Die elektronische Rechnung ist im Geschäftsverkehr mit öffentlichen Auftraggebern längst verpflichtend. Bereits seit 2020 müssen Unternehmen E-Rechnungen an Behörden senden und nicht mehr im Papierformat oder als PDF. Auch auf Landes- und Kommunalebene gelten vergleichbare Vorgaben.
Mit Blick nach vorn gewinnt das Thema zusätzlich an Bedeutung. Durch das Wachstumschancengesetz wird die E-Rechnung auch im B2B-Bereich verpflichtend. Seit 2025 muss jedes Unternehmen Rechnungen empfangen, bis spätestens 2028 auch versenden können. (Wachstumschancengesetz, § 27 Abs. 38 UStG).
Für Unternehmen bedeutet das, an der Umstellung auf die E-Rechnung führt kein Weg mehr vorbei, selbst wenn es derzeit keine Rechnungen an Behörden stellt.
Welches E-Rechnungsformat für Behörden?
Eine E-Rechnung ist laut EU-Richtlinie 2014/55/EU eine strukturierte, elektronisch verarbeitbare Rechnung im XML-Format, das automatisch maschinell ausgelesen werden kann. Ein PDF-Dokument ohne XML-Datei gilt künftig nicht mehr als E-Rechnung.
Folgende Formate kommen dabei in Deutschland zum Einsatz:
- XRechnung
- Die XRechnung ist seit 2020 der verbindliche Standard für den Bund, also für Behörden und andere staatliche Organisationen. Es handelt sich um ein XML-basiertes Datenformat, das vollständig strukturiert ist und automatisiert verarbeitet werden kann.
- ZUGFeRD (Hybrid-Format)
- ZUGFeRD (kurz für: Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) besteht aus einer für Menschen lesbaren PDF und einer integrierten XML-Datei für Maschinen. Ab Version 2.1.1 ist ZUGFeRD für Behörden zulässig, sofern es dem Profil ‚EN 16931‘ entspricht.
Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes ist die XRechnung der verbindliche Standard. Sie erfüllt vollständig die Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 und der E-Rechnungsverordnung.
ZUGFeRD ab Version 2.1.1 wird von Behörden theoretisch auch akzeptiert, wenn es den Anforderungen der Norm EN 16931 entspricht. Aber nicht jeder öffentliche Auftraggeber akzeptiert ZUGFeRD.
Das bedeutet in der Praxis: Wenn du auf Nummer sicher gehen willst, solltest du immer XRechnung verwenden. Dein Auftraggeber wird dir gerne Auskunft darüber geben, welches Format er erwartet. Das bevorzugte Format kann du dann in einem Rechnungsprogramm deiner Wahl abspeichern.
Eine Ausnahme besteht beim Bund für Direktaufträge mit einem Auftragswert unter 1.000 Euro netto. In diesen Fällen ist keine elektronische Rechnung erforderlich, aber dennoch empfehlenswert (§ 3 Abs. 3 ERechV). Für Länder und Kommunen können abweichende Regelungen gelten.
Praxistipp: E-Rechnung an Behörden mit Software erstellen
Mit einer spezialisierten E-Rechnungs-Software wie easybill lässt sich der Prozess deutlich vereinfachen und rechtssicher abbilden.
Zunächst legst du wie gewohnt eine neue Rechnung an und hinterlegst alle relevanten Kundendaten. Wichtig ist, dass du zusätzlich die Leitweg-ID des öffentlichen Auftraggebers korrekt einträgst. Diese wird in easybill in den entsprechenden E-Rechnungsfeldern gepflegt.
Anschließend wählst du das passende Format aus. Für Behörden empfiehlt sich die XRechnung, da sie von allen Plattformen akzeptiert wird. easybill übernimmt dabei automatisch die korrekte Strukturierung der Daten gemäß den gesetzlichen Vorgaben.
Alle erforderlichen Pflichtangaben wie Bankverbindung, Zahlungsbedingungen und Auftragsreferenzen kannst du direkt in der Rechnung ergänzen. Die Software prüft im Hintergrund, ob alle notwendigen Felder ausgefüllt sind.
Nach Fertigstellung exportierst du die Rechnung ganz einfach als XRechnung-Datei oder übergibst sie direkt an den vorgesehenen Übertragungsweg, etwa ein Portal oder eine Peppol-Schnittstelle.
Für dich bedeutet das: Du arbeitest weiterhin in deiner gewohnten Oberfläche, während die technischen Anforderungen der E-Rechnung im Hintergrund automatisch erfüllt werden.
Die Checkliste: Was du für den Versand benötigst
Checkliste: 3 Voraussetzungen für eine gültige E-Rechnung an Behörden.
- Leitweg-ID: Ihre digitale Adresse in der Verwaltung.
- Pflichtangaben: Zusätzliche Felder wie Bestellnummern.
- Format: XRechnung oder konformes ZUGFeRD.
