OSS Verfahren: 5 Fehler, von denen viele nichts wissen

20. August 202520. August 2025

Headerbild für Gastbeitrag von CountX zum Thema

Gastbeitrag: Daniel Michael, countX GmbH

Einst die größte Umsatzsteuerreform der letzten Jahrzehnte, ist es bei vielen Unternehmen zur alltäglichen Routine geworden: Das OSS Verfahren.

Das OSS-Verfahren (One StopShop) ist eine praktische Lösung für alle, die in der EU an Privatkunden verkaufen – etwa über den eigenen Onlineshop oder über Plattformen wie Amazon. Statt dich in jedem einzelnen EU-Land für die Umsatzsteuer zu registrieren, meldest du deine grenzüberschreitenden Verkäufe einfach gesammelt an einer zentralen Stelle in Deutschland: dem Bundeszentralamt für Steuern. Du gibst dort regelmäßig eine spezielle Steuererklärung ab und zahlst die gesamte Umsatzsteuer in einem Schritt. Das spart Zeit, Nerven und jede Menge Papierkram.

Für den Verkauf von Waren aus Nicht-EU-Ländern an Privatpersonen in der EU gibt es zusätzlich das IOSS-Verfahren. Es funktioniert ganz ähnlich und gilt für Sendungen bis 150 Euro Warenwert. Auch hier kannst du die Steuer zentral melden – und deine Kunden profitieren davon, dass keine Einfuhrabgaben mehr anfallen. Wichtig zu wissen: Die Teilnahme an OSS oder IOSS ist freiwillig. Wenn du dich dafür entscheidest, gilt die Regelung aber für alle betroffenen Verkäufe in der EU.

Über zwei Jahre begleitet der One-Stop-Shop uns nun bereits. Theorie und Praxis nähern sich immer mehr an, viele Online Händler haben Lösungen in der Abwicklung des Verfahrens gefunden, für viele neue Händler stellt es jedoch weiterhin eine Herausforderung da.

Typische Fehler beim OSS Verfahren

Mit dem OSS Verfahren ging grundsätzlich ein großes Potential einher, Fehler zu begehen und seinen Umsatzsteuerpflichten nicht 100%ig korrekt nachzukommen. Die Klassiker an größeren Versäumnissen sind mittlerweile bekannt, da sie in der Regel auch einen ziemlich relevanten Schaden anrichten. Die Rede ist von:

Verspätete/Versäumte Anmeldung zum OSS Verfahren
Versäumte Meldungen (Trotz Anmeldung), die zur Sperrung vom OSS Verfahren führen
Fehlerhafte Berechnung der OSS Lieferschwelle
Fehlerhafte Kalkulation der OSS Transaktionen (Speziell Amazon FBA mit Außenlagern)
…

Doch mittlerweile steckt der Teufel durchaus im Detail und selbst Händler, die der Meinung sind das OSS Verfahren längst im Griff zu haben, machen laufend Fehler, die zu weitreichenden Konsequenzen führen können. Und das unbewusst. Hier fünf Fehler Fehler, von denen viele nichts wissen.

#1 Deadline zur Meldung ist der 31. des Folgemonats

Das ist grundsätzlich korrekt, hier lauert aber das erste Fehlerpotential. Daten müssen aufbereitet werden, verschiedene Parteien sind involviert, Richtung Deadline wird es knapp. Es kommt nicht selten vor, dass die Meldung auf den letzten Drücker, sprich am 31. erfolgt. Puh, geschafft.

Was hier nicht mit einkalkuliert wird, ist die Tatsache, dass mit der Meldung das Verfahren nicht 100%ig abgeschlossen ist. Meldungen können zurückgewiesen werden und vor allem: die Zahlung muss EU-weit durch das BZSt. an die einzelnen Finanzämter weiterverteilt werden. Hier kommt es durchaus zu Verzögerungen in den Zahlungseingängen, für den aber ebenfalls die Deadline gilt. Die Konsequenz: Verspätungszinsen und bürokratische Aufwände, trotz fristgerechter Meldung. Vor allem unser Nachbar aus den Niederlanden ist hier sehr konsequent.

Außerdem sollte man etwaige Feiertage oder Wochenenden berücksichtigen, die auf den Zeitraum fallen können.

Tipp: Meldet mit einem mehrtägigen Puffer zur Deadline und vor allem leistet die Zahlung entsprechend deutlich vor der Deadline. Das gibt Zeit zu reagieren, bzw. dem BZSt. Zeit, die Zahlung zu verteilen.

#2 Die Zahlung kann nicht zugeordnet werden

Selbst wenn die Zahlung fristgerecht eingegangen ist, muss sie dem zahlenden Unternehmen noch zugeordnet werden. Dies geschieht über das Kassenzeichen und in der Regel nur über eben dieses. Das Kassenzeichen wird zu Beginn des OSS-Verfahrens vergeben, man wird per separater Nachricht darüber informiert und es gibt jedem registrierten Unternehmen ein Alleinstellungsmerkmal.

