Wer im B2B-Bereich Rechnungen schreibt, muss eingehende E-Rechnungen schon seit 2025 annehmen und spätestens ab 2028 auch selbst E-Rechnungen ausstellen. Was das für deinen Betrieb konkret heißt, hängt von deinem Umsatz und deinen Systemen ab. Dieser Beitrag zeigt dir, welche Pflicht dich wann trifft, was du im Rechnungseingang und im Rechnungsausgang erledigst und welcher Umsetzungsweg zu dir passt.
Kurz gesagt: Seit 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen nach EN 16931 empfangen und im Originalformat archivieren können. Ab 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Jahr 2026 sie auch ausstellen, ab 2028 gilt das für alle B2B-Rechnungen im Inland. Für die Umsetzung brauchst du drei Dinge: einen festen Empfangsweg, eine Software, die E-Rechnungen erstellt und prüft, und ein GoBD-konformes Archiv.
Die E-Rechnung im B2B
Eine E-Rechnung ist eine strukturierte Rechnung nach der europäischen EU Norm EN 16931, etwa im Format XRechnung oder ZUGFeRD. Papier- und PDF-Rechnungen gelten seit 2025 als sonstige Rechnung. Die Pflicht gilt nur für B2B: Betroffen sind Umsätze zwischen Unternehmern, die beide in Deutschland ansässig sind. Rechnungen an Privatkunden und grenzüberschreitende Umsätze sind nicht erfasst.
| Ab wann | Was gilt |
|---|---|
| seit 1. Januar 2025 | Empfangspflicht für alle Unternehmen. Für eine E-Rechnung brauchst du keine Zustimmung des Empfängers. |
| Umsätze 2025 und 2026 | Übergangsfrist: Sonstige Rechnungen bleiben erlaubt. Papier geht ohne Zustimmung, PDF nur mit Zustimmung des Empfängers. |
| ab 1. Januar 2027 | Ausstellungspflicht bei mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Jahr 2026. Alle anderen dürfen für Umsätze 2027 noch sonstige Rechnungen ausstellen. |
| ab 1. Januar 2028 | Ausstellungspflicht für alle inländischen B2B-Umsätze. Ausnahme: Kleinunternehmer. |
Die Grundlagen zur E-Rechnung und alle Fristen und Ausnahmen im Detail findest du in unseren Ratgebern.
Selbstcheck: welche Pflicht dich wann trifft
Welche Pflicht für dich gilt, hängt von zwei Dingen ab: ob du Rechnungen von anderen Unternehmen bekommst und wie hoch dein Gesamtumsatz im Jahr 2026 ist.
| Dein Unternehmen | 2026 | 2027 | ab 2028 |
| Kleinunternehmer (§ 19 UStG) | E-Rechnungen empfangen und archivieren | E-Rechnungen empfangen und archivieren | E-Rechnungen empfangen und archivieren, Ausstellen ist freiwillig |
| Freiberufler und Unternehmen mit Gesamtumsatz 2026 bis 800.000 Euro | E-Rechnungen empfangen, Ausstellen ist freiwillig | E-Rechnungen empfangen, sonstige Rechnungen ausstellen noch erlaubt | E-Rechnungen empfangen und ausstellen |
| Unternehmen mit Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro | E-Rechnungen empfangen, Ausstellen ist freiwillig | E-Rechnungen empfangen und ausstellen | E-Rechnungen empfangen und ausstellen |
| Unternehmen nur mit Privatkunden (B2C) | Eingangsrechnungen von Lieferanten als E-Rechnung empfangen | Eingangsrechnungen von Lieferanten als E-Rechnung empfangen | Eingangsrechnungen von Lieferanten als E-Rechnung empfangen, an Privatkunden keine E-Rechnungspflicht |
Für die Grenze von 800.000 Euro zählt der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 3 UStG im Kalenderjahr 2026. Gemeint ist dein gesamter Umsatz, nicht nur der Teil mit Geschäftskunden. 2026 ist damit das Messjahr. Liegst du knapp an der Grenze, kennst du die Antwort erst am Jahresende, also bereite die Umstellung schon vorher vor.
Kleinunternehmer haben nach § 34a UStDV ein Wahlrecht und dürfen dauerhaft Papier- oder PDF-Rechnungen schreiben. Eingehende E-Rechnungen müssen sie trotzdem annehmen und acht Jahre aufbewahren. Mehr dazu steht im Ratgeber zur E-Rechnung für Kleinunternehmer.
