Wer seine Buchhaltung outsourcen will, muss drei Dinge klären: wer welche Aufgaben übernehmen darf, was das im Monat kostet und wie die Belege zur Kanzlei kommen. Für Steuerberater setzt die Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV) einen festen Gebührenrahmen, Buchhaltungsservices verhandeln ihre Preise frei. Dieser Beitrag rechnet die Kosten an einem Beispiel durch, vergleicht Steuerberater, Buchhalter und eigene Stelle und zeigt den Ablauf bis zur ersten Monatsabrechnung.
Kurz gesagt: Buchhaltung outsourcen heißt, laufende Buchungen, Lohnabrechnung oder Abschlüsse an einen Steuerberater, einen selbstständigen Buchhalter oder einen Buchhaltungsservice abzugeben. Steuerberater rechnen die laufende Buchführung nach § 33 StBVV ab: Bei 200.000 Euro Jahresumsatz liegt der Rahmen bei 55 bis 330 Euro im Monat (Stand 2026). Mit digital vorbereiteten und vorkontierten Belegen landest du deutlich niedriger. Die Verantwortung für die Buchführung bleibt immer bei deinem Unternehmen.
Auslagern oder selbst buchen: woran du die Entscheidung festmachst
Vier Punkte entscheiden, ob sich das Auslagern für dich rechnet: deine Buchführungspflicht, die Zahl deiner Belege, ob du Mitarbeiter beschäftigst und wie viel Zeit dich die Buchhaltung heute kostet.
Kapitalgesellschaften wie GmbH und UG bilanzieren immer. Gewerbetreibende müssen nach § 141 AO seit 2024 erst ab 800.000 Euro Umsatz oder 80.000 Euro Gewinn im Jahr Bücher führen und bilanzieren, vorher lagen die Grenzen bei 600.000 und 60.000 Euro. Freiberufler ermitteln ihren Gewinn unabhängig vom Umsatz per Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Wer bilanziert, gibt mindestens den Jahresabschluss meist an eine Kanzlei. Bei einer EÜR kannst du dagegen einen großen Teil selbst vorbereiten.
Belegmenge und Personal geben den Ausschlag. Mit wenigen Dutzend Belegen im Monat und ohne Angestellte genügt oft eine Rechnungssoftware plus Steuerberater für Voranmeldung und Erklärungen. Sobald du Mitarbeiter hast, kommt die Lohnabrechnung dazu: monatlich, fristgebunden und mit Meldungen an Finanzamt und Krankenkassen. Rechne dann ehrlich nach und stell die Stunden, die du jeden Monat mit Belegen verbringst, dem Honorar aus dem Rechenbeispiel weiter unten gegenüber.
In der Praxis gibst du selten alles ab. Rechnungen schreiben, Zahlungseingänge prüfen und mahnen bleiben bei dir, weil sie direkt mit deinen Kunden zu tun haben. Buchen, Umsatzsteuer-Voranmeldung, Lohn und Abschluss gehen an die Kanzlei. Du lieferst also saubere digitale Belege, die Kanzlei bucht und meldet. Software ersetzt dabei den Steuerberater nicht, sie spart ihm Arbeit, die du sonst mitbezahlst. Wie beide Seiten zusammenspielen, zeigt der Beitrag Buchhaltung: Software oder Steuerberater?
Anbieter für Buchhaltungs-Outsourcing: wer welche Aufgaben übernehmen darf
Nicht jeder Anbieter darf alles. Das Steuerberatungsgesetz (StBerG) behält Steuererklärungen, steuerliche Abschlüsse, Steuerberatung und die Umsatzsteuer-Voranmeldung den Steuerberatern vor. Für das Outsourcing heißt das: Erst klären, welche Aufgaben du abgeben willst, dann den passenden Anbietertyp suchen.
