Ihre Mandanten müssen die E-Rechnung nicht vollständig verstehen. Wissen müssen sie nur, was bis wann zu tun ist. Die meisten Rundschreiben liefern das Gegenteil: vollständige Rechtslage, keine einzige Handlung. Ab dem 1. Januar 2027 gilt die Ausstellungspflicht für Mandanten mit über 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab dem 1. Januar 2028 für alle übrigen. Das Messjahr läuft also gerade. Hier finden Sie den Leitfaden, das Schreiben dazu und eine Checkliste für die Kanzlei.
Kurz und kompakt
Eine Mandanteninformation zur E-Rechnung erklärt in einem Satz, was sich ändert, nennt genau ein Datum und definiert konkrete Handlungen. Seit dem 1. Januar 2025 muss jeder Unternehmer E-Rechnungen empfangen können. Ausstellen muss ab 2027, wer 2026 über 800.000 Euro Gesamtumsatz lag, ab 2028 alle. Ein PDF ohne eingebettetes XML ist keine E-Rechnung.
Ab wann die E-Rechnung im B2B Pflicht ist
Drei Daten regeln die Umstellung, und nur eines davon ist für den einzelnen Mandanten relevant.
| Ab wann | Was gilt | Für wen |
|---|---|---|
| 1. Januar 2025 | Empfangspflicht | alle inländischen Unternehmer |
| 1. Januar 2027 | Ausstellungspflicht | Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro |
| 1. Januar 2028 | Ausstellungspflicht | alle übrigen B2B-Inlandsumsätze |
Die Staffelung steht in § 27 Abs. 38 UStG, präzisiert durch das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025. Wichtig für die Zuordnung: 2026 ist kein Stichtag, sondern das Messjahr. Wer in diesem Jahr über der Grenze von 800.000 Euro liegt, muss ab Januar 2027 ausstellen, alle anderen bekommen zwölf Monate mehr. Die vollständige Übersicht inklusive Sonderfällen steht in unserem Beitrag zu den Fristen der E-Rechnungspflicht.
E-Rechnung einfach erklärt: die Erklärung, die beim Mandanten ankommt
Der häufigste Einwand im Beratungsgespräch ist kein fachlicher, sondern ein sprachlicher: „Elektronisch mache ich das doch längst.“ Umgangssprachlich heißt elektronische Rechnung jede Rechnung, die per E-Mail kommt. Das Gesetz meint etwas anderes. Solange dieser Begriffsbruch im Raum steht, läuft jede weitere Erklärung ins Leere.
Ein PDF ohne eingebettetes XML ist keine E-Rechnung. Dieser Satz reicht als vollständige Antwort auf die häufigste Rückfrage. Eine einfach verständliche Definition der E-Rechnung und die Abgrenzung zur „sonstigen Rechnung“ ist im Mandantenleitfaden enthalten.
Wer aus Ihrer Mandantschaft ab 2025, 2027 und 2028 betroffen ist
Die Fristen sind einfach, die Zuordnung ist die Arbeit. Ihre Mandantschaft teilt sich in drei Gruppen auf, und Sie sind der Einzige, der sie sauber bilden kann, weil Sie die Umsätze haben.
| Gruppe | Ausstellungspflicht | Was jetzt zu tun ist |
|---|---|---|
| Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro | ab 1. Januar 2027 | Format und Software bis Jahresende 2026 klären |
| Gesamtumsatz 2026 bis 800.000 Euro | ab 1. Januar 2028 | Empfang sichern, Ausstellen im Laufe von 2027 |
| Kleinunternehmer nach § 19 UStG | keine | Empfang und Archivierung sichern |
Der Kleinunternehmer ist der Fall, der regelmäßig schiefgeht. § 34a UStDV gibt ihm ein Wahlrecht: er darf dauerhaft weiter mit sonstiger Rechnung abrechnen. Von der Empfangspflicht und von der achtjährigen Aufbewahrung im Originalformat befreit ihn das nicht. Genau diese Mandanten hören häufig das Wort „befreit“ und tun anschließend gar nichts.
Rechnungen an Privatkunden, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto nach § 33 UStDV und Fahrausweise sind von der Pflicht ausgenommen. Welche Umsätze darüber hinaus nicht unter die E-Rechnungspflicht fallen, steht bei den Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht.
XRechnung oder ZUGFeRD: der Unterschied in einem Satz für den Mandanten
XRechnung ist ein reiner Datensatz, für Menschen ohne Zusatzprogramm nicht lesbar, und Pflichtformat gegenüber öffentlichen Auftraggebern. ZUGFeRD ist ein PDF, in dem derselbe Datensatz mit enthalten ist, also sichtbar und maschinenlesbar in einer Datei.
