Die GoBD sind für Unternehmen und Selbstständige verpflichtend, wenn es um die digitale Buchführung geht. Doch was bedeutet „GoBD konform“ genau und wie stellt man sicher, dass alle Anforderungen erfüllt sind?
Was bedeutet GoBD?
Die Abkürzung GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Sie wurden vom Bundesministerium der Finanzen eingeführt, um die Anforderungen an digitale Buchführung verbindlich festzulegen.
Die GoBD stellen sicher, dass elektronische Daten für das Finanzamt jederzeit nachvollziehbar, überprüfbar und unverändert abrufbar sind. Damit geht es nicht um eine Empfehlung, sondern um eine gesetzliche Pflicht, die alle betrifft, die steuerrelevante Unterlagen digital führen.
Wer muss die GoBD beachten?
Die GoBD gelten für jedes Unternehmen, unabhängig von Größe oder Rechtsform. Auch Freiberufler und Selbstständige sind verpflichtet, ihre Buchführung GoBD konform zu gestalten.
Dabei spielt es keine Rolle, ob ein Geschäft wenige Rechnungen im Jahr schreibt oder täglich hunderte Belege entstehen: Sobald steuerrelevante Daten betroffen sind, greifen die Vorgaben.
Was bedeutet GoBD konform?
GoBD konform bedeutet, dass alle relevanten Unterlagen über die gesamte Aufbewahrungsfrist vollständig, unveränderbar und jederzeit nachvollziehbar aufbewahrt werden. Die Vorgaben betreffen sämtliche steuerrelevanten Unterlagen, egal ob sie digital oder in Papierform vorliegen.
Dazu gehören insbesondere:
- Eingangs- und Ausgangsrechnungen
- Kassenberichte
- Buchungsunterlagen
- Digitale Belege
Eine GoBD konforme Buchführung stellt sicher, dass diese Dokumente inhaltlich korrekt und revisionssicher gespeichert sind.
Welche Anforderungen stellen die GoBD?
Die GoBD definieren klare Grundsätze, die jeder Unternehmer einhalten muss. Sie bilden den Rahmen für eine ordnungsgemäße, digitale Buchführung. Im Kern geht es darum, dass steuerrelevante Daten jederzeit korrekt, vollständig und unveränderbar vorliegen.
1. Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
Jede Buchung muss für einen sachverständigen Dritten, zum Beispiel einen Betriebsprüfer, eindeutig nachvollziehbar sein. Das bedeutet, dass Geschäftsvorfälle so dokumentiert werden, dass sie auch Jahre später noch verständlich sind. Dazu gehört, dass Belege eindeutig einer Buchung zugeordnet und zeitlich lückenlos dokumentiert werden.
2. Vollständigkeit
Alle steuerrelevanten Vorgänge müssen erfasst und aufbewahrt werden. Kein Beleg und keine Buchung dürfen fehlen. Das betrifft nicht nur klassische Rechnungen, sondern auch Angebote, Lieferscheine, elektronische Kontoauszüge oder Kassendaten. Selbst kleine Beträge und interne Umbuchungen fallen unter diese Pflicht.
3. Richtigkeit
Die Daten müssen den tatsächlichen Geschäftsvorfällen entsprechen. Fehlerhafte oder ungenaue Angaben können dazu führen, dass das Finanzamt die Buchführung insgesamt verwirft. Deshalb ist es wichtig, dass Beträge, Steuersätze und Buchungstexte korrekt sind. Auch Tippfehler können problematisch sein, wenn sie die Nachvollziehbarkeit einschränken.
4. Zeitgerechte Buchungen
Buchungen müssen zeitnah erfolgen. Das bedeutet: Geschäftsvorfälle dürfen nicht erst Wochen oder Monate später verbucht werden. Die GoBD sehen je nach Art des Belegs bestimmte Fristen vor. So sind Kassenaufzeichnungen in der Regel täglich vorzunehmen, während andere Geschäftsvorfälle innerhalb von zehn Tagen erfasst werden sollten.
