Die Digitalisierung hält Einzug in alle Branchen. Auch das Handwerk ist hierbei keine Ausnahme. E-Rechnungen, also elektronische Rechnungen, gewinnen nach und nach an Bedeutung. Doch warum sollten Handwerker auf diesen Zug aufspringen? In diesem Beitrag beleuchten wir die Vorteile, Herausforderungen und Lösungen rund um E-Rechnungen für Handwerker.
Viele Unternehmen aus der Handwerksbranche, gerade vielleicht die Kleineren, die gerade erst Ihr Business etablieren, haben sich bisher oft gefragt „Lohnt sich für mich die elektronische Rechnungsstellung, wenn ich nur wenige Rechnungen pro Jahr erstellen muss?“. Bislang gab es immerhin die Optionen, Alternativen für die E-Rechnung zu finden oder eine Rechnung abseits einer Software als E-Rechnung zu generieren, da auch nur Behörden oder Institutionen eine solche E-Rechnung empfangen mussten. Ab dem 01.01.2027 sieht dies aber nun deutlich anders aus, da deutsche Unternehmen nun zur E-Rechnung im B2B-Bereich verpflichtet werden.
Welche Vorteile bietet die Umstellung auf E-Rechnungen im Handwerk?
E-Rechnungen bieten zahlreiche Vorteile, die Handwerker in ihrer täglichen Arbeit unterstützen können. Auch wenn zu Beginn einer jeglichen Umstellung immer erst einmal „auf Neuerungen geschimpft“ wird, sollten Sie diese drei entscheidenden Vorteile nicht außer Acht lassen:
#1 Zeitersparnis und Effizienz
Mit E-Rechnungen entfällt das mühsame Ausdrucken, Kuvertieren und Versenden von Rechnungen per Post. Stattdessen können digitale Rechnungen und natürlich auch E-Rechnungen per Mausklick erstellt und verschickt werden. Dies spart nicht nur Zeit, sondern auch Kosten für Papier und Porto.
Spezielle Plattformen erlauben schon heute den Empfang und das Einlesen von E-Rechnungen. Bereits seit dem 27. November 2020 arbeiten Behörden und Institutionen schon mit dieser Vorgehensweise.
#2 Fehlervermeidung und Genauigkeit
Manuelle Rechnungen sind anfällig für Fehler. E-Rechnungen hingegen minimieren das Risiko von Tippfehlern und Berechnungsfehlern. Die automatische Übertragung von Daten und die Verwendung von Vorlagen sorgen für mehr Genauigkeit und Professionalität.
Auch auf Seiten des Empfängers werden dank der E-Rechnung sehr viel weniger Fehler oder Missverständnisse erwartet. Durch das maschinenlesbare XML Format werten Computer die Inhalte der Dokumente exakt aus. Sollte es hier zu Problemen kommen, kann umgehend eingegriffen werden.
#3 Schnellerer Zahlungseingang
Elektronische Rechnungen erreichen den Empfänger per sofort und können somit auch schneller bearbeitet und bezahlt werden. Dies verbessert die Liquidität und reduziert das Risiko von Zahlungsausfällen.
Gerade kleinere Betriebe, die zwar noch nicht von der Frist zur E-Rechnungserstellung ab dem 1.01.2027 betroffen sind, ist es jedoch trotzdem von enormer Bedeutung, dass die Liquidität des Unternehmens gewahrt wird. Setzen Sie sich daher frühzeitig mit dem Thema E-Rechnung auseinander, selbst wenn die Übergangsfrist Ihnen noch etwas mehr Zeit zusagt.
Herausforderungen bei der Umstellung auf die E-Rechnungen
Wie bei jeder Veränderung gibt es auch bei der Einführung von E-Rechnungen gewisse Herausforderungen, die es zu meistern gilt:
Technische Anforderungen
Die Umstellung auf E-Rechnungen erfordert eine entsprechende Software und technisches Know-how. Handwerker müssen sich mit neuen Systemen vertraut machen und eventuell Schulungen absolvieren, um die neuen Prozesse zu verstehen und umzusetzen.
Wenn Sie in 2024 noch nicht auf digitale Rechnungen umgestellt sind, sollten Sie jetzt die Zeit nutzen. Machen Sie sich mit einer Software vertraut und tragen Sie Ihre Geschäftskontakte ein. Nutzen Sie den Service einer kostenfreie Einrichtungsunterstützung, wie Sie sie beispielsweise vom easybill Supportteam erhalten. Technische Herausforderungen löst easybill mit Ihnen gemeinsam, sodass Sorgen zwecks einer Umstellung keinerlei Rolle für Sie spielen wird.
Rechtliche Anforderungen
E-Rechnungen müssen bestimmten gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Dies umfasst unter anderem die Archivierungspflicht und die Einhaltung von Standards wie ZUGFeRD oder XRechnung. Es ist wichtig, sich über die rechtlichen Rahmenbedingungen zu informieren und sicherzustellen, dass die verwendete Software konform ist.
