Wenn du ein Angebot verschickt hast und dein Kunde zustimmt – schriftlich, mündlich oder durch einfaches „Zurückmelden“ – stellt sich schnell die Frage: Reicht das so? Oder solltest du lieber noch eine Auftragsbestätigung hinterherschicken? Hier alle wichtigen Gründe für die Auftragsbestätigung.
Eine Auftragsbestätigung ist die schriftliche Bestätigung eines Auftrags durch den Anbieter – also dich. Sie fasst die vereinbarten Konditionen noch einmal übersichtlich zusammen und dient damit als Grundlage für die weitere Abwicklung. Rein rechtlich ist sie ein Beleg für den geschlossenen Vertrag.
Ob mündliche Zusage, E-Mail oder Telefonat – sobald du eine Zustimmung zum Angebot bekommst, kann die Auftragsbestätigung folgen. Gerade im Geschäftsalltag mit mehreren parallel laufenden Aufträgen schützt sie vor Missverständnissen und dokumentiert, was wirklich vereinbart wurde.
So erstellst du eine professionelle Auftragsbestätigung
Du musst keine juristischen Romane schreiben. Eine gute Auftragsbestätigung ist präzise, vollständig und auf den Punkt. Diese Angaben sollten enthalten sein:
- Deine Firmenanschrift, Kontaktdaten und ggf. ein Ansprechpartner
- Name und Anschrift des Kunden
- Datum der Bestätigung
- Auftrags- oder Kundennummer
- Beschreibung der Leistung oder Ware inkl. Mengen und Einzelpreise
- Gesamtpreis zzgl. oder inkl. Umsatzsteuer
- Geplanter Liefer- oder Ausführungstermin
- Zahlungsmodalitäten (z. B. Fälligkeit, Skonto)
- Eventuelle Zusatzkosten (z. B. Lieferung, Aufwand)
- Besondere Vereinbarungen wie Rabatte, Eigentumsvorbehalt oder Gerichtsstand
Je nach Branche können weitere Punkte nötig sein – z. B. technischer Leistungsumfang, Lieferbedingungen oder verwendete Materialien. Am besten passt du deine Vorlage an dein Geschäft an.
In wenigen Klicks zur rechtssicheren Auftragsbestätigung
Mit easybill kannst du direkt aus deinem Angebot eine professionelle Auftragsbestätigung erzeugen – ohne extra Aufwand. Alle relevanten Angaben werden automatisch übernommen, du kannst individuelle Anpassungen vornehmen und sicherst dich rechtlich ab. So einfach geht professionelle Kommunikation.
Für wen lohnt sich eine Auftragsbestätigung besonders?
Kurz gesagt: für alle, die regelmäßig Aufträge annehmen und diese zuverlässig abwickeln möchten. Besonders hilfreich ist sie:
- bei umfangreichen Projekten oder großen Warenmengen
- wenn dein Angebot freibleibend formuliert war
- wenn der Kunde nur einzelne Bestandteile deines Angebots annimmt
- bei Fernkommunikation (z. B. über E-Mail oder Telefon)
- im Geschäft mit anderen Unternehmen (B2B)
Denn in diesen Fällen kann es schnell zu Unsicherheiten kommen – vor allem, wenn es keine formale Unterschrift gibt. Die Auftragsbestätigung schafft hier eine verbindliche Grundlage.
Wichtig: Die Auftragsbestätigung ersetzt keine Rechnung, kann aber später eine hilfreiche Vorlage dafür sein.
Welche rechtlichen Grundlagen gelten?
Die Auftragsbestätigung ist keine Pflicht, aber sie hat rechtliche Wirkung. Sie stützt sich auf Regelungen im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) und Handelsgesetzbuch (HGB). Die wichtigsten Punkte:
- Vertragliche Absicherung: Ein Vertrag entsteht durch zwei übereinstimmende Willenserklärungen (§§ 145 ff. BGB). Mit der Auftragsbestätigung dokumentierst du genau das.
