Das Angebot ist geschrieben und dein Kunde hat bereits mündlich oder schriftlich zugesagt. Der nächste Schritt ist der Auftrag. Damit kannst du alle wichtigen Eckdaten und Vereinbarungen noch einmal schriftlich festhalten und dir sowie deinem Kunden Sicherheit geben.
Hier erfährst du, was du beim Schreiben eines Auftrags beachten solltest und warum sich dieser Schritt lohnt.
Was ist ein Auftrag? Die rechtliche Bedeutung von Aufträgen im Geschäftsverkehr
Ein Auftrag stellt meist keinen eigenen Vertrag dar, sondern ist oft Teil der Vertragsabwicklung. Dennoch hat er eine wichtige rechtliche Funktion. Er dokumentiert die Vereinbarungen zwischen dir und deinem Kunden. Im Streitfall kann ein sauber formulierter Auftrag als Beweismittel dienen und zeigt, welche Leistungen, Lieferungen oder Zahlungsbedingungen vereinbart wurden.
Auftrag schreiben bringt Rechtssicherheit
Ein Auftrag, wie du ihn in deinem Arbeitsalltag schreibst, ist meistens ein Dokument, das eine Bestellung oder Vereinbarung zwischen dir und deinem Kunden festhält. Er ist also kein eigener Vertrag, sondern Teil eines bestehenden Vertragsverhältnisses. Wenn du einen Auftrag schreibst, legst du darin genau fest, was du deinem Kunden liefern oder leisten wirst und zu welchen Bedingungen.
Wann ist ein Auftrag besonders wichtig?
- Wenn du Produkte herstellst oder verkaufst, gilt in der Regel ein Werkvertrag. Du schuldest deinem Kunden also das fertige Produkt oder Werk.
- Wenn du Dienstleistungen erbringst, etwa Beratung oder Pflege, handelt es sich meistens um einen Dienstvertrag. Du schuldest deinem Kunden hier nicht unbedingt ein festes Ergebnis, sondern deine Arbeit.
Egal ob Produkte oder Dienstleistungen: Ein klar formulierter Auftrag schafft Sicherheit für dich und deinen Kunden. Er zeigt, was genau bestellt wurde, zu welchem Preis und mit welchen Lieferbedingungen. Wenn später mal etwas unklar ist, könnt ihr beide auf den schriftlichen Auftrag schauen und Missverständnisse vermeiden.
Kurz gesagt
Ein Auftrag selbst ist also in der Regel kein Vertrag, sondern ein wichtiger Teil des Ganzen. Er macht klar, was vereinbart wurde, und schützt euch beide. Deshalb lohnt es sich, einen Auftrag immer schriftlich zu erstellen.
Pflichtangaben auf einem Auftrag
Es gibt keine strengen gesetzlichen Vorschriften, wie ein Auftrag genau auszusehen hat. Aber bestimmte Angaben sollten immer enthalten sein, um einen professionellen Eindruck zu machen und rechtlich auf der sicheren Seite zu sein. Dazu gehören:
- Vollständiger Name und Anschrift des Auftraggebers (dein Kunde)
- Deine eigenen Kontaktdaten inklusive E-Mail-Adresse, Telefonnummer und falls vorhanden Faxnummer
- Deine Steuernummer
- Kundennummer falls vorhanden
- Auftragsnummer
- Datum des Auftrags
- Beschreibung der bestellten Produkte oder Dienstleistungen
- Preise für einzelne Positionen
- Bestellnummer falls vorhanden
- Lieferbedingungen wie Lieferzeit und Versandart
- Versandland und Steuerland
Zusätzliche Angaben bei Aufträgen
Außerdem bei größeren Projekten sinnvoll:
- Zahlungsbedingungen wie Zahlungsziel und Skonto
- Projektnummer oder Referenznummern
- Ansprechpartner mit Name und Abteilung
- Hinweise zu Retouren oder Gewährleistung
Lesetipp: Pflichtangaben in Rechnungen
Digitalisierung und E-Rechnung
In vielen Branchen läuft die Auftragsabwicklung heute digital. Seit 2025 gilt zudem die E-Rechnungspflicht für bestimmte Unternehmen. Besonders wichtig wird das, wenn du mit öffentlichen Auftraggebern arbeitest. Hier gelten teilweise Vorgaben zur E-Rechnung, etwa das Format XRechnung. Auch für dich selbst ist ein digital erstellter Auftrag vorteilhaft, da er Zeit spart, Abläufe vereinfacht und sich leichter archivieren lässt.
Auftrag schreiben mit easybill
Mit dem Rechnungsprogramm von easybill kannst du deinen Auftrag ganz einfach online erstellen. Du musst nicht jedes Detail einzeln eintippen. Ein Klick genügt und alle Kundendaten sowie wichtigen Angaben werden automatisch aus bestehenden Dokumenten übernommen. easybill bietet dir außerdem alle Tools, die du für E-Rechnungen brauchst.
Auftrag schreiben: Der Schritt spart Zeit und Aufwand
Ein Auftrag ist nicht nur ein rechtliches Dokument, sondern auch ein praktisches Werkzeug. Du hältst alle Eckpunkte des Projekts fest und kannst mit wenigen Klicks direkt weitere Dokumente erstellen, wie Lieferscheine, Rechnungen oder Auftragsbestätigungen.
Gerade für interne Abläufe ist ein schriftlicher Auftrag ebenfalls hilfreich, zum Beispiel für die Produktionsabteilung oder zur Kontrolle von Lieferterminen.
Und auch dein Kunde profitiert. In den Vorlagen von easybill kannst du ganz einfach ein Überweisungsformular einfügen. So spart er sich Arbeit und du erhältst dein Geld schneller.
Aufträge professionell erstellen und nutzen
Ob für dich selbst oder für deinen Kunden, ein klar formulierter Auftrag bringt Ordnung, Sicherheit und spart am Ende Zeit. Mit easybill hast du ein digitales Tool an der Hand, mit dem du nicht nur Aufträge schreibst, sondern auch die gesamte Projektabwicklung übersichtlich organisieren kannst.