Leitweg-ID
Die Leitweg-ID ist eine zentrale Pflichtangabe. Sie funktioniert wie eine eindeutige Adresse innerhalb der Verwaltung und stellt sicher, dass die Rechnung korrekt zugestellt wird.
Du erhältst die Leitweg-ID direkt vom Auftraggeber, meist automatisch bei der Beauftragung oder auf Nachfrage.
Pflichtangaben
Neben den klassischen Rechnungsbestandteilen nach dem Umsatzsteuergesetz sind zusätzliche Angaben erforderlich. Dazu zählen insbesondere:
- Leitweg-ID des Auftraggebers
- Deine Bankverbindung
- Zahlungsbedingungen
- E-Mail-Adresse
- Referenzen wie Bestellnummer oder Vertragskennzeichen
Unvollständige Angaben führen häufig dazu, dass Rechnungen automatisiert abgelehnt werden.
Aufbewahrungspflichten
Wichtige Aufbewahrungsregeln nach GoBD: E-Rechnungen müssen 8 Jahre lang revisionssicher archiviert werden. Das bedeutet, das Original-XML-Format muss unveränderbar gespeichert werden. Ein bloßer Ausdruck der Rechnung reicht rechtlich nicht aus. Die Aufbewahrungsfrist beträgt in der Regel acht Jahre (UStG § 14b). Eine moderne E-Rechnungs-Software wie easybill hat die rechtskonforme Archivierung in der Cloud bereits integriert.
Praxis: Die Übertragungswege für E-Rechnungen an Behörden
Für den Versand stehen dir mehrere Möglichkeiten zur Verfügung. Welche Variante sinnvoll ist, hängt stark von deinem Arbeitsalltag ab.
Portallösung
Über Webportale kannst du Rechnungen manuell erfassen oder hochladen. Diese Lösung eignet sich besonders dann, wenn du nur gelegentlich Rechnungen an Behörden stellst.
Software-Lösung
Moderne Rechnungsprogramme wie easybill erstellen E-Rechnungen automatisch im passenden Format. Der Versand erfolgt direkt aus dem System oder über eine Schnittstelle zum jeweiligen Portal. Das spart Zeit und reduziert Fehler.
Peppol-Netzwerk
Was ist das Peppol-Netzwerk? Peppol ist ein internationaler Übertragungsweg, der wie ein sicheres Postnetz für E-Rechnungen funktioniert. Statt manueller Uploads in Portale werden Rechnungen direkt aus der Software an die Behörde gesendet. Für Unternehmen mit regelmäßigem Rechnungsversand ist das eine besonders effiziente Lösung.
Übersicht: E-Rechnung an Behörden einreichen
Die richtige Plattform hängt immer vom Auftraggeber ab.
Bund
Für Bundesbehörden stehen zwei zentrale Systeme zur Verfügung:
- Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE)
- OZG-konforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE)
Welche Plattform genutzt wird, gibt der Auftraggeber vor.
Länder und Kommunen
Die Bundesländer betreiben eigene Portale oder nutzen gemeinsame Lösungen. Die Anforderungen können sich im Detail unterscheiden, etwa bei Formaten oder Übertragungswegen.
| Bundesland | Plattform |
| Baden-Württemberg | Zentrale Rechnungseingangsplattform Baden-Württemberg (ZRE BW) |
| Bayern | BayernPortal / BayRMS |
| Berlin | Zentrale E-Rechnungsplattform Berlin |
| Brandenburg | Zentrale Rechnungseingangsplattform Brandenburg |
| Bremen | Rechnungseingangsplattform Bremen |
| Hamburg | Zentrale Rechnungseingangsplattform Hamburg |
| Hessen | Zentrale Rechnungseingangsplattform Hessen |
| Mecklenburg-Vorpommern | Zentrale Rechnungseingangsplattform Mecklenburg-Vorpommern |
| Niedersachsen | Niedersächsische Rechnungseingangsplattform |
| Nordrhein-Westfalen | Rechnungseingangsplattform NRW |
| Rheinland-Pfalz | Zentrale Rechnungseingangsplattform Rheinland-Pfalz |
| Saarland | Zentrale Rechnungseingangsplattform Saarland |
| Sachsen | Zentrale Rechnungseingangsplattform Sachsen |
| Sachsen-Anhalt | Zentrale Rechnungseingangsplattform Sachsen-Anhalt |
| Schleswig-Holstein | Zentrale Rechnungseingangsplattform Schleswig-Holstein |
| Thüringen | Zentrale Rechnungseingangsplattform Thüringen |
Bei Rechnungen an Kommunen gilt keine einheitliche bundesweite Plattform. Maßgeblich ist ausschließlich die Vorgabe der jeweiligen Stadt, Gemeinde oder des kommunalen Betriebs. Die erforderliche Einreichungsart ergibt sich verbindlich aus der Leitweg-ID und den Vergabeunterlagen. Ohne diese Vorgabe ist keine korrekte Zustellung möglich.
