Für einige Unternehmen steht bald schon die nächste Frist ins Haus: der Jahresabschluss muss fertiggestellt und veröffentlicht werden. Sie sind ganz neu im Business und haben Ihre GmbH gerade erst gegründet? Wir helfen Ihnen gerne weiter und geben Ihnen eine Anleitung mit an die Hand, an der Sie sich für die Erstellung Ihres Jahresabschlusses orientieren können.
Inhaltsverzeichnis
- Einführung in den Jahresabschluss: Was ist ein Jahresabschluss und warum ist er wichtig für Unternehmen?
- Zeitplanung: Wie man den Jahresabschluss zeitlich plant und dabei Fristen und Termine im Blick behält.
- Welche Informationen und Dokumente werden für den Jahresabschluss benötigt? Wie bereitet man diese am besten auf?
- Wie können Unternehmen von Steuervorteilen profitieren?
- Die letzten Schritte zur Finalisierung des Jahresabschlusses
Einführung in den Jahresabschluss: Was ist ein Jahresabschluss und warum ist er wichtig für Unternehmen?
Kapitalgesellschaften sind dazu angehalten zum Ende ihres Geschäftsjahres einen Jahresabschluss zu erstellen. Was sind denn aber Kapitalgesellschaften? Zu den Kapitalgesellschaften in Deutschland zählt als häufigste Form die GmbH. Zusammen mit der AG gab es über 700 000 gelistete GmbHs und AGs im Jahr 2021. UGs sind nicht ganz so stark am Markt vertreten.
Eine Kapitalgesellschaft setzt sich zwar genauso wie eine Personengesellschaft aus dem Zusammenschluss mehrer Personen zusammen, jedoch ist die Kapitalgesellschaft haftungsbeschränkt. Ein weiterer Unterschied ist, dass die Kapitalgesellschaft selbst als juristische Person auftritt und somit auch Träger von Rechten und Pflichten ist. Ebenso ist eine Kapitaleinlage (zwischen 1€ und 50.000€ je nach Gesellschaftsform) zwingend erforderlich.
Warum aber ist nun der Jahresabschluss so wichtig für Unternehmen? Nun, hier gibt es mehrere Aspekte zu beachten: in vielen Länder ist der Jahresabschluss eine Pflicht, die es zu erfüllen gibt. Da die Zahlen veröffentlicht werden müssen, gibt es anderen Personen einen finanziellen Überblick über die Lage des Unternehmens. Bei einer AG könnte dies beispielsweise die Aktionäre sehr interessieren.
Die Veröffentlichung schafft gleichzeitig Transparenz, als auch Vertrauen. Ein gut verständlich aufbereiteter Jahresabschluss gibt Investoren oder Kunden Vertrauen in die Zielsetzungen des Unternehmens.
Aus steuerlicher Sicht ist der Jahresabschluss wichtig, weil er die Grundlage der Erstellung einer Steuererklärung für das gesamte Unternehmen darstellt.
Zeitplanung: Wie man den Jahresabschluss zeitlich plant und dabei Fristen und Termine im Blick behält.
Die Zeitplanung ist ein wichtiger Schritt bei der Planung und Durchführung des Jahresabschlusses. Sie umfasst die Identifikation der Fristen und Termine, die für die Erstellung des Jahresabschlusses einzuhalten sind. Außerdem sollten Sie sich Gedanken machen über all die Aktivitäten, die zur Erstellung des Jahresabschlusses erforderlich sind.
Im Rahmen der Zeitplanung ist es zunächst wichtig, sich über die gesetzlichen Vorgaben und Fristen im Klaren zu sein. In Deutschland müssen beispielsweise kapitalmarktorientierte Unternehmen und große Gesellschaften ihren Jahresabschluss innerhalb von vier Monaten nach Ende des Geschäftsjahres erstellen und veröffentlichen. Kleinere Unternehmen und Freiberufler haben häufig mehr Zeit, müssen aber dennoch die Fristen und Termine im Blick behalten.
Sobald die Fristen und Termine bekannt sind, kann man einen detaillierten Zeitplan erstellen. Dieser Zeitplan sollte alle notwendigen Schritte und Aktivitäten berücksichtigen, die zur Erstellung des Jahresabschlusses erforderlich sind.
Dazu gehören beispielsweise die Vorbereitung der Buchhaltung, die Erstellung von Inventurlisten und die Überprüfung von Kontoauszügen.
Es empfiehlt sich, bei der Erstellung des Zeitplans Pufferzeiten einzuplanen, um Verzögerungen oder unvorhergesehene Ereignisse berücksichtigen zu können. Auch die Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Schritten sollten berücksichtigt werden, um sicherzustellen, dass der Zeitplan realistisch ist und eingehalten werden kann.
Während der Umsetzung des Zeitplans sollte man regelmäßig den Fortschritt überwachen und bei Bedarf Anpassungen vornehmen. So kann man sicherstellen, dass der Jahresabschluss fristgerecht erstellt wird und alle Anforderungen erfüllt werden.
Insgesamt ist eine sorgfältige Zeitplanung ein wichtiger Erfolgsfaktor für einen reibungslosen Jahresabschluss und sollte daher frühzeitig in Angriff genommen werden.
Welche Informationen und Dokumente werden für den Jahresabschluss benötigt? Wie bereitet man diese am besten auf?
