E-Rechnung falsch oder zu spät umgesetzt: Strafen, Risiken und Absicherung

Das musst du zu Strafen bei der E-Rechnung wissen

Eine „Strafe” speziell für die E-Rechnung existiert im Gesetz nicht. Wer eine Rechnung nicht, zu spät oder im falschen Format ausstellt, begeht aber eine Ordnungswidrigkeit nach § 26a UStG, die mit einer Geldbuße von bis zu 5.000 Euro geahndet werden kann.

Das größere Risiko ist meist der gefährdete Vorsteuerabzug beim Empfänger, wenn das Finanzamt eine fehlerhafte Rechnung beanstandet. Dieser lässt sich in der Regel durch eine Rechnungskorrektur heilen. Pflicht ist heute seit dem 1. Januar 2025 nur der Empfang von E-Rechnungen. Für das eigene Ausstellen gilt bis Ende 2026 eine Übergangsregelung, und die Ausstellungspflicht greift dann gestaffelt ab 2027 und 2028.

E-Rechnung Bußgeld: Welche Beträge möglich sind

Für das Thema E-Rechnung sind drei Bußgeld-Fälle aus dem Umsatzsteuerrecht relevant. Eine Rechnung, die du nicht oder nicht rechtzeitig ausstellst, kann mit einer Geldbuße von bis zu 5.000 Euro geahndet werden. Genauso hoch liegt der Rahmen, wenn du Rechnungen nicht korrekt aufbewahrst. Ein höherer Betrag von bis zu 30.000 Euro betrifft einen anderen Fall, nämlich die nicht gezahlte Umsatzsteuer, nicht die Rechnung selbst.

Wichtig für die Einordnung: Ein Bußgeld ist die Obergrenze, kein Automatismus. Es setzt einen vorsätzlichen oder leichtfertigen Verstoß voraus, nicht ein einmaliges technisches Missgeschick. Wer erkennbar bemüht ist, die Pflicht zu erfüllen, muss nicht zwingend eine sofortige Sanktion fürchten.

Das eigentliche Risiko: Vorsteuerabzug und Betriebsprüfung

Das teuerste Problem ist selten das Bußgeld. Es ist der Vorsteuerabzug deines Geschäftskunden. Stellst du einem Unternehmen eine Rechnung aus, die nicht den Anforderungen entspricht, kann das Finanzamt dem Empfänger den Vorsteuerabzug streichen. Bei einer Rechnung über 10.000 Euro netto sind das schnell 1.900 Euro, die dein Kunde zunächst nicht zurückbekommt. Das kann sich negativ auf die Geschäftsbeziehung auswirken.

Zwei Dinge entschärfen dieses Risiko. Erstens lässt sich ein Formfehler in der Regel über eine Rechnungskorrektur heilen; der Vorsteuerabzug ist dann meist gerettet. Zweitens fällt eine fehlerhafte Rechnungsstellung fast immer erst in der Betriebsprüfung durch das Finanzamt auf, und bis dahin ist genug Zeit, auffällige Belege zu korrigieren. Als Faustregel gilt aber: Sauber ausgestellt ist besser als nachträglich korrigiert, und korrigiert ist besser als ignoriert.

E-Rechnung nicht umgesetzt: Was in der Übergangszeit gilt

Die Pflichten kommen gestaffelt, doch das ist kein Grund zu warten. Der Empfang ist seit 2025 für alle Pflicht, und die eigene Ausstellungspflicht rückt mit 2027 und 2028 näher. Wer die Umstellung früh erledigt, muss nicht unter Zeitdruck reagieren, sobald der erste Geschäftskunde eine E-Rechnung verlangt.

Die Empfangspflicht ist die einzige, die aktuell alle bindet. Diese Pflicht gilt auch für Kleinunternehmer und für Vereine. Beim Ausstellen dagegen läuft bis Ende 2026 eine Übergangsfrist, in der Papier und PDF mit Zustimmung des Kunden weiter zulässig sind. Dass viele Betriebe noch nicht so weit sind, zeigt eine Studie von easybill, nach der nur jedes vierte deutsche Unternehmen für die E-Rechnungspflicht ab 2027 bereit ist.

E-Rechnung falsch ausgestellt: Die häufigsten Fehler und wie du sie korrigierst

Die meisten Fehler entstehen nicht aus bösem Willen, sondern aus einem Missverständnis: Ein PDF per E-Mail ist keine E-Rechnung. Eine echte E-Rechnung ist ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz nach der Norm EN 16931. Ein reines PDF oder ein eingescanntes Papier erfüllt das nicht, auch wenn es „elektronisch” verschickt wird.

Drei Fehlerquellen tauchen besonders oft auf. Das falsche Format, wenn statt XRechnung oder ZUGFeRD nur ein PDF verschickt wird. Fehlende Pflichtangaben nach § 14 UStG, etwa eine unvollständige Steuernummer oder eine fehlende fortlaufende Rechnungsnummer. Und technisch fehlerhafte Datensätze, die ein Empfängersystem nicht einlesen kann. Welche Formate zulässig sind und worin sie sich unterscheiden, klärt der Überblick zu den E-Rechnungs-Formaten; die technische Grundlage dahinter erklärt der Beitrag zur Norm EN 16931.

