Sie sind Schreiner, Maler oder anderweitig tätig in der Branche des Handwerks? Vielleicht fassen Sie gerade erst Fuß und tun sich noch schwer damit wie eine korrekte und rechtskonforme Rechnung aussehen muss. easybill möchte Ihnen diesen Schritt erleichtern, darum zeigen wir Ihnen heute einmal auf, wie Sie sich diesen Part Ihres Unternehmensalltages so angenehm wie möglich einrichten können.
Inhaltsverzeichnis
Was ist eine Abschlagsrechnung?
Die Abschlagsrechnung ist ein gängiger Vorgang, der sich vor allem im Handwerksbereich, aber natürlich oft auch in der Projektarbeit, beispielsweise bei Agenturen, wiederfindet. Beinahe täglich bekommt der easybill Kundensupport die Anfrage gestellt, wie eine Abschlagsrechnung erstellt werden kann. Dazu erläutern wir gerne einmal was denn überhaupt der Unterschied zu einer „normalen“ Rechnung ausmacht.
Eine reguläre Rechnung wird meist dann erstellt, wenn die Dienstleistung erbracht oder die Ware zugestellt wurde. Der Aufwand hierfür wird nach Abschluss der Leistung in Rechnung gestellt und beglichen. Bei der Abschlagsrechnung hingegen ist es üblich, dass man schon Teilbeträge in Rechnung stellt, die, wie der Name bereits sagt, nur einen Teil des Projektes, umfassen, nicht jedoch das Gesamte.
Die Abschlagsrechnung kann daher in mehrere Schritte aufgegliedert werden und erst nach Vollendung der kompletten Leistung erstellt man die Schlussrechnung. Auch für die Schlussrechnung gibt es gewisse Anforderungen, die wir gerne noch einmal erläutern.
Anforderungen Abschlagsrechnung und Schlussrechnung
Als Handwerker haben Sie natürlich eine sehr genaue Vorstellung, aber auch Vorgabe seitens des Finanzamtes, was Sie auf Ihren Rechnungen angeben müssen. Bei einer Abschlagsrechnung sind die Inhalte natürlich ähnlich der regulären Rechnung. Dennoch sollten Sie darauf achten, dass folgende Pflichtbestandteile aufgeführt sind:
- Bezeichnung der Rechnung: Der Begriff „Abschlagsrechnung“ muss auf der Rechnung angegeben werden
- Bestellnummer oder Auftragsnummer: gerade im Handwerk müssen Sie sich oft auf diese Referenzen beziehen, damit eine Zuordnung später einwandfrei möglich ist
- Rechnungsnummer: Achten Sie auf eine fortlaufende Nummerierung. Geben Sie auch an, die wievielte Abschlagsrechnungen der Kunde vor sich liegen hat.
- Ihre Angaben: Name, Firma und Anschrift
- Angaben zum Rechnungsempfänger: Name, Firma und Anschrift (Rechnungsadresse)
- Datum der Abschlagsrechnung
- Zeitraum der Lieferung: Der Zeitraum oder Zeitpunkt, zu dem die Leistung erbracht wurde, die Sie jetzt in Rechnung stellen, muss ebenfalls auf der Rechnung angegeben werden. Sollten Sie die Leistung erst in der Zukunft erbringen, gehört das voraussichtliche Lieferdatum auf die Rechnung
- Beschreibung der Ware oder Dienstleistung: Beschreiben Sie die Dienstleistung, die Sie in Rechnung stellen, so genau wie möglich, damit es später keine Unstimmigkeiten gibt.
- Aktueller Steuersatz
- Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (sofern Sie Umsatzsteuer ausweisen)
- Grund für die Befreiung von der Umsatzsteuer
- Ihr Stundensatz oder Einheitspreis: geben Sie Ihren Stundensatz an, falls Sie Ihre Leistungen auf Basis von Stunden abrechnen oder einen Einheitspreis, wenn Sie der Berechnung bestimmte Einheiten zugrunde legen
- Netto- und Bruttobetrag
Bei der Schlussrechnung hingegen, erwähnen Sie explizit den Hinweis auf Schlussrechnung. Wenn es gewünscht ist, kann man hier noch einmal alle Abschläge als eigenständige Positionen aufführen. Tragen Sie beispielsweise als erste Position die Gesamtsumme ein und als Positionen mit negativen Vorzeichen die bereits geleisteten Abschläge, so bliebe als Schlussrechnung nur noch die Differenz über. Aus steuerlicher Sicht sollte dieser Prozess ausreichend sein. Besprechen Sie dies jedoch vor der Erstellung einmal mit Ihrem Steuerberater.