| Anbietertyp | darf übernehmen | darf nicht | passt zu |
|---|---|---|---|
| Steuerberater oder Steuerkanzlei | Buchführung, Lohn, Umsatzsteuer-Voranmeldung, Jahresabschluss, Steuererklärungen, Beratung | keine Einschränkung | Unternehmen mit Bilanz, Personal oder Beratungsbedarf |
| Selbstständiger Buchhalter (§ 6 Nr. 4 StBerG) | laufende Geschäftsvorfälle buchen, Lohnabrechnung, Lohnsteuer-Anmeldung | Umsatzsteuer-Voranmeldung, Abschluss, Steuererklärungen, Beratung | Entlastung bei vielen Belegen, Ergänzung zur Kanzlei |
| Online-Buchhaltungsservice | mit Partnerkanzlei wie ein Steuerberater, ohne Kanzlei wie ein Buchhalter | ohne Kanzlei dieselben Grenzen wie beim Buchhalter | Gründer und Selbstständige, die digital arbeiten |
| Lohnbüro | Lohn- und Gehaltsabrechnung, Lohnsteuer-Anmeldung, Meldungen zur Sozialversicherung | Finanzbuchhaltung mit Steuern | Firmen, die nur den Lohn abgeben |
| Software plus Steuerberater | du erfasst, die Software bereitet vor, die Kanzlei bucht und meldet | Selbstständige mit EÜR, kleine Teams |
Die wichtigste Grenze liegt bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung. Selbstständige Buchhalter dürfen nach § 6 Nr. 4 StBerG buchen, Löhne abrechnen und Lohnsteuer-Anmeldungen fertigen. Die Voranmeldung zur Umsatzsteuer gehört nicht dazu, das hat der Bundesfinanzhof 2017 entschieden (Az. II R 22/15). Arbeitest du mit einem freien Buchhalter, brauchst du für die Voranmeldung also trotzdem eine Kanzlei oder du übermittelst sie selbst.
Bei Online-Services lohnt ein Blick ins Impressum. Steht dort eine Steuerberatungsgesellschaft oder eine namentlich genannte Partnerkanzlei, deckt der Service auch Steuern und Abschlüsse ab. Fehlt sie, bekommst du Buchhaltung im Rahmen von § 6 Nr. 4 StBerG.
Inhouse, Steuerberater oder Buchhaltungsservice im Vergleich
Die drei Modelle unterscheiden sich weniger im Preis pro Buchung als darin, wer haftet, wer berät und was bei einem Ausfall passiert.
| Kriterium | eigener Buchhalter | Steuerberater | Buchhaltungsservice |
|---|---|---|---|
| Kosten | Gehalt plus Nebenkosten, fix jeden Monat | Rahmen nach StBVV oder vereinbarte Pauschale | frei verhandelt, pro Buchung oder pauschal |
| Leistungsumfang | Buchen, Lohn, Vorbereitung | alles inklusive Steuern und Abschluss | Buchen, Lohn; Steuern nur mit Partnerkanzlei |
| Steuerberatung | nein | ja | nur über die Partnerkanzlei |
| Haftung für Fehler | trägst du als Arbeitgeber | Berufshaftpflicht ist gesetzlich vorgeschrieben | im Vertrag prüfen |
| Urlaub und Krankheit | Vertretung nötig | Kanzleiteam springt ein | Team des Anbieters |
| Zugriff auf Zahlen | sofort, im eigenen Haus | über DATEV oder Mandantenportal | über Portal oder Software des Anbieters |
Für kleine Unternehmen ohne Bilanzierungspflicht passt meist die Kombination aus eigener Vorbereitung und Steuerberater. Ein Buchhaltungsservice ist interessant, wenn du viele Belege hast und eine feste Pauschale willst. Eine eigene Stelle kommt erst ab einer Belegmenge infrage, die eine Person dauerhaft auslastet.
Buchhalter einstellen oder auslagern: der Kostenvergleich
Ein eigener Buchhalter kostet ein Vielfaches des Kanzleihonorars. Das zeigt eine Beispielrechnung mit dem mittleren Gehalt laut Entgeltatlas der Bundesagentur für Arbeit:
| Position | pro Monat |
|---|---|
| Bruttogehalt Buchhalter/in, Vollzeit, Median | 4.451 Euro |
| Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung 2026, rund 21 % | rund 941 Euro |
| Summe ohne Arbeitsplatz, Software, Umlagen und Vertretung | rund 5.390 Euro |
Aufs Jahr gerechnet sind das rund 64.700 Euro. Die mittleren 50 % der Buchhalterinnen und Buchhalter verdienen zwischen 3.601 und 5.641 Euro brutto im Monat. Zum Vergleich: Die laufende Buchführung beim Steuerberater liegt im Rechenbeispiel weiter unten bei 192,50 Euro im Monat. Dazu kommt, dass auch ein eigener Buchhalter keine Steuererklärung und keinen Abschluss übernimmt. Eine eigene Stelle rechnet sich deshalb erst, wenn die Buchhaltung eine Person voll beschäftigt.
So läuft das Auslagern der Finanzbuchhaltung ab
Wer seine Finanzbuchhaltung auslagert, geht durch sieben Schritte. Am meisten Zeit sparst du später mit Schritt vier: Je vollständiger die Stammdaten, desto weniger Rückfragen in den ersten Monaten.
- Umfang festlegen. Entscheide, was du abgibst: nur die laufende Buchführung, zusätzlich Lohn und Umsatzsteuer oder auch Abschluss und Erklärungen.
