E-Commerce – So funktioniert die optimale Zusammenarbeit mit dem Steuerberater

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*Gastbeitrag: Monschein Steuerberatung, Offenburg

E-Commerce floriert und die Kundenzahlen bei Onlinegeschäften steigen ständig. Wie im Vorjahr – auch in 2021 wächst der Onlinehandel weiter. Es werden immer mehr Neugründungen vorgenommen. Aber dabei vergessen die Unternehmer oft, sich steuerlich beraten zu lassen. Das Thema ist nicht einfach. Durch keine bzw. falsche Beratung kann es zu erheblichen Verlusten kommen.

In unserem Bericht zum Thema E-Commerce erklären wir Ihnen, auf welche Punkte Sie achten müssen und wie man – trotz vielen Buchungen – die Finanzbuchhaltung durch Schnittstellen zügig abarbeitet.

Debitoren (Kundenrechnungen) verbuchen

In jedem Fall empfiehlt es sich, Debitoren bzw. Kundenrechnungen zu verbuchen.
Aus dem Warenwirtschaftssystem lassen sich CSV-Dateien erstellen. Diese können problemlos in die Buchhaltungsprogramme übernommen werden. Oftmals gibt es auch Schnittstellen und die Ausgangsrechnungen können z. B. direkt in Unternehmen Online übernommen werden.
Außerdem ist zu beachten, ob der Unternehmer bei der Umsatzsteuer die IST- oder die SOLL-Versteuerung anwendet.

Bei der IST-Versteuerung ist die Umsatzsteuer grundsätzlich erst abzuführen, wenn ein Zahlungseingang erfolgt ist. Das gleiche gilt bei der Gewinnermittlungsart (Bilanzierung oder Einnahmen-Überschussrechnung).
Bei der Bilanzierung wirken sich die Einnahmen direkt mit der Rechnungsstellung auf den Gewinn aus. Bei der Einnahmen-Überschussrechnung erfolgt eine Gewinnveränderung erst mit dem Zahlungseingang.
Ein Zahlungseingang ist erfolgt, wenn der Unternehmer wirtschaftlich über das Geld verfügen kann.
Das ist mit der Gutschrift auf das Amazon-, Paypal- und Stripekonto gegeben bzw. erfüllt.

AMAZON, PAYPAL, STRIPE als Bankkonto im E-Commerce verbuchen

Wir empfehlen Ihnen, die Amazon-, Paypal-, Stripekonten und andere Zahlungsanbieter als Bankkonto zu verbuchen. Somit sind die Debitorenkonten immer auf dem aktuellen Stand.
Häufig ist es auch so, dass der Steuerberater einfach den Zahlungseingang auf dem Bankkonto als Umsatz bucht. Von dieser Vorgehensweise ist aber abzuraten. Damit werden keine Gebühren des Zahlungsanbieters verbucht. Des Weiteren erfolgt keine Aufteilung nach umsatzsteuerpflichtigen bzw. umsatzsteuerfreien Erlösen. Es ist auch möglich, dass Guthaben bei den Zahlungsanbietern bestehen und diese als Zahlungseingang nicht verbucht wurden. Somit ist der Zahlungseingang nicht erfasst.

E-Commerce Schnittstellen nutzen

Durch Schnittstellen und Softwarelösungen kann der Zeitaufwand für die Buchhaltung sehr gering gehalten werden. 

Wir betreuen beispielsweise ein Unternehmen mit monatlich ca. 500 Ausgangsrechnungen. Der monatliche Zeitaufwand beträgt hier ca. 5-6 Stunden. Das liegt daran, dass wir neben dem Buchhaltungsprogramm und dem Warenwirtschaftssystem noch weitere Softwarelösungen einsetzen.

Programme wie PAYJOE, easybill oder BillBee erstellen zum Beispiel automatische Buchungssätze für die Zahlungsanbieterkonten (Amazon, Paypal, Stripe) und sorgen für eine automatische Zuordnung/ Zahlungsausgleich. So sind diese Konten immer auf dem aktuellsten Stand. Durch das Zusammenwirken des Warenwirtschaftsprogramms mit den Zahlungsanbietern und der Softwarelösung werden mittels der Rechnungsnummern/Transaktionsnummern automatisch Verbuchungen vorgenommen. 

