungen und Auslandsumsätze brauchen eigene Konten. Arbeitest du mit TAXDOO, übernimmt TAXDOO die Verbuchung, und deine Kanzlei bekommt einen fertigen Bestand statt einer Rohdatei.

Die drei Begriffe werden oft vermischt, lösen aber drei verschiedene Aufgaben. Ein Rechnungsprogramm erstellt und versendet Rechnungen, verwaltet Kunden und Artikel und kümmert sich um Mahnwesen und Zahlungsabgleich. Eine Buchhaltungssoftware nimmt diese Belege auf, ordnet sie Konten zu und bereitet daraus Meldungen und Auswertungen auf. Ein Steuerberater beurteilt Einzelfälle, erstellt den Jahresabschluss und trägt für seine Beratung die Verantwortung.

Welche Kombination du brauchst, hängt am Umfang, nicht an der Größe deines Umsatzes. Wer wenige Rechnungen im Monat schreibt, nur im Inland verkauft und eine Kanzlei hat, die den Rest übernimmt, kommt mit einem Rechnungsprogramm aus. Sobald mehrere Kanäle, EU-Verkäufe oder Lager im Ausland dazukommen, steigt die Zahl der Geschäftsvorfälle so stark, dass eine laufend geführte Buchhaltung dazwischen gehört. Sonst landet ein Jahr Datenchaos im März auf dem Schreibtisch der Kanzlei, und das wird teuer.

Keine der drei Lösungen ersetzt eine andere. In dieser Kooperation deckt easybill den Rechnungsteil ab, TAXDOO die laufende Buchhaltung mit den Meldungen, und die Partnerkanzleien die Beratung.

Es gibt vor allem drei Stellen, an denen Automatisierung im Onlinehandel wirklich Arbeit spart.

Die erste ist die Rechnungserstellung. Bestellungen werden über Schnittstellen importiert, die Rechnung entsteht automatisch mit der richtigen Steuerlogik und geht an den Kunden, auf Wunsch als E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD. Die zweite Stelle sind die Auszahlungsberichte. Ein Marktplatz-Bericht muss in Umsätze, Gebühren, Erstattungen und Einbehalte aufgeschlüsselt werden, bevor er buchbar ist. Automatisiert dauert das Sekunden, von Hand einen Vormittag. Die dritte Stelle ist die Übergabe an die Buchhaltung: ein DATEV-Export, dessen Felder sich auf die Anforderungen der Kanzlei einstellen lassen, spart die Nacharbeit auf beiden Seiten.

Nicht automatisierbar bleibt, was eine Beurteilung braucht: Verbringungen zwischen Lagerländern, Reverse-Charge auf Leistungen ausländischer Anbieter, Differenzbesteuerung. Diese Fälle sollen auch gar nicht automatisch durchlaufen, sondern von jemandem gesehen werden. Für den Amazon-Teil liefern die Amazon-Steuerberichte die Aufschlüsselung.

Selbst machen spart Geld und kostet Zeit, und die Frage ist selten grundsätzlich, sondern eine des Umfangs. Für dich selbst spricht: wenige Kanäle, Verkauf nur im Inland, überschaubare Belegmengen, ein Grundverständnis für Umsatzsteuer und die Bereitschaft, das monatlich zu pflegen statt einmal im Quartal.

Dagegen spricht alles, was Beurteilung braucht. Sobald du in andere EU-Länder verkaufst, Ware im Ausland lagerst, mit Differenzbesteuerung arbeitest oder die Belegzahl dreistellig wird, steigt nicht nur der Aufwand, sondern auch das Fehlerrisiko. Eine verpasste Meldung oder eine falsch behandelte Verbringung kostet am Ende mehr als das Honorar, das du sparen wolltest.

In der Praxis ist es selten ein Entweder-oder. Die verbreitete Aufteilung: die laufende Buchhaltung wird automatisiert geführt, und eine Kanzlei übernimmt Jahresabschluss und die Fälle, die eine Einschätzung brauchen. Genau so ist diese Kooperation aufgebaut. easybill ist dabei Werkzeug und keine Kanzlei, die steuerliche Verantwortung bleibt bei dir und deinem Berater.

Vorgeschrieben ist ein Steuerberater nicht. Sinnvoll wird er spätestens dann, wenn du bilanzieren musst, Ware in anderen EU-Ländern lagerst, am OSS-Verfahren teilnimmst, eine Betriebsprüfung ansteht oder du deine Rechtsform wechselst. Auch ein Wachstumsschritt ist ein guter Anlass, weil sich mit jedem neuen Land die Pflichten ändern, bevor der Umsatz ankommt.

Eine Pauschale für die Kosten gibt es nicht, und jede Zahl, die dir jemand ohne Kenntnis deiner Zahlen nennt, ist geraten. Kanzleien rechnen nach der Steuerberatervergütungsverordnung oder über ein vereinbartes Pauschalhonorar ab. Die Treiber sind immer dieselben: Belegmenge, Zahl der Kanäle und Länder, Rechtsform und vor allem der Leistungsumfang. Es macht einen großen Unterschied, ob die Kanzlei nur den Jahresabschluss macht oder auch die laufende Buchhaltung.

Daraus folgt der einzige Hebel, den du selbst in der Hand hast: Wer seine Buchhaltung laufend und sauber geführt übergibt, zahlt weniger, weil die Kanzlei nicht erst aufräumen muss. Eine konkrete Einschätzung für deinen Fall bekommst du im Kennenlerngespräch.

Rechne mit drei Posten: der Software für deine Rechnungen, der laufenden Buchhaltung und der Steuerberatung. Nur den ersten kannst du vorab exakt beziffern.

