Die E-Rechnung für Kleinunternehmer

Ab 2028 müssen auch Kleinunternehmen E-Rechnungen im B2B erstellen

Das erfordert, dass sowohl Leistende als auch Empfänger ihre Systeme anpassen, um elektronische Rechnungen zu verarbeiten. Die Umstellung bedeutet nicht nur technische Herausforderungen, sondern erfordert auch Anpassungen in den Geschäftsprozessen. Firmen sollten frühzeitig die gesetzlichen Anforderungen prüfen und passende Softwarelösungen einführen. Lesen Sie wertvolle Tipps, wie KMU’s von der E-Rechnungspflicht profitieren können.

Die E-Rechnung: Was bedeutet das für Kleinunternehmer?

E-Rechnung für Kleinunternehmer: Obwohl Kleinunternehmer aufgrund der Kleinunternehmerregelung in vielen Fällen von bestimmten steuerlichen Pflichten befreit sind, gilt die E-Rechnungspflicht auch für sie. Das bedeutet, dass auch Kleinunternehmer ihre Rechnungen elektronisch ausstellen und empfangen müssen. Dies betrifft sowohl die B2B-Kommunikation als auch den Handel mit öffentlichen Auftraggebern. Mehr über die E-Rechnung

Wer ist von der E-Rechnungspflicht betroffen?

Ab 2025 müssen Unternehmen und Selbstständige in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Bei Versäumnissen könnten steuerliche Vorteile entfallen.
Als Unternehmer oder Selbstständiger ist es unerlässlich, sich rechtzeitig auf die bevorstehende Umstellung auf E-Rechnungen ab 2025 vorzubereiten. Die Einführung dieser neuen Regelung wird nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern dient auch dazu, steuerliche Vorteile zu erhalten und Sanktionen zu vermeiden.

Eine E-Rechnungssoftware erleichtert die Umstellung und integriert sich nahtlos in bestehende Systeme. Sie automatisiert den Prozess und gewährleistet die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen.

1. E-Rechnungspflicht gilt auch für Kleinunternehmer

Seit dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen in Deutschland verpflichtet, elektronische Rechnungen empfangen zu können. Auch Kleinunternehmer müssen daher technisch in der Lage sein, strukturierte elektronische Rechnungen zu verarbeiten.

Übergangsregelungen für die Ausstellung von E-Rechnungen:
Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen Unternehmen weiterhin Rechnungen in Papierform oder als einfache PDF versenden – jedoch nur mit Zustimmung des Empfängers.
Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro elektronische Rechnungen ausstellen.
Für alle anderen – einschließlich Kleinunternehmer – wird die Ausstellungspflicht ab dem 1. Januar 2028 verbindlich.

Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht: Kleinbetragsrechnungen: Die Pflicht zur E-Rechnung gilt nicht für Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro wie z.B. Fahrausweise. Diese Ausnahmen erleichtern Ihnen den Übergang und reduzieren den administrativen Aufwand.

2. Kleine und mittlere Unternehmen (KMUs)

Einführungszeitpunkt und Anforderungen: Für KMUs ist die E-Rechnung seit dem 1. Januar 2025 verpflichtend für alle steuerbaren und steuerpflichtigen inländischen B2B-Umsätze. Dies bedeutet, dass Sie sicherstellen müssen, dass Ihr Unternehmen bereit ist, elektronische Rechnungen zu erstellen und zu empfangen.

Rechnungsformate: Die E-Rechnungen müssen der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Formate wie ZUGFeRD 2.2 und XRechnung erfüllen diese Anforderungen und ermöglichen eine reibungslose Integration in bestehende Systeme.

Meldesystem: Ein elektronisches Meldesystem für nationale B2B-Umsätze wird später eingeführt, um den EU-Vorgaben zu entsprechen. Dies erfordert zusätzliche Anpassungen deiner IT-Infrastruktur.

Übergangsregelungen Papierrechnungen können bis Ende 2026 weiterhin genutzt werden, danach jedoch nur noch mit Zustimmung des Empfängers. Eine vollständige Umstellung auf die E-Rechnung muss bis spätestens 2028 erfolgen.

3.Selbstständige und Freelancer

E-Rechnungspflicht und gesetzliche Vorgaben: Als Selbstständiger oder Freelancer sind Sie ab dem 1. Januar 2025 verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können. Die Pflicht zur Ausstellung greift – sofern der Vorjahresumsatz unter 800.000 Euro liegt – jedoch erst ab 2028.

Rechnungsformate und Automatisierung Nutzen Sie strukturierte elektronische Formate, die eine vollautomatische Verarbeitung ermöglichen. Dies reduziert den manuellen Aufwand und minimiert Fehler.

Übergangsregelungen Bis Ende 2026 können Sie weiterhin Papierrechnungen nutzen. Diese Übergangszeit gibt Ihnen die Möglichkeit, sich schrittweise auf die neuen Anforderungen einzustellen.