- Angebote einholen. Hol dir zwei bis drei Angebote und gib allen dieselben Eckdaten: Jahresumsatz, Belege pro Monat, Zahl der Mitarbeiter, Art der Gewinnermittlung.
- Vertrag schließen. Mit dem Steuerberater schließt du einen Mandatsvertrag, meist mit Vergütungsvereinbarung. Mit einem Buchhaltungsservice kommt ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) dazu.
- Stammdaten übergeben. Die Kanzlei braucht Steuernummer, USt-IdNr., Kontenrahmen, Bankverbindungen, die Angabe zu Ist- oder Soll-Versteuerung und eine bestehende Dauerfristverlängerung.
- Belegweg festlegen. Kläre, wie Belege zur Kanzlei kommen: per Upload, Schnittstelle oder Export. Papierbelege verursachen Scan- und Sortierarbeit, die du mitbezahlst.
- Monatsrhythmus vereinbaren. Liefere die Belege kurz nach Monatsende, damit die Kanzlei die Umsatzsteuer-Voranmeldung bis zum 10. des Folgemonats abgeben kann. Mit Dauerfristverlängerung hast du einen Monat mehr Zeit.
- Auswertung prüfen. Lies jeden Monat die betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA). Fehlende Buchungen fallen dir so früh auf.
Der letzte Schritt ist keine Formsache. Für die Bücher bleibst du auch nach dem Auslagern verantwortlich, mehr dazu im Abschnitt zur GoBD.
Kosten: was die ausgelagerte Buchhaltung pro Monat kostet
Steuerberater rechnen die laufende Buchführung nach § 33 StBVV ab, Buchhaltungsservices und freie Buchhalter legen ihre Preise selbst fest. Bei der Kanzlei hängt die Gebühr am Gegenstandswert: Das ist der höhere Betrag aus deinem Jahresumsatz und deinen Ausgaben. Aus diesem Wert ergibt sich nach Tabelle C der StBVV eine volle Gebühr, von der die Kanzlei jeden Monat einen Bruchteil berechnet.
Für die Buchführung inklusive Kontieren liegt der Rahmen bei 2/10 bis 12/10 der vollen Gebühr. Die Tabelle zeigt, was das bei verschiedenen Jahresumsätzen bedeutet (netto, StBVV in der Fassung vom 19. Dezember 2025, Gebühren seit 1. Juli 2025 unverändert):
| Gegenstandswert bis | volle Gebühr Tabelle C | Monatsrahmen (2/10 bis 12/10) |
|---|---|---|
| 30.000 Euro | 108 Euro | 21,60 bis 129,60 Euro |
| 100.000 Euro | 188 Euro | 37,60 bis 225,60 Euro |
| 200.000 Euro | 275 Euro | 55,00 bis 330,00 Euro |
| 500.000 Euro | 512 Euro | 102,40 bis 614,40 Euro |
Wo im Rahmen du landest, hängt davon ab, wie viel Arbeit deine Belege machen. Das zeigt das Rechenbeispiel: ein Einzelunternehmen mit EÜR und 200.000 Euro Betriebseinnahmen im Jahr. Alle Beträge sind netto, zuzüglich Umsatzsteuer.
| Leistung nach § 33 StBVV | Rahmen | Monat von bis | Mittelwert Monat | Mittelwert Jahr |
|---|---|---|---|---|
| Buchführung inklusive Kontieren (Abs. 1) | 2/10 bis 12/10 | 55,00 bis 330,00 Euro | 192,50 Euro | 2.310 Euro |
| Buchführung nach vorkontierten Belegen (Abs. 3) | 1/10 bis 6/10 | 27,50 bis 165,00 Euro | 96,25 Euro | 1.155 Euro |
| Buchführung nach deiner Dateneingabe (Abs. 4) | 1/20 bis 10/20 | 13,75 bis 137,50 Euro | 75,63 Euro | rund 908 Euro plus Programmkosten |
Wer seine Belege vorkontiert übergibt, halbiert also den Mittelwert. Die Mittelgebühr ist dabei ein Orientierungswert und keine gesetzliche Regel: Die konkrete Gebühr bestimmt die Kanzlei innerhalb des Rahmens nach Umfang und Schwierigkeit. Die monatliche Umsatzsteuer-Voranmeldung ist in diesen Gebühren bereits enthalten.
