Ein präziser Kostenvoranschlag ist der Schlüssel zu zufriedenen Kunden und erfolgreichen Projekten. In diesem Leitfaden erfährst du Schritt für Schritt, wie du ihn professionell erstellst und Fallstricke vermeidest.
Was ist ein Kostenvoranschlag?
Ein Kostenvoranschlag, auch Preisvoranschlag oder Kostenaufstellung genannt, ist eine schriftliche oder digitale Kalkulation, die die voraussichtlichen Kosten eines Projekts oder einer Dienstleistung detailliert auflistet. Er dient Unternehmen und Kunden als Planungs- und Entscheidungsgrundlage: Der Auftraggeber kann Budget und Leistungsumfang prüfen, der Auftragnehmer zeigt Transparenz und Professionalität.
Typischerweise enthält ein Kostenvoranschlag Positionen wie Materialkosten, Arbeitszeit, Stückzahlen, Preise pro Einheit sowie die Gesamtsumme.
Beispiel: Ein Handwerksbetrieb erstellt für den Einbau neuer Fenster einen Kostenvoranschlag mit Posten wie Material, Montage und Anfahrt.
Unterschied zwischen Kostenvoranschlag und Angebot
Ein Kostenvoranschlag ist eine unverbindliche Schätzung der zu erwartenden Kosten. Er zeigt dem Kunden eine voraussichtliche Preisstruktur, lässt jedoch Spielraum für Anpassungen, falls sich Materialpreise, Arbeitsaufwand oder Rahmenbedingungen ändern.
Ein Angebot hingegen ist rechtlich verbindlich (§ 145 BGB): Nimmt der Kunde es an, verpflichtet sich der Anbieter, die genannten Leistungen zum angegebenen Preis zu erbringen, ohne nachträgliche Preiserhöhung.
Typische Einsatzbereiche:
- Kostenvoranschlag: komplexe Projekte mit variablen Kosten, z. B. Bau, Renovierung, IT-Entwicklung.
- Angebot: klar definierte Leistungen oder Produkte mit festen Preisen, z. B. Warenverkauf, Standard-Dienstleistungen.
Kurzvergleich Kostenvoranschlag vs. Angebot
| Merkmal | Kostenvoranschlag | Angebot |
|---|---|---|
| Verbindlichkeit | Meist unverbindlich | Verbindlich |
| Preisänderung möglich? | Ja, bei Begründung | Nein |
| Einsatzgebiet | Variable Projekte | Standardisierte Leistungen |
| Rechtliche Grundlage | Keine feste Bindung, außer ausdrücklich vereinbart | § 145 BGB – bindend |
Rechtliche Aspekte
Grundsätzlich ist ein Kostenvoranschlag in Deutschland unverbindlich, er dient der Orientierung und ist keine feste Preiszusage. Die rechtliche Grundlage findet sich u. a. in § 650 BGB und § 632 BGB:
- Unverbindlichkeit: Der Anbieter darf den genannten Preis überschreiten, muss den Auftraggeber jedoch unverzüglich informieren, sobald eine wesentliche Kostensteigerung absehbar ist.
- Wesentliche Überschreitung: Übersteigen die tatsächlichen Kosten den Kostenvoranschlag erheblich (es gibt keinen allgemeingültigen Prozentsatz, in der Praxis meist > 15–20 %), hat der Kunde das Recht, vom Vertrag zurückzutreten. Wenn der Anbieter den Kostenanschlag schuldhaft zu niedrig erstellt hat oder wenn es möglich gewesen wäre, die Mehrkosten zu vermeiden, muss der Anbieter dem Kunden sogar unter Umständen den entstandenen Schaden ersetzen.
- Bindender Kostenvoranschlag: Durch ausdrückliche Vereinbarung kann ein Kostenvoranschlag rechtlich verbindlich werden. In diesem Fall gilt der genannte Preis wie ein Angebot (§ 145 BGB).
- Vergütung: Selbst wenn der Auftrag nicht zustande kommt, kann der Anbieter eine angemessene Vergütung für die Erstellung eines besonders aufwendigen Kostenvoranschlags verlangen, wenn dies vorher vereinbart wurde.
Beispiel:
Ein Handwerker kalkuliert die Sanierung eines Badezimmers mit 8.000 €. Während der Arbeiten steigen Materialkosten deutlich, was zu einer wesentlichen Überschreitung des Kostenvoranschlags führt. Er muss den Kunden sofort informieren. Stimmt der Kunde der Erhöhung nicht zu, kann er den Auftrag abbrechen – die bis dahin erbrachten Leistungen sind dennoch zu bezahlen.
