Eine Rechnung richtig korrigieren? Jedem ist es schon einmal passiert, dass eine Rechnung angelegt wurde, die einen Fehler enthielt. Was muss mit dieser Rechnung nun passieren? Muss man sie stornieren? Benötigt der Kunde eine neue Rechnung oder lediglich eine Rechnungskorrektur?
Grundsätzlich ist es so, dass jedem Kunde das Recht auf eine korrigierte Rechnung zusteht. Doch wie korrigiert man nun eine fehlerhafte Rechnung richtig?
Nicht jeder Tippfehler muss aber unbedingt korrigiert werden. Betrifft der Fehler jedoch die Pflichtangaben einer Rechnung nach §14 Abs. 2 Nr. 2 des Umsatzsteuergesetzes (UstG), ist es erforderlich das fehlerhafte Dokument zu berichtigen. Doch muss man nun eine Gutschrift, eine Storno-Rechnung oder eine Rechnungskorrektur anlegen?
Es gibt zwei Varianten um eine Rechnung richtig zu korrigieren:
1. Die ausgestellte, fehlerhafte Rechnung ist noch nicht verbucht.
Zwecks Korrektur kann eine Storno-Rechnung erstellt werden, die den vollständigen Betrag der Rechnung ausbucht. Die Storno-Rechnung weist hierbei dieselbe Rechnungsnummer auf. Somit wird sie eindeutig in der Buchhaltung der Rechnung zugeordnet.
2. Die ausgestellte, fehlerhafte Rechnung ist bereits verbucht.
Obwohl das Dokument bereits verbucht ist, wünscht der Kunde eine Korrektur. In diesem Fall würde man eine Gutschrift erzeugen. Eine geleistete Zahlung wird ggf. an den Kunden erstatten. Anschließend würde eine neue Rechnung, mit einer neuen Rechnungsnummer ausgestellt werden.
Eine Gesetzesänderung im Jahr 2013 hat hier zu einiger Verwirrung geführt. Somit war unklar, ob eine der Bezeichnungen für die Berichtigungsdokumente dazu führen könnte, dass die korrigierte Rechnung nicht mehr vorsteuerabzugsberechtigt ist. Zu diesem Problem liegt jedoch ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 25.10.2013 vor, in dem Folgendes geschrieben steht:
„(…) Die im allgemeinen Sprachgebrauch bezeichnete Stornierung oder Korrektur der ursprünglichen Rechnung als Gutschrift (sog. kaufmännische Gutschrift) ist keine Gutschrift im umsatzsteuerrechtlichen Sinne. Wird in einem solchen Dokument der Begriff „Gutschrift“ verwendet, obwohl keine Gutschrift im umsatzsteuerrechtlichen Sinne nach §14 Abs. 2 Satz 2 UStG vorliegt, ist dies weiterhin umsatzsteuerrechtlich unbeachtlich. Die Bezeichnung „Gutschrift“ führt allein nicht zur Anwendung des §14c UStG. (…)“
Demnach kann der Dokumententyp „Gutschrift“ auch in „Rechnungskorrektur“, „Storno-Rechnung“ oder gar „Rechnungsänderung“ umbenannt werden. Es ist jedoch nur eine Empfehlung und keine Verpflichtung, derer man nachkommen muss.
Bezüglich des Vorzeichens der Gutschriften müssen Sie sich ebenfalls keinerlei Sorgen machen. Unserer Ansicht nach ist die Bezeichung „Gutschrift“ ausreichend um darzustellen, dass es sich um einen negativen Umsatz handelt. Rechtliche Vorgaben gibt es hier keine.