Kostenlose Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer

Auch Kleinunternehmer müssen ordnungsgemäße Rechnungen schreiben – ganz egal, ob es sich um eine einmalige Dienstleistung oder eine regelmäßige Lieferung handelt. Dabei gelten grundsätzlich die gleichen Pflichtangaben wie bei anderen Unternehmern.

Der Unterschied: Kleinunternehmer dürfen auf deinen Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen, da sie von der Umsatzsteuerpflicht befreit sind. Stattdessen müssen sie auf den Kleinunternehmerstatus hinweisen. Wer hier sauber arbeitet, schafft Klarheit für seine Kunden und bleibt auf der sicheren Seite beim Finanzamt.

Wer die Kleinunternehmerregelung anwendet, hat es bei der Rechnungserstellung etwas einfacher als umsatzsteuerpflichtige Unternehmen.

Achtung: E-Rechnungspflicht ab 2025!
Ab dem 01.01.2025 erfüllen Rechnungsvorlagen in Word oder PDF nicht mehr die gesetzlichen Anforderungen für B2B-Geschäfte in Deutschland.
Mit easybill erstellst du rechtskonforme E-Rechnungen in wenigen Klicks und sparst jede Menge Zeit.
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Kostenlose Rechnungsvorlage Download

Achtung: Wir weisen dich ausdrücklich darauf hin, dass Geschäftsdokumente, die in Word oder Excel erstellt werden, nicht GoBD konform sind.

.docx (Word 2010) | .xlsx (Excel 2010) | .pdf (Adobe Reader) | .zip (Alle Formate)

Häufige Fragen zur Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer

Eine Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer ist ein vorgefertigtes Dokument, das alle Pflichtangaben enthält, die auf einer Rechnung nach § 14 UStG erforderlich sind. Kleinunternehmer profitieren davon, dass sie keine Umsatzsteuer ausweisen müssen, solange sie die Umsatzgrenzen des § 19 UStG einhalten. Eine passende Vorlage spart Zeit, reduziert Fehler und sorgt für ein professionelles Auftreten.

Welche Pflichtangaben muss eine Kleinunternehmer-Rechnung enthalten?
Folgende Angaben sind Pflicht:

Vollständiger Name und Anschrift des Unternehmers und des Kunden
Ausstellungsdatum der Rechnung
Fortlaufende Rechnungsnummer
Menge und Art der gelieferten Waren oder Art und Umfang der erbrachten Dienstleistungen
Leistungsdatum bzw. Lieferzeitraum
Nettobetrag der Rechnung (da kein Umsatzsteuerausweis erfolgt)
Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung, z. B. „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

Optional kann die Bankverbindung oder ein Hinweis zu Zahlungsbedingungen ergänzt werden.

Kann ich eine einfache Word- oder Excel-Vorlage für meine Rechnungen nutzen?
Ja, theoretisch kannst du eine Word- oder Excel-Vorlage nutzen. Achte dabei unbedingt darauf, dass:

jede Rechnungsnummer eindeutig und fortlaufend ist,
du keine Pflichtangaben vergisst,
die Datei sicher gespeichert und regelmäßig gesichert wird.

Allerdings birgt die manuelle Erstellung von Rechnungen Fehlerpotenzial und ist bei wachsender Auftragslage unübersichtlich.

Warum sollten Kleinunternehmer auf ein Rechnungsprogramm umsteigen?
Ein Rechnungsprogramm bietet viele Vorteile gegenüber statischen Vorlagen:

Automatische Nummerierung und Archivierung: Fehler bei Rechnungsnummern werden vermieden, und alle Dokumente bleiben revisionssicher gespeichert.
Zeitersparnis und Professionalität: Wiederkehrende Kunden- und Produktdaten können hinterlegt werden, Rechnungen entstehen mit wenigen Klicks.
E-Rechnung und gesetzliche Anforderungen: Seit 2025 wird die elektronische Rechnung (E-Rechnung) für den B2B-Bereich zunehmend Standard. Ein Rechnungsprogramm ermöglicht die gesetzeskonforme Erstellung und den Versand im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format.
Übersicht für Buchhaltung und Steuer: Alle Rechnungen und Belege sind jederzeit abrufbar und können einfach an den Steuerberater exportiert werden.

Gerade wer langfristig wachsen möchte, sollte früh auf eine digitale Lösung umsteigen, um spätere Umstellungen und Datenmigrationen zu vermeiden.

facher lassen sich Fehler vermeiden und Prozesse automatisieren.

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Gute Gründe für die Nutzung von easybill

Sicher kein Ärger mit dem Finanzamt

Eine Rechnung von easybill erfüllt immer die formalen Voraussetzungen des Finanzamts. Wichtige Bestandteile werden eigenständig hinzugefügt. Insbesondere werden deine Rechnungsnummern automatisch vergeben. Du ersparst dadurch dir und deinen Kunden Stress, Ärger und Zeit. Gesetzesänderungen werden stets automatisch und kostenlos eingepflegt.

Rechenfehler sind ausgeschlossen

Unser Rechnungsprogramm berechnet selbstverständlich vollkommen automatisch deinen Rechnungsbetrag. Auch können Rabatte, Skonti oder vorherige Abschlagsrechnungen komfortabel bei der Erstellung deiner Rechnung berücksichtigt werden. Rechenfehler in Word- oder Exceldokumenten gehören damit der Vergangenheit an.

Nie wieder Datenverluste

Mit easybill ist der Zugriff auf deine Rechnung, alle weiteren Dokumente sowie Kundendaten zu jeder Zeit und an jedem Ort gewährleistet. Es wird lediglich ein Rechner mit einem Internetanschluss benötigt. Auch bei einem Rechnerabsturz oder einem anderem Computerproblem bleiben deine Daten vollständig erhalten. Wir sichern deine Daten sekündlich für dich!

Der Weg zur Post entfällt

Wenn du eine herkömmliche Rechnungsvorlage oder Angebotsvorlage verwendest, bleibt dir der Weg zur Post nicht erspart. easybill übernimmt diesen Schritt jedoch für dich! Du kannst sämtliche Dokumente wahlweise per Post, per Fax oder mit und ohne digitaler Signatur per E-Mail versenden lassen. Und dies zu unschlagbar günstigen Preisen!

Steuerberatungskosten sparen

Die mit easybill erstellte Rechnung und Gutschrift können im Gegensatz zur Rechnungsvorlage mit nur wenigen Klicks direkt an deinen Steuerberater übergeben werden. Dieser kann deine Daten einfach in kurzer Zeit importieren. Durch diese Vereinfachung lassen sich Kosten für die Erstellung der Buchführung nachhaltig reduzieren.

Kundendaten einfach verwalten

Sämtliche Kundendaten bleiben zeitlich unbegrenzt gespeichert. Während du bei der Verwendung von einer Rechnungsvorlage und Angebotsvorlage meist ein altes Dokument öffnen und neu abspeichern musst, um an die Anschrift des Kunden zu gelangen, erfolgt dies bei easybill nach einem komfortablen Datenbanksystem. Kundendaten bleiben so stets aktuell und können in Sekunden in neue Dokumente übernommen werden.

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