Schritt-für-Schritt-Anleitung: Kostenvoranschlag erstellen
- Passende Vorlage wählen:
Nutze eine professionelle Vorlage für deinen Kostenvoranschlag, idealerweise im GoBD-konformen Format, um rechtliche Anforderungen zu erfüllen. - Unternehmensdaten einfügen:
Trage deinen Firmennamen, Adresse, Telefonnummer, E-Mail und ggf. Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID ein. - Kundendaten ergänzen:
Erfasse Name, Adresse, Ansprechpartner, Telefonnummer und ggf. Kundennummer. - Projekttitel & Leistungsbeschreibung hinzufügen:
Beschreibe das Projekt oder die Dienstleistung präzise: Art der Arbeit, Material, Menge, Ausführungszeitraum. - Kostenvoranschlagsnummer vergeben:
Verwende eine eindeutige Nummer zur besseren Nachverfolgung und Archivierung. - Preisübersicht einfügen:
Liste jede Position mit Bezeichnung, Menge, Einzelpreis und Gesamtpreis. Weisen die Summe mit und ohne Mehrwertsteuer aus. - Zusatzkosten & Rabatte angeben:
Nenne mögliche Zusatzkosten (Anfahrt, Materialaufschläge) und gewährte Rabatte. - Gültigkeitsdauer festlegen:
Halte fest, bis wann der Kostenvoranschlag gültig ist – wichtig bei schwankenden Materialpreisen. - Rechtliche Hinweise aufnehmen:
Formuliere, ob der Kostenvoranschlag unverbindlich oder verbindlich ist. Ergänze Zahlungsbedingungen und Lieferfristen. - Anlagen beifügen:
Falls relevant, füge Pläne, Skizzen, Bilder oder technische Datenblätter bei. - Signatur & Versand:
Unterschreibe den Kostenvoranschlag digital oder handschriftlich und versende ihn als PDF per E-Mail oder ausgedruckt per Post.
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Häufige Fehler beim Kostenvoranschlag
Unklare oder unvollständige Leistungsbeschreibung:
Wird der Leistungsumfang nur vage beschrieben („Bad renovieren“ statt „Fliesen erneuern, Wände streichen, Armaturen montieren“), sind Missverständnisse vorprogrammiert.
Tipp: Beschreibe jede Position präzise, inkl. Mengenangaben, Materialien und Ausführungszeitraum.
Übersehen von Zusatz- und Nebenkosten:
Anfahrtskosten, Entsorgung, Genehmigungen oder Materialzuschläge werden oft vergessen und verärgern später den Kunden.
Tipp: Führe eine Checkliste aller potenziellen Zusatzkosten und kalkuliere realistisch.
Fehlende Gültigkeitsangabe:
Ohne klare Gültigkeitsdauer kann ein Kostenvoranschlag Monate später akzeptiert werden, obwohl Materialpreise gestiegen sind.
Tipp: Setze ein konkretes Ablaufdatum („gültig bis 30.09.2025“) und kommuniziere mögliche Preisänderungen.
Keine Angabe zur Verbindlichkeit:
Fehlt der Hinweis „unverbindlich“ oder „verbindlich“, entstehen Rechtsunsicherheiten.
Tipp: Formuliere den Status eindeutig, z. B. „Dieser Kostenvoranschlag ist unverbindlich“.
Falsche oder unvollständige Preisaufschlüsselung:
Reine Gesamtsummen wirken intransparent. Besonders bei größeren Projekten oder individuellen Leistungen erwarten Kunden eine klare, nachvollziehbare Kalkulation.
Tipp: Teile den Preis nach Positionen auf und weise Netto-, Mehrwertsteuer- und Bruttobeträge separat aus.
Häufig gestellte Fragen
In vielen Branchen ist ein Kostenvoranschlag kostenlos, vor allem bei einfachen Projekten. Bei aufwendigen Kalkulationen darf der Anbieter jedoch eine Gebühr verlangen. Das muss vorher ausdrücklich vereinbart werden.
Grundsätzlich ist ein Kostenvoranschlag unverbindlich. Durch eine ausdrückliche Vereinbarung kann er jedoch rechtlich bindend werden, ähnlich wie ein Angebot.
Ein Kostenvoranschlag sollte alle wesentlichen Positionen enthalten: Leistungsbeschreibung, Material, Arbeitszeit, Mengen, Einzel- und Gesamtpreise sowie eventuelle Zusatzkosten und Mehrwertsteuer.
Ein Kostenvoranschlag ist meist unverbindlich und kann angepasst werden, ein Angebot ist verbindlich und verpflichtet zur Erbringung der genannten Leistungen zum genannten Preis.