Stundensatz oder Einheitspreis?
Warum ist diese Angabe für Sie relevant? Im Dienstleistungssektor ist es gang und gäbe, dass gewisse Stundenlöhne definiert werden, an denen sich die Branche orientiert. Um den Wettbewerb nicht zu beeinträchtigen sollten Sie sich an diesen Vorgaben orientieren, um bei Ihren Kunden einen seriösen Eindruck zu erwecken und natürlich auch, um den Auftrag zu erhalten.
Hat Ihr Kunde Bedenken, dass Sie weit über den üblichen Preisen liegen, entscheidet er sich nachher für einen anderen Handwerker und Sie bekommen den Zuschlag nicht. Gerade in der Gründungsphase ist es vielleicht noch schwierig einen Betrag zu definieren. Daher ist es hilfreich sich an den Beispielen anderer und Lohnübersichten zu messen.
Besprechen Sie sich im Optimalfall auch mit Ihrem Steuerberater, ob eine Berechnung nach Stunden oder nach Einheiten in Ihrem persönlichen Fall mehr Sinn machen.
Wiederkehrende handwerkliche Dienstleistungen
Als Handwerker haben Sie oft Projekte, die sich über einen längeren Zeitraum erstrecken, jedoch in regelmäßigen Abständen Leistungen umfassen? Diese Leistungen sollten Sie per Abschlagsrechnungen in Zahlung stellen, damit natürlich auch die Liquidität Ihres Unternehmens sichergestellt ist. Unvorhergesehene Schwierigkeiten, Lieferverzüge etc. machen dem Handwerk das Leben oft schwer. Eine Abschlagsrechnung ist quasi wie eine Rechnung unter Vorbehalt, da die Schlussrechnung noch nicht gestellt und das Gesamtprojekt noch nicht abgeschlossen ist.
Wenn Sie nun aber wiederkehrende Tätigkeiten haben, nutzen Sie die Vorteile der Wiederkehrenden Rechnungen in easybill. Erstellen Sie einmalig eine Vorlage und definieren Sie alle notwendigen Inhalte. Die Leistungsdaten müssen monatlich angepasst werden? Kein Problem. easybill stellt Ihnen Platzhalter zur Verfügung mit denen sich das Datum ganz von alleine berechnet.
Sie definieren wann und wie oft sich aus der Vorlage eine fertige Abschlagsrechnung generieren soll. Auf Wunsch senden wir diese auch direkt an Ihren Kunden, per E-Mail oder auch per Post.
easybill als Rechnungstool für das Handwerk
Gerade weil wir um die Herausforderungen Ihres Alltags im handwerklichen Bereich wissen, können Sie sich auf einen starken Partner an Ihrer Seite verlassen. easybill ermöglicht Ihnen die Verwaltung von Kundendaten und auch natürlich Ihrer Artikel und Dienstleistungen. Sparen Sie sich mühevolles Anfertigen von Rechnungen und Belegen, wenn Sie es doch so einfach haben können.
Ob Logo oder Briefpapier – auch hier gibt es keine Einschränkungen diese direkt in Ihre easybill-Vorlagen aufzunehmen. Unser Fokus ist Ihre Zufriedenheit und die Optimierung Ihres Arbeitsalltages. Auch Ihr Steuerberater wird sicherlich erfreut sein, wenn er die fertigen Belegbilder und Buchungsvorschläge für seine Buchhaltungssoftware direkt aus easybill exportieren kann.
Weiterführende Informationen rund um Ihre Branche und weitere Funktionen finden Sie direkt auf unserer Website: Rechnungslösung für das Handwerk.
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