Checkliste Rechnungseingang: empfangen, prüfen, archivieren
Das Empfangen von E-Rechnungen ist seit 2025 Pflicht und für jedes Unternehmen der erste Schritt. Die Aufgabe hat drei Ebenen, die oft vermischt werden: der Weg, auf dem die Rechnung ankommt, das Lesen und Prüfen und das Archiv. Wie das im Detail funktioniert, erklärt unser Ratgeber E-Rechnungen empfangen und archivieren.
Empfangsweg festlegen
Für den Empfang genügt ein normales E-Mail-Postfach. Das hat das Bundesfinanzministerium (BMF) im Schreiben vom 15. Oktober 2025 klargestellt. Ein eigenes Rechnungsportal oder ein Zugang zum Peppol-Netzwerk ist zwischen Unternehmen nicht vorgeschrieben. Entscheidend ist, dass Rechnungen an einer festen Stelle landen und dort niemand sie übersieht.
- Leg eine feste E-Mail-Adresse für Eingangsrechnungen fest, zum Beispiel rechnung@deine-firma.de.
- Teile diese Adresse allen Lieferanten mit.
- Bestimme, wer das Postfach betreut und wie oft es bearbeitet wird.
- Prüfe, ob dein Mailsystem XML-Anhänge zustellt und nicht aussortiert.
Lesen und prüfen
Eine E-Rechnung besteht im Kern aus einer XML-Datei, die ohne Software kaum lesbar ist. Der kostenlose E-Rechnungs-Viewer der Finanzverwaltung auf ELSTER macht sie sichtbar. Prüfprozess und Archiv ersetzt er nicht.
- Nutze eine Software, die E-Rechnungen lesbar darstellt und automatisch validiert.
- Prüfe jede Eingangsrechnung auf Formatfehler, bevor du sie zur Zahlung freigibst, zum Beispiel mit dem E-Rechnung Validator.
- Speichere den Prüfbericht zusammen mit der Rechnung.
- Leg fest, wer fehlerhafte Rechnungen an den Lieferanten zurückgibt.
Im Originalformat archivieren
Archiviert wird die E-Rechnung im Originalformat, also als XML-Datei. Bei hybriden ZUGFeRD-Rechnungen ist der XML-Teil die eigentliche Rechnung. Weichen Bild und Daten voneinander ab, gilt der XML-Teil. Seit 2025 beträgt die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen acht Jahre, die Details stehen im Ratgeber zu den Aufbewahrungsfristen.
- Speichere die XML-Datei unveränderbar ab, nicht nur das PDF.
- Leg Rechnungen so ab, dass du sie maschinell auswerten kannst.
- Beschreibe den Ablauf vom Eingang bis zur Ablage in einer Verfahrensdokumentation.
Die Anforderungen an das Archiv regeln die GoBD, mehr dazu unter GoBD-konform arbeiten.
Checkliste Rechnungsausgang: E-Rechnungen erstellen und versenden
Beim Rechnungsausgang bestimmt dein Umsatz das Tempo: Mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Jahr 2026 bist du ab 2027 dran, alle anderen ab 2028. Freiwillig darfst du schon heute E-Rechnungen schreiben, ohne dass dein Kunde zustimmen muss.
Format wählen
Das Format muss der Norm EN 16931 entsprechen. In Deutschland sind zwei Formate verbreitet: die XRechnung als reine XML-Datei und ZUGFeRD als PDF mit eingebetteter XML-Datei. ZUGFeRD ist für viele Kunden der leichtere Einstieg, weil sie das PDF weiter ansehen können. Wähle bei ZUGFeRD ein Profil, das EN 16931 erfüllt. Einen Vergleich findest du unter E-Rechnung-Formate im Überblick.
Stammdaten vorbereiten
Größere Kunden verarbeiten Eingangsrechnungen automatisch. Fehlt eine Angabe, die ihr System erwartet, landet deine Rechnung in der manuellen Nachbearbeitung.
- Frag bei jedem Geschäftskunden die E-Mail-Adresse für Eingangsrechnungen ab.
- Hinterlege Bestellnummern oder Käuferreferenzen, wenn der Kunde sie verlangt.
- Prüfe deine eigenen Pflichtangaben wie Steuernummer oder USt-IdNr. im Rechnungsprogramm.
Vor dem Versand validieren
Eine Datei mit Formatfehler ist keine E-Rechnung. Lass deshalb jede Rechnung vor dem Versand prüfen, entweder automatisch in deiner Rechnungssoftware oder mit einem Validator. So vermeidest du Rückfragen und Korrekturrechnungen.