Für den unstrukturierten Mandanten ist ZUGFeRD die richtige Empfehlung. Nicht weil es technisch besser wäre, sondern weil er weiter etwas sieht, das er als Rechnung erkennt. Das nimmt der Umstellung den Schrecken und ist der einzige Grund, warum die Formatfrage überhaupt in ein Kanzleischreiben gehört.
Liefert der Mandant später doch an einen öffentlichen Auftraggeber, ist XRechnung eine Einstellung in der Software, kein neues Projekt. Die technischen Unterschiede im Detail stehen im Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung.
Leitfaden E-Rechnung für Mandanten als PDF
Die Datei, die Sie tatsächlich verschicken, ist der Leitfaden bzw. das Merkblatt. Dieser ist bewusst in Mandantensprache formuliert, zum direkten Weiterleiten oder als Anlage zum Brief. Er nimmt Ihnen die Erklärung ab, und zwar vollständig: Sie müssen im Schreiben nur noch die Frist des einzelnen Mandanten ergänzen.
Auch die häufigsten Fragen, die im Mandantengespräch kommen, sind dort beantwortet:
- Reicht mein PDF nicht mehr?
- Muss ich der E-Rechnung zustimmen?
- Brauche ich eine Software?
- Ich bin Kleinunternehmer, gilt das für mich?
- Wie bekomme ich eine E-Rechnung überhaupt?
- Muss ich das XML aufbewahren?
- Was passiert, wenn ich nichts tue?
Sie müssen sie nicht mehr selbst beantworten, sondern nur auf die entsprechende Seite im Mandantenleitfaden verweisen.
Musteranschreiben E-Rechnung an Mandanten
Betreff: Information zur Umstellung auf die E-Rechnung
Sehr geehrte/r Frau/Herr [Name],
mit diesem Schreiben möchten wir Sie über die Umstellung auf die E-Rechnung informieren.
Rechnungen von Geschäftspartnern müssen Sie bereits heute elektronisch annehmen können. Eigene Rechnungen an andere Unternehmen müssen Sie ab dem [Datum] als E-Rechnung ausstellen.
Was das für Ihr Unternehmen bedeutet und welche Schritte dafür anstehen, finden Sie im beiliegenden Leitfaden.
Für Rückfragen erreichen Sie [Name] unter [Telefon] oder [E-Mail].
Mit freundlichen Grüßen
Anlage: Leitfaden E-Rechnung für Mandanten
Welche Software kleine Betriebe wirklich brauchen
Für den Mandanten reduziert sich die Softwarefrage auf drei Anforderungen: Rechnungen im gültigen Format erzeugen, eingehende E-Rechnungen annehmen, den Datensatz unverändert und GoBD-konform aufbewahren. Alles andere ist Komfort.
Die dritte Anforderung ist die, die in Softwarevergleichen regelmäßig untergeht. Ein Programm, das E-Rechnungen erzeugt, sie nach dem Versand aber nicht im Originalformat vorhält, verlagert die Aufbewahrungspflicht zurück auf den Mandanten und damit faktisch in dessen E-Mail-Postfach. Danach fragt in der Prüfung niemand mehr, welches Programm die schönere Rechnungsvorlage hatte.
Entscheidend ist deshalb weniger, welches Programm der Mandant nimmt, als wie viele es sind. Liegen Empfang, Erstellung und Aufbewahrung in drei getrennten Werkzeugen, muss jemand sie verbinden, und dafür fehlt im kleinen Betrieb oft die zuständige Person. Eingangsrechnungen bleiben im Postfach liegen, der Datensatz wird nie archiviert, und die Kanzlei merkt es im Jahresabschluss. Alles an einem Ort heißt: Eingang, Archiv und Rechnungsschreiben in einer Oberfläche, mit einem Zugang für die Kanzlei.
Genau so ist easybill gebaut. E-Rechnungen als ZUGFeRD oder XRechnung erstellen, eingehende E-Rechnungen empfangen und den Datensatz GoBD-konform aufbewahren, dazu ein eigener Steuerberater-Zugang und die Schnittstellen zu DATEV und Lexware Office. easybill Free kostet dauerhaft 0 Euro und deckt 50 Dokumente im Monat inklusive E-Rechnung ab, der Starter-Tarif beginnt bei 12 Euro im Monat bei jährlicher Abrechnung (Stand Juni 2026). Für die Kanzlei ist der Steuerberater-Zugang der eigentliche Punkt, weil damit der Belegtransport entfällt. Welche Programme im Funktionsumfang wirklich ausreichen, zeigt der Vergleich kostenloser E-Rechnungs-Software.