Jeder dieser Fehler ist korrigierbar. Du stornierst die fehlerhafte Rechnung und stellst eine korrekte E-Rechnung nach. Mit einer Software wie easybill, die valide XRechnung- und ZUGFeRD-Dateien erzeugt, entsteht der Fehler oft gar nicht erst.

E-Rechnung ablehnen: Geht das?

Zwei Sorgen hört man immer wieder. Die erste: „Ich kann technisch gar keine E-Rechnung empfangen.” Die zweite: „Kann ich eine E-Rechnung einfach ablehnen?” Beide lassen sich schnell auflösen.

Empfangen ist einfacher, als es klingt. Es ist technisch nicht unmöglich, sondern die niedrigste Hürde der ganzen Pflicht. Ein E-Mail-Postfach genügt, um eine E-Rechnung entgegenzunehmen. Wer die Datei danach auch lesen und prüfen will, nutzt eine Software, die das strukturierte Format sichtbar macht. Empfangsfähig zu werden kostet dich nichts.

Eine E-Rechnung ablehnen, nur weil dir das Format nicht passt, ist dagegen nicht zulässig. Die Empfangspflicht bedeutet genau das: Du musst E-Rechnungen annehmen und verarbeiten können. Wehrst du dich gegen eine korrekt gestellte E-Rechnung deines Lieferanten, gerätst du selbst ins Unrecht. Die entspanntere Lösung ist, den Empfang einmal einzurichten und das Thema damit vom Tisch zu haben.

Gibt es eine eigene Strafe für die E-Rechnungspflicht?

Nein. Für die E-Rechnungspflicht gibt es keinen eigenen Straftatbestand und keine eigens geschaffene Sanktion. Der Gesetzgeber hat kein neues Bußgeld „für E-Rechnungen” eingeführt.

Alles, was drohen kann, ergibt sich aus Regeln, die längst gelten: die Ordnungswidrigkeit nach § 26a UStG für eine nicht korrekt ausgestellte oder aufbewahrte Rechnung, und die steuerlichen Folgen rund um den Vorsteuerabzug. Wer die Pflicht also ordentlich umsetzt, hat nichts zu befürchten.

E-Rechnung sicher umsetzen: So schließt du das Risiko aus

Es sind nur wenige Schritte, und eine gute Rechnungssoftware nimmt dir die meisten davon ab, sodass du dich nicht selbst mit XML-Dateien beschäftigen musst.

•  Werde empfangsfähig. Sorge dafür, dass eingehende E-Rechnungen deiner Lieferanten zuverlässig ankommen und sich öffnen lassen, am einfachsten direkt in deiner Rechnungssoftware statt verstreut in einem E-Mail-Postfach.
• Prüfe im Zweifel, ob eine Datei wirklich gültig ist. Das zeigt dir zum Beispiel ein kostenloser E-Rechnungs-Validator.
• Kläre dein Format. Für die meisten Betriebe ist ZUGFeRD praktisch, weil es ein lesbares PDF mit eingebettetem XML kombiniert; XRechnung ist vor allem bei öffentlichen Auftraggebern gefragt.
• Stelle deine Rechnungen mit einer Software aus, die gültige Formate nach EN 16931 erzeugt, statt Dateien von Hand zusammenzubauen. So entstehen Formatfehler gar nicht erst.
• Archiviere jede E-Rechnung im Originalformat und GoBD-konform, damit auch die Aufbewahrung von Anfang an stimmt.

Genau hier setzt easybill an. Du erstellst und empfängst E-Rechnungen als XRechnung und ZUGFeRD, ohne dich um die technischen Details zu kümmern, und der Empfang ist bereits im dauerhaft kostenlosen Free-Tarif enthalten. Eine Schritt-für-Schritt-Erklärung mit allen Pflichtangaben findest du in der Anleitung zum Erstellen einer E-Rechnung.

E-Rechnungen richtig archivieren und das Aufbewahrungs-Bußgeld vermeiden

Eine E-Rechnung bewahrst du im Originalformat auf, also als XML-Datensatz, nicht als Ausdruck. Der Ausdruck einer ZUGFeRD-Datei ist rechtlich nur eine Kopie; das Original ist die strukturierte Datei. Wer nur das Papier ablegt, erfüllt die Pflicht nicht.

Für Rechnungen und Buchungsbelege gilt seit 2025 eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Die Ablage muss GoBD-konform sein, also unveränderbar und maschinell auswertbar. Wer seine E-Rechnungen in einer Software erzeugt und dort revisionssicher archiviert, hat diesen Punkt automatisch erledigt und muss sich um das Aufbewahrungs-Bußgeld nach § 14b UStG keine Gedanken machen.