Hier sollten Steuerberater und Unternehmer unbedingt eng zusammenarbeiten. Am Anfang entsteht durch die einmalige Einrichtung ein Mehraufwand, der sich aber durch die Zeitersparnis bei der laufenden Finanzbuchhaltung relativiert.

Lieferschwellen-Reform für den E-Commerce beachten

Ab dem 01.07.2021 tritt die neue Lieferschwellen-Reform in Kraft. Dabei ist neu, dass die unterschiedlichen Lieferschwellen abgeschafft und durch eine EU einheitliche Schwelle von nur 10.000 € ersetzt werden. 

Dies gilt für die Summe aller innergemeinschaftlichen Fernverkäufe in alle Mitgliedstaaten. 

Hierbei gilt zu beachten, dass bis zum 30.06.2021 weiterhin die bisherige Regelung greift.
Werden die individuellen Lieferschwellen in den betroffenen Ländern überschritten, muss sich der Unternehmer umsatzsteuerlich im anderen Land registrieren lassen.

Vor Ort wird dann ein Fiskalvertreter benötigt, der die Umsatzsteuervoranmeldungen und die Umsatzsteuererklärungen abgibt. Dabei gilt zu beachten, dass ausländische Umsatzsteuer abgeführt werden muss. Die Rechnungsstellung verändert sich ab dem Tag, an dem man die jeweilige Lieferschwelle überschritten hat.
Deshalb ist hier Vorsicht geboten.

Betriebsstätten im Ausland vermeiden

Umsatzsteuerliche Betriebsstätten sollte man – wenn möglich – vermeiden. Hierzu kann es beispielsweise durch ein innergemeinschaftliches Verbringen der Waren kommen.
Amazon (PAN-EU) lagert die Warenbestände vom E-Commerce-Unternehmer dann nicht in Deutschland sondern in Polen oder Tschechien (und anderen Ländern) ein. Bei dem Unternehmen fallen somit geringere Lagerkosten etc. an. Der Unternehmer muss hierzu aber eine Zustimmung erteilen.

Zusammenfassung

Durch das innergemeinschaftliche Verbringen der Waren in ein anderes EU-Land muss dort eine umsatzsteuerliche Registrierung vorgenommen werden. Die Registrierung ist mit hohen Kosten verbunden.
Des Weiteren müssen im anderen EU-Land monatliche Umsatzsteuervoranmeldungen und eine Umsatzsteuerjahreserklärung abgegeben werden. Hierzu wird ein Fiskalvertreter benötigt, welcher auch noch zusätzlich laufende Kosten verursacht.

Mittels der Software-Lösung DutyPay kann dieser Aufwand voll automatisiert werden.
Von der Feststellung der Notwenigkeit einer umsatzsteuerlichen Registrierung im Ausland, bis hin zur Erstellung und Übermittlung aller benötigten Unterlagen, vereinfacht Dutypay den europaweiten Onlinehandel. Diese cloudbasierte Lösung ersetzt den unbeliebten Fiskalvertreter und ist eine direkte Vermittlung zwischen Dir und der ausländischen Finanzverwaltung.

Fazit

Gerade im E-Commerce sollte der Unternehmer / das Unternehmen von Anfang an eine steuerliche Beratung in Anspruch nehmen. Nur so kann verhindert werden, dass Mehrkosten verursacht werden bzw. Fehler passieren (Betriebsstätte Ausland).
Bei der Umsatzsteuer nehmen die Finanzämter keine Rücksicht (Steuerstrafverfahren). Diesbezüglich werden auch Kontrollmitteilungen zwischen deutschen Finanzämtern und anderen EU-Ländern erstellt.

Der Unternehmer/das Unternehmen sollte idealerweise einen Steuerberater beauftragen, der in diesem Sachgebiet auf dem neuesten Stand ist. Nur so können Mehrkosten vermieden werden.
Dann sollte zuerst ein Plan erstellt werden, mit welchen Softwarelösungen/Schnittstellen man arbeiten wird – angepasst an die vorhandene Situation.
Des Weiteren sollten die monatlichen Arbeitsabläufe zwischen Mandant /Steuerberater klar definiert werden.
Wenn das alles gegeben ist, kann die Zusammenarbeit nur von Erfolg geprägt sein.

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