Die Umsatzsteuer, auch bekannt als Mehrwertsteuer, betrifft nahezu jedes Unternehmen in Deutschland. Ob Handwerksbetrieb, Freelancer oder Onlinehändler – wer Leistungen oder Waren verkauft, muss sich mit dieser Steuer auseinandersetzen. Doch was verbirgt sich genau hinter dem Begriff, wann wird sie fällig und wie gelingt eine korrekte Abrechnung?
- Was ist die Umsatzsteuer?
- Wann sind Unternehmen umsatzsteuerpflichtig?
- Unterschied zwischen Umsatzsteuer und Vorsteuer
- Die Umsatzsteuervoranmeldung
- Pflichtangaben auf Rechnungen
- Reverse-Charge-Verfahren
- Grenzüberschreitende Leistungen und Umsatzsteuer-ID
- Häufige Fehler bei der Umsatzsteuer vermeiden
- Umsatzsteuer korrekt abwickeln lohnt sich
- Häufig gestellte Fragen zur Umsatzsteuer (FAQ)
Was ist die Umsatzsteuer?
Die Umsatzsteuer ist eine sogenannte indirekte Steuer, die auf den Verkauf von Waren und Dienstleistungen erhoben wird. Sie wird vom leistenden Unternehmen auf der Rechnung ausgewiesen und schließlich an das Finanzamt abgeführt. Verbraucher zahlen diese Steuer beim Einkauf, Unternehmen reichen sie lediglich durch.
Gesetzlich geregelt ist die Umsatzsteuer im Umsatzsteuergesetz (UStG). Der grundsätzliche Steuersatz beträgt 19 Prozent. Für bestimmte Produkte und Leistungen wie Lebensmittel, Bücher oder kulturelle Angebote gilt ein ermäßigter Steuersatz von 7 Prozent.
Wann sind Unternehmen umsatzsteuerpflichtig?
Grundsätzlich muss jedes in Deutschland tätige Unternehmen Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer) erheben und abführen. Eine Ausnahme gilt für Kleinunternehmer im Sinne von § 19 UStG. Wer im Vorjahr nicht mehr als 22.000 Euro Umsatz gemacht hat und im laufenden Jahr voraussichtlich unter 50.000 Euro bleibt, kann sich von der Umsatzsteuerpflicht befreien lassen.
TIPP: Kleinunternehmer dürfen keine Umsatzsteuer auf ihren Rechnungen ausweisen – andernfalls schulden sie sie trotzdem dem Finanzamt.
Unterschied zwischen Umsatzsteuer und Vorsteuer
Wer umsatzsteuerpflichtig ist, kann im Gegenzug gezahlte Umsatzsteuer auf Eingangsrechnungen als Vorsteuer geltend machen. Der sogenannte Vorsteuerabzug ermöglicht es Unternehmen, die eigene Steuerlast zu senken. Voraussetzung: Die Eingangsrechnung ist korrekt und das Unternehmen darf zum Vorsteuerabzug berechtigt sein.
Beispiel: Ein Grafiker stellt einem Kunden 1.190 Euro in Rechnung (1.000 Euro netto + 19% Umsatzsteuer). Gleichzeitig kauft er eine Software für 238 Euro (200 Euro netto + 38 Euro Umsatzsteuer). Die 38 Euro zieht er im Rahmen seiner Umsatzsteuervoranmeldung als Vorsteuer ab.
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Die Umsatzsteuervoranmeldung
Je nach Höhe der jährlichen Umsatzsteuerzahllast müssen Unternehmen monatlich, vierteljährlich oder jährlich eine Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt abgeben (§ 18 UStG):
- Monatlich: bei mehr als 7.500 Euro Zahllast im Vorjahr
- Vierteljährlich: zwischen 1.000 und 7.500 Euro
- Jährlich: bei weniger als 1.000 Euro
Gründer müssen in der Regel in den ersten beiden Jahren monatlich melden, unabhängig vom Umsatz.
