*Gastbeitrag der NetConnections GmbH von Sophie Benz
In der Buchhaltung stoßen Sie als Onlinehändler schnell auf Probleme. Sie lesen Ihre Belege aus easybill in die Buchhaltung ein. Danach benötigen Sie die Zahlungsdaten Ihrer Zahlungsanbieter (von Anbietern wie PayPal, Amazon, Klarna, Stripe, etc.). Da diese Zahlungsdaten meist nicht die gleichen Informationen wie Ihre Belege enthalten, können diese nicht automatisch einander in Ihrer Buchhaltung zugeordnet werden. Die Zahlungsdaten müssen dann mühsam händisch zugeordnet werden. Das ist sehr zeitintensiv und ebenfalls fehleranfällig. Einige Zahlungsanbieter bieten dem Onlinehändler lediglich Sammelberichte. Doch Gesamtbeträge zu verbuchen entspricht nicht den Grundalgen ordnungsgemäßer Buchführung und kann bei einer Betriebsprüfung zur Verwerfung der Buchhaltung führen.
PayJoe kann dieses Problem lösen, Ihnen wichtige Zeit und somit Geld sparen und ermöglicht Ihnen eine ordnungsgemäße Buchhaltung.
PayJoe stellt Ihnen sämtliche Einzeltransaktionen der unterschiedlichen Zahlungsanbieter zu Verfügung und schlüsselt somit die Abrechnungsberichte der Zahlungsanbieter auf. Zusätzlich fügt PayJoe den Zahlungen die fehlenden Rechnungsinformationen (wie die Rechnungsnummer) aus easybill hinzu.
Die Zahlungen aus PayJoe werden in der Buchhaltung wie ein Bankkonto gebucht. Egal ob Sie die Zahlungsdaten aus PayJoe dateibasiert oder via HBCI in Ihr Buchhaltungssystem einlesen, es muss zuvor einmalig in den Stammdaten eine Bank- und Kontoverbindung angelegt werden. Die Zahlungseingänge von Kunden und Rückerstattungen an Kunden werden durch die Aufbereitung der Zahlungsdaten in PayJoe automatisiert den Offenen Posten in der Buchhaltung zugeordnet, da diese dieselben Inhalte aufweisen. Beispielsweise ist die Rechnungsnummer in der Amazon-Zahlung enthalten, die PayJoe für die Buchhaltung liefert und auch in dem Offenen Posten, der in die Buchhaltung eingelesen wurde. Über diese Information der identischen Rechnungsnummer ist das Buchhaltungssystem in der Lage einen automatisierten Offenen-Posten-Ausgleich durchzuführen. Die Buchungen finden dann abhängig davon, was bei der Rechnungserstellung hinterlegt wurde, als Einzeldebitorenbuchungen oder als Sammeldebitorenbuchungen statt.
Die Gebühren der Zahlungsanbieter, die von PayJoe als Einzeltransaktionen für die Buchhaltung zur Verfügung gestellt werden, müssen auf ein Gebührenkonto gebucht werden. Dieses Gebührenkonto kann beispielsweise im SKR 03 das Konto 4970 Nebenkosten des Geldverkehrs sein. Die Regel für das Verbuchen dieser Gebühren kann einmalig in der Buchungsvorlage oder der Lerndatei (bei DATEV) Ihres Buchhaltungssystems hinterlegt werden. Da PayJoe die Gebührentransaktionen immer mit gleichem inhaltlichen Aufbau an die Buchhaltung übergibt, können diese Transaktionen voll automatisiert verbucht werden.
Der Auszahlungsbetrag, den die Zahlungsanbieter bspw. am Ende des Monats oder am Ende eines Abrechnungszeitraums auf Ihr Girokonto auszahlen, muss gegen Geldtransit gebucht werden, im SKR 03 also das Konto 1360 Geldtransit. Für das Verbuchen der Auszahlungsbeträge gilt das Gleiche wie für die Gebührentransaktionen. Mit Hilfe der Buchungsvorlagen oder Lerndateien im Buchhaltungssystem können diese Transaktionen in der Buchhaltung vollautomatisiert verbucht werden, da PayJoe wiederkehrende Verwendungszwecke für die Auszahlungen liefert.
Die Logik, die für Gebühren und Auszahlungsbeträge in PayJoe genutzt wird, wird auch für sämtliche Sondertransaktionen eines Zahlungsanbieters angewendet. Somit ermöglicht PayJoe, dass auch Einbehaltungen oder Werbe- oder Lagerkosten etc. automatisiert in der Buchhaltung gebucht werden können, ohne weiteres händisches Zutun.
Sämtliche Transaktionen Ihrer Zahlungsanbieter werden so automatisiert und innerhalb kürzester Zeit ordnungsgemäß verbucht.
Der Import, der von PayJoe bereitgestellten Daten, kann in nahezu jedes Buchhaltungsprogramm wie z.B. Lexware, DATEV, Addison, Collmex, aber auch in OrgaMAX, SAP Business One oder Agenda erfolgen.
Kundenrezension:
„Wir sind sehr zufrieden mit der Nutzung von Easybill und PayJoe. Beide Syteme erleichtern uns erheblich das Tegesgeschäfft. Die Anbindung von Easybill war unproblematisch an unsere drei Gambioshops sowie an Amazon und Ebay. Der Kundenservice von Easybill ist zudem immer erreichbar und sehr hilfsbereit. PayJoe ist leicht zu bedienen, intuitiv und selbsterklärend, sodass wir bislang den Kundenservice nicht in Anspruch nehmen mußten. Es wird erheblich an Zeit gespart. Belege von Amazon werden zu 100% unseren Easybill-Rechnungen zugeordnet. PayPal-Zahlungen auch in einem sehr hohen Prozentbereich. Es bleiben i.d.R. nur Buchungen übrig, wo Mr. Mustermann bestellt aber Mr. X mit ihrem PayPal-Konto bezahlt. Das System spart erheblich an Arbeitszeit und damit an Personalkosten. Die Preise sind zudem fair und transparent. Ich bin sehr froh darüber und kann es nur empfehlen.“
– Jan Mehnert, Geschäftführer der Olaf Stange GmbH
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