Übergangsregelung der E-Rechnung (B2B) bewusst nutzen
Für Umsätze 2025 und 2026 darfst du noch sonstige Rechnungen schreiben. Lag dein Gesamtumsatz 2026 bei höchstens 800.000 Euro, gilt das auch für Umsätze 2027. Papier geht ohne Zustimmung, für PDF brauchst du die Zustimmung des Empfängers. Die Zustimmung kann auch stillschweigend erfolgen, etwa wenn dein Kunde PDF-Rechnungen ohne Widerspruch annimmt und bezahlt. Lehnt er ab, bleiben dir nur Papier oder die E-Rechnung.
Umsetzungswege der E-Rechnung (B2B) im Vergleich
Wie du die E-Rechnung technisch umsetzt, hängt von zwei Fragen ab: wie viele Rechnungen du schreibst und welche Systeme du schon nutzt. Vier Wege kommen infrage.
| Weg | Passt für | Aufwand | Deckt ab | Darauf achten |
|---|---|---|---|---|
| Rechnungsprogramm in der Cloud | Freiberufler, kleine und mittlere Unternehmen ohne ERP | gering | Erstellen, Empfangen, Prüfen und Archivieren in einem System | XRechnung und ZUGFeRD, GoBD-konformes Archiv, Export an die Steuerberatung |
| E-Rechnungsmodul im ERP oder in der Warenwirtschaft | Unternehmen, die Rechnungen schon im ERP erzeugen | mittel bis hoch | Rechnungsausgang direkt aus dem bestehenden Prozess | ob das Modul auch Eingang und Archiv im Originalformat abdeckt |
| Externer Dienstleister oder Peppol-Zugang | Unternehmen mit vielen Partnern oder Kunden, die Peppol nutzen | mittel | Übermittlung und Umwandlung der Formate | laufende Kosten; die Verantwortung für korrekte Rechnungen bleibt bei dir |
| EDI | Unternehmen mit großen Handelspartnern und bestehender EDI-Anbindung | hoch | automatischer Austausch mit festen Partnern | für Umsätze 2026 und 2027 mit Zustimmung zulässig, danach nur mit Übertragbarkeit in EN 16931 |
Hast du kein ERP und schreibst Rechnungen einzeln oder in kleinen Serien, reicht ein Rechnungsprogramm. Erzeugst du Rechnungen bereits im ERP, frag zuerst deinen Anbieter, was sein Modul leistet, bevor du ein zweites System einführst. Dienstleister und EDI kommen vor allem dann infrage, wenn deine Kunden den Übertragungsweg vorgeben.
Sonderfälle im Alltag: was das BMF-Schreiben vom 15.10.2026 klärt
Mit seinem dritten Schreiben vom 15. Oktober 2026 hat das BMF Fälle geregelt, an denen die Umstellung im Alltag oft hakt. Die Fristen 2027 und 2028 ändern sich dadurch nicht.
Anzahlungs- und Schlussrechnungen: Anzahlungsrechnungen, die du vor Beginn deiner Ausstellungspflicht geschrieben hast, musst du nicht nachträglich als E-Rechnung schicken. In der Schlussrechnung darfst du bereits erhaltene Teilzahlungen bis 30. Juni 2030 auch auf andere Weise darstellen.
Rabatte, Boni und Skonti: Das Schreiben legt fest, wie Preisnachlässe in der E-Rechnung abgebildet werden. Prüf mit deinem Softwareanbieter, ob deine Skontobedingungen im strukturierten Teil ankommen.
Berichtigungen: Korrigierst du eine E-Rechnung, schickst du die Berichtigung ebenfalls als E-Rechnung, nicht als formlose Mail oder PDF.
Fehlerarten: Das BMF unterscheidet Formatfehler von Geschäftsregelfehlern und inhaltlichen Fehlern. Bei einem Formatfehler lässt sich die Datei nicht korrekt auslesen, dann liegt keine E-Rechnung vor. Geschäftsregelfehler und inhaltliche Fehler betreffen die Angaben, etwa eine fehlende Pflichtangabe oder einen falschen Steuersatz.
Nichtbeanstandung bis Ende 2026: E-Rechnungen, die du bis 31. Dezember 2026 nach den Vorgaben der Schreiben von 2024 und 2025 ausstellst, beanstandet die Finanzverwaltung nicht, auch nicht beim Vorsteuerabzug. Ab 2027 gelten die neuen Detailregeln.