5. Ordnung
Eine systematische und strukturierte Ablage ist Pflicht. Belege dürfen nicht wahllos gespeichert werden, sondern müssen einem klaren Schema folgen. Das erleichtert nicht nur die Arbeit im Alltag, sondern stellt sicher, dass Unterlagen bei einer Betriebsprüfung schnell auffindbar sind. Typisch ist eine Gliederung nach Datum, Geschäftspartner oder Belegart.
6. Unveränderbarkeit
Ein zentrales Prinzip der GoBD ist die Unveränderbarkeit von Daten. Einmal erfasste Belege oder Buchungen dürfen nicht nachträglich gelöscht oder manipuliert werden. Wenn Korrekturen notwendig sind, müssen diese immer nachvollziehbar dokumentiert werden – beispielsweise über Stornobuchungen oder Berichtigungsbelege. Auch die eingesetzte Software muss sicherstellen, dass Daten revisionssicher gespeichert werden.
7. Aufbewahrungspflicht und Datensicherheit
Die GoBD schreiben vor, dass steuerrelevante Unterlagen für zehn Jahre aufbewahrt werden müssen. Das betrifft digitale Dokumente ebenso wie gescannte Belege. Dabei ist sicherzustellen, dass die Daten während der gesamten Frist lesbar, vollständig und unverändert verfügbar bleiben.
Wichtig ist auch, dass die Daten bei einer Betriebsprüfung kurzfristig zugänglich gemacht werden können. Unternehmen sollten daher ein strukturiertes Archivierungssystem nutzen, das jederzeit den Zugriff auf alte Belege ermöglicht.
Dabei spielt die Sicherheit der Daten eine zentrale Rolle. Die GoBD verlangen, dass Unterlagen so gespeichert werden, dass sie vor Verlust, Manipulation und unbefugtem Zugriff geschützt sind.
Dazu gehören technische Maßnahmen wie regelmäßige Backups, Zugriffsbeschränkungen und sichere Server. Auch organisatorische Regeln sind erforderlich, etwa klare Zugriffsrechte für Mitarbeiter und die Dokumentation aller Änderungen. Moderne Buchhaltungssoftware unterstützt diese Anforderungen durch automatische Sicherungen und Verschlüsselung.
GoBD konform arbeiten mit easybill
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Wie setzt man die GoBD in der Praxis um?
GoBD konform zu arbeiten gelingt nur mit klaren Prozessen und den richtigen Werkzeugen. Unternehmen sollten dabei drei zentrale Bereiche berücksichtigen:
- Software nutzen: Ohne geeignete Software wie easybill ist eine GoBD konforme Buchführung kaum umsetzbar. Moderne Tools übernehmen die Rechnungsstellung und sorgen auch für die revisionssichere Archivierung von Belegen. Automatisierte Prozesse verhindern Fehler und erleichtern Betriebsprüfungen erheblich.
- Klare interne Abläufe und Dokumentation: Neben der Technik spielt auch die Organisation eine Rolle. Unternehmen sollten festlegen, wie Belege erfasst, verarbeitet und gespeichert werden. Eine schriftliche Verfahrensdokumentation ist Pflicht und dient als Nachweis gegenüber dem Finanzamt.
- Digitale Archivierung: Alle steuerrelevanten Unterlagen müssen elektronisch gespeichert und so aufbewahrt werden, dass sie jederzeit abrufbar sind. Änderungen dürfen nachträglich nicht möglich sein. Dadurch bleibt die Unveränderbarkeit der Daten gewährleistet.
GoBD-konform arbeiten mit easybill
Eine GoBD konforme Buchführung ist ohne digitale Unterstützung kaum umsetzbar. easybill bietet dafür zahlreiche Funktionen, die nicht nur rechtliche Sicherheit geben, sondern auch den Arbeitsalltag spürbar erleichtern.
Beleg-Upload und Scan
Mit dem integrierten Beleg-Upload können Eingangsrechnungen, Quittungen oder andere Dokumente direkt in easybill hochgeladen oder per App fotografiert werden. Die Dateien werden automatisch revisionssicher gespeichert und stehen jederzeit für die Buchhaltung oder eine Betriebsprüfung bereit.
Revisionssichere Archivierung
Alle erfassten Belege und Rechnungen werden in easybill unveränderbar abgelegt. Änderungen an Dokumenten sind nicht möglich, stattdessen werden Korrekturen über Stornos oder neue Belege vorgenommen. Damit erfüllt easybill die GoBD-Anforderungen an Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit.
