Updates? Brauche ich das? Und wenn ja, muss ich dafür bezahlen? Kann ich die Software nicht kaufen, installieren und auf Updates verzichten? Die Frage wird uns immer wieder gestellt.
Klar können Sie das tun. Aber dann müssen Sie sich im Klaren darüber sein, dass steuerlich notwendige Updates nachher an Ihnen vorbeigehen oder teuer werden. Aufgrund immer wiederkehrender Änderungen in der Wirtschaft kann dies schnell der Fall sein. Bestes Beispiel hierfür: die Umsatzsteuersatz-Senkung ab 1. Juli 2020*.
Als Vorteil einer Online Rechnungssoftware kommen Sie meist vollkommen automatisch in den Genuss von Updates. Als Bonus on top ist dies bei easybill für Sie auch noch vollkommen kostenfrei und im Paketpreis bereits enthalten.
Bekommen Sie von den Updates etwas mit? Na hoffentlich! Aber Ihre Arbeit wird durch unsere Updates dennoch nicht beeinträchtigt, da wir neue Funktionen meist im Hintergrund aktualisieren. Große Updates teilen wir per Newsletter oder Blog-Beitrag mit. Aber auch die „kleineren“ Updates sind es selbstverständlich wert erwähnt zu werden.
Daher informieren wir Sie heute über einige wichtige Änderungen in easybill, die vielleicht bisher unbemerkt blieben, eine Nennung aber verdient haben.
Stapelverarbeitung
Beim Stornieren von Rechnungen und Gutschriften über unser Tool Stapelverarbeitung kann man nun das Datum für den Storno frei setzen. Bis jetzt wurde hier automatisch der Korrekturtag als Datum verwendet.
DATEV connect online (Rechnungsdatenservice)
Bei der Übertragung von Dokumenten zu DATEV gab es bisher ein Limit von 300 Dokumenten. Dieses Limit haben wir für Sie nun von 300 auf 2499 Dokumente angehoben und die Übertragungsgeschwindigkeit erhöht. Somit werden deutlich mehr Dokumente in einer schnelleren Zeit übermittelt.
ZUGFeRD – Zusatzfeld im Dokumenteneditor
Es gibt ein neues Feld im Dokumenteneditor. Sie finden dies im unteren Bereich als “Referenz des Käufers”. Im Original ZUGFeRD Format wird dies als „buyerReference“ bezeichnet. Im Falle der X-Rechnung wird dasselbe Feld als “Leitweg-ID” verwendet.
Die Referenz wird von Ihnen als Verkäufer festgelegt (z. B. Kontaktdaten, Abteilung, Bürokennung, Projektcode). Weitere Details zur Leitweg-ID finden Sie auch über https://www.ferd-net.de/upload/PDF/Datenblatt_Leitweg-ID.pdf (von öffentlichen Auftraggebern vorgegeben).
E-Mail Versand
Um auch hier mit der Zeit zu gehen, ist der E-Mail Versand ab sofort der Standardversand in easybill. Der Großteil der easybill-Nutzer setzt auf Nachhaltigkeit! Verzichten Sie daher auf den Papierdruck und übermitteln Sie Ihre Dokumente rein elektronisch. Um den Weg zu vereinfachen ist das Update ein absoluter Zeitersparnis-Vorteil für Sie.
Wünscht man explizit den Postversand, wählen Sie diesen über den entsprechenden Reiter aus.
Amazon Kommunikationsrichtlinien
Amazon hat bereits vor einigen Tagen neue Richtlinien für die Kommunikation zwischen Verkäufer und Käufer ausgegeben. Als Amazon-Partner sehen auch wir uns in der Pflicht eine komfortablere Prüfung von Texten und Inhalten automatisch durchführen zu können. Der Import Manager prüft für Sie Ihre E-Mail Texte und Betreffzeilen auf untersagte Inhalte. Sofern wir einen unerwünschten Inhalt finden, werden Sie per E-Mail benachrichtigt. Daher können Sie ab sofort die E-Mail-Texte und Ihre Betreffzeilen sowohl für Rechnungen, als auch für Gutschriften, im Import Manager festgelegen.
Für den Fall, dass Sie bisher keine eigenen Texte verwenden, können Sie im Import Manager gerne unsere vorgegeben Standardtexte verwenden.
Außerdem werden ab sofort Amazon-E-Mails durch easybill zurückgehalten. Wenn wir feststellen, dass keine Texte für die Bestellung bzw. Gutschrift im Import Manager angegeben sind, stoppen wir den Versand. Das Hochladen der Dokumente zu Amazon bleibt hiervon selbstverständlich unberührt. Die Upload-Aktivierung empfehlen wir in jedem Fall.
Die Verwendung der E-Mail Vorgaben aus der Dokumentenvorlage empfehlen wir nicht, eine Nutzung ist jedoch technisch möglich. Sollten Sie aus einem bestimmten Grund wünschen, dass nur die Texte der Dokumentenvorlage genutzt werden sollen, geben Sie unserem Supportteam kurz Bescheid. Sofern Sie uns versichern, dass Sie auf eigene Verantwortung die Inhalte stets prüfen werden, aktivieren wir gerne, dass Ihr Versand erfolgen soll.
Platzhalter im Account
Angelegte Mitarbeiter im easybill-Account bekommen ab sofort ein eigenes Platzhalter-Menü. Somit können Sie noch leichter auf beispielsweise den Ersteller des Dokuments und dessen Kontaktdaten hinweisen.
Dokumenten-Editor
Oft gewünscht und nun realisiert: Tragen Sie ab sofort die Fälligkeit einer Rechnung/eines Angebots auch per Datum ein. Nutzen Sie die komfortable Kalenderfunktion zur Auswahl eines gewünschten Datums. Die Tage, bis zu diesem Datum, werden dann automatisch von easybill errechnet.
Layout-Einstellungen
Sie möchten Ihr Layout gerne farblich gestalten? Sie würden gerne ein moderneres Erscheinungsbild nutzen? Kein Problem mit easybill. Nutzen Sie neuerdings über die Layout-Einstellungen in Ihrem Account die Möglichkeit den Tabellen-Kopf Ihrer Dokumente individueller zu gestalten. Aktivieren Sie einen horizontalen Farbverlauf für die Spaltenbeschriftungen Ihres Positionsbereichs. Oder wählen Sie alternativ ganz einfach Farbkombinationen für die Überschriften.
WebHooks
Sollte Ihnen die Thematik bislang vollkommen neu sein, finden Sie eine ausführliche Anleitung zur Einrichtung selbstverständlich in unserem Hilfe-Center. Durch diese einfache Form von Programmierung können Sie sich über eine Vielzahl von möglichen Ereignissen informieren lassen. Sind Entwicklerkenntnisse nötig? Ja, definitiv.
Das aktuelle Update ermöglicht nun die Benachrichtigung für Aufgaben in easybill. Außerdem stehen Ihnen Benachrichtigungen rund um Dokumente, Kunden, Positionen und dem Versandstatus zur Verfügung.
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