E-Rechnung: Fristen, Formate und Software

Mit der cloudbasierten E-Rechnungssoftware easybill kannst du E-Rechnungen schnell und rechtssicher erstellen, empfangen und verarbeiten.

  • E-Rechnungspflicht für B2B-Geschäfte garantiert erfüllt

  • Alle gängigen Formate, wie XRechnung und ZUGFeRD

  • Zeitersparnis durch automatisierte Prozesse

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Rechnung schnell und einfach online easybill

E-Rechnungspflicht mit easybill erfüllen

Ab dem 01.01.2025 wird die elektronische Rechnung (E-Rechnung) für alle inländischen B2B-Transaktionen verpflichtend. Unternehmen müssen ab diesem Zeitpunkt in der Lage sein, strukturierte elektronische Rechnungen nicht nur zu empfangen, sondern auch zu verarbeiten und revisionssicher zu archivieren.

Eine frühzeitige Vorbereitung auf diese gesetzliche Änderung ist entscheidend. Sie ermöglicht nicht nur einen reibungslosen Übergang, sondern bietet auch die Chance, bestehende Prozesse zu modernisieren und Kosten langfristig zu senken. Wer heute beginnt, legt den Grundstein für eine digitale und zukunftssichere Unternehmensstruktur.

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Was ist eine E-Rechnung?

Die E-Rechnung ist ein digitaler, strukturierter Datensatz, der Informationen zur Rechnungsstellung in maschinenlesbarer Form enthält. Im Gegensatz zur einfachen PDF-Rechnung, die per E-Mail verschickt wird, erfüllt sie besondere technische Anforderungen. Nur strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (außer MINIMUM und BASIC-WL) gelten als rechtsgültige E-Rechnungen.

Solche Formate ermöglichen eine automatisierte Verarbeitung ohne Medienbruch und gewährleisten dadurch mehr Effizienz, Transparenz und Fehlerfreiheit im Rechnungsprozess.

Vorteile der E-Rechnung auf einen Blick

  • Schnellere Zahlungsabwicklung

  • Weniger Fehler durch Automatisierung

  • Reduzierte Druck- und Versandkosten

  • Umweltfreundlich durch Wegfall von Papier

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Person, die an einem Laptop arbeitet, der eine GoBD-konforme Rechnungssoftware zeigt, neben einer Pflanze und einer Tasse Tee.
Ein Mann mit Brille und Laptop lächelt, während er das Easybill-Dokumentenerstellungsfenster nutzt, das Optionen wie Rechnung, Gutschrift, Proforma-Rechnung und mehr anzeigt

Rechtlicher Hintergrund: Warum kommt die Pflicht zur E-Rechnung?

Die E-Rechnungspflicht basiert auf der europäischen ViDA-Initiative (VAT in the Digital Age). Ziel ist es, Umsatzsteuer effizienter zu erheben, Steuerbetrug zu bekämpfen und medienbruchfreie Prozesse zu fördern.

Ergänzend verfolgt der deutsche Gesetzgeber mit dem Wachstumschancengesetz das Ziel, die Digitalisierung im Rechnungswesen verbindlich voranzutreiben. Unternehmen profitieren dadurch von standardisierten Abläufen, geringeren Verwaltungskosten und besserer Nachvollziehbarkeit.

Gesetzlicher Rahmen: Die E-Rechnungspflicht 2025

Übergangsfristen und Zeitplan im Detail

Die Einführung erfolgt in mehreren Phasen:

DatumVerpflichtung
01.01.2025Unternehmen müssen elektronische Rechnungen empfangen können
Bis 31.12.2026Nutzung von Papier- oder PDF-Rechnungen weiterhin möglich
Bis 31.12.2027Verlängerte Frist für Unternehmen < 800.000 Euro Umsatz
Ab 01.01.2028E-Rechnungspflicht für alle Unternehmen, auch bei Erstellung und Archivierung

Hinweis:

Ob übergangsweise noch Papierrechnungen oder PDFs genutzt werden, liegt bis 2027 im Ermessen des Rechnungsausstellers.