Automatische Dokumentation
Jede Aktion in easybill wird automatisch protokolliert, vom Erstellen einer Rechnung bis hin zum Versand. Diese lückenlose Dokumentation sorgt dafür, dass Geschäftsvorfälle jederzeit prüfbar und nachvollziehbar bleiben.
Sichere Datenaufbewahrung
Die Daten werden auf deutschen Servern gespeichert und unterliegen höchsten Sicherheitsstandards. Automatische Backups stellen sicher, dass Unterlagen auch nach Jahren noch vollständig und lesbar vorhanden sind, so wie es die GoBD verlangen.
Schnittstellen zur Buchhaltung
easybill bietet zahlreiche Exportmöglichkeiten und Schnittstellen zu Steuerberatern und Buchhaltungssoftware, wie den DATEV-Datenservice. Dadurch lassen sich Daten GoBD konform weiterverarbeiten, ohne dass Informationen verloren gehen oder manuelle Fehler entstehen.
Risiken bei Verstößen gegen die GoBD
Wer die GoBD nicht beachtet, geht ein erhebliches Risiko ein. Schon kleine Versäumnisse können bei einer Betriebsprüfung große Folgen haben. Das Finanzamt ist in solchen Fällen berechtigt, die Buchführung als nicht ordnungsgemäß zu verwerfen.
Folgende Konsequenzen sind möglich:
- Schätzungen durch das Finanzamt: Sind Unterlagen unvollständig, fehlerhaft oder nicht prüfbar, darf das Finanzamt die Besteuerungsgrundlagen schätzen. Das führt oft zu höheren Steuerforderungen, da die Schätzung im Zweifel zu Lasten des Unternehmers ausfällt.
- Steuerliche Nachteile: Fehlende oder nicht GoBD konforme Belege können dazu führen, dass Ausgaben nicht anerkannt werden. Dadurch steigt die Steuerlast und auch Vorsteuerabzüge können verloren gehen.
- Bußgelder und Nachzahlungen: Neben Steuernachforderungen entstehen oft Säumniszuschläge, Verzugszinsen oder Bußgelder. Selbst kleine Mängel können so schnell teuer werden.
- Reputationsschäden und Mehraufwand: Werden Mängel festgestellt, verlangt das Finanzamt häufig Nachbesserungen oder Nachreichungen. Das kostet Zeit, verursacht Stress und schwächt das Vertrauen von Geschäftspartnern.
- Besondere Gefahr für kleine Unternehmen: Selbstständige und kleine Betriebe verfügen oft nicht über spezialisierte Buchhaltungsabteilungen. Fehler wirken sich deshalb schneller auf die Liquidität aus und können existenzbedrohend sein.
Häufig gestellte Fragen
Die GoBD gelten für alle Unternehmer, Freiberufler und Selbstständigen – unabhängig von Branche oder Umsatz. Jeder, der steuerrelevante Daten digital verarbeitet oder aufbewahrt, muss GoBD konform arbeiten.
Die Aufbewahrungsfrist beträgt in der Regel zehn Jahre. Alle relevanten Unterlagen müssen während dieser Zeit lesbar, vollständig und unveränderbar verfügbar sein.
GoBD konform ist eine Software dann, wenn sie die gesetzlichen Anforderungen an Archivierung, Unveränderbarkeit und Dokumentation erfüllt. Lösungen wie easybill unterstützen Unternehmen dabei, diese Vorgaben automatisch einzuhalten.
Mit easybill erstellen Sie Rechnungen in wenigen Klicks automatisch, fehlerfrei und GoBD konform. Wiederkehrende Abläufe wie Abonnements oder gleichbleibende Dienstleistungen lassen sich automatisieren, sodass Rechnungen ohne manuellen Aufwand generiert und verschickt werden. Alle Dokumente werden revisionssicher archiviert, sodass Sie jederzeit rechtlich auf der sicheren Seite sind. Schnittstellen zu Online-Shops, Marktplätzen und Buchhaltungssoftware erleichtern zusätzlich die Weiterverarbeitung.