Mit Mitarbeitern kommt die Lohnbuchführung dazu. Nach § 34 StBVV kostet die laufende Lohnabrechnung 6 bis 30 Euro je Arbeitnehmer und Monat. Bei fünf Mitarbeitern sind das zum Mittelwert von 18 Euro rund 90 Euro im Monat. Getrennt abgerechnet werden außerdem EÜR oder Jahresabschluss sowie die Steuererklärungen. Viele Kanzleien bieten statt der Einzelgebühren eine Pauschale an, das ist über eine Vergütungsvereinbarung möglich.
Buchhaltungsservices und freie Buchhalter sind an die StBVV nicht gebunden. Mit ihnen verhandelst du den Preis frei, üblich sind Monatspauschalen oder Preise je Buchung. Vergleiche Angebote deshalb immer mit denselben Eckdaten. Welche Gebühren für Erklärungen und Abschluss anfallen, erklärt der Beitrag Steuerberater-Kosten: womit musst du rechnen?
Belege digital an den Steuerberater senden
Je weniger Handarbeit deine Belege in der Kanzlei verursachen, desto niedriger fällt die Rechnung aus. Für die digitale Übergabe gibt es drei Wege: den Upload in DATEV Unternehmen online, den Export im Format deiner Kanzlei und einen eigenen Zugang für den Steuerberater in deiner Software.
Die meisten Kanzleien arbeiten mit DATEV. In DATEV Unternehmen online landen Belege und Buchungsdaten direkt in der Kanzleisoftware, ohne dass jemand sie abtippt. easybill überträgt Rechnungen und Belege über den DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 dorthin, inklusive Belegbild und so oft du willst. Hinterlegst du am Beleg schon das Buchungskonto, geht es mit an DATEV. Ohne Konto kontiert die Kanzlei selbst, und das kostet nach § 33 StBVV einen höheren Rahmen. Wie die Übertragung eingerichtet wird, zeigt die Seite zur DATEV-Schnittstelle von easybill.
Arbeitet deine Kanzlei ohne DATEV, exportierst du die Daten als CSV- oder XML-Datei. Ein Steuerberater-Zugang ist schon im kostenlosen Free-Tarif von easybill enthalten. Damit sieht die Kanzlei deine Rechnungen direkt und muss nicht auf Exporte warten. Ab dem Starter-Tarif liest die Belegerfassung mit KI Eingangsbelege aus und schlägt Konten vor.
Bei E-Rechnungen ist das Format entscheidend. Seit dem 1. Januar 2025 musst du E-Rechnungen von Geschäftskunden empfangen können, und das Original ist die XML-Datei. Gib deshalb das XML-Original an die Kanzlei weiter und archiviere es. Eine PDF-Ansicht oder ein Ausdruck ersetzt das Original nicht.
Datenschutz und GoBD beim Auslagern
Beim Auslagern gibst du personenbezogene Daten und steuerlich relevante Unterlagen aus der Hand. Datenschutzrecht und GoBD regeln, wer dabei wofür geradesteht.
Auftragsverarbeitungsvertrag und DSGVO
Mit deinem Steuerberater brauchst du keinen Auftragsverarbeitungsvertrag. Steuerberater arbeiten weisungsfrei und sind deshalb selbst Verantwortliche im Sinne der DSGVO, das stellt § 11 Abs. 2 StBerG seit dem 18. Dezember 2019 klar. Das gilt auch für die Lohnabrechnung. Anders bei reinen Buchhaltungsdienstleistern und Cloud-Software: Diese Anbieter verarbeiten Daten in deinem Auftrag, deshalb schließt du mit ihnen einen AVV nach Art. 28 DSGVO.
Auslagern und GoBD
Die Verantwortung bleibt bei dir. Nach den GoBD (Randziffer 21) ist allein der Steuerpflichtige für die Ordnungsmäßigkeit seiner Bücher verantwortlich, auch wenn er die Buchführung ganz oder teilweise an Dritte wie einen Steuerberater abgibt. Halte deshalb in einer Verfahrensdokumentation fest, wer welche Belege wie erfasst und weitergibt. Buchungsbelege bewahrst du acht Jahre auf, Bücher und Abschlüsse zehn Jahre. Was das im Alltag bedeutet, steht im Beitrag GoBD-konform arbeiten.
Sonderfälle: Onlinehandel, Beraterwechsel und Übernahme im laufenden Jahr
Drei Situationen tauchen beim Auslagern regelmäßig auf und brauchen eigene Vorbereitung: viele Einzelumsätze im Onlinehandel, der Wechsel der Kanzlei und eine Übernahme mitten im Geschäftsjahr.