Checkliste: Umstellung auf E-Rechnung für Mandanten
Die Reihenfolge richtet sich nach der Kanzleiarbeit. Am Anfang steht deshalb nicht die Software, sondern die Frage, welcher Mandant überhaupt wann dran ist. Danach übernimmt der Leitfaden.
Der erste Schritt ist auch der einzige, den Sie ohne Mitwirkung des Mandanten erledigen können. Er dauert einen Nachmittag und macht alles Folgende planbar, weil danach jeder Brief nur noch ein einziges Datum braucht. Wer ihn überspringt und stattdessen mit der Softwareauswahl beginnt, führt mit der gesamten Mandantschaft dieselbe Diskussion, obwohl ein großer Teil davon zwölf Monate mehr Zeit hat.
| Schritt | Wer macht es | Woran Sie erkennen, dass es erledigt ist |
|---|---|---|
| 1. Mandantschaft nach Gesamtumsatz 2026 segmentieren | Kanzlei | Jeder Mandant hat in der Akte ein Datum: 2027 oder 2028 |
| 2. Stichtag im Leitfaden ankreuzen und versenden | Kanzlei | Versanddatum und Rückmeldefrist sind dokumentiert |
| 3. Rückmeldebogen einsammeln | Mandant füllt aus, Kanzlei erfasst | Empfangsadresse und zuständige Person liegen schriftlich vor |
| 4. Aufbewahrung klären | Kanzlei prüft, Mandant richtet ein | Der XML-Datensatz liegt unverändert im System, nicht nur als Ausdruck |
| 5. Rechnungsprogramm prüfen | Mandant, bei Bedarf mit der Kanzlei | Das Programm erzeugt ZUGFeRD oder XRechnung und archiviert den Datensatz |
| 6. Rückläufer nachverfolgen | Kanzlei | Kein Mandant ohne Rückmeldung nach Ablauf der Frist |
Schritt für Schritt: E-Rechnung senden und empfangen
Beim Empfangen genügt als Zugangsweg ein normales E-Mail-Postfach. Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 sagt ausdrücklich, dass ein eigenes, nur für Rechnungen eingerichtetes Postfach nicht notwendig ist. Damit ist die häufigste Kostensorge im Mandantengespräch erledigt.
Die Trennung dahinter muss aber klar sein: Das Postfach ist der Zugangsweg, nicht das Archiv. Prüfung, Verbuchung und die achtjährige Aufbewahrung des Datensatzes passieren danach und brauchen ein System. Wie dieser Prozess aussieht, steht unter E-Rechnung empfangen und archivieren.
Beim Senden sind es drei Schritte: Pflichtangaben nach § 14 UStG vollständig erfassen, Format wählen, Datei erzeugen und versenden. Die Anleitung dazu finden Sie unter E-Rechnung erstellen.
Was Peppol ist und wer es braucht
Peppol ist ein Übertragungsnetzwerk, kein Rechnungsformat und keine gesetzliche Pflicht. Rechnungen laufen darin über registrierte Zugangspunkte statt über E-Mail, was Vorteile bei hohem Belegvolumen und bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber bringt.
Für den typischen kleinen Betrieb lautet die Antwort deshalb nein. Wer im Monat 30 Rechnungen schreibt und keine Behörden beliefert, braucht keinen Zugangspunkt. Diese Auskunft spart im Beratungsgespräch mehr Geld als jede Formatempfehlung.
Anders sieht die Rechnung bei Mandanten mit hohem Belegvolumen oder mit öffentlichen Auftraggebern aus. Dort ersetzt ein Zugangspunkt eine Menge manueller Weiterleitung, und die Frage lohnt eine eigene Prüfung. Wie das Netzwerk funktioniert und wann es sich rechnet, steht in unserem Beitrag zu Peppol.
Fazit
Sortieren Sie die Mandantschaft einmal nach dem Gesamtumsatz 2026, dann steht für jeden Betrieb fest, ob der 1. Januar 2027 oder der 1. Januar 2028 als Stichtag gilt. Alles Weitere übernimmt der Leitfaden: Er erklärt die Umstellung, beantwortet die sieben üblichen Fragen und holt über den Rückmeldebogen genau die Angaben zurück, die Sie für den nächsten Schritt brauchen.