Was muss auf eine E-Rechnung?

Der Aufbau einer E-Rechnung orientiert sich an den Vorgaben des § 14 UStG Absatz 4. Um steuerlich anerkannt zu werden, müssen folgende Elemente enthalten sein:

E-Rechnungskonformität durch strukturierte Datenformate

Diese Informationen müssen in einem strukturierten Datenformat wie XML vorliegen, um automatisiert verarbeitet werden zu können.

Infografik mit einer Übersicht der Pflichtangaben auf einer E-Rechnung, einschließlich Firmenname, Adresse, Steuernummer, Rechnungsdatum, Kundennummer, Artikelnummer, Bezeichnung, Nettobetrag, Umsatzsteuer und Rechnungsbetrag.

Technische Umsetzung in der Praxis

Vorbereitung im Unternehmen

Die Einführung der E-Rechnung sollte strukturiert erfolgen. Im ersten Schritt empfiehlt sich eine Analyse bestehender Prozesse. Anschließend sollten Verantwortlichkeiten definiert, Mitarbeitende geschult und ein Zeitplan erstellt werden.

Praxisbeispiel

Ein mittelständisches Unternehmen mit monatlich 500 Rechnungen spart durch Umstellung auf E-Rechnung rund 20 Stunden Bearbeitungszeit und 1.000 Euro Versandkosten pro Monat.

Integration einer Rechnungssoftware

Bei der Softwareauswahl sollten folgende Kriterien im Mittelpunkt stehen:

  • GoBD- und DSGVO-Konformität
  • Kompatibilität mit bestehenden Buchhaltungssystemen
  • Einfache Bedienbarkeit

Easybill bietet hier die perfekte Lösung: Die Software unterstützt alle gängigen E-Rechnungsformate wie ZUGFeRD und XRechnung und erfüllt sämtliche gesetzlichen Vorgaben ab 2025. Dank intuitiver Benutzeroberfläche und einfacher Integration in bestehende Prozesse eignet sich Easybill besonders für kleine und mittelständische Unternehmen sowie Freiberufler, die ihre Rechnungsstellung effizient und zukunftssicher gestalten möchten.

E-Rechnung erstellen

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Ein lächelnder Mann mit Brille sitzt vor einem Laptop und liest positive Kundenbewertungen. Eine Bewertung lobt die Benutzerfreundlichkeit und den Support des Programms mit 5 von 5 Sternen. Eine andere Bewertung hebt hervor, wie das Programm den Arbeitsalltag erleichtert und ebenfalls 5 von 5 Sternen erhält

Mit easybill zur E‑Rechnung:

easybill ermöglicht dir die einfache Umstellung deiner Rechnungen in das neue Format und eine schnelle Teilnahme am E-Invoicing. Einfach erstellte Rechnungen können mit wenigen Klicks umgewandelt werden – ganz easy mit easybill!

  • 1

    Erstelle wie gewohnt eine Rechnung in easybill

  • 2

    Trage die für eine XRechnung erforderlichen Felder ein

  • 3

    Lade das Dokument im XRechnungsformat herunter oder versende es per E-Mail

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Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht

Nicht jede Rechnung ist betroffen. Folgende Fälle sind ausgenommen:

  • Rechnungen an Endverbraucher (B2C)

  • Steuerfreie Umsätze gemäß §4 Nummer 8 bis 29 UStG

  • Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (§33 UStDV)

  • Fahrausweise (§34 UStDV)

  • Leistungen von Kleinunternehmern (§34a UStDV)

  • Leistungen an nichtunternehmerische juristische Personen (z. B. Vereine)

  • Bestimmte Leistungen im Zusammenhang mit Grundstücken

Tipp

Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber ab 2025 elektronische Rechnungen empfangen können – etwa über ein E-Mail-Postfach.

Datensicherheit und rechtliche Konformität

Die Sicherheit von E-Rechnungen ist für viele Unternehmen ein entscheidender Faktor bei der Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung. Neben Effizienz und Kostenvorteilen spielt der Schutz sensibler Geschäftsdaten eine zentrale Rolle. Moderne E-Rechnungsplattformen verfügen über umfassende Sicherheitsmechanismen, die den gesetzlichen Anforderungen und aktuellen IT-Sicherheitsstandards entsprechen.

Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der übermittelten Daten sind die drei Grundpfeiler der Datensicherheit. Um diese zu gewährleisten, kommen unter anderem folgende Maßnahmen zum Einsatz:

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  • Verschlüsselung: Sämtliche Daten werden sowohl beim Versand als auch bei der Speicherung mit modernen Verschlüsselungsverfahren geschützt. Dies verhindert unbefugten Zugriff durch Dritte.

  • Mehrschichtige Sicherheitsarchitektur: E-Rechnungssysteme arbeiten mit Firewalls, Intrusion Detection- und Prevention-Systemen sowie detaillierten Zugriffskontrollmechanismen. So wird sichergestellt, dass nur berechtigte Personen auf sensible Rechnungsdaten zugreifen können.

  • Starke Authentifizierung: Der Zugang zu den Systemen erfolgt über sichere Login-Verfahren. Dazu zählen Passwörter, Sicherheitstoken oder auch biometrische Identifikationsmethoden, die einen Missbrauch nahezu ausschließen.

  • Regelmäßige Sicherheitsupdates und Wartung: Anbieter von E-Rechnungssoftware sind verpflichtet, ihre Systeme kontinuierlich zu aktualisieren und gegen neue Bedrohungen zu schützen. Sicherheitslücken werden so zeitnah geschlossen.

  • Revisionssichere Archivierung: E-Rechnungen müssen für einen Zeitraum von mindestens acht Jahren unverändert, vollständig und jederzeit abrufbar gespeichert werden. Die eingesetzten Archivsysteme garantieren dabei eine lückenlose Nachvollziehbarkeit aller relevanten Änderungen und Zugriffe.

Tipp

Müssen E-Rechnungen bei Barzahlungen erstellt werden? Ja, wenn der Rechnungsbetrag über 250 Euro liegt, ist eine strukturierte elektronische Rechnung erforderlich. Eine Papierquittung allein reicht dann nicht aus.

E-Rechnungsformate im Vergleich

ZUGFeRD kombiniert ein visuelles PDF mit eingebetteten XML-Daten. Dies ist besonders für Unternehmen geeignet, die weiterhin eine lesbare Rechnung für interne Zwecke benötigen.

XRechnung besteht ausschließlich aus XML-Daten und ist für die Kommunikation mit öffentlichen Auftraggebern zwingend erforderlich.

MerkmalZUGFeRDXRechnung
Visuelle DarstellungJa (PDF + XML)Nein (nur XML)
ZielgruppePrivatwirtschaft, B2BÖffentliche Auftraggeber
StandardisierungEN 16931, deutscher StandardEU-Vorgabe, verpflichtend für Behörden

Fehler vermeiden: Was Unternehmen beachten sollten

  • Strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD nicht mit einfachen PDF-Rechnungen verwechseln
  • Übergangsregelungen und Fristen falsch einschätzen
  • Technische Systeme nicht rechtzeitig anpassen
  • Archivierungsvorgaben missachten: Der strukturierte Datensatz muss im Original aufbewahrt werden

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Dein praktischer Ratgeber zur effizienten Nutzung von E-Rechnungen

Das E-Book zur E-Rechnung von easybill bietet ausführliche Informationen und praxisnahe Tipps zur Umstellung auf E-Rechnungen. Es erläutert die gesetzlichen Anforderungen und zeigt, wie Geschäftsprozesse angepasst werden können. Mit dieser Unterstützung gelingt die Einführung effizient und reibungslos.

