Versandkosten steuerlich korrekt ausweisen

Wer Ware bestellt, bezahlt meist auch den Versand. Doch wie weist du Versandkosten steuerlich korrekt auf deiner Rechnung aus?

Definition: Was sind Versandkosten?

Versandkosten entstehen immer dann, wenn du physische Waren an deine Kunden verschickst. Sie sind ein Teil der sogenannten Vertriebskosten. Neben dem Porto zählen auch Verpackungsmaterial, Zoll- oder Personalkosten dazu. Deshalb umfassen Versandkosten mehr als nur das Porto, auch wenn viele das umgangssprachlich gleichsetzen.

Wenn du für den Versand Kosten erhebst, solltest du diese als eigene Position auf der Rechnung ausweisen. Das schafft Transparenz für deine Kunden und vereinfacht deine Buchhaltung.

Versandkosten und Mehrwertsteuer: So wird der Steuersatz korrekt bestimmt

Verpackung und Versand stellen in der Umsatzsteuer so genannte “Nebenleistungen” dar. Die verkaufte Ware oder Dienstleistung selbst ist die Hauptleistung. Das bedeutet: Der Steuersatz für den Versand orientiert sich immer an dem deiner Hauptleistung. Steuerliches Kauderwelsch? Hier ein einfaches Beispiel:

• Du verkaufst ein Buch für 10 € brutto. Für den Versand fallen 4,95 € brutto an. Bücher unterliegen in Deutschland dem reduzierten Steuersatz von 7 %. Daher musst du auch den Versand mit 7 % versteuern.
• Verkaufst du hingegen einen Rucksack, gilt der reguläre Steuersatz von 19 %. Entsprechend werden auch die Versandkosten mit 19 % besteuert.

Dadurch bleibt die Berechnung der Mehrwertsteuer von Versandkosten vergleichsweise einfach und du musst nicht mit unterschiedlichen Steuersätzen rechnen.

Tipp

Versandkosten mit Umsatzsteuer korrekt berechnen mit dem Rechnungsprogramm easybill. So sparst du dir Zeit und versendest jederzeit fehlerfreie Rechnungen.

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Versandkosten bei gemischten Warenkörben

Viele Onlineshops bieten Warenkörbe mit Produkten zu unterschiedlichen Steuersätzen an. Hier musst du besonders darauf achten, die Versandkosten anteilig korrekt auszuweisen. Das bedeutet: Du teilst die Versandkosten auf die jeweiligen Steuersätze auf, entsprechend dem Verhältnis der Artikel im Warenkorb.

Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen

Falls du in andere EU-Länder lieferst und dein Kunde über eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer verfügt, ist die Lieferung steuerfrei. Das gilt auch für die damit verbundenen Versandkosten. Sie werden nicht besteuert.

Technisch korrekt umsetzen: Onlineshop und Steuerpflicht

Dein Onlineshop oder Marktplatz übernimmt viele Dinge automatisch. Doch gerade bei gemischten Steuersätzen kann es sein, dass die Versandkosten im System falsch besteuert werden. Prüfe daher regelmäßig:

• Weist dein Shopsystem die Versandkosten immer mit dem richtigen Steuersatz aus?
• Gibt es eine Möglichkeit, Versandkosten anteilig auszuweisen, wenn unterschiedliche Steuersätze im Warenkorb sind?

Falls dein Shopsystem nur einen festen Steuersatz für Versandkosten zulässt, nimm am besten Kontakt zum Anbieter auf. Die steuerliche Korrektheit liegt letztlich in deiner Verantwortung.

Sind Versandkosten und Porto dasselbe?

Nein. Porto bezeichnet nur die Kosten für Brief- oder Paketmarken. Versandkosten umfassen zusätzlich Verpackung, Zollabwicklung und Personalkosten. Gerade in der Buchhaltung und für deine Kunden ist diese Unterscheidung wichtig.