Bei easybill startest du im Free-Tarif mit 50 Dokumenten im Monat, die kostenpflichtigen Pakete beginnen bei zwölf Euro im Monat bei jährlicher Abrechnung (Stand 2026). Der E-Commerce-Funktionsumfang mit Marktplatz-Anbindungen, OSS-Logik und Versandabwicklung steckt in den Tarifen Professional und Premium. Dazu kommt eine gestaffelte Archivierungsgebühr, die sich nach der Zahl deiner hinterlegten Dokumente richtet und bis 100 Dokumente entfällt. Alle Werte stehen auf der Seite Preise und Pakete.

Die Buchhaltung und die Beratung lassen sich nicht seriös pauschal beziffern, weil sie an Belegmenge, Kanälen und Ländern hängen. Für einen kleinen Shop mit einem Kanal und Verkauf im Inland liegt der Aufwand deutlich unter dem eines Multichannel-Händlers mit Lagern in drei Ländern. Im Kennenlerngespräch bekommst du beide Posten getrennt ausgewiesen, bevor du dich entscheidest.

Pan-EU heißt, dass Amazon deine Ware eigenständig auf Lager in mehreren EU-Ländern verteilt, um schneller liefern zu können. Für die Logistik ist das ein Gewinn. Steuerlich ist es der größte Sprung, den ein Händler machen kann, und er passiert oft, ohne dass jemand eine bewusste Entscheidung getroffen hat.

Zwei Dinge ändern sich. Erstens brauchst du in der Regel eine umsatzsteuerliche Registrierung in jedem Land, in dem deine Ware lagert, samt lokaler Erklärungen. Zweitens sind die Warenbewegungen zwischen den Lagern innergemeinschaftliche Verbringungen, die dokumentiert und gemeldet werden müssen, obwohl kein Verkauf stattgefunden hat. Hier sitzt der häufigste Irrtum: Das OSS-Verfahren deckt grenzüberschreitende Verkäufe an Privatkunden ab, aber keine Verbringungen und keine lokale Registrierungspflicht. Wer Pan-EU aktiviert und glaubt, mit OSS alles erledigt zu haben, meldet unvollständig.

Buchhalterisch heißt das: Umsätze müssen je Land getrennt geführt, Verbringungen nachvollziehbar dokumentiert und lokale Erklärungen fristgerecht abgegeben werden. Das ist der Punkt, an dem eine spezialisierte Kanzlei den Unterschied macht. Wie dein Fall genau zu behandeln ist, hängt von deinen Lagerländern ab und sollte im Beratungsgespräch geklärt werden.

Wer den Monat strukturiert abschließt, braucht dafür eine Stunde statt eines verlorenen Tages im Quartal. Diese Punkte gehören in jeden Monatsabschluss:

• alle Bestellungen aus allen Kanälen vollständig importiert und zu Rechnungen verarbeitet
• Auszahlungsberichte der Marktplätze aufgeschlüsselt in Umsätze, Gebühren, Erstattungen und Einbehalte
• Bankkonten und Zahlungsdienstleister abgeglichen, offene Posten geprüft
• Eingangsrechnungen und Belege erfasst, besonders Werbekosten und Marktplatzgebühren mit Auslandsbezug
• Retouren und Gutschriften zugeordnet, statt sie als Umsatzminderung zu sammeln
• Umsatzgrenzen im Blick behalten, bei Kleinunternehmern die Jahresgrenze, bei EU-Verkäufen die Lieferschwellen
• Meldungen vorbereiten: Umsatzsteuer-Voranmeldung, Zusammenfassende Meldung, OSS je nach Fristigkeit

Die meisten dieser Punkte sind keine Denkarbeit, sondern Fleißarbeit, und genau die lässt sich abgeben. Mit easybill und TAXDOO laufen die ersten fünf Punkte automatisch mit, und der Monatsabschluss schrumpft auf eine Kontrolle der Fälle, die wirklich eine Entscheidung brauchen.

Rechnungen müssen unveränderbar, maschinell auswertbar und im Originalformat vorliegen, eine E-Rechnung also als XML und nicht als ausgedrucktes PDF. Für Buchungsbelege gilt seit 2025 eine Frist von acht Jahren. easybill archiviert GoBD-konform, die Anforderungen im Detail stehen im Ratgeber Revisionssichere Archivierung von E-Rechnungen.

Die Gebühr wird nicht vom Umsatz abgezogen, sondern getrennt als Betriebsausgabe erfasst. Gebucht wird der Betrag aus deiner Rechnung, die Gebühr daneben. Wer beides verrechnet, weist zu wenig Umsatz aus. Wie du die Beträge sauber auseinanderhältst, steht im Ratgeber PayPal-Gebühren richtig berechnen.

Seit 2025 gelten 25.000 Euro Vorjahresumsatz und 100.000 Euro im laufenden Jahr. Wer eine der Grenzen überschreitet, wird sofort umsatzsteuerpflichtig, auch mitten im Jahr. Weil der Vorsteuerabzug entfällt, rechnet sich die Regelung bei hohem Wareneinkauf selten. Die Details stehen im Ratgeber zur Kleinunternehmerregelung.

Als Faustregel: OSS für grenzüberschreitende Verkäufe an Privatkunden, die Zusammenfassende Meldung für innergemeinschaftliche B2B-Umsätze, eine lokale Registrierung, sobald deine Ware in einem anderen EU-Land lagert. Welche Kombination für dich gilt, entscheidet deine Kanzlei.

Die Auszahlung ist nicht dein Umsatz. In einer Summe stecken Verkäufe, Gebühren, Erstattungen und Einbehalte, die für die Buchhaltung getrennt werden müssen. Die Amazon-Steuerberichte von easybill liefern die Aufschlüsselung, die TAXDOO für die Verbuchung braucht.