*Gastbeitrag: Nelly Brüssing, GetMyInvoices
Die vorbereitende Buchhaltung ist für Online-Händler mit einem besonders großen Aufwand verbunden, da sie regelmäßig die Ausgangsrechnungen für ihre verkauften Produkte zusammentragen müssen. Sie sind häufig auf mehreren Kanälen aktiv und einige Online-Shops generieren sogar separate Rechnungen mit einem eigenen Nummernkreis. Um schließlich alle Belege zu sammeln, loggen sich Händler in jeden Shop bzw. Marktplatz ein, suchen die Rechnungen und laden sie manuell herunter. Das kostet Zeit.
Auch Eingangsrechnungen müssen Händler zentral zusammenführen. So melden sie sich beispielsweise im Kundenportal ihres Telefon- oder Internetanbieters an, suchen die Dokumente und laden sie auch dort manuell herunter. Zudem treffen einige Dokumente per E-Mail oder per Post ein und auch Quittungen, die unterwegs anfallen, werden einzeln gesammelt. Nicht zu vergessen sind die Transaktionen über das Bankkonto, Kreditkarte oder PayPal.
Ein Wirrwarr entsteht, in dem es schwerfällt, einen aktuellen Überblick zu behalten und festzustellen, welche Rechnung wann bezahlt werden muss oder welche Kunden sich mit ihrer Zahlung in Verzug befinden. Mit einer digitalen Rechnungsverarbeitung lassen sich viele Vorgänge automatisieren und – so das Ergebnis einer Marktstudie von Billentis – im Vergleich zur konventionellen, papierbasierten Bearbeitung häufig bis zu 80 Prozent der Kosten sparen.
4 Tipps für Ihren Profit durch die Einsparungen
Wir haben für Sie vier Tipps zusammengestellt, damit Sie möglichst schnell von diesen Einsparungen profitieren können:
- Rechnungseingang automatisieren
Lassen Sie Ihre Rechnungen aus Online-Portalen bzw. -Shops und E-Mail-Postfächern automatisch von einer Software abrufen und nutzen Sie zusätzlich eine Scan-App, um papierbasierte Belege zu digitalisieren! Dann gehen keine Dokumente mehr verloren. - Dokumentenarchiv nutzen
Verwenden Sie für das Dokumentenhandling ein Dokumenten-Management-System, kurz DMS. Sie müssen jedoch nicht zwangsläufig eine neue Software installieren. Auch ein sicheres cloudbasiertes Archiv innerhalb einer Rechnungsmanagementlösung sorgt dafür, dass sämtliche Rechnungen an einem Ort übersichtlich zur Verfügung stehen. Nach dem automatischen Auslesen können diese mit Tags verwaltet werden und einfach per Volltextsuche gefunden werden. - Rechnungen automatisch weiterleiten
Verbinden Sie das Dokumentenarchiv mit jenen Lösungen, die Ihre Rechnungen und Quittungen weiterverarbeiten! Das kann eine Buchhaltungslösung sein, aber auch das von Ihrem Steuerberater eingesetzte System. - Workflows einrichten
Wenn Sie die Buchhaltung automatisieren wollen, sollten Sie digitale Prozesse einrichten, die zu Ihrer Unternehmensstruktur passen. Dazu zählen Abläufe wie die Rechnungsfreigabe, Rechnungsprüfung oder der Bezahlvorgang.
Wichtig ist, dass die Umstellung auf digitale Buchhaltung einer klaren Strategie folgt. Software kann nur dann zahlreiche Aufgaben übernehmen, wenn die verschiedenen Tools nahtlos miteinander verknüpft werden – zum Beispiel die App zum Scannen analoger Rechnungen mit jener Lösung, mit der die Bezahlung erfolgt. Oder: die Lösung zum Erfassen der Belege mit der Software des Steuerberaters.
Und was ist mit den GoBD?
Vielleicht fragen Sie sich jetzt, ob eine solche Herangehensweise auch den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, kurz GoBD, entspricht. Hiernach müssen Unternehmen sicherstellen, dass jeder einzelne Vorgang
- nachprüfbar,
- vollständig,
- richtig,
- rechtzeitig,
- geordnet und
- unveränderlich ist.
Mit einer sogenannten Verfahrensdokumentation stellen Sie die Einhaltung dieser Vorgaben sicher. Darin beschreiben Sie lückenlos, wie Prozesse in Ihrem Unternehmen ablaufen – inklusive der eingesetzten Systeme und involvierten Mitarbeiter.
Folgende Checkliste fasst die wichtigsten Schritte zusammen und bietet so eine Orientierung:
Digitale Buchhaltung – Checkliste
- Rechnungen digital zusammentragen
- Quittungen und analoge Rechnungen digitalisieren
- Dokumente über eine Rechnungsmanagementlösung organisieren
- Einsatz einer Online-Buchhaltungssoftware
- Automatisches Auslesen von Informationen
- Automatische Weiterleitung an Steuerberater oder in andere Lösungen
- Erstellen einer Verfahrensdokumentation
- Belege archivieren
Wer sein Rechnungsmanagement digitalisiert, kann von diesen Vorteilen profitieren
- Alle Belege sind jederzeit zur Hand.
- Die Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater ist transparent.
- Ortsunabhängiger Zugriff auf Rechnungen & Co.
- Sicherheit der Belege vor Einbruch, Brand und Diebstahl
- Mehr Platz dank weniger Papierkram
Mit GetMyInvoices können Sie von diesen Vorteilen profitieren, denn die Lösung ruft Rechnungen automatisch aus verschiedenen Quellen, wie Online-Portale oder E-Mail-Postfächer, ab und speichert sie in einer cloudbasierten Belegverwaltung. Papierene Rechnungen und Quittungen können mit einer Smartphone-App gescannt und ebenfalls in die Belegverwaltung hochgeladen werden. Darüber hinaus lassen sich die mit easybill erstellten Ausgangsrechnungen automatisiert nach GetMyInvoices exportieren. Somit stehen sämtliche Belege zentral zur Verfügung und können vollständig an den Steuerberater oder in Buchhaltungssysteme wie DATEV, lexoffice oder sevDesk übertragen werden.
Fazit
Konventionelles Rechnungsmanagement, das viel Zeit und Nerven kostet, hat im digitalen Zeitalter ausgedient. Für lästige Tätigkeiten wie das manuelle und oft fehlerbehaftete Zusammensuchen von Rechnungen und Quittungen gibt es keine Notwendigkeit mehr – und für zu langsame Rechnungsprozesse keine Entschuldigung. Intelligente Software bietet längst alle Möglichkeiten, um das Rechnungsmanagement auf jene Stufe zu heben, auf die es gehört – die der Automatisierung.
Über die Autorin
Nelly Brüssing ist Marketing-Managerin bei GetMyInvoices. Sie hat ein Masterstudium in International Business an der HTW Dresden erfolgreich abgeschlossen und arbeitete anschließend in den Bereichen Marketing und Business Development bei GetMyInvoices. Aktuell verantwortet sie unter anderem das Partnermarketing, die Umsetzung verschiedener Marketingkampagnen sowie die Messeorganisation und Contentplanung.