Lastschrift: Alles Wissenswerte zu SEPA Lastschriften

Eine Lastschrift ist ein bargeldloses Zahlungsinstrument, bei dem der Zahlungsempfänger – also du als Unternehmer – den fälligen Betrag direkt vom Konto des Schuldners abbuchen lässt. Mit dem SEPA-Verfahren (Single Euro Payments Area) wurde dieses Verfahren innerhalb Europas standardisiert. Der SEPA-Raum umfasst:

• alle 27 EU-Staaten
• die EWR-Länder Island, Liechtenstein und Norwegen
• sowie die Schweiz, Monaco, San Marino, Andorra, Vatikanstadt und das Vereinigte Königreich (UK)

Wichtig: Zahlungen per SEPA-Lastschrift sind immer in Euro. Führt ein Unternehmen sein Konto in einer anderen Währung, erfolgt vor der Abbuchung eine Umrechnung durch die Bank.

Unterschiede zwischen Basislastschrift und Firmenlastschrift

Im Geschäftsalltag gibt es zwei Varianten der SEPA-Lastschrift:

SEPA-Basislastschrift

Prüfung: Die Bank des Zahlers prüft nicht die Richtigkeit der Daten, sondern nur das Vorhandensein des Mandats.

Geeignet für Verbraucher und auch für Unternehmen.

Rückgaberecht: Innerhalb von 8 Wochen kann der Zahler ohne Angabe von Gründen widersprechen.

SEPA-Firmenlastschrift

Mehr Sicherheit für dich als Unternehmer – ideal für regelmäßige Forderungen.

Ausschließlich für Geschäfte mit Unternehmen (B2B).

Der Schuldner muss das Mandat vor der ersten Abbuchung bei seiner Bank hinterlegen.

Die Bank des Schuldners prüft das Mandat vor Ausführung.

Keine Rückgabe möglich, sobald die Bank die Lastschrift geprüft hat.

Pflichtangaben auf einem SEPA-Lastschriftmandat

Damit eine SEPA-Lastschrift gültig ist, braucht der Zahlungsempfänger ein korrekt ausgefülltes Mandat. Pflichtangaben sind:

• Name bzw. Bezeichnung des Gläubigers
• Gläubiger-Identifikationsnummer (Creditor Identifier)
• Name des Zahlers
• IBAN des Zahlers (bei Zahlungen in Länder außerhalb des EWR zusätzlich BIC)
• Name der Bank des Zahlers
• Mandatsreferenz (eindeutiges Kennzeichen)
• Handschriftliche Unterschrift des Zahlers (nur bei Papiermandaten)

Dieses Mandat gilt unbefristet, solange es nicht widerrufen oder 36 Monate nicht genutzt wurde. Danach muss ein neues Mandat eingeholt werden.

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Vorabankündigung: Pre-Notification

Vor jeder SEPA-Lastschrift muss der Zahlungsempfänger dem Schuldner eine Vorabankündigung senden. Sie informiert über:

• den exakten Betrag
• das Fälligkeitsdatum

Falls keine andere Frist vereinbart ist, muss die Vorabankündigung 14 Tage vor Fälligkeit erfolgen. Dabei ist die Form flexibel: E-Mail, Vertrag oder Brief sind zulässig. Diese Ankündigung gibt dem Zahler die Möglichkeit, für Kontodeckung zu sorgen.

Einheitliche Vorlagefrist: 1 Bankarbeitstag

Seit dem 21. November 2016 wurde die Vorlagefrist europaweit vereinheitlicht. Für alle SEPA-Lastschriften gilt:
1 Bankarbeitstag vor Fälligkeit – egal ob einmalige oder wiederkehrende Lastschriften.

IBAN und BIC: Unterschiede und Pflichten

• Bei Zahlungen innerhalb des EWR reicht die Angabe der IBAN (IBAN-only).
• Bei Zahlungen in die Schweiz, Monaco, San Marino, Andorra, Vatikanstadt oder das Vereinigte Königreich (außerhalb des EWR) muss zusätzlich der BIC angegeben werden.
• Du darfst nicht vorgeben, in welchem Land das Konto deines Geschäftspartners geführt wird, solange es SEPA-fähig ist – das regelt das IBAN-Diskriminierungsverbot.