Praxis-Tipp
Kläre bereits vor der Rechnungsstellung, welche Plattform genutzt werden muss. Diese Information ist verbindlich und erspart dir unnötige Rückfragen oder Ablehnungen.
KMU-Strategie: Software oder Web-Formular für E-Rechnungen?
Um rechtssichere E-Rechnungen an Behörden zu schreiben, gibt es verschiedene Optionen. Die passende Lösung hängt stark von deinem Rechnungsvolumen ab.
Webportal oder Software? Für Einmalsender genügen kostenlose staatliche Portale, erfordern jedoch manuelle Archivierung. Unternehmen mit regelmäßigen Aufträgen profitieren von Softwarelösungen, die den Export direkt an den Steuerberater via DATEV automatisieren und Fehler reduzieren. Der manuelle Aufwand bleibt überschaubar, allerdings musst du dich dann um die Archivierung der E-Rechnung kümmern.
Sobald du regelmäßig abrechnest, solltest du deshalb besser auf eine Softwarelösung setzen. Diese bietet klare Vorteile:
- automatische Erstellung im richtigen Format
- weniger manuelle Eingaben
- geringere Fehlerquote
- langfristige rechtskonforme Archivierung (8 Jahre)
- Übermittlung über DATEV an deinen Steuerberater
Von einfachen Rechnungstools bis hin zu umfassenden ERP-Systemen gibt es zahlreiche Optionen. Entscheidend ist, dass die Lösung zu deinem Arbeitsalltag passt.
TIPP: Mit easybill FREE kannst du E-Rechnungen an Behörden kostenlos erstellen und direkt im passenden Format wie XRechnung ausgeben. So setzt du die gesetzlichen Anforderungen ohne zusätzliche Einstiegskosten um und digitalisierst deinen Rechnungsprozess von Anfang an.
Die E-Rechnung ist für Behörden bereits seit längerem Standard und wird auch im unternehmerischen Alltag weiter an Bedeutung gewinnen. Für dich bietet die Umstellung auf das E-Rechnungsformat die Chance, Prozesse effizienter und zukunftssicher aufzustellen.
Der Einstieg gelingt am einfachsten, wenn du strukturiert vorgehst. Kläre die Anforderungen deines Auftraggebers, besorge dir die Leitweg-ID und entscheide dich für einen passenden Übertragungsweg.
Ein sinnvoller erster Schritt ist es, bei deinem nächsten öffentlichen Auftrag aktiv nach den E-Rechnungsanforderungen zu fragen. So stellst du sicher, dass deine Rechnungen von Anfang an korrekt und ohne Verzögerung verarbeitet werden.
Fazit: So startest du mit der E-Rechnung: 1. Leitweg-ID beim Auftraggeber anfragen. 2. Software auf XRechnung-Kompatibilität prüfen. 3. Übertragungsweg (Portal oder Peppol) festlegen. So sicherst du eine fristgerechte Zahlung deiner Honorare.
Häufige Fragen zur E-Rechnung an Behörden
Ja, Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind bei Aufträgen für den Bund oder das Land zur E-Rechnung verpflichtet. Der Status als Kleinunternehmer befreit nicht von den technischen Anforderungen der XRechnung.
Rechnungen, die nicht dem geforderten Standard (z. B. XRechnung) entsprechen, werden von den zentralen Rechnungseingangsplattformen des Bundes und der meisten Länder technisch abgelehnt. Die Rechnung gilt dann als nicht zugestellt, was zu Zahlungsverzug führen kann. Eine PDF-Datei allein erfüllt die gesetzlichen Anforderungen im Behördenverkehr nicht mehr.
Nein. Seit der Umsetzung der EU-Richtlinie 2014/55/EU ist eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) für E-Rechnungen innerhalb Deutschlands und der EU nicht mehr zwingend erforderlich. Die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts werden durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren oder die Übermittlung über sichere Kanäle wie Peppol sichergestellt.
Eine elektronische Rechnung kann nach dem Versand nicht mehr einfach „gelöscht“ oder „geändert“ werden. Korrekturen erfolgen analog zum Papierprozess durch eine Stornorechnung (Gutschrift) über den vollen Betrag und die anschließende Neuerstellung einer korrekten E-Rechnung mit neuer Rechnungsnummer.
Nein. Die Nutzung der zentralen Plattformen des Bundes (ZRE und OZG-RE) sowie der Länderportale für die manuelle Erfassung oder den Upload von E-Rechnungen ist für Unternehmen kostenfrei. Gebühren können lediglich durch die Nutzung privater Software-Lösungen oder spezialisierter Peppol-Dienstleister entstehen.
Ja. Das XRechnungs-Format erlaubt das Einbetten von Anhängen direkt in die XML-Datei. Unterstützt werden üblicherweise Formate wie PDF, PNG, JPG und CSV. Die maximale Dateigröße variiert je nach Empfängerplattform, liegt aber meist bei insgesamt 10 bis 15 MB.