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Cover und zwei Seiten des E-Books von easybill zum Thema E-Rechnung. Auf dem Cover steht ‘E-Rechnung leicht gemacht mit easybill’ und darunter ‘Technische Voraussetzungen, Experten-Interviews, Fragen & Antworten’. Eine der Seiten zeigt eine Übersicht über die Themen des E-Books, darunter ‘E-Rechnung - die Zukunft der Buchhaltung’, ‘Rechtliche Rahmenbedingungen’ und ‘Integration und Umsetzung’. Die andere Seite erklärt, was eine E-Rechnung ist, und enthält eine Zusammenfassung und einen Hinweis auf den easybill Online-Ratgeber

Digitaler Vorsprung durch frühes Handeln

Die verpflichtende Einführung der E-Rechnung bringt erhebliche Veränderungen für Unternehmen mit sich. Wer sich frühzeitig vorbereitet, reduziert Umstellungsrisiken und profitiert gleichzeitig von effizienteren Prozessen. Nutze jetzt die verbleibende Zeit zur Systemumstellung und Prozessoptimierung – so stellst du dein Unternehmen sicher, rechtskonform und zukunftsfähig auf.

Teste jetzt die E-Rechnungssoftware von easybill und starte in eine papierlose Zukunft!

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FAQ

Häufig gestellte Fragen
zur E-Rechnung

Woran erkenne ich, ob eine Eingangsrechnung im E-Rechnungs-Format vorliegt?

E-Rechnungen enthalten strukturierte, maschinenlesbare Daten im XML-Format. Bei ZUGFeRD ist die XML-Datei in ein PDF eingebettet. Bei der XRechnung liegt die XML-Datei separat vor. Hinweise finden sich oft im Dateinamen oder innerhalb der Rechnungsbeschreibung. In easybill lassen sich solche Formate erkennen, importieren und direkt verarbeiten – ganz ohne manuelle Dateneingabe.

Warum sollte ich easybill für die Umstellung auf E-Rechnungen nutzen?

easybill unterstützt die gesetzlich vorgeschriebenen Formate XRechnung und ZUGFeRD (ab Version 2.0.1) und ermöglicht eine komfortable, rechtssichere Rechnungsstellung. Die Lösung ist besonders geeignet für Freiberufler und kleine Unternehmen, da sie sich schnell implementieren lässt und keinen hohen technischen Aufwand erfordert. Zudem lassen sich Eingangsrechnungen bequem über eine individuelle E-Mail-Adresse oder einen Upload-Bereich verarbeiten.

Kann ich den Empfang von PDF-Rechnungen ablehnen?

Erstellst du elektronische Rechnungen mit einer
Wenn mit Geschäftspartnern vertraglich vereinbart, können Unternehmen den Empfang von PDF-Rechnungen ablehnen und ausschließlich strukturierte E-Rechnungen verlangen. Das ist besonders sinnvoll bei automatisierten Buchhaltungsprozessen. Gesetzlich verpflichtend ist dies erst ab 2028.

Was unterscheidet ZUGFeRD 1.0, 2.2 und 2.3?

ZUGFeRD 1.0 war die erste Version, allerdings nicht vollständig EU-konform. ZUGFeRD 2.2 entspricht der europäischen Norm EN 16931. Mit Version 2.3.2 wurden neue Codelisten und Validierungsregeln eingeführt, die ab dem 15. November 2024 verpflichtend sind. easybill unterstützt stets die aktuellen und rechtskonformen Versionen.

Brauche ich eine Leitweg-ID für E-Rechnungen?

Nur wenn Rechnungen an öffentliche Auftraggeber gestellt werden, ist eine Leitweg-ID erforderlich. Im B2B-Bereich ist sie nicht notwendig.

Kann easybill automatisch ein Postfach auslesen?

easybill liest keine Postfächer automatisch aus, stellt aber jedem Nutzer eine individuelle E-Mail-Adresse zur Verfügung, über die E-Rechnungen empfangen werden können. Zusätzlich gibt es einen zentralen Upload-Bereich für Eingangsrechnungen – ideal zur strukturierten Belegverarbeitung.

Gibt es Unterstützung bei der Umstellung auf E-Rechnung?

Ja. easybill bietet regelmäßig Webinare zur E-Rechnungspflicht sowie ein umfangreiches Helpcenter mit Schritt-für-Schritt-Anleitungen, Best Practices und Vorlagen für eine einfache Umsetzung.