Zahlungserinnerung – der freundliche Reminder

Wem ist es nicht schon einmal passiert, dass eine fällige Rechnung übersehen oder schlichtweg vergessen wurde?

Auch Ihren Kunden kann dies natürlich einmal passieren, trotzdem möchte man gute Kundenbeziehungen durch eine unglückliche Formulierung nicht gleich auf’s Spiel setzen.

Ein freundlicher Reminder in Form der Zahlungserinnerung schafft vielleicht schon erste Abhilfe und löst den Konflikt. Die Zahlungserinnerung ist die erste mögliche Stufe eines Mahnverfahrens.

Gibt es inhaltliche Vorgaben?

Es gibt formell keine genauen Vorgaben, die die Zahlungserinnerung einhalten muss, da sie beispielsweise auch mündlich ausgesprochen werden kann. Jedoch gibt es Informationen, die Sie erwähnen sollten:

1) Es sollte Bezug zur fälligen Rechnung genommen werden (Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Rechnungsbetrag und ggf. Fälligkeitsdatum).

2) Es sollte ein neues Fälligkeitsdatum angegeben werden, bis zu dem Sie die Zahlung nun erwarten.

3) Es sollte die aktuelle Stufe des Mahnverfahrens genannt werden und ggf. weitere Schritte aufgezeigt werden, die bei ausbleibender Zahlung folgen.

Wann stelle ich eine Zahlungserinnerung aus?

Eine Zahlungserinnerung sollte erst ausgestellt werden, wenn die Rechnung tatsächlich überfällig ist. Weisen Sie außerdem freundlich darauf hin, dass sich die Ausstellung der Erinnerung mit einem Zahlungseingang überschnitten haben könnte.

Ist eine Zahlungserinnerung mit einer Mahnung gleichzusetzen?

Im Grunde besteht hier natürlich kein Unterschied, da beide Dokumente dem Kunden noch einmal die notwendige Zahlung der Rechnung vor Augen führen sollen. Jedoch möchte manch ein Unternehmer aus Sicht einer guten Kundenbeziehung nicht direkt das Wort „Mahnung“ erwähnen. Eine Zahlungserinnerung führt noch dazu selten Mahngebühren oder Verzugszinsen mit auf.

Darf eine Zahlungserinnerung per E-Mail zugestellt werden?

Ja. Eine Zahlungserinnerung ist nichts weiter als eine Erinnerung an eine zu begleichende Rechnung. Sie können diese digital per E-Mail, per Post, per Fax oder auch mündlich an den säumigen Kunden übermitteln. Es bietet sich an die Originalrechnung auch noch einmal beizufügen, um Nachfragen seitens der Kunden vorzubeugen.

Wie erstelle ich Erinnerungen in easybill?

Erinnerungen sind manuell mit wenigen Klicks aus der überfälligen Rechnung heraus erstellt. Über das automatisierte Mahnwesen lässt sich dies auch nach von Ihnen erstellten Vorgaben automatisieren. In unserem Hilfe-Center finden Sie hierzu alle notwendigen Informationen.