Eine fehlerhafte Rechnung ist im geschäftlichen Alltag keine Seltenheit. Ob Zahlendreher, falscher Steuersatz oder vergessene Pflichtangaben – in jedem Fall stellt sich die Frage: Muss die Rechnung storniert, neu ausgestellt oder lediglich berichtigt werden? Und was genau ist dabei rechtlich zu beachten?
Dieser Beitrag liefert einen klaren Überblick über die Möglichkeiten zur Rechnungskorrektur, die relevanten Vorschriften aus dem Umsatzsteuergesetz (UStG) und zeigt, wie Sie mit easybill rechtssicher und effizient arbeiten.
Was ist eine Rechnungskorrektur?
Unter einer Rechnungskorrektur versteht man die Berichtigung einer bereits ausgestellten Rechnung, wenn diese unvollständig oder fehlerhaft ist. Das kann rein formale Aspekte betreffen – wie eine fehlende Steuernummer – oder inhaltliche Fehler, etwa eine falsche Leistungsbeschreibung oder ein falscher Betrag.
Eine Rechnung darf gemäß § 14 Abs. 4 UStG nur dann als gültig gelten, wenn sie bestimmte Pflichtangaben enthält. Fehlen diese oder sind sie falsch, ist eine Berichtigung notwendig, um z. B. das Recht auf Vorsteuerabzug nicht zu gefährden.
Wann ist eine Korrektur erforderlich?
Nicht jeder kleine Tippfehler erfordert eine vollständige Korrektur. Entscheidend ist, ob die Rechnung die gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Korrigiert werden müssen insbesondere Fehler bei:
- Name oder Adresse von Rechnungsaussteller oder -empfänger
- Steuernummer oder USt-ID
- Rechnungsnummer oder Ausstellungsdatum
- Leistungsbeschreibung, Menge oder Preis
- Umsatzsteuersatz oder -betrag
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
Eine formelle Berichtigung ist zulässig, solange sie sich eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezieht und keine neue Rechnung darstellt. In anderen Fällen ist eine Stornierung und Neuerstellung nötig.
Zwei Wege zur Rechnungskorrektur
1. Formelle Berichtigung
Wenn eine Rechnung zwar fehlerhaft, aber grundsätzlich existent und nachvollziehbar ist (z. B. falsche Adresse), kann sie berichtigt werden. Dabei wird ein Berichtigungsdokument erstellt, das sich auf die Originalrechnung bezieht und die korrigierten Angaben enthält. Das ursprüngliche Dokument bleibt dabei unverändert.
Wichtig: Die formelle Berichtigung wirkt nicht rückwirkend auf den ursprünglichen Voranmeldungszeitraum (§ 14 Abs. 4 Satz 4 UStG).
2. Storno und Neuausstellung
Wenn eine Rechnung gravierende Fehler enthält – etwa einen falschen Steuerbetrag oder unzutreffende Leistungen – ist eine Stornorechnung zu erstellen. Anschließend erfolgt eine neue Rechnung mit neuer Rechnungsnummer.
Wichtig: Eine Stornorechnung erhält immer eine eigene fortlaufende Nummer. Die Aussage, dass dieselbe Rechnungsnummer wie die Ursprungsrechnung verwendet wird, ist nicht korrekt und widerspricht den Anforderungen an die eindeutige Identifizierbarkeit gemäß § 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG.
Gutschrift oder Rechnungskorrektur?
Wenn der Kunde bereits bezahlt hat, kann die Rechnung nicht einfach berichtigt werden. In diesem Fall erfolgt die Korrektur über eine kaufmännische Gutschrift, insbesondere wenn ein Teilbetrag zurückerstattet werden soll – zum Beispiel bei Preisnachlässen oder Retouren.
Achtung: Der Begriff „Gutschrift“ im kaufmännischen Sinne darf nicht mit der umsatzsteuerrechtlichen Gutschrift verwechselt werden (§ 14 Abs. 2 Satz 2 UStG). Letztere liegt nur dann vor, wenn der Leistungsempfänger die Rechnung erstellt – etwa bei Provisionsabrechnungen. In diesem Fall muss die Rechnung die Angabe „Gutschrift“ enthalten.