Keine E-Rechnung brauchst du für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, für Fahrausweise und für steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG. Reverse-Charge-Umsätze nach § 13b UStG sind dagegen nicht ausgenommen.
Kunden und Lieferanten informieren
Die Umstellung klappt nur, wenn deine Geschäftspartner wissen, was du schickst und was du erwartest. Ein kurzes Schreiben an Kunden und Lieferanten reicht dafür meist aus.
- Teile deinen Lieferanten die Adresse für Eingangsrechnungen mit und bitte um E-Rechnungen.
- Kündige deinen Kunden das Format an, das du künftig schickst, zum Beispiel ZUGFeRD.
- Hol dir die Zustimmung für PDF-Rechnungen, solange du die Übergangsregelung nutzt.
- Frag nach Bestellnummern oder Referenzen, die dein Kunde auf der Rechnung braucht.
Eine Leitweg-ID brauchst du dafür nicht. Diese Kennung gibt es nur bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber.
Fahrplan für die E-Rechnung im B2B bis 2028
Ab wann du was erledigst, lässt sich in vier Etappen über folgenden Zeitplan planen.
| Zeitraum | Was du erledigst |
|---|---|
| Jetzt | Empfang sicherstellen: Postfach festlegen, Software zum Lesen und Prüfen einrichten, Archiv im Originalformat aufsetzen. |
| Bis Ende 2026 | Gesamtumsatz 2026 im Blick behalten, Umsetzungsweg wählen, erste E-Rechnungen mit einzelnen Kunden testen. |
| 2027 | Bei mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz 2026: alle B2B-Rechnungen als E-Rechnung. |
| Ab 2028 | Alle B2B-Rechnungen im Inland als E-Rechnung, außer du bist Kleinunternehmer. |
Häufige Fragen & Antworten zur E-Rechnung im B2B
Ja. Die Pflicht gilt nur für Umsätze zwischen Unternehmern, die beide in Deutschland ansässig sind. Rechnungen an Privatkunden kannst du weiter als Papier oder PDF schicken. Ausgenommen sind außerdem Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise und bestimmte steuerfreie Umsätze.
Ja, als Empfangsweg reicht ein E-Mail-Postfach. Das hat das BMF im Schreiben vom 15. Oktober 2025 klargestellt, ein spezielles Portal oder Peppol ist keine Pflicht. Trotzdem musst du die XML-Datei lesen, prüfen und acht Jahre im Originalformat aufbewahren können. Dafür brauchst du eine passende Software und ein GoBD-konformes Archiv.
Nein. Die Leitweg-ID ist eine Kennung für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber wie Bundes-, Landes- und Kommunalbehörden. Zwischen Unternehmen spielt sie keine Rolle. Größere Geschäftskunden verlangen stattdessen oft eine Bestellnummer oder Käuferreferenz, damit ihr System die Rechnung zuordnen kann.
Das hängt von deinem Gesamtumsatz im Jahr 2026 ab. Lag er bei höchstens 800.000 Euro, darfst du für Umsätze 2027 noch sonstige Rechnungen ausstellen, PDF allerdings nur mit Zustimmung des Empfängers. Lag er darüber, musst du ab 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen. Ab 2028 gilt die Pflicht für alle Unternehmen außer Kleinunternehmern.
Maßgeblich ist die Art des Fehlers. Lässt sich die Datei wegen eines Formatfehlers nicht korrekt auslesen, liegt keine E-Rechnung vor, und du schickst eine fehlerfreie neue Datei. Fehlt eine Pflichtangabe oder stimmt etwa der Steuersatz nicht, korrigierst du das mit einer berichtigten E-Rechnung. Ob dein Vorsteuerabzug als Empfänger betroffen ist, klärst du im Einzelfall mit deiner Steuerberatung.
Nein. Die deutsche Pflicht gilt nur, wenn du und dein Kunde in Deutschland ansässig seid, Rechnungen an Geschäftskunden in Österreich fallen nicht darunter. In Österreich gibt es im Inland keine allgemeine B2B-Pflicht (Stand Oktober 2026). Strukturierte E-Rechnungen sind dort seit 2014 nur für Rechnungen an den Bund vorgeschrieben, etwa im Format ebInterface über das Unternehmensserviceportal oder über Peppol. Ab 1. Juli 2030 werden E-Rechnungen nach der EU-Initiative ViDA für grenzüberschreitende B2B-Umsätze in der EU Pflicht, also auch für Rechnungen von Deutschland nach Österreich.