E-Commerce-Buchhaltung auslagern
Im Onlinehandel entstehen Tausende Einzelumsätze, dazu Marktplatz-Abrechnungen und bei Verkäufen ins EU-Ausland die Umsatzsteuer über das OSS-Verfahren. Lässt du jede Bestellung einzeln buchen, bezahlst du den Aufwand über das Honorar mit. Automatisierter Bestellimport und Sammelbuchungen senken die Zahl der Buchungen. easybill Connect importiert Bestellungen aus Shops und Marktplätzen und erstellt die Rechnungen mit der passenden Steuerlogik, mehr dazu auf der Seite zur E-Commerce-Abrechnung mit easybill Connect. Wähle eine Kanzlei, die Erfahrung mit Marktplätzen und OSS hat.
Zum Steuerberater wechseln: Fristen und Einrichtung
Einen Mandatsvertrag kannst du nach §§ 675, 627 BGB grundsätzlich jederzeit kündigen, sofern der Vertrag keine Frist vorsieht. Kündige aber nicht zur Unzeit, etwa kurz vor einer Abgabefrist. Dein bisheriger Steuerberater muss dir deine Unterlagen nach § 66 StBerG herausgeben. Zurückhalten darf er sie nur bei fälligen, offenen Honoraren und nur in angemessenem Umfang. Bitte ihn außerdem um eine DATEV-Datenübergabe mit Buchungsstapeln, Stammdaten und Kontenplan, damit die neue Kanzlei nahtlos weiterbuchen kann.
Übernahme der laufenden Buchhaltung mitten im Jahr
Ein Wechsel mitten im Jahr funktioniert, wenn der Stichtag am Ende eines Voranmeldungszeitraums liegt. Dann ist die letzte Umsatzsteuer-Voranmeldung abgegeben und die Kanzleien können sauber trennen. Die neue Kanzlei braucht zum Stichtag:
- die Summen- und Saldenliste und die aktuelle BWA
- die Offene-Posten-Listen für Kunden und Lieferanten
- den Anlagenspiegel mit den bisherigen Abschreibungen
- das Lohnjournal, falls Löhne abgerechnet wurden
- die Umsatzsteuer-Voranmeldungen des laufenden Jahres und eine bestehende Dauerfristverlängerung
Häufige Fragen & Antworten zum Outsourcing der Buchhaltung
Beim Steuerberater gilt für die laufende Buchführung der Rahmen nach § 33 StBVV. Bei 200.000 Euro Jahresumsatz sind das 55 bis 330 Euro im Monat, zum Mittelwert 192,50 Euro (Stand 2026). Mit vorkontierten Belegen sinkt der Mittelwert auf 96,25 Euro. Lohnabrechnung, EÜR oder Jahresabschluss und Steuererklärungen kommen getrennt dazu. Buchhaltungsservices legen ihre Preise frei fest, meist als Monatspauschale oder je Buchung.
Nein. Selbstständige Buchhalter dürfen nach § 6 Nr. 4 StBerG laufende Geschäftsvorfälle buchen, Löhne abrechnen und Lohnsteuer-Anmeldungen fertigen. Die Umsatzsteuer-Voranmeldung gehört nicht dazu, das hat der Bundesfinanzhof 2017 bestätigt (Az. II R 22/15). Die Voranmeldung übernimmt deshalb ein Steuerberater, oder du übermittelst sie selbst ans Finanzamt.
Nein. Steuerberater verarbeiten deine Daten weisungsfrei und sind nach § 11 Abs. 2 StBerG selbst Verantwortliche im Sinne der DSGVO. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist deshalb nicht nötig, auch nicht für die Lohnabrechnung. Mit einem reinen Buchhaltungsservice oder einer Cloud-Software, die Daten in deinem Auftrag verarbeitet, schließt du dagegen einen AVV nach Art. 28 DSGVO.
Ja, das ist sogar der Normalfall. Typisch ist folgende Aufteilung: Rechnungen schreiben, Zahlungseingänge prüfen und Mahnungen verschicken bleiben bei dir. Die Kanzlei übernimmt Buchen, Umsatzsteuer-Voranmeldung, Lohn und Abschluss. Je besser du deine Belege vorbereitest und vorkontierst, desto niedriger liegt das Honorar im Rahmen der StBVV.
Zum Start braucht die Kanzlei deine Stammdaten: Steuernummer, USt-IdNr., Kontenrahmen, Bankverbindungen, Ist- oder Soll-Versteuerung und eine bestehende Dauerfristverlängerung. Wechselst du mitten im Jahr, kommen die Summen- und Saldenliste, die Offene-Posten-Listen, der Anlagenspiegel, das Lohnjournal und die bisherigen Voranmeldungen des Jahres dazu. Fordere beim bisherigen Berater außerdem die DATEV-Daten an.
Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Steuerberatung.