Für den Jahresabschluss werden in der Regel eine Vielzahl von Informationen und Dokumenten benötigt. Die wichtigsten Inhalte haben wir einmal für Sie zusammengefasst:
#1: Bilanz
Ihre Bilanz gibt Auskunft über die Vermögenswerte, Schulden und das Eigenkapital des Unternehmens zu einem bestimmten Zeitpunkt. Die Geschäftsleitung verantwortet hier die Richtigkeit der Inhalte. Entweder das Unternehmen erstellt diese Bilanz eigenständig oder ab es wird beispielsweise ein Wirtschaftsprüfer oder externer Buchhalter beauftragt eine solche Bilanz anzufertigen. Als Teil der Bilanz, bzw. als Anhang zur Bilanz sollten Sie auf jeden Fall Ihre Inventarliste beifügen. Diese gibt Aufschluss über Ihre Vermögenswerte und ist daher immer ein wichtiger Bestandteil Ihrer Unternehmensbilanz.
#2: Gewinn- und Verlustrechnung (GuV)
Die Gewinn- und Verlustrechnung zeigt das Ergebnis des Unternehmens über einen bestimmten Zeitraum. Ergebnis bedeutet in diesem Fall eine direkte Gegenüberstellung von Einnahmen und Kosten und somit Gewinn bzw. Verlust des Unternehmens.
#3: Cashflow-Statement
Das Cashflow-Statement zeigt die Ein- und Auszahlungen des Unternehmens während eines bestimmten Zeitraums und gibt einen Hinweis auf die Liquidität Ihres Unternehmens.
#4: Kontoauszüge
Die Kontoauszüge des Unternehmens sind wichtig, um die finanziellen Transaktionen des Unternehmens zu verfolgen. Sie müssen lediglich als Nachweise im Unternehmen aufbewahrt werden, falls es Rückfragen zu den Zahlen Ihres Jahresabschlusses gibt. Je nach Land oder Unternehmensform könnte es jedoch abweichende steuerliche Vorschriften geben. Halten Sie hier im besten Fall Rücksprache mit Ihrem Steuerberater.
#5: Rechnungen – hier kommt easybill ins Spiel
Alle Rechnungen, die das Unternehmen ausgestellt oder erhalten hat, unterliegen ohnehin einer gesetzlichen Aufbewahrungsfrist. Sie dokumentieren die finanziellen Transaktionen des Unternehmens. Aktive easybill-Kunden profitieren von einer dauerhaften Aufbewahrung im easybill-Account. Somit haben Sie jederzeit und von überall auf der Welt Zugriff auf Ihre Dokumente. Sie können sie gesammelt exportieren und zwecks Jahresabschluss-Erstellung Ihrem Steuerberater zur Verfügung stellen.
Tipp: Lesen Sie hierzu gerne unsere Anleitung im easybill Hilfe-Center: Rechnungsausgangsbuch erstellen
#6: Gehaltsabrechnungen
Die Gehaltsabrechnungen sind notwendig, um die Lohn- und Gehaltsaufwendungen des Unternehmens zu erfassen. Hier sollte Ihnen die Personalabteilung weiterhelfen können oder, falls Ihr Steuerbüro sich um diese Angelegenheiten kümmert, liegen die wichtigsten Daten bereits an der richtigen Stelle vor.
Wie können Unternehmen von Steuervorteilen profitieren?
Auch hier empfehlen wir als allerersten Schritt wieder das Gespräch mit einem qualifizierten Steuerberater. Je nach Land kann es unterschiedliche Möglichkeiten geben Steuervorteile für Ihr Unternehmen zu nutzen.
So können beispielsweise Abschreibungskosten für das Anlagevermögen genutzt werden, um steuerliche Belastungen zu reduzieren. Oder aber Sie können Aufwendungen für Forschung und Entwicklung sowie Umweltschutz und soziales Engagement steuerlich geltend machen.
Lassen Sie sich steuerliche Vorteile auf keinen Fall entgehen, weil Sie Ihnen nicht genug Aufmerksamkeit geschenkt haben.
Die letzten Schritte zur Finalisierung des Jahresabschlusses
Nachdem Sie Ihre Bilanz erstellt haben, bleiben dennoch einige typische Aufgaben noch übrig, die zur Finalisierung des Jahresabschlusses notwendig sind:
- Erstellung des Anhangs: Der Anhang ist ein Teil des Jahresabschlusses und enthält zusätzliche Informationen zu den Bilanzpositionen und den Ergebnissen des Unternehmens. Der Anhang muss gemäß den gesetzlichen Bestimmungen erstellt werden.
- Vorbereitung des Lageberichts: Der Lagebericht ist ein weiterer Teil des Jahresabschlusses und enthält eine Beschreibung der Geschäftsentwicklung und der Risiken des Unternehmens. Der Lagebericht muss ebenfalls gemäß den gesetzlichen Bestimmungen erstellt werden.
- Prüfung des Jahresabschlusses: Der Jahresabschluss muss von einem Wirtschaftsprüfer geprüft werden, um sicherzustellen, dass er den gesetzlichen Anforderungen entspricht und ein wahres und faires Bild der Finanzlage des Unternehmens vermittelt.
- Verabschiedung des Jahresabschlusses: Der Jahresabschluss muss von den zuständigen Gremien, wie beispielsweise dem Vorstand und dem Aufsichtsrat, verabschiedet werden.
- Offenlegung des Jahresabschlusses: Der Jahresabschluss muss bei den zuständigen Behörden, wie beispielsweise dem Handelsregister, offengelegt werden, damit er für die Öffentlichkeit zugänglich ist.
- Erstellung des Steuererklärung: Auf Basis des Jahresabschlusses muss die Steuererklärung für das Unternehmen erstellt werden.
Diese Schritte sind allgemein, es können aber auch weitere Schritte notwendig sein, abhängig von den spezifischen Anforderungen des Unternehmens und den gesetzlichen Bestimmungen des jeweiligen Landes.
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