Bei der Zahlung ist im Anschluss eben dieses Kassenzeichen als Verwendungszweck anzugeben, andernfalls kann es sein, dass die Zahlung dem Unternehmen nicht zugeordnet werden kann und im Zweifel wird sie zurückgewiesen.

Tipp: Kassenzeichen parat haben, falls nicht in Erfahrung bringen und stets als Verwendungszweck angeben.

#3 Außenlager sind nicht im BOP hinterlegt

Dies betrifft vor allem Amazon FBA Händler, die am CE oder PAN EU Programm teilnehmen und Ihre Waren in Lagern außerhalb des Sitzstaats einlagern und von dort verkaufen. Dies löst eine ungleich größere Dezentralisierung aus und im Umkehrschluss überschreiten die Waren in ihren Verkäufen ungleich mehr Ländergrenzen. Per Definition also für das OSS Verfahren relevant.

Diese Diversifizierung in den Ursprungsländern kann im BOP Portal nur korrekt gemeldet werden, wenn die einzelnen Standorte hinterlegt und bei der Meldung berücksichtigt werden. Ist dies nicht der Fall, wird die Meldung zurückgewiesen und gilt als nicht eingereicht.

Tipp: Lagerstandorte aus dem Ausland im BOP Portal hinterlegen. Kein Tipp, sondern ein Muss. Bei Unsicherheiten, was und wo etwas angegeben werden soll, sprecht uns an.

#4 Abschluss der OSS Meldung

Dass eine Meldung im BOP Portal hochgeladen und somit abgesendet wurde, bedeutet nicht gleichzeitig, dass sie auch akzeptiert wurde. Es dauert bis zu 48 Stunden, bis Ihr eine Bestätigung über die Akzeptanz der OSS Meldung im Postfach habt. Oder eben eine Zurückweisung der Meldung.

Das Fiese: Es handelt sich in der Kommunikation hier lediglich um das BOP interne Postfach, das aktiv überprüft werden muss. Es wird nicht über gängige Emailadressen kommuniziert, sondern nur BOP intern. Grund für Zurückweisung ist zum Beispiel unter 3 geschilderte Nichtberücksichtigung von Außenlagern.

Tipp: Unbedingt 48 Stunden nach Einreichung der Meldung im BOP überprüfen, ob die Meldung akzeptiert wurde. Hier hilft wiederum der Puffer aus 1.

#5 Manuelle Prozesse

Erfahrungsberichte haben gezeigt, immer mehr Händler haben ein System entwickelt, das OSS Verfahren abzubilden. Also, buchstäblich selbst entwickelt. Daten werden aus z.B. Amazon Transaktionsberichten exportiert, in Excellisten aufwändig aufbereitet, dem Steuerberater übergeben, der wiederum manuell die Eintragung im BOP vornimmt.

Manuelle Prozesse und Übernahme von Verantwortung, wohin das Auge reicht. Das Potential, hier Fehler zu machen, ist vielschichtig und an mehreren Stellen von der Aufmerksamkeit und Sorgfalt des Handelnden abhängig. Das sollte vermieden werden.

So simpel wie es klingt, so simpel ist die Lösung. Es gibt Systeme und Programme, die valide, unabhängig von der Datenmenge und automatisiert die OSS Meldungen berechnet und die Daten aufbereitet. Eine OSS Meldung sollte nie manuellen Prozessen unterliegen!

Tipp: Wenn es einen manuellen Prozess gibt, so eingespielt er auch sein mag, er ist fehleranfällig. Sucht Euch ein System, das sich auf das OSS Verfahren spezialisiert hat. So seid Ihr auch aus der Verantwortung.

Risiken kennen, Fehler vermeiden, Aufwände abgeben

Wie oben bereits angedeutet, gibt es Fehler und Fehler. Selbst Händler, die meinen, das OSS Verfahren im Griff zu haben, können noch kleinere und größere Fehler begehen. Viele haben es natürlich auch mittlerweile vollständig im Griff. Solche, die sich in oben genannten Punkten jedoch wiederfinden, bzw. nicht genau sicher sind, ob diese Punkte zutreffen: Versichert Euch nochmal über die jeweilige Abwicklung und Richtigkeit des OSS Verfahrens.

Das Problem: Es wird nicht laufend sanktioniert und Fehler fallen im Zweifel erst auf, wenn es zu spät ist und gehandelt werden muss, weil Finanzämter ganzheitlich prüfen.

Tipp: Man kann sich nicht zu früh zum OSS anmelden, wohl aber zu spät. Es ist empfehlenswert, sich pauschal zum OSS Verfahren anzumelden und Systeme wie z.B. countX zur Abwicklung zu nutzen. Das verringert die Wahrscheinlichkeit, falsch oder gar zu spät zu handeln, massiv.

Bei Fragen zu obigen Punkten, sprecht countX jederzeit an: hello@countx.com oder direkt unter +49 30 62 93 15 599.

Lesen Sie außerdem:
Was ist der One-Stop-Shop (OSS)?
Kostenfreie Onboarding-Webinare im easybill Service-Paket
Steuerliche Neuerungen 2024