Unternehmen sind aufgrund steigender Kosten zunehmend gefordert, effizient zu arbeiten. Dies betrifft auch die Aufgaben im Rahmen der vorbereitenden Buchhaltung, die durch den Einsatz einer Lösung für digitales Rechnungsmanagement automatisiert werden können. Wie Sie Ihre Kosten reduzieren, erfahren Sie im Blogartikel „So sparen Sie 80% der Kosten in der Buchhaltung“.
Rechnungen kommen über die unterschiedlichsten Kanäle an: klassisch per Post und elektronisch über verschiedene E-Mail-Adressen, von Online-Portalen oder in Form von Belegen. Bei dieser Vielfalt war es bisher schwierig und aufwändig, den Überblick zu behalten. Doch intelligentes, schnittstellenfreundliches Rechnungsmanagement hat die Buchhaltung verändert.
Inhaltsverzeichnis
- Rechnungen aus Online-Portalen herunterladen
- Papierrechnungen digital verarbeiten
- Rechnungen aus E-Mail-Postfächern zusammentragen
- Rechnungen aus Drittsystemen importieren
- Rechnungsfreigabe automatisieren
- Handling von Ausgangsrechnungen
- Fazit – Die Zukunft ist digital
Rechnungen aus Online-Portalen herunterladen
Mobilfunkanbieter, Versicherungen, Online-Shops und andere Unternehmen stellen ihre Rechnungen in Portalen zum Download bereit. Der Kunde musste sich bisher in jedes Portal einloggen, die entsprechende Rechnung suchen und herunterladen.
Mit einer Lösung für digitales Rechnungsmanagement wird dieser Prozess deutlich einfacher und schneller. Dazu verknüpfen die Nutzer die Lösung mit den jeweiligen Portalen und hinterlegen einmalig ihre Zugangsdaten.
Die Dokumente werden dann automatisch mit ihrer Historie von den Plattformen abgerufen und in ein zentrales Dokumentenarchiv hochgeladen. Darüber hinaus prüfen die Lösungen regelmäßig, ob neue Rechnungen zum Download bereitstehen.
Papierrechnungen digital verarbeiten
Einige Unternehmen versenden ihre Rechnungen immer noch auf Papier per Post. Die Kunden müssen dann die buchungsrelevanten Daten manuell erfassen, was nicht nur unnötig Zeit kostet, sondern auch fehleranfällig ist. Zudem müssen Rechnungen nach § 147 der Abgabenordnung (AO) zehn Jahre aufbewahrt werden, was einen entsprechenden Platzbedarf mit sich bringt. Dieser Platzbedarf entfällt, wenn eingehende Papierrechnungen digitalisiert werden.
Fortgeschrittene Rechnungsmanagement-Lösungen bieten dazu eine Scan-App, mit der Papierrechnungen einfach abfotografiert und in das Belegarchiv hochgeladen werden können. Das ist auch auf Geschäftsreisen praktisch, denn so werden beispielsweise Tankquittungen direkt unterwegs erfasst und nicht in der Brieftasche vergessen.
Mittels der optischen Texterkennung (OCR) werden buchungsrelevante Daten automatisch erfasst, so dass das manuelle Abtippen entfällt.
Rechnungen aus E-Mail-Postfächern zusammentragen
Der elektronische Rechnungsversand wird immer beliebter. Kein Wunder, denn die Lieferanten sparen sich den Druck und das Porto, was auch der Umwelt zugutekommt. Auf der anderen Seite haben Kunden oft das Problem, dass Rechnungen in verschiedenen E-Mail-Postfächern landen, zum Beispiel bei den Mitarbeitern, die eine Bestellung ausgelöst haben. Hier kann es passieren, dass vergessen wird, die Rechnung an die Buchhaltung weiterzuleiten.
Ausgereifte Rechnungsmanagement-Lösungen können an beliebig viele E-Mail-Postfächer angebunden werden und dort mit Hilfe von Machine Learning und intelligenten Algorithmen eingehende Rechnungen erkennen und in die zentrale Dokumentenverwaltung hochladen.
Rechnungen aus Drittsystemen importieren
Viele Systeme beinhalten eine Rechnungsverwaltung, wie z. B. CRM-Lösungen, Shopsysteme oder branchenspezifische Anwendungen. Die Herausforderung für die Anwender besteht darin, die dort abgelegten Rechnungen auch der Buchhaltung zur Verfügung zu stellen.
Rechnungsmanagement-Lösungen sorgen über Schnittstellen dafür, dass solche Belege auch in der zentralen Belegverwaltung zur Verfügung stehen. Dazu werden sie einmalig an die jeweilige Anwendung angebunden, so dass sie dort in definierten Zeitabständen nach neuen Rechnungen suchen und diese anschließend in die zentrale Belegverwaltung importieren.
Rechnungsfreigabe automatisieren
Individuell anpassbare Workflows beschleunigen die Rechnungseingangsbearbeitung. Dazu bilden sie den Weg vom Belegeingang über die Prüfung und Freigabe bis hin zur Zahlung ab.
Der Anwender wählt, ob eine oder mehrere Personen in den Workflow eingebunden werden sollen. Im nächsten Schritt definiert er die jeweils zuständigen Mitarbeiter, die in ihrem Dashboard die zu prüfenden, freizugebenden oder zu bezahlenden Rechnungen aufgelistet bekommen. Dabei können Rechnungen mit Prioritäten versehen werden, um beispielsweise Skonto-Möglichkeiten zu nutzen.
Eine integrierte Stellvertreterfunktion sorgt dafür, dass keine Rechnung unbearbeitet bleibt, wenn ein Mitarbeiter krank oder im Urlaub ist.
Handling von Ausgangsrechnungen
In der Regel erstellen Unternehmen ihre Ausgangsrechnungen in einem Drittsystem, wie z.B. easybill. Damit diese auch im zentralen Belegarchiv auffindbar sind, enthalten moderne Rechnungsmanagementlösungen entsprechende Schnittstellen, mit denen Ausgangsrechnungen automatisch aus den jeweiligen Systemen exportiert werden können.
Diese werden einmalig an die Rechnungsmanagement-Lösung angebunden, die in festgelegten Intervallen nach neuen Rechnungen sucht und diese in die zentrale Belegverwaltung importiert.
Fazit – Die Zukunft ist digital
Eine Lösung für digitales Rechnungsmanagement, wie z. B. GetMyInvoices, entlastet Unternehmen vor allem dadurch, dass sie sämtliche Rechnungen aus unterschiedlichen Quellen automatisiert zusammenträgt. Dadurch stehen die Belege der Buchhaltung vollständig und zeitnah zur Verfügung. Ein automatisierter Freigabeprozess beschleunigt zudem den Rechnungsdurchlauf erheblich, so dass Skonto-Möglichkeiten genutzt werden können und die Mitarbeiter in der Buchhaltung deutlich entlastet werden.
Da Rechnungsmanagement-Lösungen relevante Informationen wie Rechnungsdatum, Netto- und Bruttobetrag automatisch auslesen und in die entsprechenden Buchungsfelder übertragen, gehören Tippfehler bei der manuellen Eingabe der Vergangenheit an.Natürlich verfügt GetMyInvoices über eine Schnittstelle zu easybill, sodass Sie Ihre dort erstellten Ausgangsrechnungen bequem zu GetMyInvoices importieren und so zeitnah Ihrer Buchhaltung zur Verfügung stellen können.
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