Widerrufsmöglichkeiten und Rückgaberechte

• SEPA-Basislastschrift: Der Zahler kann innerhalb von 8 Wochen widersprechen.
• Unautorisierte Lastschriften (z. B. ohne Mandat) können innerhalb von 13 Monaten zurückgegeben werden.
• SEPA-Firmenlastschrift: Kein Rückgaberecht – sobald das Mandat vorliegt und geprüft wurde. Das schützt dich als Unternehmer vor Zahlungsausfällen.

Mandatsverwaltung und Aufbewahrungspflichten

• Änderungen der Mandatsdaten (z. B. neue IBAN) machen meist ein neues Mandat erforderlich.
• Mandate müssen mindestens 14 Monate nach dem letzten Einzug aufbewahrt werden – auch elektronisch (z. B. gescannt).
• Bei einem Firmenlastschriftmandat muss der Schuldner das Mandat vor der ersten Belastung auch seiner Bank vorlegen.

Gebühren und Rücklastschriften

Widerspricht ein Kunde der Lastschrift oder kann sie mangels Deckung nicht eingelöst werden, entstehen Rücklastschrift-Gebühren. Diese Kosten werden dem Zahlungsempfänger in Rechnung gestellt. Deshalb prüfen Banken die Bonität ihrer Geschäftskunden und richten oft einen sogenannten Lastschriftobligo ein – also einen Höchstbetrag, bis zu dem Lastschriften akzeptiert werden.

Praxisbeispiel:

Ein Unternehmen zieht Lastschriften über insgesamt 10.000 EUR ein, die sofort gutgeschrieben werden. Nutzt der Unternehmer das Geld direkt, aber Kunden widersprechen später, gerät das Konto ins Soll – Liquiditätsengpässe können entstehen.

SEPA-XML-Datei und Digitalisierung

Viele Unternehmen nutzen Buchhaltungssoftware wie easybill, um SEPA-Lastschriften direkt einzuziehen. easybill erstellt dabei automatisch SEPA-XML-Datensätze, die du gesammelt bei deiner Bank einreichen kannst. Das spart Zeit, reduziert Fehlerquellen und erleichtert die Abwicklung wiederkehrender Forderungen.

Brexit und Zahlungen mit UK

Obwohl das Vereinigte Königreich nicht mehr zur EU gehört, bleibt es Teil des SEPA-Raums. Allerdings gelten dort nicht mehr alle EU-Vorschriften – wie z. B. das Verbot der IBAN-Diskriminierung nach der SEPA-Verordnung. Auch können höhere Gebühren anfallen, und zusätzliche Angaben nach der Geldtransferverordnung sind nötig.

SEPA Lastschriften für Unternehmen – Effizient und rechtssicher

Die SEPA-Lastschrift ist für Unternehmen ein effizientes und sicheres Verfahren, um Forderungen innerhalb Europas einzuziehen. Die Wahl zwischen Basis- und Firmenlastschrift hängt vom Geschäftspartner ab – die Firmenlastschrift bietet dir dabei besonders hohe Sicherheit und Planbarkeit.

Mit modernen Tools wie easybill kannst du SEPA-Lastschriften automatisiert verwalten – einfach, sicher und immer rechtssicher.

Tipp: Falls du Unterstützung bei der Umstellung oder Integration in deine Buchhaltung brauchst, helfen wir dir gerne dabei! Sag einfach Bescheid.

Kontakt

FAQ: SEPA Lastschriften für Freelancer, Selbstständige und KMU

1. Kann ich als Selbstständiger überhaupt SEPA-Lastschriften nutzen?

Ja, auch als Freelancer oder Einzelunternehmer kannst du SEPA-Lastschriften einsetzen – beispielsweise für wiederkehrende Rechnungen an Stammkunden oder regelmäßige Mitgliedsbeiträge. Wichtig ist, dass du ein gültiges SEPA-Lastschriftmandat vom Kunden einholst.