- Kaufmännisches Bestätigungsschreiben: Im B2B-Bereich kann deine Auftragsbestätigung auch dann verbindlich werden, wenn der Kunde nicht widerspricht (§ 362 HGB).
- Fernabsatzrecht: Bei Geschäften mit Verbrauchern gelten zusätzliche Informationspflichten und Widerrufsrechte (§§ 312d, 355 BGB).
- Datenschutz: Achte bei der Übermittlung auf DSGVO-konforme Verarbeitung personenbezogener Daten.
Warum sich der Aufwand lohnt
Gerade im geschäftlichen Alltag ist es wichtig, strukturiert und nachvollziehbar zu arbeiten. Die Auftragsbestätigung bietet dir:
- Klarheit über Inhalt und Umfang des Auftrags
- Rechtssicherheit bei Unstimmigkeiten
- Professionalität gegenüber deinem Kunden
- Planungssicherheit für Material, Personal und Abrechnung
Sie ist schnell erstellt, verhindert aber oft späteren Ärger – z. B. bei Zahlungs- oder Lieferstreitigkeiten. Denn im Zweifel kannst du dich auf das bestätigen, was schriftlich vereinbart wurde.
Eine Auftragsbestätigung ist also kein unnötiger Papierkram, sondern ein wertvolles Werkzeug im Geschäftsalltag. Ob du Dienstleistungen anbietest oder Waren lieferst: Mit einer klaren Bestätigung deiner Aufträge schaffst du Sicherheit, Vertrauen und Ordnung – und stärkst dein professionelles Auftreten.
Häufige Fragen zur Auftragsbestätigung
Muss ich eine Auftragsbestätigung schreiben?
Nein, gesetzlich vorgeschrieben ist sie nicht. Wenn du dein Angebot jedoch als freibleibend formuliert hast oder der Kunde nur Teile deines Angebots annimmt, solltest du zur rechtlichen Absicherung eine Auftragsbestätigung senden. Generell empfiehlt sich die schriftliche Bestätigung in fast allen Geschäftsfällen.
Wann gilt eine Auftragsbestätigung als verbindlich?
Sobald dein Kunde nicht widerspricht und du mit der Ausführung beginnst, gilt der Auftrag in der Regel als verbindlich. Im Geschäft mit anderen Unternehmen kann eine Auftragsbestätigung auch rechtlich bindend sein, wenn sie als kaufmännisches Bestätigungsschreiben gilt.
Reicht eine Auftragsbestätigung per E-Mail aus?
Ja. Eine E-Mail ist rechtlich zulässig, solange alle relevanten Informationen enthalten sind. Empfehlenswert ist ein Anhang als PDF, damit die Inhalte unveränderbar dokumentiert sind.
Was ist der Unterschied zwischen Angebot und Auftragsbestätigung?
Ein Angebot ist eine Einladung zum Vertragsabschluss. Die Auftragsbestätigung fasst zusammen, was zwischen dir und deinem Kunden vereinbart wurde. Sie dokumentiert die Annahme und gibt dir Sicherheit für die weitere Bearbeitung.
Was ist bei freibleibenden Angeboten zu beachten?
Freibleibende Angebote sind unverbindlich. Erst mit der Auftragsbestätigung erklärst du, dass du den Auftrag zu den genannten Bedingungen ausführen wirst. Dadurch entsteht ein rechtlich bindender Vertrag.
Kann ich eine Auftragsbestätigung nachträglich ändern?
Ja, solange der Kunde die Bestätigung noch nicht ausdrücklich angenommen hat und du mit der Leistung noch nicht begonnen hast. Änderungen sollten immer klar gekennzeichnet sein und dem Kunden zur Zustimmung vorgelegt werden.
Was, wenn mein Kunde nicht auf die Auftragsbestätigung reagiert?
Im B2B-Bereich kann Schweigen unter bestimmten Voraussetzungen als Zustimmung gewertet werden. Im Umgang mit Verbrauchern solltest du auf eine ausdrückliche Rückmeldung warten, bevor du den Auftrag ausführt.