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Pflichtangaben auf Rechnungen
Damit eine Rechnung umsatzsteuerlich gültig ist und der Empfänger Vorsteuer geltend machen kann, gibt es folgende Pflichtangaben:
- Vollständiger Name und Anschrift beider Parteien
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID
- Rechnungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer
- Menge und Art der gelieferten Waren oder Leistungen
- Netto-Betrag, Steuersatz, Steuerbetrag und Bruttobetrag
Reverse-Charge-Verfahren
Bei bestimmten Geschäften, insbesondere mit ausländischen Unternehmen innerhalb der EU, greift das sogenannte Reverse-Charge-Verfahren (§ 13b UStG). Hier schuldet nicht der Leistende, sondern der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer. Der Hinweis “Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers” muss in solchen Fällen zwingend auf der Rechnung erscheinen.
Grenzüberschreitende Leistungen und Umsatzsteuer-ID
Bei Leistungen oder Lieferungen an Unternehmen im EU-Ausland ist eine Umsatzsteuer-ID erforderlich. Ist diese korrekt angegeben, erfolgt die Lieferung in der Regel steuerfrei gemäß § 6a UStG. Die Voraussetzung dafür ist, dass die Ware tatsächlich ins EU-Ausland gelangt. Die Pflicht zur sorgfältigen Dokumentation liegt beim leistenden Unternehmen.
Häufige Fehler bei der Umsatzsteuer vermeiden
- Falscher Steuersatz auf der Rechnung
- Fehlender oder unvollständiger Ausweis der Umsatzsteuer
- Unberechtigter Vorsteuerabzug
- Versäumte Fristen bei der Voranmeldung
- Kein Hinweis auf Reverse-Charge für Rechnungen ins EU-Ausland
Umsatzsteuer korrekt abwickeln lohnt sich
Wer die Grundlagen der Umsatzsteuer versteht und seine Rechnungen sowie Voranmeldungen sauber abwickelt, vermeidet Ärger mit dem Finanzamt. Digitale Lösungen wie easybill helfen, formale Fehler zu vermeiden und die Abrechnung vollständig zu automatisieren.
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Häufig gestellte Fragen zur Umsatzsteuer (FAQ)
Nein. Solange Sie die Voraussetzungen der Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) erfüllen, sind Sie von der Umsatzsteuerpflicht befreit. Sie dürfen dann aber auch keine Umsatzsteuer auf Ihren Rechnungen ausweisen. Wenn Sie als Kleinunternehmer fälschlicherweise Umsatzsteuer in einer Rechnung angeben, müssen Sie diesen Betrag dennoch an das Finanzamt abführen, auch wenn Sie ihn gar nicht einnehmen durften.
Ja. Selbst wenn Sie die Kleinunternehmergrenze einhalten, können Sie freiwillig zur Umsatzsteuerpflicht optieren. Dies kann sinnvoll sein, wenn Sie hohe Investitionen tätigen und die Vorsteuer abziehen möchten. Die Entscheidung bindet Sie mindestens fünf Jahre.
Nach den gesetzlichen Vorgaben (§ 147 AO) müssen Rechnungen und steuerrelevante Belege mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden. Dies gilt auch für digitale Unterlagen.
Bei Lieferungen an Unternehmen in anderen EU-Ländern kann die Lieferung unter bestimmten Voraussetzungen umsatzsteuerfrei erfolgen. Voraussetzung ist u. a. eine gültige Umsatzsteuer-ID des Empfängers und der Nachweis des tatsächlichen Transports ins Ausland.
Bei der Soll-Versteuerung wird die Umsatzsteuer mit Rechnungsstellung fällig. Bei der Ist-Versteuerung dagegen erst, wenn der Kunde tatsächlich zahlt. Die Ist-Versteuerung kann unter bestimmten Voraussetzungen beim Finanzamt beantragt werden (§ 20 UStG) und verbessert die Liquidität kleiner Unternehmen.
Ja. Moderne Rechnungsprogramme wie easybill ermöglichen die automatische Erfassung und korrekte Abrechnung der Umsatzsteuer – inklusive Vorsteuerabzug, Umsatzsteuervoranmeldung und Rechnungserstellung mit rechtskonformen Pflichtangaben.