2. Muss ich eine Gläubiger-Identifikationsnummer beantragen?

Ja. Wenn du Lastschriften einziehen möchtest, benötigst du eine Gläubiger-Identifikationsnummer (Creditor-ID). In Deutschland wird sie bei der Deutschen Bundesbank beantragt. Sie dient dazu, dich als Zahlungsempfänger eindeutig zu kennzeichnen.

3. Wie kann ich Mandate rechtssicher einholen?

• In Papierform: Klassisch mit handschriftlicher Unterschrift.
• Digital: Viele Banken und Dienstleister akzeptieren digitale Mandate (z. B. via E-Mail oder elektronisches Formular).
• Wichtig: Du musst als Zahlungsempfänger jederzeit nachweisen können, dass das Mandat vom Zahler erteilt wurde.

4. Was passiert, wenn ein Kunde die Lastschrift zurückgibt?

• Bei autorisierten Basislastschriften: Rückgabe innerhalb von 8 Wochen möglich, ohne Angabe von Gründen.
• Bei unautorisierten Lastschriften: Rückgabe bis zu 13 Monate nach Belastung.
• Bei Firmenlastschriften: Keine Rückgabe möglich, sobald das Mandat vorliegt und von der Bank des Schuldners geprüft wurde.

Als Zahlungsempfänger trägst du die Rücklastschriftgebühren, die dir deine Bank berechnet.

5. Welche Vorteile bietet die SEPA-Firmenlastschrift für mein Unternehmen?

Die SEPA-Firmenlastschrift ist ideal für B2B-Geschäfte, da der Zahler das Mandat bei seiner Bank hinterlegen muss. Dadurch kann er die Lastschrift später nicht mehr einfach zurückgeben. Du erhältst mehr Planungssicherheit und weniger Zahlungsausfälle.

6. Muss ich vor jeder Lastschrift eine Vorabankündigung schicken?

Ja. Du musst den Zahler vorab über Betrag und Fälligkeitsdatum informieren. Standardmäßig 14 Tage vor Fälligkeit, sofern ihr nichts anderes vereinbart habt.
Die Vorabankündigung kann auch Teil einer Rechnung oder eines Vertrags sein – wichtig ist, dass der Kunde rechtzeitig informiert wird.

7. Darf ich Kunden ausschließen, die ein Konto im EU-Ausland haben?

Nein. Laut SEPA-Verordnung darfst du nicht verlangen, dass das Konto deines Kunden in einem bestimmten EU-Land geführt wird (IBAN-Diskriminierungsverbot). Das gilt für alle Konten im SEPA-Raum, sofern sie SEPA-fähig sind.

8. Kann ich den Lastschrifteinzug automatisieren?

Ja! Viele Buchhaltungsprogramme wie easybill oder andere Rechnungssoftware können SEPA-Lastschriften direkt verarbeiten. Dabei werden SEPA-XML-Dateien erstellt, die du gesammelt an deine Bank übergeben kannst. Das spart Zeit und reduziert Fehlerquellen.

9. Was sollte ich bei Zahlungen nach Großbritannien beachten?

Das Vereinigte Königreich ist weiter SEPA-Teilnehmer. Allerdings gelten dort nicht mehr alle EU-Regelungen (z. B. Preisverordnung, IBAN-Diskriminierungsverbot). Für Zahlungen nach UK können daher höhere Gebühren anfallen und zusätzliche Angaben nach der Geldtransferverordnung nötig sein.

10. Muss ich ein neues Mandat einholen, wenn sich die IBAN ändert?

Ja, meist schon. Bei Änderungen der Kontodaten (z. B. neue IBAN des Kunden) ist in der Praxis ein neues Mandat erforderlich. Das stellt sicher, dass du rechtssicher abbuchen kannst.