Wie gutes Zeitmanagement Ihr Unternehmen voranbringt*

Gutes Zeitmanagement

*Gastbeitrag: clockodo – ein Programm der clickbits GmbH

Den Großteil Ihrer Zeit verbringen Sie mit Arbeit. Das gilt nicht nur für einen Tag, sondern für Wochen und Jahre. Ihr Kalender ist stets voll mit Terminen, die Sie selbst machen oder die von Kunden und Mitarbeitern eingestellt werden. Öfter als Ihnen lieb ist, werden Sie wegen Kleinigkeiten aus Ihren Tätigkeiten herausgerissen. Und wenn Sie zurückblicken und ehrlich sind, fallen gerade kurz vor Ende der Deadlines immer Überstunden für Sie und Ihr Team an. Am Ende des Tages oder der Woche fragen Sie sich überarbeitet: Wo ist eigentlich die Zeit geblieben? Sie lassen den Tag und die Woche Revue passieren und stellen verwundert fest, dass Ihre To-Do-Liste kaum kürzer geworden ist und Sie die Antwort auf die Frage nach der Zeit nicht finden.

Gutes Zeitmanagement ist das Kapital Ihres Unternehmens

Obwohl uns das Zitat von Benjamin Franklin „Zeit ist Geld” schon zu den Ohren raushängt – es ist wahr. Als Unternehmer Zeit zu verschenken bedeutet, Geld zu verschleudern. Aus diesem Grund ist gutes Zeitmanagement so wichtig und grundlegend für die Effizienz Ihres Unternehmens. Doch wie gelangt man zu gutem Zeitmanagement? Die zwei nachfolgenden Schritte könnten schon die Lösung für Sie sein.

Zeitmanagement Mitarbeiter

Schauen Sie sich als erstes den Firmenkalender an. Stellen Sie sich für die Planung folgende Fragen:

  • Haben Sie im Blick, wann welcher Mitarbeiter da ist? 
  • Für welche Aufträge können Sie welchen Mitarbeiter einplanen? 
  • Bleiben Sie realistisch: Wie viel Zeit benötigt jedes einzelne Projekt und welchen Zeitaufwand bedeutet das für Sie und Ihre Mitarbeiter? Wenn Sie es nur schwer einschätzen können, planen Sie lieber einen Puffer mit ein.

Um immer genau zu wissen, wer da ist, pflegen Sie die Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter in einem Kalender, der für alle zugänglich ist. Dieser dient zur Planung für Aufträge, die Sie annehmen. Beispielsweise sehen Sie, dass um Ostern rum der Großteil Ihrer Mitarbeiter im Urlaub ist. Um nicht in Bedrängnis zu kommen, überlegen Sie schon jetzt, welchen Mitarbeiter Sie in dieser Zeit einplanen können, oder sprechen Sie mit dem Kunden einen reellen Abgabetermin ab. Dadurch, dass Sie einen Zeitpuffer einrechnen, kommen Sie auch nicht in eine Bredouille, sollte mal etwas Außerplanmäßiges dazwischen kommen. So gehen Sie langen Arbeitszeiten bis kurz vor der Deadline aus dem Weg und können Aufgaben und Personal richtig einsetzen, ohne alleine für die Kuh auf dem Eis verantwortlich zu sein. 

Zeitmanagement Projekte

Im zweiten Schritt sollten Sie sich diese Fragen stellen:

  • Welche Aufträge sind am rentabelsten für Sie? 
  • Wie viel Ihrer Zeit beanspruchen welche Kunden? 
  • Spiegelt sich das im Angebot wider? 
  • Wo müssen Sie handeln, um profitabel zu arbeiten? 

Zwischen allen Projekten, administrativen Aufgaben und dem Tagesgeschäft ist es nicht leicht, den Überblick zu behalten. Für Ihre Firma ist das jedoch von großer Wichtigkeit. Wie aber gewinnen Sie die Oberhand im Chaos und treiben gleichzeitig Ihr Unternehmen voran? Dazu sollten Sie von vornherein den Umfang eines Auftrages richtig einschätzen können. Was haben Sie in letzter Zeit Vergleichbares angenommen und erledigt? Gab es bei einem ähnlichen Projekt Hürden, auf die Sie auch diesmal stoßen könnten? 

