AWEOS GmbH

40% weniger Zeitaufwand – die easybill Erfolgsgeschichte der Digitalagentur aweos

Melanie Doughty

Online Marketing Managerin, Prokuristin

Buchhaltung ohne easybill

Fluchen, stundenlange Aufwände, starre Abläufe und die Optik eines Windows Programms aus dem Jahr 1990. Klingt nach einer Horrorstory? Das war die Buchhaltung mit Nürnberger Buchhaltungsprogramm für uns auch.

Das Thema Buchhaltung wurde mit der Gründung unserer Digitalagentur im Jahr 2014 schnell zu einem sehr unbeliebten Punkt auf der Tagesordnung. Tatsächlich ging es so weit, das Angebote außerhalb des Programms erstellt wurden, da man sich einig war, dass man solch ein Layout keinem Kunden einer Digitalagentur zumuten könne.

“Es gab einen Moment, in welchem ich im Sommer 2015 fluchend am offenen Fenster stand und ein Mitarbeiter mir zurief “Tu’s nicht!”, da wir mit dem aktuellen Buchhaltungsprogramm und unserer Geduld am Ende waren” – scherzt der Geschäftsführer Christos Papadopoulos.

Buchhaltung im 21. Jahrhundert

Wir benötigten wirklich dringend eine Lösung, welche uns in der Buchhaltung voran brachte, Zeit, Kosten und Nerven einsparte. Durch Recherchen sind wir auf easybill gestoßen. Dabei haben uns besonders Punkte wie:
die API mit der Möglichkeit eigene Programme anzubinden,
die ordentliche und ansprechende Darstellung von Angeboten und
die Möglichkeit Wiederholungs-Rechnungen automatisch generieren zu lassen überzeugt.

Wir haben zur Einrichtung des Rechnungstools einige Male Kontakt mit dem easybill Support gehabt, welcher uns jedes Mal schnell und hilfreich zu Seite stand. So konnten schnell erste Aufgaben mit dem easybill Rechnungsprogramm umgesetzt werden.

40% Zeitersparnis mit easybill

Wir haben easybill vollständig in unsere internen Prozesse eingebunden. Das Tool wurde mit eigens programmierten Webanwendungen verbunden, welche wir zur Verwaltung unserer Kunden und Projekte nutzen. Gleichzeitig hat unser Team sehr schnell gelernt mit den hinterlegten Vorlagen innerhalb von easybill zu arbeiten. Letztlich sind wir in der Lage die gesamten Buchhaltungsaufgaben (Erstellen von Rechnung und Angeboten, Verwaltung vorhandener Dokument, Einpflegen und Ändern von Wiederholungsrechnungen) mit einer Zeitersparnis von 40% im Vergleich zur vorherigen Arbeitszeit umzusetzen.

Vorteile des easybill Rechnungstools

Flexibilität und Modernität:

easybill ist für uns zum Inbegriff eines modernen Rechnungstools geworden, in einer Zeit als wir schon dachten, dass es ein solches Unternehmen in der Buchhaltungsbranche nicht gibt. Erst kürzlich zeigte die Umstellung der Mehrwertsteuer in Deutschland wieder deutlich auf, wie schnell und flexibel Anpassungen innerhalb von easybill ausgespielt werden und dem Kunden fehlerfrei zur Verfügung stehen. Gleiches war bei dem Nürnberger Anbieter beispielsweise erst sehr spät und auf kompliziertem Weg möglich.

API Key – REST Schnittstelle:

Durch die Möglichkeit easybill per API an viele unserer Programme anzubinden, sind unsere Buchhaltungsaufgaben nun nahtlos in unsere Prozesse eingebunden worden. Durch sehr starre Abläufe und Richtlinien konkurrierender Buchhaltungsprogramme war dies bislang nicht möglich.

Optisch ansprechende, übersichtliche Angebote:

Unsere Angebote können mithilfe von eingespeicherten Vorlagen für jede Leistung nicht nur super schnell, sondern auch optisch ansprechend gestaltet werden. Wir können eigene Vorlagen im CI (Corporate Design) unserer Digitalagentur hochladen und auch die Felder manuell konfigurieren.

Wiederholungsrechnungen mit automatischem Versand:

Da wir auf Basis von monatlichen Betreuungen arbeiten, war der Versand aller Rechnungen vor easybill eine Mammutaufgabe, die enorm viel Zeit gebunden hat. Über easybill pflegen wir nun alle neuen Betreuungen einfach einmalig mit einer Rechnung ein und diese wird automatisiert zum gewählten Zeitpunkt und Intervall an den Kunden versandt.

Melanie Doughty ist Online Marketing Managerin und Prokuristin der Digitalagentur AWEOS. Die Digitalagentur aus Solingen unterstützt Unternehmen aus der DACH Region in den Bereichen Webdesign, SEO und SEA.