Ziehen Sie auch einen Steuerberater hinzu, der Sie rechtlich unterstützt und Tipps mit an die Hand geben kann.
easybill: Die Lösung für moderne Handwerker
Eine der führenden Lösungen für die Erstellung und zukünftig auch Verwaltung von E-Rechnungen ist die Software easybill. Diese bietet speziell auf die Bedürfnisse von Handwerkern zugeschnittene Funktionen, wie beispielsweise der getrennte Ausweis von Lohn- und Materialkosten und erleichtert den Umstieg auf digitale Prozesse.
Wie erstellt man eine XRechnung oder ZUGFeRD Rechnung in easybill?
easybill erfüllt natürlich die Vorgaben und Standards der EN 16931 und unterstützt beide Formate der E-Rechnung. Sollten Sie also Rechnungen an Behörden ausstellen müssen, greifen Sie zum Format der XRechnung. Für die zukünftigen B2B-Rechnung wird sich – Stand heute – das ZUGFeRD Format anbieten.
Intuitive Benutzeroberfläche
easybill zeichnet sich durch eine benutzerfreundliche Oberfläche aus, die auch ohne tiefgehende IT-Kenntnisse leicht zu bedienen ist. Dies erleichtert den Einstieg und ermöglicht eine schnelle Umsetzung von E-Rechnungen im Alltag. E-Rechnungen werden in easybill nicht anders erstellt als reguläre digitale Rechnungen. Eine ausführliche Anleitung findet sich im easybill Hilfe-Center.
Integration mit bestehenden Systemen
Die Software lässt sich nahtlos in bestehende Systeme und Workflows integrieren. Dadurch können Handwerker ihre bisherigen Prozesse beibehalten und gleichzeitig von den Vorteilen der Digitalisierung profitieren. Nutzen Sie außerdem Vorteile von bestehenden Partnerangeboten, wie beispielsweise Zeiterfassungs-Software oder digitale Plantafel-Systeme.
Rechtssicherheit und Compliance
easybill erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen an E-Rechnungen und sorgt dafür, dass alle Dokumente revisionssicher archiviert werden. So können Handwerker sicher sein, dass sie rechtlich auf der sicheren Seite sind. Dank GoBD-konformer Vorgehensweise im Account müssen Sie sich keine Sorgen vor Prüfungen oder Diskussionen mit dem Finanzamt machen.
Worin liegt der Vorteil einer E-Rechnung im ZUGFeRD-Standard?
Der Vorteil einer E-Rechnung im ZUGFeRD-Standard liegt in mehreren Bereichen:
Automatisierung und Effizienz:
- Vereinfachter Rechnungsversand: E-Rechnungen können direkt aus der Rechnungssoftware heraus versendet und empfangen werden, was den manuellen Aufwand reduziert.
- Automatische Verarbeitung: Der ZUGFeRD-Standard ermöglicht die automatische Verarbeitung der Rechnungsdaten durch Softwarelösungen, was die manuelle Dateneingabe überflüssig macht und Fehler reduziert.
Kostenersparnis:
- Weniger Papier: Da E-Rechnungen digital sind, entfällt der Bedarf an Papier, Druck, Porto und physischen Archivierung.
- Schnellere Zahlungsabwicklung: Durch die schnellere Zustellung und Verarbeitung von Rechnungen können Zahlungen schneller erfolgen, was den Cashflow verbessert.
Rechtssicherheit und Compliance:
- Konformität mit gesetzlichen Anforderungen: ZUGFeRD erfüllt die Anforderungen der europäischen Richtlinie zur elektronischen Rechnungsstellung (2014/55/EU) und ist in vielen Ländern anerkannt.
- Revisionssicherheit: Die digitale Speicherung und Archivierung von E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format ist revisionssicher und erfüllt die Anforderungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).
Interoperabilität:
- Standardisiertes Format: ZUGFeRD basiert auf einem einheitlichen, offenen Standard, der eine breite Akzeptanz und Interoperabilität zwischen verschiedenen Systemen und Softwarelösungen ermöglicht.
- Hybridformat: ZUGFeRD-Rechnungen enthalten sowohl ein PDF-Dokument für die visuelle Darstellung als auch eingebettete XML-Daten für die maschinelle Verarbeitung, was die Nutzung sowohl für Menschen als auch für Maschinen erleichtert.
Nachhaltigkeit:
- Reduzierter CO2-Fußabdruck: Durch den Verzicht auf Papier und physischen Versand tragen E-Rechnungen zur Reduzierung des CO2-Fußabdrucks bei und fördern umweltfreundliche Geschäftsprozesse.
Zusammengefasst bietet der ZUGFeRD-Standard für E-Rechnungen erhebliche Vorteile in Bezug auf Effizienz, Kostenersparnis, Rechtssicherheit, Interoperabilität und Nachhaltigkeit.
E-Rechnungen als Zukunft des Handwerks
Die Umstellung auf E-Rechnungen bietet Handwerkern zahlreiche Vorteile und ist ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung. Mit der richtigen Software, wie easybill, können die Herausforderungen leicht gemeistert und die Effizienz im Betriebsalltag deutlich gesteigert werden. Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, um den Wandel anzustoßen und die vielen Vorzüge von E-Rechnungen zu nutzen.
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