Schauen Sie sich an, wie viel Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter in dieses Projekt geflossen ist und wie groß Ihr Gewinn am Ende war. Haben Sie alle Daten parat? Verlangt Ihr Kunde sehr engen Austausch, der Sie natürlich Zeit kostet, dann bedenken Sie diesen Punkt sowohl für Ihre interne Planung als auch beim Erstellen des Angebotes. Diese Informationen können Sie nicht nur nutzen, um bessere und rentablere Angebote zu machen, sondern auch, um wertvolle Arbeitszeit von vornherein richtig zu planen.

Wie eine Projektzeiterfassung beim Zeitmanagement hilft 

Um alle wichtigen Daten rund um Ihre Projekte parat zu haben und um einen Überblick über Ihre Mitarbeiter zu bekommen, eignen sich Projektzeiterfassungstools als zuverlässige Helfer, die Sie beim Zeitmanagement unterstützen. Diese Programme sammeln Daten wie aufgewendete Arbeitszeit pro Kunde, Auftrag und Tätigkeit sowie die Arbeitszeit von jedem Mitarbeiter. Diese wertvollen Informationen können Sie als Grundlage für zukünftige Projekte nutzen: Stützen Sie sich bei neuen Angeboten auf zahlenbasierte Erfahrungswerte und planen Sie Ihre Zeit richtig ein.
Gute Tools zur Projektzeiterfassung bieten darüber hinaus die Möglichkeit, Budgets und Stundensätze zu hinterlegen. Alle gesammelten Daten stehen für detaillierte Berichte zur Verfügung und können anschließend für eine genaue Auswertung der Aufträge herangezogen werden. Auch daraus können Sie hilfreiche Schlüsse rund um das Zeitmanagement für Ihren Arbeitsalltag ziehen. 

Die meisten Tools zur Projektzeiterfassung führen als Extra-Feature einen Abwesenheitskalender. Ihre Angestellten können hierüber online Abwesenheiten beantragen, die Sie genehmigen oder ablehnen. In der Übersicht sind alle Abwesenheiten aufgeführt, sodass Sie Ihre Mitarbeiter- und Projektplanung entsprechend vornehmen können. Mit der richtigen Vorbereitung haben Sie das Zeitmanagement für alle Projekte im Griff, sehen exakt, welcher Punkt auf der To-Do-Liste wie viel Zeit gekostet hat, und erkennen, womit Sie Ihre Arbeitswoche verbracht haben. Die Grundlage für Wachstumspotential!

clockodo – Arbeits- und Projektzeiterfassung

Mit der online Projektzeiterfassung clockodo erfassen Sie nicht nur die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter, sondern buchen Zeiteinträge für Ihre Kunden, Projekte und Leistungen. Dadurch wissen Sie stets genau, woran Ihre Mitarbeiter arbeiten, und sehen am Ende Tages oder der Woche, wo Ihre eigene Arbeitszeit hineingeflossen ist. Das Beste: Hinterlegen Sie noch Stundensätze oder Budgets für Ihre Projekte, dann haben Sie immer im Blick, wie viel Sie bereits ausgegeben oder verdient haben und ob dies Ihrer Vorstellung des Zeitaufwandes entspricht.

Team #digital: easybill & clockodo

Alle eingegebenen Daten werden im Berichtsbaukasten gesammelt. Hier erstellen Sie individuelle Berichte, um zum Beispiel eine Auswertung vorzunehmen oder Informationen einzusehen, die Sie in Zukunft bei Ihrer Planung mit einbringen. Verknüpfen Sie dann noch easybill und clockodo miteinander, wird aus den Berichten heraus die Rechnungsstellung zum Kinderspiel. Sie möchten Ihre Arbeitszeit für den Kunden oder das ganze Projekt abrechnen? Die geniale Verknüpfung macht’s möglich: Die gesammelten Daten dazu werden zu easybill übertragen und im Handumdrehen liegt Ihnen eine fertige Rechnung vor, die nur noch versandt werden muss. 

Extra-Feature

Als zusätzlichen Helfer im Arbeitsalltag bietet clockodo einen Abwesenheitskalender im Tool. Ihre Mitarbeiter stellen online Abwesenheitsanträge für Urlaub oder Krankheit und Sie genehmigen diese oder lehnen sie ab. Alle Abwesenheiten sind im digitalen Kalender einzusehen, um vorausschauend in die Planung gehen zu können.

Und wenn Sie sich dann doch mal verwundert fragen Wo ist eigentlich die Zeit geblieben?, dann hat clockodo die Antwort darauf!

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