Pflichtangaben bei der Rechnungskorrektur
Unabhängig davon, ob eine Rechnung neu ausgestellt oder nur berichtigt wird: Es gelten die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG. Dazu zählen insbesondere:
- Vollständige Namen und Anschriften beider Parteien
- Steuernummer oder USt-ID des Ausstellers
- Ausstellungsdatum
- Eindeutige, fortlaufende Rechnungsnummer
- Art und Umfang der Leistung bzw. Lieferung
- Zeitpunkt der Leistungserbringung
- Nettoentgelt, Steuersatz und Steuerbetrag
- Hinweis auf Steuerbefreiung (falls zutreffend)
- Bei Gutschriften: der Begriff „Gutschrift“
Ein Verstoß gegen diese Anforderungen kann den Vorsteuerabzug gefährden oder zu steuerlichen Nachteilen führen.
Wie easybill bei der Rechnungskorrektur hilft
Mit easybill lassen sich Rechnungskorrekturen effizient und regelkonform umsetzen. Je nach Art des Fehlers stehen Ihnen unterschiedliche Wege zur Verfügung:
- Stornorechnung: In wenigen Klicks kann eine Rechnung storniert und automatisch eine neue erstellt werden. easybill vergibt dabei automatisch neue Rechnungsnummern und sorgt für einen lückenlosen Nachweis.
- Gutschriften: Sowohl klassische als auch wiederkehrende Gutschriften (z. B. bei Provisionsabrechnungen) können einfach generiert werden. Bei Bedarf direkt aus einem Projekt heraus.
- Rechnungskorrektur bei offenen Rechnungen: Noch nicht gebuchte Rechnungen lassen sich direkt korrigieren, ohne dass eine Stornierung nötig ist.
Darüber hinaus gewährleistet easybill durch die revisionssichere Archivierung aller Dokumente die Einhaltung der GoBD und ermöglicht einen zuverlässigen Prüfpfad zwischen Leistung und Abrechnung.
Rechnungskorrektur bei E-Rechnungen
Wie kann ich eine fehlerhafte E-Rechnung korrigieren?
Eine E-Rechnung kann – wie eine klassische Rechnung – nicht einfach geändert werden. Sie müssen eine stornierende Korrekturrechnung oder Gutschrift ausstellen, die sich eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezieht. Wichtig ist, dass auch die Korrektur im strukturierten E-Rechnungsformat erfolgt, wenn die ursprüngliche Rechnung elektronisch ausgestellt wurde.
Kann ich eine E-Rechnung nachträglich bearbeiten und erneut senden?
Nein. Sobald eine E-Rechnung versendet wurde, gilt sie als übermittelt und darf nicht mehr verändert werden. Änderungen sind nur über eine neue, korrigierende Rechnung zulässig. Das dient der Nachvollziehbarkeit und erfüllt die Anforderungen an die GoBD-konforme Archivierung.
Muss auch eine Stornorechnung als strukturierte E-Rechnung erstellt werden?
Ja. Wenn Sie im B2B- oder B2G-Bereich tätig sind und Ihre ursprüngliche Rechnung als E-Rechnung übermittelt wurde, muss auch die Korrektur oder Storno im gleichen strukturierten Format erfolgen (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD).
Was ist bei einer Korrektur im Kleinunternehmerstatus zu beachten?
Auch Kleinunternehmer müssen bei einer Rechnungskorrektur auf den Hinweis zur Umsatzsteuerbefreiung nach § 19 UStG achten. In der Korrekturrechnung sollte die ursprüngliche Rechnungsnummer klar genannt und die Änderung nachvollziehbar erläutert werden.
Wie sieht eine korrekte Korrekturrechnung aus?
Eine ordnungsgemäße Korrekturrechnung enthält:
- Die Bezeichnung als „Korrektur zur Rechnung Nr. …“
- Alle Pflichtangaben einer regulären Rechnung
- Eine negative Positionszeile zur Stornierung (falls nötig)
- Gegebenenfalls eine neue Position zur richtigen Leistung
- Den Grund der Korrektur (z. B. „Falsche Rechnungsadresse“, „Umsatzsteuer irrtümlich ausgewiesen“)
Wie kann ich sicherstellen, dass auch meine Korrekturrechnung GoBD-konform archiviert ist?
Nutzen Sie ein Rechnungsprogramm wie easybill, das Korrekturen und Stornos im strukturierten Format unterstützt und automatisch revisionssicher speichert. So behalten Sie die Nachvollziehbarkeit und erfüllen alle steuerlichen Anforderungen.
Was passiert, wenn ich eine fehlerhafte E-Rechnung nicht korrigiere?
Unkorrigierte Fehler können im Rahmen einer Betriebsprüfung zu formellen Beanstandungen führen und schlimmstenfalls den Vorsteuerabzug Ihrer Geschäftspartner gefährden. Deshalb sollten fehlerhafte E-Rechnungen zeitnah und korrekt berichtigt werden.
